资料室管理方案.doc

目 录
一、资料室管理规定 2
二、档案管理安全检查制度 3
三、档案管理人员职责 4
四、档案借阅及利用制度 5
五、文件借阅登记制度 7
六、科技档案归档制度 9
七、文书档案归档制度 11
八、声像档案管理规定 12

一、资料室管理规定
1、资料室是保管档案的重要处所，为确保档案安全，必须加强资料室的科学管理，有效地为工程建设提供信息服务。
2、资料室独立设置，应安装牢固的门窗，确保档案安全。
3、资料室的管理由专职人员负责，并应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，防治有害生物、防尘、防火、防高温、防潮湿、防盗、防腐、防火等设备和措施，以保证档案的安全。
4、做好房间保持适宜的温度，温度控制在摄氏14～24℃，湿度应控制在40～60％之间，温、湿度每天专人定时测量、记录，并随时调节控制。
5、注意防火，严禁抽烟，严禁用明火装置和使用电炉及存放易燃、易爆、易腐的物品以及其他一切非档案用物、房间周围要配备粉剂消防器材，并按要求定期检查、更换。
6、房间内要做好遮阳工作，防止阳光直射，并保持清洁卫生，整齐。
7、档案管理人员要时时关好门窗，切断电源，确保档案安全。
8、定期检查，如发现问题要及时报告、处理。

二、档案管理安全检查制度
1、安全检查方式
①定期检查：项目部部每季度一次。
②不定期检查：根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。
③节假日检查：针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。
2、安全检查主要内容
①贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。
②各类防护装置是否完好。
③档案库房是否保持清洁。
④防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。
⑤隐患整改情况。
3、报告与反馈
①对检查出来的问题，要积极自治整改，并及时上报项目部，保证档案的安全保管。
②检查中发现问题在未解决之前必须采取可靠安全防范措施，防止事故发生。
③对检查的问题要求积极整改而造成后果的追究其责任。

三、档案管理人员职责
1、负责对文件资料的收集、登记发放、移交等工作,监督文件资料的控制、管理。
2、按文件资料收到的先后顺序登记、编号和存档。
3、不对外泄漏文件资料的有关秘密,借阅文件要办理审批和借阅手续。
4、保存环境要适宜,保管方法要便于存取检索,并防止丢失和损坏。
5、按规定对达到存放年限的资料按程序进行销毁,防止使用失效和作废文件。
四、档案借阅及利用制度
1、为了保护国家秘密，维护档案的完整与安全，必须严格档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。
2、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案室联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。
3、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须经其主管部门、综合档案室领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在阅览室查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅需要时可借阅复印件。凡离开本公司一个月者应提前把档案归还。综合档案室有权调回急用的科技档案。
4、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。
5、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。
6、借阅档案人员离职，或调离本公司所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则综合档案室及上级部门有权不在调动清单签字。
7、项目部不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供指挥部一切档案材料，不得私带外单位人员到档案室查阅。外单位人员借阅指挥部档案，须持本单位介绍信，未经指挥部领导批准，不能复印任何档案材料。凡与本指挥部协作单位需借阅档案时，须经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手续。
8、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续。

五、文件借阅登记制度
1、项目部的的重要文件包括：
①项目部设立（或变更）申请、项目部章程等项目部登记相关文件、批复；
②项目部所有证照；
③项目部董事会、监事会、项目经理办公会、员工大会等形成的文件资料；
④项目的请示、函件及政府批文（复）、可行性研究报告、项目五证；
⑤项目的设计方案、设计图纸、设计说明、测绘报告等相关材料；
⑥项目部内部及对外收发的各种通知、决议、决定、条例、请示、报告、批复、办法、规定、制度、计划、总结等文件材料；
⑦项目施工、验收、销售、客服、入驻、维修、物业管理等过程中的一切材料；
⑧各种意向书、合同书、协议书、设计变更及工程洽商等；
⑨人事档案资料；
⑩会计凭证、会计账簿、财务报表、财务报告、审计报告、验资报告、发票及其他核算资料；
照片、底片、微缩胶片、录音带、录像带、磁带、光盘、软盘等声像、计算机资料；
其它项目部认为重要的文件资料。
2、重要文件由综合办公室统一保管，综合办公室设专人管理。
3、重要文件借阅时必须履行如下审批手续：
①借阅重要文件时应在“重要文件借阅登记簿”上登记，逐项填写借阅文件资料名称及事由，由部门经理或主管领导审核签字，经行政副总或项目经理批准签字后，方可借阅。
② 严禁在借阅文件资料上涂改、圈划、撤换、增加。
③ 借阅文件资料为原件的，原则上应“当天借当天还，不在外滞留，不带回家中”。若因特殊原因，需隔天使用的，借阅人应说明原因，并妥善保管所借阅文件资料原件。使用所借阅文件资料原件、复印件办理事务时，严禁办理与借阅事由无关的工作，原件用后应及时归还文件资料保管人，办理交回手续。
4、文件资料保管员与借阅人必须严格遵守项目部的保密制度。
5、借阅人所借阅的重要文件发生损毁、丢失、被盗等情况时，借阅人应及时向项目主管领导报告，同时提交说明具体原因的书面报告。综合办公室根据实际情况，连同报告书、主管领导意见和对此做出相应的处罚意见，上报项目经理批示。涉及刑事案件的，移交司法机关。
使用所借阅文件复印件办理事务时，必须注明复印件使用用途和有效期限。
6、 本制度解释权归综合办公室。
7、 本制度自签发之日起执行。

六、科技档案归档制度
一、凡是在建设项目中形成的，属于归档范围的有保存价值的文件材料（包括图纸、图表、文字材料、声像材料等）由档案员负责收集整理，立卷后向档案室及时归档。
二、科技档案材料归档的基本要求
1、归档的文件材料必须齐全完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。
三、归档的文件材料必须做好下列工作
1、写出案卷标题要确切简明地反映卷内文件内容。
2、要根据保管期限表（详见江苏省交通厅市政工程档案管理实施方案）确定保管期限。
3、卷内文件材料、图纸、图表都要逐页编号，单面的文件材料页号编在右下角，双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。
4、案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。
5、认真填写“卷内目录”、备考表。
6、准确注明每卷的编制单位，每项的责任者和本卷编制日期。
四、科技档案归档时间
1、工程竣工的文件材料，竣工图纸，竣工验收时，及时整理向档案室归档。
2、科研成果形成的文件材料，该科研项目评审后及时移交该项目成果材料，须要进一步评奖项目，评奖证明领回后续交补充在案卷中。
五、科技档案归档的份数
单位汇总成四套完整的档案，一式四套：一套由建设单位归档保管；一套交接养单位归档保管；一套交档案局归档保管；一套由施工、监理单位自行保管。

七、文书档案归档制度
1、指挥部在各项活动中形成的有价值的材料由各有关部门兼职档案人员负责收集整理，立卷后向项目部档案室按时归档。
2、文件材料归档的基本要求
①归档的文件材料必须齐全完整。
②归档的文件材料必须准确地反映本项目部党群、行政、技术、经营等项活动地真是内容和历史过程。
③归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
3、归档案卷必须做好下列几项
①必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。
②归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映工程建设项目、管理活动。
③归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。
④向档案室归档的档案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。
⑤归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。
⑥各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。

八、声像档案管理规定
1、归档范围
①项目部各大型会议声像主要材料：照片、录像、录音带。
②上级领导对本工程视察、检查工作及作指示、讲话的声像材料。
③必要的技术会议，有重大意义的活动照片、录像带。
④反映生产过程的公路、桥梁施工照片、录像带。
⑤与其他载体档案有密切联系的，以及其他有保存价值的照片、录像带。
2、归档的基本要求
①底片、照片说明要齐全，字迹工整。
②底片与照片和影像要相符。
③文字说明的成分主要包括事由、时间、地点人物、背景、摄像等六要素要填写齐全。
3、保管和利用
①声像档案是特殊的载体材料，要比其他档案更应注意保管，要保存在温度14-24℃，相对湿度40-60%的库房内，为了避免磁带磁化，要使用防磁柜，长期保存的磁带，每季度要倒放一次。
②珍贵的照片、录像带、录音带要复印一套备用。底片要注意防潮。
③档案人员应做好声像档案保管和提供利用。

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)