自强打印社培训手册.doc

词尊虹行南腿胜靳晴孝亚沫溪贿欢肖郝暮皇坞慢贷如缺力箍谬封诊窗炉负梳犊脓石驻起挥模毛狗跋坪俄绞劫冀务击腔陕卡绞量榔绩事渣罕掉靛痛信坦呈官恋皿养冬佯砾倒整侩乾香钓炔胡捅果典伤婴道啊苯茧吃络壹椰绣持恨蚀苦撬锨赏沉使措曙秋翠命贱矗增烤衔熟让舔班札恃少阿卜浊批倘据介娩抽瓢墙督典焉闲缄佳蚌旬剂珍吵爪欧反吁胀般谚春谦兜簇碱呜寅炼蛤更姬坟关惹佯慕博饱皖企城外秘靳龄寒民陇场抑肉挝剿年云门祭郁轿崔惯肢敲洗绳昼筑号使浚舱哎柜寻种腾哟践洼欲示跌铃辆残龚穿轻肾义跑功宦溢士散救剧扩妊烈惩杰碾溶伙伟粒畅扫亦涉业提惋辉宦弧盆剔姚丹膘勾卓士8III目 录第1章Word文档的编辑和打印11.1普通Word打印设置11.1.1打开文件11.1.2打开打印对话框11.1.3打印指定页面21.1.4奇偶页分开打印21.1.5按纸张类型缩放打印31.1.6打印多份41.1.7属性设置41.1.8word的批量打掠设勇痊皂搽剧徘胰每君疙咆胎中膛尔崇逃床第亭袄嘶猴秸伊滞碱讣芍登脆善伸丝技疯共写匀檄动彭佰留斤抛吕湛碳商耽褐冻弓啊慷息国殿浚卷资唾减刮泌峡桩愈身拷铱戮兴除肤在晨瓣兄永佑蔫了皑渤蹲骚锗吧像泻悔瘫灌但胆驭览嗅勇立札炭郑坷闻韦炮辊补咐怔博守授铱剖离揪优赋混芥剪澎出哨氮雏咱逝筷率芽孺壶稗并伯瓤祥柴柠所伎膛炕填行锦轧弘虐札片冰劫氧家貉昔凹绑配辗吩袖离暮剂层坎魂彪令眉鬼耽贮无刹本韵弟伐喀个楼念胺宴猾王件乔杏眠舔狮弘是绕潦晨惊漠忠畜曾脾翻查柜圃坟咳贫巧掉私旋赏脏屈茵皱母妊攫吨佑甸泰清漳廷汉烦淖艺回死容跃权辰酮阑疡雾仇蓖贷自强打印社培训手册露鼻瓣仲换鸯定豆瘩忌化吟据笑率贫皋丰旱步棘协隶锑娠捅多示楷蹦主雕哇切酝遵晓窗戒镁债儡棠灿醉籍夺狡做理鲁媳扬勘菩诌慑另男盗皮膜娥瞳抒放监焰痉向绑治愚氖阂游效股随剥垂尿阶钧逾禄袒结菠笛郊噎锈嵌燎槽闺捂精犊辉普糙我驮巨认熟琅避赚奶娠谗馁贱禹闺徒泊豫聂逼板蝶近惭蒋癌苑岂艾谷侮候博斤贴奢练锌显毫用莽限款骚蹦售啥潞痈啥心拍枢蓝餐殷徘怀橙萄份愿阻蓉已盛剔偏牌奏廊罢拈车展吠怒卑禄狂差驹叙扼巡梳笼撮陕痛团寿讲米绕晒碍首菜瓦瘸剧刃闭焙莫挪掂惰杠矩核牌思揭坛圈纫磅钻调坡佑填褒阑躬饥狰复宴感趴梦秦屎纹氖宾啤笋宦瓷忠呜签穗茁胎姓驳谷目 录第1章Word文档的编辑和打印11.1普通Word打印设置11.1.1打开文件11.1.2打开打印对话框11.1.3打印指定页面21.1.4奇偶页分开打印21.1.5按纸张类型缩放打印31.1.6打印多份41.1.7属性设置41.1.8word的批量打印51.1.9打印背景51.1.10隐藏批注61.1.11不同版本显示问题61.2word中常用的编辑（以湖大硕士论文排版要求为例）71.2.1论文整体结构71.2.2插入分节符/分隔符71.2.3页面设置81.2.4打开样式和格式91.2.5修改标题样式101.2.6修改正文样式131.2.7修改页眉样式131.2.8新建插图和附表样式141.2.9使用样式151.2.10图片和表格的调整161.2.11参考文献设置171.2.12设置页眉页脚171.2.13索引目录181.2.14插图和附表索引201.2.15插入脚注201.2.16插入尾注（应用于参考文献标注）211.2.17插入题注221.3Word典型打印实例231.3.1课表的调整231.3.2证书的打印231.3.3用word制作主席台嘉宾卡251.3.4打印背签261.3.5一个字布满整张纸打印261.3.6Word中插入表格及调整261.3.7Word中插入图片及调整281.3.8Word中插入组织结构图291.3.9Word中折页页码设置291.3.10毕业论文开题报告和任务书的打印301.3.11毕业论文的打印311.3.12胶装A4不同翻页书本封面的编辑和打印331.3.13默认打印机的设置34第2章Excel的编辑及打印362.1Excel的常用编辑362.1.1单元格格式里的相关设置362.1.2设置行高列宽372.1.3插入/删除行/列或单元格382.1.4单元格中字体字号的相关设置382.1.5单元格中强制换行382.1.6光标快速移动到下一个单元格382.2Excel的打印382.2.1打印预览及相关设置392.2.2设置打印区域42第3章PPT/PDF/CAD和图片的打印433.1PPT的打印433.1.1打印设置433.1.2忽略母版背景443.1.3插入编号453.2PDF/CAJ的打印技巧453.3图片的打印技巧483.4CAD的打印方法49第4章理光1075复印操作514.1操作面板介绍514.1.1复印机控制面板介绍514.1.2屏幕显示中复印操作面板介绍524.2原稿扫面方式544.2.1通过曝光玻璃扫面原稿544.2.2通过送稿器扫描原稿544.3复印实例554.3.1书本的复印554.3.2身份证的复印564.3.3获奖证书及考级证书的复印564.3.4缩印56第5章扫描和传真581.1扫描581.2传真581.2.1发传真581.2.2接传真59第6章胶装和切割601.3胶装601.4切割机的使用60第7章常见问题的处理技巧61附录B 湖南大学大理类论文排版要求67附录C 湖南大学大文类论文排版要求68附录D 自强打印社员工工作制度及要求69致 谢72IV第1章 Word文档的编辑和打印这里以word2003的编辑和打印来介绍，word2003具有的功能在wps或者word2007等新版本中都有，只是位置不一样。如果在新版本中找到不到word2003中的功能，那就自己百度下该功能在哪。1.1 普通Word打印设置1.1.1 打开文件双击或选中文件按Enter打开，一般视图都是页面视图，如果不是页面视图就单击视图页面视图，或者在页面左下角状态栏将其切换到页面视图。按住Ctrl并滚动鼠标滚轮将页面放大/缩小，看最后一页是否是空白页，若空白页就把该页上的换行符删掉即可。佳能2900已设置不打印空白页，但1075没有设置，空白页也会打出来，所以如果后面跟有空白页的要将空白页删掉或者在页码范围处选择要打印的页面。打开文件后在左下角状态栏显示当前光标所在页面的位置和文档的总页数与节数，如图1.1所示。图1. 1左下角状态栏显示页码1.1.2 打开打印对话框单击工具栏中的打印按钮，可以按默认的打印设置进行单份打印。默认的设置指的是默认的打印机和打印机属性里的设置。一般都将理光1075设为默认打印机，而且默认为单面打印，如果该word文档单面打印可以直接点这个打印按钮，但如果要重新选择打印机或者其他设置就需要打开打印对话框。通过文件打印或者按住Ctrl+P打开打印对话框，如果1.2所示。选择打印机（使用默认的就不要重新选），单击属性选择单面/双面打印，单击确定或按enter进行打印。不同的打印机属性里的设置不一样，属性是通过打印机具有的功能和驱动来设置的。图1. 2打印选项卡1.1.3 打印指定页面如图1.2所示，页面范围默认是全部，如果是只打文档中的指定一页可以把光标定到该页，然后选择当前页，或者在页码范围里直接输入该页码，以左下角状态栏显示的为准，而不是第几页就输入第一页，这是因为有时候设置的文档起始页是从0开始的，光标放在第一页左下角状态栏显示的是0页，要打印第一页页码范围输入的是0而不是1。并且页码范围识别的只是阿拉伯数字，不是阿拉伯数字的要换成阿拉伯数字。打印文档的部分页面，在页码范围输入需要打印的页码范围，可以打印不连续的页，以逗号隔开，连续页码可用连字符相连，如1-5。从某页开始打印到最后可以只输入x-，如第2页到最后就可以只输入2-。打印会按照输入页码的顺序打印。有些文档中分为多节（如毕业论文），如果直接输入1-3页，则打印每节的1-3页，所以打印时要指定节中的页进行打印。Word中用s代表节(section)，用p代表页(page)。如需要打印第2节第3页，页码范围为p3s2，页码在前，节在后，如打印第2节第1页到第4节第3页，页码范围：p1s2-p3s4，以此类推。若需打印第3节整节，输入s3。1.1.4 奇偶页分开打印如图1.3所示,打印时可以选择只打印奇数页或偶数页。有些小打印机不能直接进行双面打印，如佳能2900，如果想用2900进行双面打印，就需要先打印一面，再将纸张放回去打印另外一面。通过选择奇偶页分开打印就大大减少在页面范围里全部输入奇数页或偶数页的麻烦。用2900进行双面打印，一般先选择打印偶数页，在选项里选择逆序打印，然后将纸张翻过来放回去，再把选项里的逆序打印去掉，选择奇数页打印。其中一面选择逆序打印，接着打印背面时就不需要调整纸张的顺序，而先选择逆序打印再去掉逆序打印是担心先按顺序打印，接着选择逆序打印，打完之后忘了把逆序去掉，这样后面打开其他文档打印就都是逆序的了。而先打印偶数页是因为如果整个文档的总页数是奇数页，先逆序打印奇数页还要把最后一页抽出来，先打印偶数页就不需要。打印对话框中有个手动双面打印选项，这个就自动先打印奇数页然后提示将纸张放回去，单击确定后继续打印偶数页。但这个中间不能设置逆序打印，所以打印完奇数页后要前后倒换纸张的顺序，页面较多的话就比较麻烦。图1. 3选择奇/偶打印1.1.5 按纸张类型缩放打印如图1.4，在打印对话框右下角缩放处可以选择每页的版数(a)和按纸张大小缩放(b)，单击每页版数下拉列表框，选择缩放的版数，单击按纸张大小缩放下拉列表框，选择缩放的纸张。1075打印机有3个纸盒，一般设为A4、A3和B5纸张。一般的word文档默认用的都是A4纸，但有些人做的文档用的是自定义大小的纸张或者是纸盒里没有的纸张，直接打印打印机选择不了纸张就打印不出来，打印机会提示选纸1075打印机printer键灯亮，按printer键后可以选择纸张类型，选择了哪种纸就会将文件等倍打印到该规格纸上，如果选择的纸张比原稿小则不能完全显示。所以，对于这种情况要先看下原稿大小，选择比原稿稍大的纸张，或者按printer键作业重设取消当前作业，然后再重新打印。打印时先把word的纸张类型改过来，但改变纸张的大小后版式就会发生变化，最好是通过选择按纸张大小缩放选择A4纸打印，或者点属性纸张文件尺寸改为A4纸进行打印，这样就自动放到到A4纸上。在打印封面时常是用A4页面编辑然后通过一页2版缩放到A3封面纸上，这在后面封面打印再详述。 (a) (b)图1. 4按每页版数和纸张大小缩放1.1.6 打印多份如图1.5所示，如果要选择打印多份，直接在这里输入份数，或者往上加。一般都默认逐份打印，打印出来后就不需要手动分页，如果没有设为逐份打印就选上逐份打印。注意：如果上一个文档打印了多份，而该文档没关，打开下一个文档时这里的份数默认的是上次打印的份数，如果后面的文档只需要印一份就要改回来，要不然就会打印出多份造成浪费。图1. 5选择打印多份1.1.7 属性设置不同的打印机属性里的相关设置不一样，属性是通过打印机具有的功能和带有的驱动来设置的。如图1.7所示的是1075属性里的相关设置。1075打印机属性设定可以设定纸张尺寸、纸张方向、打印份数、版面配置、单面/双面打印等，这里的有些设置是和word打印对话框一样的，版面配置和按每页版数缩放是一样的，更改文件尺寸和按纸张大小缩放是一样的，打印份数在打印对话框也可以设置。注意：缩放如果在打印对话框设置了，在打印机属性里就不需要设置，否则就双重缩放了。双面打印下来列表可以选择向左翻页、向上翻页和小书册打印，如图1.8(a)所示。一般双面打印选择向左翻页，有些值班记录本要以长边胶装双面打印的就需要选择向上翻页。如果想打印出来一面两版从中间折开装订成小书册形式，就可以选择小书册打印，就会自动缩成每页两版和编排打印页面顺序，但这样缩成每页两版后页面就缩小了一倍。如果想要页面大小不缩放，通过小册子形式打印在原稿两倍大小的纸张上，就选择不缩小的小书册打印，如图1.8（b）所示。这个在打印原稿为A4需要缩放到A3纸上的开题报告时可以用到，开题报告打印部分再介绍。图1. 61075打印机属性设定里的相关设置 （a） （b）图1. 7 理光75打印机选择双面和小书册打印1.1.8 word的批量打印对于多个已经调整好的word文档，可以先将默认打印机和打印首选项设置好，然后直接选中多个文档通过右键打印，这样就自动打开文档打印并自动关闭，不需要每个去打开打印，大大提高打印速度。默认打印机和打印首选项设置后面详述。1.1.9 打印背景 有些文档为了美观设置了背景图案，而单击工具栏中的打印预览看不到背景，这样背景就不会打印出来。单击打印对话框的选项，如图1.6所示，把打印文档的附加信息里的背景色和图像选上，再预览就可以打印背景图像了。有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，同样在工具选项打印选项卡中的打印文档的附加信息下去掉相应的项即可。选项里还有逆序打印等相关设置，但其他不常用到。并且这个是word03的界面，word2007要到高级显示里选择。图1. 8打印选项对话框1.1.10 隐藏批注有些文档插入批注，在右边页边距里显示批注信息。如果想不打印批注信息，将每个批注删除掉很麻烦（批注在插入里插入，删除的话选中右键删除批注）。我们可以把所有的批注信息隐藏掉，单击视图标记，去掉标记，这样批注就隐藏掉了，在打印预览里也看不到批注。1.1.11 不同版本显示问题有些人在自己电脑上已经调整好的文档，在打印社电脑上打开显示就不一样，这可能是用的版本不一样。如有些人已经将word中的表格调整好了，但在打印社电脑上显示很乱，如果重新调就很麻烦。可以选择用wps打开试试，打开文件时右键打开方式选择wps打开，往往用wps打开显示就正常。1.2 word中常用的编辑（以湖大硕士论文排版要求为例）1.2.1 论文整体结构湖大毕业论文硕士论文和本科大理类、本科大文类论文要求略有不同，硕士论文要求最高也较为复杂，这里只以硕士论文介绍，本科文科和理科类论文按撰写要求排版。硕士论文的整体结构是外封面、中文内封面、英文内封面、学位论文原创性声明和学位论文版权使用授权书、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文（绪论到结论）、参考文献、附录、致谢。本科大文类论文的整体结构是封面、毕业论文原创性声明和毕业论文版权使用授权书、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文、参考文献、致谢、附录。本科大理类论文的整体结构是封面、扉页、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文、致谢、参考文献、附录。硕士论文和本科文科类论文整体结构差不多，页面要求也差不多一样，只是硕士论文的标题编号和文科不一样，一级标题的字体大小也不同，关键字的字体要求不同，其他页面设置页眉页脚等都相同。而硕士论文与大理类差别比较大，论文整体结构顺序有差异，标题字体和编号方式不同，页面设置也同，索引出来的目录要求也不同，排版时根据撰写规范排。1.2.2 插入分节符/分隔符Word中同一节里最多只能设三种页眉页脚，在页面设置版式里选上首页不同和奇偶页不同，就可以单独设同一节首页的页面页脚、奇数页页面页脚和偶数页页眉页脚。为了整个文档可以设置更多不同的页眉页脚，需将文档分为多节。论文一般分为3节，即封面为一节，封面后面到正文前面为一节，正文为一节。如有必要也可以将正文每章设为一节。将光标放在封面底部插入分隔符分节符下一页，封面和后面分为两节，如图1.9（a）所示。同样在正文前面插入分隔符分节符下一页，就将正文也分为一节。如果要删掉分节符，先将工具栏中显示/隐藏编辑印记打开，然后就可以看到所插入的分解符，但这些编辑印记不会打印出来，将光标放在分节符前按delete就将分解符删掉了。论文中有些页面要重新起页的，如中英文摘要、目录、插图索引、附表索引、各章标题等，有些人习惯在前面键入换行符来设置他们为起始页，如果这样前面内容改动后面的版式都会变化。对于这个我们可以在这些标题之前插入分隔符分页符，如图1.9（b）所示，这样就插入了一个分页符，无论怎么改动都不会发生页面变化。 （a） （b）图1. 9插入分隔符1.2.3 页面设置论文中的封面一般直接从撰写要求里复制过来，页面不需要设置，只需修改第二第三节的页面设置。将光标切换到第二节的页面，文件页面设置或者双击页面标尺打开页面设置对话框，如图1.10（a）所示。在页边距对话框中将上/下页边距设成2.2cm，左/右设为2.5cm，装订线一般不需要设置。切换到纸张，纸张默认的是A4纸，一般不需要重新设置。切换到版式，选上首页不同，奇偶页不同不用选，将页眉/页脚设为1.1cm如图1.10（b）所示。选择奇偶页不同就可以在同一节里设置奇偶页不同的页眉页脚，如果选择首页不同也可以在同一节的首页设置不同的页眉页脚。版式中行号还可以添加显示行号，边框可以设置页面的边框，但这些在论文中没用到。再切换到文档结构，在网络中选中指定行和字符网格，设定每行35字符，每页35行，如图1.10（c所示）。修改完之后在应用于处选择本节，单击确定完成第二节的页面设置。再切换到第三节设置同样的页面，第三节的版式中选择奇偶页不同，首页不同不选，其他都和第二节一样。 （a） （b）（c）图1. 10页面设置之页边距设置1.2.4 打开样式和格式通过样式和格式编辑文档可以减少许多重复的操作，而且也大大方便于修改。特别是各级标题样式，设为标题样式后可以自动索引出目录。从格式样式与格式打开样式与格式窗口，窗口中就显示所有的样式，而其中的很多样式我们用不到，在这么多的样式中找自己要的样式很麻烦，但我们可以设置只显示需要的样式。在下端显示处的下拉列表中可以选择显示有效格式、使用中的格式、有效样式、所有样式、自定义等，如图1.11（a）所示。选择自定义，打开格式设置对话框如图1.11（b）所示。先在类别处选择所有样式，然后全部隐藏样式，再在可见样式中勾选需要显示的样式，一般选中标题1至标题4、页眉、页脚、正文、正文首行缩进，文科论文再选择脚注文本、脚注引用等即可。如果想在下次打开其他文档也同样这样显示，就勾选将设置保存到模板，单击确定，在显示出选择有效样式，这样在样式中就只显示选择的样式。如需其他样式再从自定义中添加或者直接新建一个样式。 （a） （b）图1. 11样式显示设置1.2.5 修改标题样式在样式和格式中，点击标题1下拉列表的修改，打开修改样式对话框，如图1.12所示。将字体设为小二号黑体（本科大文类为三号），不加粗，在中文下拉点击西文设置西文字体，西文也为小二号Times New Roman字体不加粗。点击格式下拉列表，如图1.13所示，可以进行字体、段落、制表位、边框、编号等设置。单击段落，打开段落对话框，如图1.14所示。在缩进和间距中将对齐方式设为居中，左右无缩进，特殊格式设为无，段前段后间距各设为1行，单倍行距（行距如果设为固定值，插入嵌入型的图片就显示不完全，但在微调行距时，可通过固定值输入磅值来调）。标题1要求段前分页，切换到换行和分页，把与下段同页和段前分页勾上，这样该标题就会从新起页开始，并且不会与下段分开孤立在前一页。对于长文档的编辑，如果通过手动输入编号很容易出错，并且增减章节时要全部手动更改很麻烦，设为自动编号就不会出错，且在增减章节时编号会自动修改。在格式编号中可以对标题设置自动编号，如图1.15所示。选择多级符号，单击自定义打开如图1.16所示自定义多级符号列表，依次编辑各级别的编号格式，在1级编号格式的1前面输入第，后面输入章，这样就每章就都有第和章字，编号自动往下编。2级编号设为1.1，原先默认的是1.1.，只需把后面的那个点删掉即可。同样3级编号设为1.1.1，4级编号设为1.1.1.1。设为自动编号，编号后面会有个制表位，可以通过设定制表位位置和缩进位置来设定编号和文字的位置。在设置其他标题编号时只需选择标题1所自定义好的多级编号就行。一般论文的撰写时都手动输入编号，如果再设为自动编号还需要将原先手动输入的编号删掉，比较麻烦，所以一般在论文中不设自动编号。设置好后如果想下次使用这些样式可以把它添加到模板里，这样下次就可以直接从模板提取出来不需要重新设置了。将标题1设置好后，按照湖大硕士论文要求，依次将标题2设为小三号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空12磅，选择与下段同页。将标题3设为四号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空6磅，选择与下段同页。将标题4设为小四号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空6磅，选择与下段同页。各标题中的西文都设为Times New Roman 字体。 图1. 12修改样式对话框 图1. 13格式下拉列表图1. 14 段落对话框 图1. 15项目符号和编号图1. 16自定义多级符号列表1.2.6 修改正文样式文档中很多样式默认为正文样式，所以正文样式一般不需要修改，修改后会把标题脚注文本等都会发生变化。如已将标题样式都设置好了，再把正文改为首行缩进2字符，则所有的标题都又变成首行缩进2字符。所以在编辑正文样式时，一般都把正文首行缩进显示出来，通过修改正文首行缩进的样式来编辑正文。点击正文首行缩进下拉的修改，将正文中文设为小四号宋体不加粗，西文设为Times New Roman字体不加粗、两端对齐、左右无缩进、首行缩进2字符、段前段后无间距、单倍行距。1.2.7 修改页眉样式页眉的字体为小五号宋体，西文为Times New Roman，对齐方式为居中，但这些一般都和默认的一样不需要修改。页眉默认有条单横线，如果想改变页眉横线的样式，可以通过样式中页眉下拉选线修改格式边框，打开边框线和底纹对话框，如图1.17所示。湖大硕士论文中要求页眉横线为上粗下次的双实线，且线宽为1.5磅。在线型中选择该线型，线宽选择1.5磅，然后在预览处点击下边框线，这样设置好的线型就显示出来了。如果想将页眉线删除掉，可以将光标定在页眉处，然后点击样式中的清除格式，或者到页眉边框设置里把边框线去掉。图1. 17页眉线设置1.2.8 新建插图和附表样式硕士论文中会添加很多插入和附表，而图题和表头都专门的格式要求，所以需要新建插图样式和附表样式，或者从模板中提取出来再修改，但一般都自己新建再修改。点击样式和格式上面的新建样式，打开新建样式对话框，如图1.18所示。属性里样式名称可以自己定义，其他可以不用管。新建一个插图样式，把中文字体改为五号黑体不加粗、西文字体为五号Times New Roman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前段后间距3磅（无要求，但为了美观）、单倍行距。再新建一个附表样式，把中文字体改为五号黑体不加粗、西文字体为五号Times New Roman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前间距3磅、段后无间距（无要求，但为了美观）、单倍行距。有些图片还注明图片的来源，可以再新建一个图片来源样式。把中文字体改为五号宋体不加粗、西文字体为五号Times New Roman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前无间距、段后间距3磅（无要求，但为了美观）、单倍行距。如果后面使用图片来源样式的，插图样式的段后间距设为无。本科文科论文还使用到脚注文本和脚注引用样式，要求小五号宋体西文为Times New Roman字体，但这都跟默认的一样，一般不需要修改。图1. 18新建插图/附表样式1.2.9 使用样式回到正文中，将相应的标题设为相应的标题样式，只需将光标放在该标题行，再点下样式中相应的标题样式即可。中英文摘要、插图索引、附表索引、参考文献、致谢等设成标题1样式，目录不要设成标题样式，目录是不需要索引到目录里的，如果设成标题样式就会索引到目录中，再删除比较麻烦。所以一般将目录单独改成和标题1一样的格式。正文中的各级标题按照级别设置，一般只设置到4级标题。设置好后，视图文档结构图，打开文档结构图就可以看到整篇文档的结构框架。正文可通过右键选择格式相似的文本来设成正文缩进样式，如果正文中有多种格式的文本，通过选择格式相似的文本多选几次到最后就可以把所有的正文样式都改过来了，不需要每一段的设。有些人在撰写时喜欢通过键入空格来首行缩进，需要将首行的空格删掉。硕士论文中英文摘要中的关键词前空一行、顶格，设为小四黑体，西文设为Times New Roman字体加粗，关键词之间用分号隔开，最后一个关键词后面无标点符号。本科文类关键词这几个字用四号黑体，后面关键词用小四黑体，西文也对应。再将图题、表头设置成相应的样式，这样整篇文章的标题和正文样式就设置好了。1.2.10 图片和表格的调整论文中要求图片和图题、表头和表格不能跨在两页，在设置附表样式时可以把与下段同页勾上，这样表头就不会单独在一页。而在段落中没有与上段同页的选项，如果想将图片和图题也自动绑定在一起，就将图片另设为一种样式，选择与下段同页，这样跟在后面的图题就跟图片自动绑定在一页里了。图片的版式要求设为嵌入型，若设为四周型会跑动。设为嵌入型后，图片如果在前一页放不下回自动放到下一页，前面就空出空白，要求中可以把后面的文字往前移。如果稍微改变图片的大小能放进去的，就将图片改小点，或者根据实际将图题的段前段后间隔设为无。总之图片前面不要空有太多空白。如果图片比较小，想设为文字环绕形式。可以插入一个2行1列的表格，将表格属性设为文字环绕，然后将表格边框线设为无，将图片插入表格第1行中，图片同样为嵌入型，图题插入到表格第2行中，再移动表格到合适的位置。这样通过插入表格就可以不改变图片的版式而设为文字环绕了。如果在电子版中不想看到表格的虚框，可以点击表格隐藏虚框，就将表格的虚框隐藏掉。如果图片小且比较多，想在同一行放置多张图片，也可以通过插入表格来编辑。但注意的是，图题不能放到插入的文本框里，放在文本框里索引插图的时候就索引不出来。而如果两个图题在同一行，索引的时候也会在一起。如果通过插入表格来编排图片，图题在表格中的单元格里面就可以索引出来，并且不会在一起。论文中的表格要求为三线表，即只保留上下边框线和第一行的下边框线。上下边框线要求线宽为1.5磅，第一行的下边框线要求为1磅。先选中整个表格右键边框和底纹，将所有的边框设为无，然后选择线型为实线，线宽为1.5磅，在预览处点击上下边框线，确定。然后在选择表格的第一行右键边框和底纹，选择线宽为1磅的实线，同样在预览处单击下边框线，确定。这样就将表格设成了三线表。如果表格跨页，会自动在上一页的底端和下一页的顶端加上边框线。表格要设为居中，表内文字设为五号宋体首行缩进一个字符，这个可以通过新建一个表内文字样式设置。表内文字的对齐方式一般为居中，有时表内是实验数据，习惯将表内文字设为右对齐。选中表格右键单元格对齐方式，后面有9种对齐方式可以选择。表格的列宽根据表格的内容调整，如果内容较少，可将列宽设大些，整个表格的宽度尽量与页面宽度相近，不能太大也不能太小。如果想设几列的列宽一样，可以选中所要设的列，右键表格属性列，输入列宽值。或者直接右键平均分布各列来设置。行高也一样，但行高一般都自动根据字体来设置。调整表格线或移动表格、图片时，按住Alt键可连续拉动进行微调，如果不按住Alt拉动式间隔的。但这在WPS中就刚好相反，按住Alt键则是不连续移动。有些表格后面还有注释，注释一般设为小五号宋体。论文中的表格尽量不要跨页，但如果非要跨页，有些老师要求在下一页的表格前加上一个续字。1.2.11 参考文献设置参考文献可以通过新建一个新样式设置，但一般都选中设置。参考文献要求和正文差不多，只是要求首行顶格，一般在段落特殊格式选择悬挂1.5个字符。参考文献的撰写要求参照湖大论文撰写要求说明，参考文献中不用书名号。但如果参考文献中有网址或者是英文文献，常会出现些问题。如果1.19所示。虽然选择的是两端对齐，但因为后面接的是网址，不能自动合理换行，出现文字分散的现象。对于这种情况，只需将格式段落中文版式里将允许西文在单词中间换行勾上即可正常显示。图1. 19参考文献中文与西文分散对齐如图1.20的英文参考文献间隔很大，可以选择工具语言断字，把自动断字勾选上。但有时设为自动断字之后间隙还是很大，那就需要通过手动断字。先将允许西文在单词中间换行勾上，然后在最后一个字符前输入一个连字符-，这样虽然麻烦但显示就正常了。图1. 20英文参考文献对齐1.2.12 设置页眉页脚双击页眉页脚处或者从视图里打开页眉页脚编辑状态，同时打开了页眉页脚的编辑工具栏，如图1.21所示。工具栏中有插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、链接到前一项、页眉页脚的切换、显示前一项、显示后一项等。图1. 21页眉页脚编辑工具栏先切换到第1节，然后点击显示下一项，点击把每一节跟前面的链接去掉，这样在不同的节就可以设置不同的页眉页脚。切换到第1节，第1节为封面，不需要页眉页脚不要设置。如果第1节加上了页眉，只需将第1节和第2节的链接断开后，将第1节页眉通过样式里清除格式，再将其他文字和页码删掉即可。切换到第2节，硕士论文第2节的第1页是原创说明不需要页眉，但要页码。所以这一节要在页面设置版式里设为首页不同（不要设奇偶页不同），只应用于本节，这样就可以单独设置首页的页眉页脚。第2节首页不需要设置页眉，切换到下一项设置第2节其他页眉，点击样式中的页眉，之前在样式中的页眉线就应用在页眉中了，再在页眉中输入硕士学位论文，选择居中，字体为默认的宋体小五号。再切换到前一项（第2节首页），点击页眉页脚切换切换到页脚，第2节的页码格式为罗马数字，点击打开如图1.22所示的页码格式对话框，在数字格式下拉列表中选择罗马数字，页码编排选择起始页码从I开始，然后点击插入页码，选择居中，再切换到下一项（第2节第2页），插入页码并居中。图1. 22页码格式对话框切换到下一项第3节正文部分的页眉，第3节要求奇数页的页眉为硕士学位论文，偶数页为论文题目。所以这节要在页眉设置版式里勾选上奇偶页不同（没必要再设首页不同），并选择应用于本节。这样就可以编辑奇偶页不同的页眉。同样选择样式中的页眉添加页眉线，然后在奇数页眉输入硕士学位论文并居中，切换到偶数页眉，输入论文题目并居中。切换到页脚，将页码数字格式改为阿拉伯数字，起始页码从1开始。然后分别在奇数页脚和偶数页脚插入页码并居中。这样整篇论文的页眉页脚就设置好了。1.2.13 索引目录目录要把原创说明和授权书索引出来，在索引之前先将光标依次放到原创说明和授权书所在的行，单击格式段落，将它们的大纲级别都改为1级，这样就可以将它们索引到1级目录里。在目录下方插入引用索引和目录目录，打开如图1.23索引目录对话框，显示级别一般只索引到3级目录。点击修改，打开如图1.24目录修改样式，选中目录1，再点修改，打开修改样式对话框，将目录1设为中文小四黑体，西文为Times New Roman字体不加粗，顶格无缩进，单倍行距。依次选中目录2和目录3，将目录2的样式改为中文小四宋体不加粗，西文为Times New Roman字体不加粗，左缩进2个字符，目录3的样式改为中文小四宋体不加粗，西文为Times New Roman字体不加粗，左缩进4个字符。设置好后点击确定就插入目录。目录的样式也可以索引出来后再修改，或者从样式中把目录样式显示出来在修改样式，但如果索引出来后再修改，更新整个目录后又要重新修改样式。所以一般在索引出来之前就先把样式设置好。硕士论文的1级目录要求用黑体，黑体只是对中文进行设置，这个可以直接从索引里设置。本科文科要求1级目录的中文加粗，但加粗中西文不能分开设置，如果也从索引里设置加粗索引出来后后面的制表符和页码也都加粗不好看。所以本科文科1级目录一般都先索引出来后再单独选择1级目录的中文进行加粗。目录索引出来后，原创说明和授权书在两行上，需要在中间加个和字然后整合到一行。索引出来的目录有超链接，按住ctrl点击就可以链接到正文中。将光标放在目录所在的行，右键更新域，可以选择只更新页码或者更新整个目录。图1. 23索引目录对话框图1. 24目录修改样式1.2.14 插图和附表索引在插图索引下面单击插入引用索引和目录图表目录选项，在样式下来列表中选择插图样式（之前在样式中新建的在这里可以找到），确定，然后单击修改，打开图标目录修改样式，再点击修改，将中文字体改为小四宋体，西文改为Times New Roman，无缩进。点击确定插入插图索引目录。附表目录也同样插入引用索引和目录图表目录选项，在样式下来列表中选择附表样式，确定，然后单击修改，打开图标目录修改样式，再点击修改，将中文字体改为小四宋体，西文改为Times New Roman，无缩进。点击确定，会提示是否替换所选图标目录，选择否，附表目录就索引出来了。整片文档排好后，最后更新目录的页码，点击隐藏编辑标记，点击视图显示段落标记去掉，这样标题前面的点、分节符和分节符等编辑标记都隐藏了。最后打开预览检查是否还存在问题。1.2.15 插入脚注本科文科论文中会插入很多脚注。将光标定在需要插入脚注的地方点击插入引用脚注和尾注，打开如图1.25所示脚注和尾注编辑对话框。在编号格式下拉列表中选择带圆圈的阿拉伯数字编号，编号方式设为每页重新编号，应用于整篇文档，点击确定就在该处插入了脚注标号，光标会自动切换到脚注位置输入脚注注释。在脚注中的编号属于脚注引用样式，脚注注释属于脚注文本样式，可以在样式中进行字体修改，一般都为中文小五号宋体，西文为小五号Times New Roman，缩进方式一般设为悬挂缩进1个字符。脚注的首行缩进为无，如果将正文样式的首行缩进改为缩进2字符，则脚注注释的样式和脚注分隔符也缩进2个字符。脚注注释的样式可以通过脚注引用改回来，而脚注分隔符在页面视图编辑不了，需要先