采购订单管理规范.doc

采购订单管理规范文件编号版 次试用版页 码第 5 页，共 5 页1. 目的规范采购管理工作，加强采购过程控制，强化供应商管理，确保适时、适价、适量地供应公司生产所需物料。2. 适用范围适用于公司生产物料的采购过程控制、对账发票管理以及新开发厂商和合格供应商定期或不定期的评估选择等。3. 职责3.1 采购文员：负责采购订单的下达，物料的催货，异常的追踪，订单对账、请款和发票的催缴以及协助进行供应商的评估等。3.2 采购专员：负责物料价格的谈判、定价，选择合格的供应商，物料异常的处理、追踪及异常信息的传递，对账单、请款单的初审，物料采购成本的控制分析以及合作供应商关系的协调等。3.3 供应管理员：根据物料供应商需求预测分析，为采购专员提供经评估合格的供应商供其选择，供应商的定期或不定期评估结果的制定和传达，跟进新物料或新供应商的打样情况。3.4 计划组主管：对物料采购订单的审核，协调物料异常情况的处理和跟踪处理结果，审核供应商的考评和选取，完善物料采购管理。3.5 生产部经理：负责采购对账单和请款单的批准，物料采购成本控制的审核，供应商合作关系的协调，以及跨部门之间异常的协调。4. 采购订单管理流程（见附件）5. 采购订单管理内容5.1供应商选用规定 5.1.1采购专员根据订单要求和供应商管理员提供的供应商评估报告，合理选择合作厂商并进行价格确认。5.1.2采购专员必需选择经供应商管理评估合格的供应商或经生产部经理核准的选用供应商作为订单下单的对象，未经评估合格的供应商暂时不做考虑（特殊物料的供应商除外）。5.1.3合作供应商在未经评估合格（特殊物料除外）的情况下选用的，造成的异常损失由下单人员负责并记录个人考评。 5.1.4采购订单的供应商选择和价格评定需由计划组主管审核，生产部经理批准后才能下单达给合作供应商。未经供应商选用审核或批准而下达的采购订单，其造成的责任由下单人员负责，并记录个人考评。5.2价格管理规定5.2.1采购专员依物料规格、交期、品质要求及其它交易条件, 选择适当的供应商, 作询价、比价、议价作业。5.2.2采购专员合理选择供应商之后，根据其收集的市场信息跟供应商进行价格谈判（老供应商的物料进行价格确认）并确认物料订价。比价作业：在询价作业完成后需有两家以上供应商提供价格做比较, 并考虑品质、成本、交期等符合本公司需求的供应商, 若客户指定要求或独有技术等特殊案件可不作比较范围。议价作业：合格供应商只有独家时则依供应商提供之价格, 比照以往采购记录及平时收集的价格信息, 由采购专员与供应商议价。5.2.3采购文员根据采购专员和供应商最终确认的价格列入采购订单，并将采购订单交由计划组主管审核及生产部经理批准。未经采购价格审核和批准的采购订单不能下达给供应商，由此造成的损失由下单人员负责。5.3下单管理规定 5.3.1采购专员在接到生管员的物料采购需求之后，及时核实订单所要求的资料文件和供应商的工艺技术文件是否准确和齐全。并由采购文员整理归档，作为订单下达的资料准备。采购专员对资料不全或有错误的订单需及时协调业务员或研发组主管进行确认，未经确认前需及时传达信息给生管员和物控员进行订单调整。5.3.2采购专员根据供应商管理员提供的以及备用合格新供应商名单，合理选择物料供应商，并依据价格管理规定对供应商进行价格确认。5.3.3采购文员根据采购专员提供的物料供应商和确认的价格及时编制采购订单，并由计划组主管审核和生产部经理批准后交由采购专员盖章并下达给供应商。采购文员需确认订单是否下达到供应商，需追踪供应商的订单回传并存档。5.3.4未经确认的采购订单不得下达给供应商，由此而造成的损失由下单人员负责。5.4催单管理规定5.4.1采购文员需根据采购计划的要求，及时跟进供应商的生产加工情况和供货期安排，对供应商反映的异常信息及时告知采购专员。5.4.2采购专员及时协调并确认供应商异常情况，并将异常信息反馈给物控员和生管员进行处理。5.4.3采购专员对供应商由于异常情况而不能及时交货的信息及时告知计划组主管，计划组主管安排供应商管理员对供应商进行现场调查并确认异常状况。5.4.4生管员根据信息及时和业务员协调订单货期安排，并将协调结果告知计划组主管。5.4.5计划组主管将综合协调结果告知生产部经理，协调未果的由生产部经理组织各部门进行处理。5.5采购物料到料管理规定 5.5.1采购文员根据物料管理员交来的送货单，及时核实送货单、实物和采购订单的要求是否相符，核实无误的及时收货入账，有异常的及时按5.6进行处理。 5.5.2采购专员及时核实物料到料异常处理情况，货期需延迟的及时和生管员、物控员协调处理方案并和供应商确定最终送货期。当物料无法按时到料时（或延期时），需及时填写（需分析物料异常原因和填写处理意见）交计划组主管审核后，通知生管员和物控员及时调整计划。 5.6采购物料来料异常管理规定 5.6.1数量不符：当到料数量不符和采购要求的，采购文员应及时通知供应商补货并确认最终送货期，并将协商结果及时通知物控员。5.6.2质量异常：当货品与订单不符、产品质量异常时，采购专员应根据物料管理员提供的异常报告（经工程组判定）和供应商协调处理异常，并确认最终到货期。采购文员需根据采购专员和供应商协商的处理方案和确认的重新到货期，及时将异常信息告知物控员和生管员。5.7请款对帐管理规定5.7.1对帐：月底采购文员整理送货单、进仓单、退货单、出仓单（异常单）与厂商对帐，对帐单双方签字确认后，采购文员填写请款单交与生产部经理签字确认。签字完成后采购文员交送货单、进仓单、退货单、出仓单（异常单）交与财务作帐。5.7.2发票：供应商统一交发票到采购文员处，在付款月份15号前由采购文员交于总账会计。5.7.3预付款：个别物料采购文员可以根据需要申请预付，需填写请款单和请购单，交生产部经理确认后交总账会计。5.7.4现金：一些需要现付的物料，由采购专员预付物料货款，之后由采购文员填写请款单并由预付款项的人员证明后交由生产部经理审核后交总账会计。6. 附属文件无7. 相关文件供应商质量管理体系评估表供应商生产能力和货期评估表供应商综合评估表8. 上级文件无合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责编制姚列辉审核批准