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新形势下事业单位档案管理规范化标准化的途径分析

陈爽
摘要：受各类因素的不同影响，现时期事业单位中的档案管理工作中存在很多不足之处，对事业单位的正常发展产生了不同程度的影响。如此便需对新形势下的事业单位发展具体情况进行全方面的分析，促进档案管理工作能够朝着规范化标准化不断发展，以此为事来单位的发展提供帮助。
关键词：事业单位 档案管理 规范化 标准化 途径
事业单位中的档案主要记录的是本单位的发展过程，是事业单位开展工作的参考依据和执行标准，所以档案管理工作是否具备规范化，与事业单位所有工作的实施和执行有直接性的关系。规范化标准化的档案管理是事业单位开展和执行各项工作的重要前提，其可以有效确保档案管理的高效、高质性，使事业单位各项工作向着精细化发展，由此减少决策失误率。
一、事业单位档案管理规范化标准化的重要性
档案管理是事业单位管理工作中非常重要的一项管理内容，不仅是对工作人员个人信息记录进行管理，而且是单位整体管理水平的体现。新形势下，规范化标准化的档案管理工作现已成了权衡事业单位管理水平主要标志中的一部分，档案管理效果的好与坏会对事业单位的领导管理水平产生影响，同时还会对单位整体运行及发展产生直接影响。因此，推进事业单位档案管理的规范化和标准化进程，可以有效提高相关工作人员对档案管理的高度认识，规范档案管理工作流程，从而提高档案管理工作水平，促进事业单位快速有效运行及发展。在当今社会发展新形势下，探究出一种高效并且适合的档案管理模式，会给事业单位引入新竞争力，促进事业单位的高效发展，不仅对于事业单位未来发展具有非常重要的作用和意义，而且对社会及经济的发展起到一定促进性作用。档案管理当中主要包括单位发展的战略计划，关系单位历程中的各项成绩，在此当中的工作人员履历信息对于单位以后的发展更是非常重要的资料信息，可以为单位以后发展和管理提供参考依据，促进规范化标准化档案管理工作的实现，是推动事业单位获得发展的主要途径。
二、新形势下事业单位档案管理中的问题
对我国现时期的档案管理工作实际情况进行深入分析，可以看出尽管新形势下事业单位对档案管理工作加强了重视，同时也对其创新实施了相应的探究，但事业单位中的档案管理在实际工作中仍存在很多不足之处，对档案管理规范化标准化的实现产生了阻碍。
（一）相关人员对档案管理重视度不足
档案属于我国非常珍贵的历史性文化资源，在事业单位中，档案管理对于其单位的发展和各项工作的实施具有非常重要的效用，档案管理工作的规范化科学化的实现，可以为人事管理工作的高效实施奠定基础，可以为人事调配提供决策性的参考，在此基础上做出合理决策，使人事管理工作更加高效和高质，使事业单位可以更加稳固的不断发展。在此过程中，如果想最大程度的发挥出事业单位内档案管理的最大效能，首先需对事业单位内的档案管理工作实施规范化。然而从现时期的实际情况来分析，部分事业单位其对于内部的档案管理规范化标准化重视度并不高，对于本单位的档案管理工作并没有给予太多的精力与人力及物力的支持，如此造成事业单位档案管理较混乱，使档案管理工作效率明显降低，对于事业单位的发展形成较严重的负面影响。
（二）没有供档案管理的规范化制度
事业单位内档案管理工作的规范化实现，首先需要建立健全的管理制度，然而从现时期的实际情况可以看出，很多事业单位都没有构建针对档案管理规范化的相关制度，档案管理制度的不完善导致事业单位在实施档案管理规范化标准化期间会造成诸如档案遗失、查找困难等管理规范化不足的问题，如此一定会对管理效果和质量产生影响，在此情况下，会阻碍事业单位中档案管理工作的正常实施和发展，从而给单位整体发展带来负面影响。尽管档案管理制度的构建属于事业单位整体制度构建中的主要内容，然而多数事业单位却未把档案管理工作融入进事业单位平时工作的各个方面，使得各部门间缺乏协调性。除此之外，很多事业单位其在构建档案管理规范化和标准化制度上所实施的力度并不强烈，制度的构建并未真正落实到位，只做表面工作而已。
（三）電子档案的实施条件不足
从具体情况来分析，很多事业单位中档案管理的信息程度较低，档案管理硬件与软件条件都没有跟上时代发展步伐，供档案管理工作使用的设备并未做到及时更新和升级，为此无法实现信息化时代下电子档案管理的具体要求，使档案管理效果受到严重影响。因为缺少供电子档案管理使用的硬件和软件设备，造成电子文件形式的档案管理较混乱，使档案管理不具备规范性。除此之外，事业单位档案管理过程中，对于信息化的应用还有待提高，现时期还没有依据事业单位档案管理工作的具体要求来构建系统完善的管理体系，为此使得事业单位档案管理的工作成效非常低，对信息的收集与整理工作做得不到位，这些因素的存在一定会对档案管理效果产生不同程度的影响。除此之外，负责事业单位档案管理的工作人员自身素质及业务能力都较薄弱，缺少积极服务意识，没有固定时间的对人员进行档案管理相关知识的培训和教育学习，使得档案管理工作没能跟上时代步伐，为此对于档案资源的充分利用形成阻碍性影响。因此事业单位需结合档案管理实际情况，探寻出促进档案管理工作规范化标准化的合理途径。为事业单位中的档案资源能够获得充分利用奠定基础。
三、新形势下事业单位档案管理规范化标准化途径
（一）加强宣传提高认识
事业单位中的档案管理规范化标准化的实现是确保档案管理效果的主要途径。如想尽早达成档案管理工作的规范化和标准化，加强事业单位本身规范化意识是非常关键的。因此新形势下，在追求档案管理工作规范化和标准化的过程中，需通过大量宣传教育来让相关单位中的档案管理工作人员与相关单位的工作人员可以充分认识档案管理重要性，及事业单位对于档案管理规范化和标准化的需求。如此在大力宣传下，事业单位相关人员就会对档案管理重要性提高重视，档案管理的相关工作人员还可以从不同层面探究档案管理的规范化和标准化，促进事业单位档案管理工作的规范化和标准化进程可以良性有序进行;除此之外，事业单位本部门内的工作人员同样也需积极协调档案管理工作的有效实施，对档案信息的搜集与整理工作需不断加强，如此会让事业单位内的档案管理工作规范化标准化早日实现，促进事业单位中的档案资源能够得到高效利用。
（二）建立健全的档案管理机制确定工作职现
合理性的制度是确保所有工作有序实施的前提因素，所以档案管理的规范化与标准也是如此。因此事业单位的档案管理需对档案管理机制实施合理的优化和改进，从组织保障、工作要求、工作内容、部门写作、岗位职责的划分等多个方面来进行全方位的整合优化和调整。确切的说，事业单位需以档案管理实际情况为基础，对档案管理工作相关制度进行全面的优化和改进。除此之外，事业单位本身在进行档案管理工作时，还需明确档案管理工作人员职责，通过合理调配和分工来提升档案管理工作整体效率，由此在档案管理机制与制度引导下，使档案管理方式实现系统化，保证档案管理工作人员本身优势可以得到最大程度的发挥和展现，提高档案管理成效和质量。而且，作为事业单位还需经常组织开展档案管理工作规范化标准化的相关会议，经过内部商议统一制定出规范化标准化的有关档案管理的相关机制，对于各职能部门其自身义务和职责，来确定制度具体规定由此保证各部门都可以积极的同档案管理部门进行有效合作共同为事业单位的发展一同努力，保证档案信息收集精准性和使用的方便性及查找借阅安全性。如此可以保证档案管理中的各项工作都能充分高效实现，为档案管理规范化和标准化达成创设条件。
（三）大量应用信息技术，实现档案管理信息化
互联网时代下，信息化现已是档案管理发展的重要方向。由于信息化管理所具有的突出特点就是其规范化、标准化和方便快捷性，所以在此情况下，事业单位便需对档案管理实现信息化加强力度，依据信息化构建中的具体要求来实现档案管理的规范化标准化。也就是说，为了能够高效达到档案管理的信息化要求，一定要结合档案管理的流程来构建系统性的规范和标准档案管理组织在实施相应操作的时候，都可以结合有关规范和标准来实施操作，在统一操作模式和规范处理体系前提下，促使档案资料处理能够及时达到信息化标准，最终完成档案信息的统一管理，提高档案管理工作效率和工作质量。
（四）管理人员自身素质及能力的提升
事业单位需清楚档案管理人员本身能力和素养与档案管理工作效率及质量有很大的关联性。所以，需固定时间的组织档案管理的相关人员加强培训，由此可以在培训期间将规范流程及档案管理的相应知识，传教给档案管理工作人员，防止因素养和专业能力方面的欠缺而造成管理混乱，经常进行培训可以强化管理人员责任意识，由此对档案管理工作重要性提高认识。同时在进行档案整合与分类的时候一定的仔细、认真，由此实现档案信息资料的规范化和精细化，不断提升档案管理工作人员的工作水平及职业素养。此外，还需重视加强引导档案管理人员熟练的操控电脑和网络技术，大量使用现代先进技术来实施档案管理，这对于提升档案信息整理效率及高效完成工作非常有利，通过高技术的应用会让管理人员更为合格的完成本职工作。
四、结语
總体来说，事业单位中的档案管理实现规范化和标准化并不是一蹴即成的一项工作，其需要长期不懈努力才可以达成的，在此过程中需紧密结合事业单位的实际发展需求和档案管理发展来实施合理的优化和改进，如此才可以高效提高档案管理工作成效和质量。在此情况下，事业单位需对档案管理工作的规范化和标准化重要性加强认识，同时对现时期档案管理中存在的各类不足进行细致的分析和研究，利用对内部规范化标准化管理加强认识和对档案进行标准化重构，及构建完善的管理机制，并同时利用信息化技术促使档案管理工作规范化标准化，由此使档案管理的规范化和标准化能够得到有效实现，并促进事业单位的大力发展。

-全文完-