浅谈内部控制合规信息化策略.pdf

合规信息化建设对企业合规管理工作具有重要意义，可提升企业合规管理水平，推进企业内部控制体系建设。然而，虽然信息化的快速发展为企业提供了更多便利和可能性，但同时也带来了相应的风险。如何在数字化转型的过程中保证企业内部控制体系的有效性和合规性，成为了企业管理者亟需思考的重要课题。企业推进内控合规信息化建设的重要性内控合规信息化建设是确保企业信息资产安全、合规运营以及风险管理的关键环节。首先，它有助于降低潜在的法律风险，确保企业遵守各类法规和监管要求，避免因合规问题而面临的法律诉讼、罚款和声誉损害。其次，内控信息化建设可以提高信息的安全性，保护敏感数据免受恶意攻击和数据泄露的威胁。再次，它有助于提高业务流程的效率和准确性，通过自动化和数字化的方式管理内部流程，降低了人为错误的风险。最后，内控合规信息化建设有助于提高企业的竞争力，增强客户信任和业务伙伴的合作，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS102 中国经贸 2024年4月下浅谈内部控制合规浅谈内部控制合规信息化策略信息化策略 文/文/李喜红李喜红随着技术的革新，信息化也带来了新的挑战，因此企业需要制定全面的内部控制合规信息化策略，以确保信息系统的安全稳定运行，保护企业资产和利益在遵守法律法规，以及企业自身规范和标准的同时，提高企业整体的管理水平和竞争力。本文从推进内控合规信息化建设的重要性入手，阐述了信息化与企业内部控制的主要影响，探讨了信息化环境下企业内部控制的主要特征，分析了企业推进内控合规信息化建设中的常见问题，并提出企业推进内控合规信息化建设的优化策略。旨在为企业提供一些可行的策略和指导，帮助企业管理者更好地应对内部控制合规信息化策略带来的挑战，实现企业长期稳健发展的目标。信息化与企业内部控制之间的关系信息化与企业内部控制的主要影响首先，信息化使得企业内部控制范围扩大。随着信息化技术在企业各个领域的广泛应用，企业内部控制所涉及的范围也不再局限于传统的财务管理，还包括数据安全、网络安全、信息系统管理等多个方面，这要求企业全面审视和重新规划内部控制的范围，确保信息化环境下的全面风险管理和合规运营。其次，信息化促使企业内部控制方式的创新。在信息化环境下，企业可以通过引入先进的信息技术手段和管理工具，实现内部控制方式的创新，例如利用大数据分析技术实现风险预警和管理，通过人工智能技术实现智能化的风险控制和数据分析，提高内部控制的智能化和自动化水平，提升内部控制的精准性和效率性。最后，信息化也带来了企业内部控制难度的提升。尽管信息化为企业提供了更多的管理手段和工具，但也同时增加了企业内部控制的复杂性和难度。例如，信息系统的安全防护、数据隐私保护等方面需要投入更多的人力和物力资源，同时也需要企业加强对人员的培训和技术的更新，以适应信息技术快速发展带来的内控难题，从而确保企业信息化管理水平与风险防范能够同步提升。信息化环境下企业内部控制的主要特征首先，控制对象多元化。企业内部涉及的控制对象包括但不限于数据、信息系统、网络安全等多方面，因此企业需要对多元化的控制对象实施全面的内部控制措施，以保证各项业务活动的安全性和合规性。其次，控制内容数据化。随着大数据时代的到来，企业内部的控制内容日益数字化，涵盖数据采集、处理、存储、传输等方方面面。因此，企业需要建立完善的数据管理制度，确保数据的安全性、完整性和可靠性，防范数据泄露和不当使用的风险。再次，控制设备信息化。随着信息技术的不断发展，越来越多的控制设备变得智能化，包括智能传感器、监控系统、自动化控制设备等，这些设备的智能化特征使得企业能够更加高效地监控和管理生产过程，实现对关键设备的实时监控和远程控制。最后，控制预算实时化。企业可以利用先进的预算管理软件和方法，实现预算的实时化监控和管理，及时掌握预算的执行情况，及时调整和优化预算方案，确保企业财务预算的合理性和有效性。企业推进内控合规信息化建设中的常见问题内控信息化建设意识有待提升信息技术和信息化手段的发展，对内部控制提出了新的要求，但部分单位领导对内控信息化建设的重要性认识不足，忽视内控信息化建设，没有把内控信息化建设摆在重要位置。通过分析发现，主要有以下两个方面：一是信息化技术、信息化管理手段的广泛运用下与之匹配的信息化内控合规建设认识不足。信息技术和信息化手段是新时代下内部控制建设的重要内容之一，也是提升内部控制能力和成效的重要手段。当前很多单位只注重利用信息技术和信息化手段对财务收支进行的监督和控制，却忽略了与之匹配的内控制度建设，没有把内控信息化体制建设作为内部控制建设的重要内容。二是内控信息化建设程度不足。随着数字化的快速发展，各种智能化、信息化系统的使用，内控信息化建设可以有效规范单位经济活动、提升财务管理水平。但在实际工作中，部分单位存在着忽视内控信息化建设的现象。内控信息化的管理制度不健全内控信息化管理制度不健全的原因主要有以下两方面：一方面，信息化建设的决策层重视不够，存在“重发展、轻管理”的思想，对内控信息化建设不够重视，认为内控信息化建设只是单一部门的事情；另一方面，在内控信息化建设中，“重建设、轻应用”，忽视了内控信息化系统在企业经营管理中的作用。内控信息化建设缺乏完善的制度约束，往往是领导口头说说、会议安排部署，领导们缺乏对内控信息化建设的认识和了解，对内部控制信息化认识不足，导致内控信息化管理制度不健全。内控信息化的复合型人才不足内控信息化建设是一个全面的系统工程，不仅需要将内部控制合规信息化与企业经营管理、财务管理、风险控制等管理相融合，还需要专业人员主导并参与其中，才能使内控信息化更专业，更实际，也能更好地发挥内控信息化作用。例如与企业财务、业务、风险等管理密切相关的工作内容就需要大量既熟悉财务知识又了解风险管理的复合型人才。目前，部分单位虽然在推进内控信息化建设，但内部控制信息化人才储备欠缺，有的单位虽有内部控制信息化人才，但仅停留在表面工作上，由于信息化建设不足，不能深入推进和应用内控信息化系统的各项功能。这种现象制约了内部控制合规信息化作用的发挥。企业推进内控合规信息化建设的优化策略树立良好的内控信息化建设意识企业内部控制信息化是现代企业在经济活动中提高效率、提升价值的一项重要工作。通过信息化技术，能够有效的解决内部控制体系建设过程中存在的问题，进一步提升企业的内控水平。因此，企业要树立良好的内控信息化建设意识，可以从如下几点改革实践Apr 4 2024CHINA GLOBAL BUSINESS APR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 103 入手：首先，通过加强决策层的重视程度，确保内控信息化建设得到决策层的充分重视和支持。决策层应提高对内控信息化建设的认知和理解，将其纳入企业发展战略的重要组成部分，并落实到企业的各项管理决策和实际行动中，为内控信息化建设提供坚实的组织保障和资源支持。其次，加强宣传，将内控信息化建设与企业文化相联系。通过组织内部会议、职工培训、企业内刊等多种形式，向全体职工宣传内控信息化建设的重要性和必要性，营造积极向上的企业文化氛围，强化职工对内控信息化建设的认同感和积极性，使职工将内控信息化建设视为工作的重要组成部分并积极参与进来。最后，建立全员参与的意识，提高全员的重视和参与。建立内控信息化建设的协作机制和工作小组，引导全员参与内控信息化建设的讨论和决策，充分发挥每个职工的专业知识和经验优势，形成全员共同参与、共同维护的内控信息化建设格局，促进职工对内控信息化建设的责任感和使命感的提升。建立健全内控信息化的管理制度体系企业内部控制作为一个完整的体系，应当包含企业在经营管理过程中所有与企业管理相关的制度和规范，包括但不限于财务、人力资源、信息技术等方面。要建立健全内控信息化的管理制度体系，具体可以从以下两方面展开：一方面，细化制度条款和提供详细指导。这包括明确定义内控信息化管理制度的目标和范围，明确各项规范、流程、责任、事件应对措施等方面的详细规定。具体来说，包括明确规定各类信息数据的读取、存取、管理的要求、权限、流程；明确规定各信息化系统软件使用、管理的相关要求、权限等；明确规定信息安全发生时的处理流程、职责、权限；等等。另一方面，定期更新信息化管理制度，是保证其始终符合现实需求的重要手段。企业应建立定期评估机制，定期对制度的实施效果和适应性进行评估，结合外部法规变化和内部业务发展，及时对制度进行调整和优化。优化内控信息化的管理流程内控信息化的管理流程，是内控信息化实现的基础，它的优化与完善，能使企业的内控体系更加完善，使内控系统在实际工作中发挥更大作用。要优化内控信息化的管理流程，可采取以下措施：首先，加强信息系统整合共享的统筹规划，通过制定全面的信息系统整合计划，将企业内部各个部门和业务系统的数据和信息进行有效整合和共享，消除信息孤岛现象，提高信息流转效率。建立统一的数据标准和接口，确保各个信息系统之间的数据可以互通互联，实现信息共享和业务协同。其次，开展数据治理，对敏感数据进行加密存储和传输，并采用数据脱敏技术最小化敏感信息的使用，确保在不慎发生数据泄露时，不会直接导致隐私泄露。例如，某企业的信息化系统遭到黑客攻击。对此，该企业在遵守信息系统安全等级保护法相关规定的基础上，强化了系统安全监控和加密技术应用，确保企业的敏感数据可以得到有效保护，并建立了完善的应急预案以应对可能的安全事件，很大程度减缓了由于黑客攻击所引发的不利影响。最后，加强业务协同，改变业务分块管理的现象。建立跨部门、跨业务的协同机制，推动信息化管理流程中的业务流程优化和整合。促进不同部门之间的沟通与协作，共同制定并实施统一的信息化管理流程，以提高整体业务效率和响应速度。建立跨部门的工作团队或项目组，协调不同部门间的业务流程和信息管理，实现业务协同和信息共享的最大化，从而提高企业整体运营效率和竞争力。持续强化内控信息化的复合型人才队伍建设内部控制信息化是一项涉及众多专业领域的系统工程，内控合规信息化的实施需要各相关专业领域的知识相互支撑、相互补充。要持续强化内控信息化的复合型人才队伍建设，应从以下几点着手：第一，在内部进行专业培训，建立完善的内部培训计划和体系，针对不同层级和岗位的职工，提供专业化和系统化的培训课程，包括但不限于信息化技术应用、内控管理理论与实践、数据安全与隐私保护等方面的培训，提升职工的综合素质和专业技能，不断强化人才队伍的整体实力和竞争力。第二，采取外部人才引进策略，根据企业的战略发展需求，积极引进具有相关专业知识和丰富实践经验的外部人才，拓宽内控信息化人才的来源渠道，注重引进具有国际化视野和先进管理理念的人才，为企业的信息化管理提供新的思路和动力。第三，实施科学的薪酬分配制度和职业规划体系，根据人才的贡献和成长，建立合理公平的薪酬体系，激励人才持续学习与成长，制定完善的职业规划和晋升机制，为人才提供广阔的发展空间和职业晋升通道，激发人才的工作热情和创新潜力，提高人才的归属感和忠诚度，确保人才队伍的稳定和长期发展。内控合规管理信息化是企业内控合规管理的一种重要手段，也是企业提升自身内控合规管理水平的重要抓手。在企业中推广内控合规信息化，不仅能够为企业节约大量人力资源、降低成本、提高效率，还能够为企业的安全运营提供有力的保障。然而，企业在制定和实施这些策略时必须考虑其特定的业务需求，并持续不断地进行监控和改进，以确保其系统始终符合最新的法规和标准要求。作者单位：杰富意商事（广州）贸易有限公司 中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS104 中国经贸 2024年4月下