行政制度综合.doc

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录一、财产物资管理1-15二、视频监控管理16-17三、公文管理办法18-20四、合同、档案管理办法21-22五、会议管理规定23-25六、证、章保管和使用管理流程26-28七、安全卫生管理规定29八、工作牌、工装管理办法30九、手机、固话管理办法31十、办公室管理条例32十一、采购管理规定33十二、接待、招待管理34-35十三、企业简介36第一章 行政人事部规章制度一、财产物资管理（一）总 则1、公司的各种设施设备物资物品都是保证业务开展、工作顺利进行和全体员工学习、生活的物质条件，必须高度重视各项财产设备的管理工作。公司由总经理亲自主管这项工作，行政人事部具体负责落实，各部门、分公司都应由主要负责人直接负责这项工作，要经常对员工进行爱护公司财产的教育，规范管理，千方百计降低财产损耗，压缩成本。2、 公司财产设备管理和使用必须贯彻“统一领导、分级管理、层层负责、合理调配、管用结合、物尽其用”的原则，做到：购置要有计划，采购、领用、报损手续要完备清楚，保证账册记录健全，账物相符。同时要加强、健全维修等技术管理制度，使公司财产设备保持完好状态。3、 各部门、分公司要制订相应的考核办法，对管理和使用好的部门和个人，要进行适当的表扬奖励，属于责任事故的损失、丢失要责令赔偿和给予处分。部门/分公司财产设备的管理人员岗位调动时，应事先办清交接手续，并由行政人事部派专人督办。第二章 公司财产管理的范围、分类与作价第四条 公司财产管理的范围和标准。1、固定资产是指单价500元以上，使用年限一年以上的办公、生活设备。2、低值易耗品是指单价不足500元、非大批同类物资的工具、设备、家具用具、电脑配件等。3、易耗用品是指维修、修缮材料、极小工具，办公用品。第五条 公司所属的各部门、分公司应用公司任何物资，都要到行政人事部登记入账；按第四条规定的条件列入公司相应财产账册进行管理。第六条 公司自制、购置的财产设备，都要到行政人事部入账，核实价格后，按第四条规定的条件列入公司相应财产账册进行管理。第七条 固定资产按造价或购置价格入账。车辆大修开支的费用不增加固定资产的原值。 第三章 公司财产建账建制第八条 公司设置财产保管员，参照相关财产制度要求进行固定资产、低值易耗品和消耗品的管理。 1、财产保管员按照固定资产分类的要求建立固定资产实物账，做到账物相符、账账相符，财务部对随购随用的低值易耗品和消耗品可以于购入时直接列支，但应定期检查实物管理，一般每季度清理一次，清理结果由行政人事部汇总登记。 2、 使用统一的财产物资领用单、借用单、报损单、盘盈盘亏报告单等单据，各种单据上所列项目和内容应填写齐全、签名完整。第四章 公司机械物资的采购和验收第九条 公司采购营运机械物资、设备，必须按照运营业务的要求进行全面规划。要根据实际需要，精打细算，合理采购。第十条 增添公司财产设备，应按规定的审批程序办理。各部门、分公司采购物资，应首先提出申请计划，由行政人事部审核，提请总经理批准后，列入采购计划，由行政人事部执行。因业务、办公、生活过程中临时出现的采购要求及各种物资的损耗补充，执行先请购、后采购、先入公司财产账、后财务报销的原则。 第十一条 对于大的项目、重要设备或购置批量大的常规设备，必须调查对比后，进行可行性论证。第十二条 公司各部门或个人无论使用何种经费都必须按照以上各项规定进行采购。不办理请购手续，擅自购置设备、物资者，公司财务有权不予报销，有关管理部门应给予批评教育、追究当事人的责任。第十三条 物资购回后，一律到行政人事部办理检验及入库手续，到财产保管员办理登记入册，方能按公司规定的程序，审批报销，投入使用。第十四条 加强验收与索赔管理工作。购入的物资，必须由负责采购的部门或人员会同使用部门指定专人及时验收，验收时应做好以下几个方面的内容： 1.外观检查，应先检查设备包装是否完好，然后按顺序查看设备各表面是否有残损、变形、锈蚀等异常现象。重点是设备主机，主要工作面，主要配件等部位。若发现问题，应当场记录并拍照。凡属合同规定，必须有厂家技术人员在场才能开箱的贵重设备，切匆事先开箱，以免造成被动。2.数量检查，以合同及订货清单为依据，核对装箱单，逐一清点。清点时，仔细查对主件和附件型号，编号是否与订货清单、装箱单一致，对缺少或错发部分，应记明编号、品名、实到和短缺数量等。3.质量检查、验收，是对物资设备功能、指标等的全面检查。质量验收，应由该物资设备的使用和申报单位组织有经验的技术人员进行。应严格按合同规定的技能性能、技术指标进行验收。验收过程中，若出现故障，应查明故障原因并予以排除。无法排除或虽能排除但涉及质量的仍应记录在案列入检验报告。4.验收记录。验收时应认真填写验收记录，内容应包括：验收时间、条件、情况和结果，参加人员等。验收结束时，由使用接收单位写出验收报告，附原始记录及有关资料一并报行政人事部进一步处理并入档。5.验收结束后，若在数量及质量上存在问题，负责采购的部门或人员应及时与供货单位联系退、换、赔补等工作，一定要在索赔时效内完成该项工作。第五章 固定资产的保管、使用与维修第十五条 财产保管员、固定资产使用人员对所保管或使用的公司财产设备负有全部责任，对所管理的物资要做到分类清楚，排列有序，账物对号，环境整洁，要经常检查、维护，做好防潮、防损、防火、防盗工作，以保证公司各方面工作的需要。第十六条：财产保管员、固定资产使用人员对所保管或使用的公司财产，账本应与实物相一致，做到账实相符；财务应设立与财产保管员对口的固定资产分类总账，财产保管员的分类明细账的各类总金额应与财务的总账相符。第十七条 固定资产发生增减，财产保管员应如实填写固定资产增加（减少）表，财务部作固定资产增减记录，各种账、单、表应缮写清楚，记录准确。账、卡、物要定期核对检查，做到账、卡相符，账账相符、账物相符。行政人事部应每年末进行一次全面清点。第十八条 各类公司财产设备的领用、借用、报损、报废等手续的办理，应严格按照公司财产设备的领用、借用、赔偿、报损制度执行。第十九条 各部门/分公司财产设备管理、使用人员（包括兼职人员）在管理业务上兼受办公室领导，他们对所管理、使用的财产设备负有全部责任。公司员工必须尊重管理人员的职权，任何人未经管理人员同意，不准自行使用、移动任何物资设备；未经管理人员进行实物验收和办理入库手续的财产设备不得使用。否则，由此引起性能、质量上的变化而造成的经济损失，由当事人负完全责任。第二十条 要加强固定资产的维护保养及检修工作。经常性的检修工作和维护保养工作由设备管理、使用人员负责。第二十一条 财产物资的管理、使用人员如发现固定资产发生损坏、丢失和其它事故时，应迅速向行政人事部报告，并及时追查原因，做出记录，以便公司按公司财产物资管理制度规定处理。第六章 财产管理的监督第二十二条 公司财务部依据会计法和有关财经法规进行日常监督。发现原始记录不真实、不完整、会计资产账与财产实物账核算不合规、账账、账实不相符，财产管理工作违反程序，按照有关财务规定有权自行处理的应当及时处理，无权自行处理的，应当立即向公司领导报告，请求作出处理。第二十三条 公司各级管理人员不能认真、全部、合格履行职责的由公司及行政人事部提出批评、限期改正，造成财产损失的，由责任人承担经济责任，情节严重的追究法律责任。第二十四条 公司员工有权对财产管理中的违纪违规行为和公司财产的安全完整情况进行监督、检举、各级管理人员应当正确对待，不得打击报复。各部门/分公司有关部门负责人对依规履行职责、制止、纠正、抵制违反本制度行为的会计人员、保管员和员工不得打击报复。 二、物质保管员岗位职责 1、遵守公司各项规章制度。2、负责公司固定资产的管理工作，对分管的财产账目清楚，账物相符，账账相符。3、负责公司办公用品的管理和发放工作。对外勤购回的物品要及时验收入账，平时发放物品要登记，并检查库存物品，除做到心中有数外，要保证物尽其用，不积压浪费。 4、经常向员工进行爱护公司财产的管理教育工作，经常与各各部门、各分公司联系、检查、核对、督促。5、要做好修旧利废，延长物品的使用，更好地为公司服务。 三、物资采购制度1、公司物资的采购，执行先请购、后采购，先入公司财产账、后财务报销的制度。2、物品采购采用预报申领制度，每次采购前由各部门负责人填写物品采购请购单。预报采购计划，要如实填写采购物品的名称、数量、用途、金额等，由部门负责人或主管领导签字后，报行政人事部。3、物品请购流程：（1）各部门制定采购计划，填写物品请购单。（2）物品请购单送交行政人事部审批。（3）总经理同意后，行政人事部开始采购。（4）采购物品验收入库。（5）物品请购人到财产保管员处填写物品领用单或借用单，领取采购的物品。4、行政人事部收到预报的物品请购单后，会同财产保管员，清点库存物品，确定需要采购的物品清单。5、行政人事部物品采购原则（1）一般性的、急需的且金额较小的办公用品、生活用品等物品的采购，采取就近采购。（2）凡数量较多、金额较大在1000元以上，10000元以下的一般性办公用品、生活用品、业务用品，采取定点购买的方式，由行政人事部经理、保管员、外勤人员共同选择23家交通便利、信誉良好、质量可靠、价格公道、商品齐全的较大型的商店作为对口采购单位。（3）凡采购物品金额在10000元以上的采购计划，必须由三人以上有关人员组成采购小组，采用背靠背报价形式，货比三家后再定价购买。必要时，行政人事部应组织人员进行市场调查，及时掌握市场行情。6、专业性较强或选择性较活的物品采购时，应请使用部门派出专业管理人员协同采购，以保证采购物品的质量。7、采购人员必须具备高度责任感，认真负责地做好采购工作，严格遵守财务制度。做到以下几点：（1）了解产品质量、规格、价格、厂商信誉等情况，择优择廉选购。（2）实际价格超过预算价格20%以上的，应先请示后购置。（3）没有严格的经济合同手续及负责产品质量三包的不购。（4）未经批准或批准手续不全的不购。8、在特殊情况下，经总经理同意，可委托有关人员进行专项采购。9、非常规性物品，特殊需要的物品，确需购置时需事先申请经费，待总经理批准落实经费后，专款采购。10、所有采购物品，都必须经过行政人事部保管人员清点、验收入库，登记入册签名后，报总经理签字同意，才能进行财务报销手续。 四、采购物品验收入库制度 1、所有公司采购的物品，都必须办理验收、入库手续，由行政人事部物资保管人员登入库后方能领用。2、所有入库物品，行政人事部财产保管人员必须建立完整的财产账册。按物品的价格分别入固定资产账、低值易耗品账等。3、行政人事部保管人员要定期清点，做到账账相符，账物相符，公司财产去向清楚，领用、借用手续完备。 五、物品领用制度1、公司各部门所需物品，由行政人事部财产保管员负责发放。2、一般性常规性物品，由申领人填报“物品领用单”，签名后到物资保管员处领取。申领时，一律签名登记，写明领取时间、用途，必须归还品还需写明计划归还日期。3、贵重物品、设备的领用，必须总经理批准，方可领取。4、行政人事部物资保管员必须严格执行有关制度，做好各类物品的入库、领用登记。所有“物品领用单”统一保存，以备查验。固定财产账目永久保存，易耗物品每年末清点一次，列账备查。5、凡领取必须归还的物品，至计划归还日期时（一般为一个月），应按时送还行政人事部，物资保管员要检查，发现有损坏、残缺情况，必须上报行政人事经理再报总经理处理。6、如果遇领取必须归还物品的人员离职或调岗，则必须到行政人事部办理妥归还手续或移交手续，并证明后，方可办理离职手续。如遗失、损坏则应查明原因，照章处理。7、公司财产原则上不外借，如遇特殊情况，应由借用人填写借用单一式二份，经总经理、行政人事部批准后，方能出借，一份交借用人，另一份作财产借用凭单。8、对违反财务制度甚至违反国家法律法规的行为，将依法追究当事人责任。 六、物品出借制度公司的财物由行政人事部财产保管员统一管理。员工因工作、学习，需要领用物品应本着勤俭节约、谁领用谁负责的原则，必须通过财产保管员办理一定手续后方可借用，一律不得私自任意拿用。特制定以下制度：1、凡需借用公司一般物品或工具，必须经行政人事经理批准，贵重物品和工具设备要经总经理批准方可通过财产保管员办理手续。2、借用公司的一切公物应及时归还，一概不得私相授受。3、外单位借用公司物品，须持单位介绍信及经手人证件，由相应领导批准方得借用。4、借用物品归还时，由保管员负责当面验收，发现损坏或零配件丢失应追究责任，借用人负责按原价赔偿。 七、部门财产设备管理条例公司财产设备管理是公司总体工作的一个重要组成部分，也是评估一个公司、一个部门内部管理的重要依据。为进一步培养员工热爱集体、爱护公物、讲究文明的良好行为习惯和员工自我管理能力，有效地落实公司财产设备的管理工作，把财产管理工作与公司内部管理有机结合起来，特制定如下规定： 1、部门财产设备的清查、交接：（1）清查：每一年度终了，由行政人事部协同相关部门对全公司各部门财产设备进行清点、登记。（2）交接：每年初，由部门主管到行政人事部领取财产登记表，一式两份，一份交部门主管，一份行政人事部留底备案。部门主管按登记表上所列财产对本部门财产设备签收、认可。如中途部门主管更换，应先由行政人事部对其部门财产设备进行清查，然后由新任主管到办公室领取新的财产设备登记表；部门职员离职前，主管应协助行政人事部对其所管理使用的财产设备进行清查，如有缺少、损坏，在办理完相关的赔偿手续后，才能办理离职手续。2、部门财产设备管理：（1）部门主管是本部门财产设备管理的总负责人。（2）部门主管必须经常教育员工爱护公物，并由员工组成的财产管理小组负责督促，出现问题，及时报修；损坏财物者均按有关规定进行赔偿。（3）部门各种设备应由主管指定专人管理，按照相关的操作规程进行，并及时在使用登记表中登记；不得随意使用各种设备。平时对各种设备要做好维护工作。如有故障出现，及时到相关部门报修。（4）对所损坏的设备，均需部门主管到行政人事部填写报修单，由行政人事部签发通知有关人员进行维修，维修妥当后，需由部门主管签名验收。（5）报修单及维修通知单均作为部门主管工作及维修人员工作考核依据。（6）每年终了，由公司行政人事部组成检查小组到各部门检查财产管理情况，结合各部门报修情况，评估各部门财产管理业绩。（7）财产设备管理情况，作为对部门主管考核、公司评选优秀干部、优秀单位的参考依据。 八、财产设备报修制度 1、领用的公司财产设备，使用前必须细阅使用说明，严格按照操作规程。在正常使用的情况下，出现故障，应查明原因，及时维修，本部门无法维修的，要及时报办公室统一安排维修、处理。2、部门财产设备损坏报修，须由部门主管填写“物品报修单”，送办公室。3、办公设备和专用财产设备报修，由各部门及使用者本人填写“物品报修单”，由使用者本人送交办公室。4、经办公室签定，属于自然损坏的，小的故障，当天报修，当天修复；比较大的故障，三天内修复。特殊情况需由办公室及时说明原因。5、经办公室鉴定，属于人为损坏的，查明原因后，按赔偿制度赔偿。 九、财产设备赔偿制度 1、公司财产主要由部门财产、办公设备和公共财产三部分组成。实行“谁使用，谁保管，谁损坏，谁赔偿”的管理原则。 2、财产损坏赔偿、处罚规定：（1） 由办公室及相关人员负责财产设备损坏的鉴定。（2） 因责任事故造成公司财产损坏的按原价赔偿。（3） 因工作失误造成的损坏，根据不同情况酌情处理。 （4）故意损坏公司财产：本人主动到办公室承认错误，按原价的1-2倍的价格进行赔偿，免于纪律处分。本人无赔偿的意愿，经公司发现后，才有承认错误表示愿意赔偿的，按原价2-3倍的价格进行赔偿，处以批评或警告之处分。本人根本无所谓，在事实面前拒不承认的，按3倍以上5倍以下的价格赔偿，并处以严重警告以上的纪律处分。3、损坏财产而不报告，无人检举，造成赔偿无着落的，按原价2倍的价格分摊到各部门。4、公共财产损坏由办公室负责，赔偿落实到人（或部门）。 5、员工离职，所借用公司财产要如数收回，不得带走或转让他人，缺少、损坏的要按价赔偿。6、以上赔偿款项均交办公室，由办公室统一开票，交财务入账，收入作为修理专用。 十、财产设备维护保养管理制度 公司的财产设备是保证顺利完成工作任务的必备物质条件，必须严格执行“统一领导、分级管理、管用结合、责任到人”的原则。为了保证公司财产设备得到更好的保养、维护，现制定有关设备维护管理制度：1、财产保管员负责公司财产设备的管理及协调工作。2、设备管理、使用人员有责任保证设备处于良好状态，设备完好率高，并定期清点，做到账、卡、物三者相符。3、设备的使用原则为“谁使用谁维护”，如出现故障，及时告知设备管理人员，由设备管理人员负责上报公司办公室，办公室根据情况进行维修。4、电脑、打印机、传真机、日常营运设备等的维护由使用部门负责管理，若出现自己解决不了的故障，须及时通知办公室联系厂家维修，以保证此类设备的正常运作。5、公司的设备未按规定办理手续之前，不得拆卸、改装及借出。 十一、物品报废、报损制度1 对各种设备、办公用品等公司财产，确定是自然损坏不能再用，又无法修理或已无修理价值，需报废的，应由使用部门、办公室负责人或使用者个人填写财产设备报损单，一式二份送办公室鉴定，经办公室主任和总经理批准同意后报废，一份送财务部记账，另一份作财产注销单。2 由于财产管理不善或使用时不遵守操作规程，或有意损坏造成损失的，应责成过失人或财产设备负责人按公司财产设备赔偿制度进行赔偿，并给予批评教育，由过失人填写财产报损单，一式二份，经办公室主任和总经理批准，同意报废。附件一：请购单申请人部门申请日期序号物品名称规格（单位）预计单价数量预计金额备注1234567891011121314151617181920预计总金额（元）：部门意见行政人事部意见总经理意见附件二：财产设备报损单填表人：所在部门：报损物品名称规格型号数量购买日期报损日期主管领导意见： 签名： 年 月 日行政人事经理意见： 签名： 年 月 日总经理审批意见： 签名： 年 月 日 附件三：公司财产设备报修单报修部门报修人报修物品名称报修日期报损物品所在位置损坏物品故障现象物品损坏原因部门意见修复时间行政人事鉴定意见备 注附件四：物流办公用品领用表序号日期物品名称领用数量领导意见领用人签字备注 附件五：部门财产设备登记表部门 序号设备名称规格及型号数量部门主管签字使用人确认签字备 注12345678910第二章 视频监控管理制度为了加强公司监控系统的管理，确保监控系统的正常使用和安全运作，充分发挥其作用，特制定本规定。一、 管理准则由网发部统一管理。二、 行为准则1、要保持监控的清洁卫生，不准在监控设备上堆放杂物和个人物品；2、严禁在监控室内吸烟、使用明火及违章电器；3、不得利用监控设备做与工作无关的事情；4、坚持对监控系统设备的日常维护，保持系统设备的清洁；5、注意防潮、控制恒温，经常检查监控系统运行情况，保证监控系统设备处于良好工作状态；6、严禁携带易燃、易爆、有毒的物品进入监控室；7、严禁使用有干扰仪器正常运行的电子设备和使用电炉、电饭煲等电器。8、密切注意监控设备运行状况，保证监控设备系统的正常运作，发现设备出现异常和故障要及时报修，并向设备管理专业人员或行政人事部报告；9、不得擅自改变视频系统设备，设施的位置和用途；10、不得删改、破坏视频资料原始数据记录；11、不得擅自复制、提供、传播视频信息。12、严禁擅自开发、修改、升级、删除、安装影响监控系统正常运行和安全的程序或软件；13、熟练掌握各种情况的处置方案，接到需视频监控协调处理的问题，要及时采取相应措施，登记后截取相关录像并保存；14、不得无故中断监控；监控录制的资料应妥善保存，未经允许，不得随意更改、删除原有资料。 三、 保密准则 1、 非视频监管人员不得私自查阅，观访者和外来人员需到监控室查看资料和情况必须经行政人事部同意方可进入监控查看； 2、未经行政人事部领导批准，值班人员不得修改系统设置。 3、监控人员必须具有保密意识，公司监控的范围、监控设备的布防严禁外传，不得在监控以外的场所议论有关录像的内容； 4、 配合上级主管部门管理或公安机关、国家安全机关依法查询调用；5、 微机储存、显示的有关监控数据、资料、发送的信息等，工作人员应妥善将其保存，并打印、分类装订成册归档保存，未经领导批准不准泄露。第三章 公文管理办法一、文件管理制度1、文件的类型1.1合同1.2会议记录1.3通知1.4日常办公文件1.5上级、主管部门通知、规范性文件等2、文件的发放2.1部门需要发放实施的文件，必须将文件拟好以电子文档的方式交行政人事部，并附部门经理书面写明发放范围、发放时间并签名后，经总经理批准送行政人事部，由行政人事部安排文件发放人予以发放。2.2需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。2.3任何文件，发放人须建立文件发放签收登记表。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。2.4发送各部门文件均为复印件，原件留存行政人事部，留档留存。3、文件存档3.1 非制度性文件：根据公司统一标准编号:开头的拼音字母首字母大写SC-部门名称首字母拼音大写-年月日8位数-阿拉伯数字标号（依据当月文件编辑的顺序）：如行政人事部文件SC-XZ-20121106-00013.2制度性文件： 根据公司统一标准编号:开头的拼音字母首字母大写SC-部门名称首字母拼音大写- -阿拉伯数字标号（依据当月文件编辑的顺序）：如行政人事部文件SC-XZ-00013.2文件分类型归档：在档案盒上标清盒中文件类型；4、文件的保管责任4.1文件有行政人事部指定专人管理保存；4.2调阅文件须经行政人事部经理批准后，方可查阅；4.3 未经批准，私自将公司文件外泄，违者罚款100元，如造成公司经济损失的，除承担公司的经济损失外，情节严重者移送有关机关处理。二、保密制度1、保密事项合同内容、人事资料、公司章程、客户名单、营销计划、采购资料、定价政策、财务资料等。2、保密级别2. 1绝密文件：直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料；2. 2机密文件：公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密；2. 3秘密文件：人事档案、合同、协议、职员工资性收人、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。3、 公司保密措施3.1 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由需要使用加密修改的阅读模式3.2 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：3.2.1非经总经理批准，不得复制和摘抄；3.2.2 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；3.2.3在安全性能较好的文件柜中保存。3.2.4 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应事先经总经理批准。3.3具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：3.3.1 选择具备保密条件的会议场所；3.3.2 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3.3.3依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；3.3.4 确定会议内容是否传达及传达范围。3.3.5 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政人事部，立即做出处理。2.4 出现下列情况之一者，予以辞退并赔偿公司经济损失2.4.1 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；2.4.2 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；2.4.3 利用职权强制他人违反保密规定的。2.5对掌握公司机密人员，公司与其签订保密和竞业合同；第四章 合同档案管理制度为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。一、 范围 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。二、 合同档案管理原则1、 合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。三、 合同文档的管理办法1、 合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。合同编号规则：开头的拼音字母首字母大写承办部门名称首字母合同签署年月日（八位）顺序号（三位）。例如：SC-XZ-20140801-001。2、 合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和行政人事部部对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。3、 各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。4、 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。5、 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。6、 保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。7、 财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同台账，有效开展合同文档的查阅工作。8、 各部门员工根据其权限可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。9、 合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。10、 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。11、 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者按行政制度保密制度予以处罚。12、 已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。四、 合同文档的移交1、 各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。2、 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3、 合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。第五章 会议管理规定四、会议管理制度4.1、晨会4.1.1时间：每周一上午上班时间前10分钟开始；4.1.2地点：公司营销中心门前；4.1.3与会人员：公司所有员工；4.1.4会议主持：由总经理助理或指定人员主持。4.1.5主要内容：就上周的业务、工作进展情况，现场管理事宜作一说明及本周工作要点的提示,相关管理、技能专项培训。 4