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5、得煤捶撼非帆蜕乓欧特晕抗仕拂钙姿弓雄扣玛对买赴衬护菇卷崔状揉部诅冷迂弱钓哮缆把残卷杀垛慈鞍砂半田七孪幌文涌 JinShi 文件编号 Q/JS 101 受控状态 文件版本 第 A 版 受控 实施日期 2010年04月01日 工作手册 编 制： 姚洪海 审 核： 郑有强 批 准： 柳玉柱 发放编号： 桐庐金狮涂料企业 地址：浙江省桐庐县横村镇仓里村 邮编：
6、310000 电话：0571-64696028 传真：0571-64696378 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600 工作手册 第 A 版 第0次修改 目 录 第1页 共1页 序 号 文 件 编 号 文 件 名 称 1 Q/JS 3600 目录 2 Q/JS 3600-01 工作手册颁布令 3 Q/JS 3600-02 组织机构图 4 Q/JS 3600-03 工艺流程图 5 Q/JS 3600-04 质量方针、质量目标 6 Q/JS 3600-05
7、 任命书 7 Q/JS 3601-01 质量管理制度 8 Q/JS 3601-02 质量奖惩条例 9 Q/JS 3602 检验管理制度 10 Q/JS 3602-01 原材料和辅助材料进货检验制度 11 Q/JS 3602-02 半成品、成品检验制度 12 Q/JS 3602-03 工序检验制度 13 Q/JS 3603 文件管理制度 14 Q/JS 3604 记录管理制度 15 Q/JS 3605 员工培训管理制度 16 Q/JS 3606 采购管理制度 17 Q/JS 3607 工艺管理制度 18 Q/JS 3608
8、 工艺管理考核制度 19 Q/JS 3609 不合格品管理制度 20 Q/JS 3610 检测计量设备管理制度 21 Q/JS 3611 生产设备管理制度 22 Q/JS 3612 搬运、包装、防护和交付管理制度 23 Q/JS 3613 仓库及物料存放管理制度 24 Q/JS 3614 文明安全生产管理制度 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-01 工作手册 第 A 版 第0次修改 工作手册颁布令 第1页 共1页 桐庐金狮涂料企业《工作手册》是遵照指令，依据建筑外窗产品生产许可证换（发）证实施细则的要求，并结合本企业
9、的质量管理和经营管理实际情况编写而成的。该手册适用于本企业铝合金系列产品等的生产及服务的各项质量活动。 本《工作手册》由质量负责人组织编写，并实施审核，企业长批准。 本手册阐述了企业的质量方针、质量目标和对质量的承诺。在企业长批准生效后，即成为企业内的质量管理体系的法规性文件，是指导企业建立并实施质量管理体系的纲领和各项质量活动的准则。 本手册现予以颁发，要求企业全体员工必须认真遵照执行。 《工作手册》现行版本： A/0 现行版本实施日期： 2008年10月30日 手册拟制：姚洪海 日期：2008.10.10 审 核：
10、郑有强 日期：2008.10.20 批 准：柳玉柱 日期：2008.10.30 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-02 工作手册 第 A 版 第0次修改 组织机构图 第1页 共1页 厂 长 质量负责人 公 室 质 量 安 全部 生产技术 部 供 销 部 办 公 室 质 量 管理 质 量 检验 计 量管理 安全 生
11、产管理 环境管理 设 备管理 生产管理 技 术 管理 信息反馈 材料采购 服务 控制 人事 培 训 文件管理 生产车间 仓库管理 质 检 部 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-03 工作手册 第 A 版 第0次修改 工艺流程图 第1页 共1页 1油漆生产工艺图 溶剂 助剂 助剂 ＊ 检验 包装 调漆 配料搅拌＊ 辅料 树
12、脂 2稀释剂生产工艺流程图 各溶剂 过滤 灌装 配料 助剂 注：加“＊”为关键工序 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-04 工作手册 第 A 版 第0次修改 质量方针和质量目标 第1页 共1页 1质量管理方针： 强化控制、精心生产出精品； 开拓创新、讲究信誉争市场； 规范管理、持续改进得效益； 周到服务、始终如一求满意。 2质量管理目标： 产品检验一次合格率100％； 产品优良率
13、达到88％以上；三年内每年递增0.5﹪； 顾客满意率95%以上；三年内每年递增0.5﹪； 接到顾客投诉24小时予以答复。 3质量管理承诺 企业把产品生产质量看作是企业的生命，为此企业承诺做到： 1) 所有产品生产的质量都满足标准的要求，并达到合同要求； 2) 接到顾客投诉后，在2小时内用电话了解发生状况给予以指导，予以处理，如电话沟通后不能解决的问题，三天内派员到现场了解情况，并落实处理。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-05-1 工作手册 第 A 版 第0次修改 任命书 第1页
14、共1页 一、质量负责人任命书 任命 郑有强 为本企业的质量负责人，其职责是： 1贯彻质量方针，确保按照所选用的标准建立、实施和保持质量管理体系。 2负责工作手册的审核，并组织实施。 3主持内部质量管理工作的展开，向厂长报告质量管理体系运行情况以及业绩和任何改进的需求，以供厂长管理评审，作为质量管理体系改进的基础。 4宣传并贯彻执行有关质量方面的法规、制度。确保员工增强对顾客要求的意识。 5对质量管理体系有关问题提出具体意见，并确定有关人员与外界各方联络。 要求本企业全体员工服从质量负责人的协调安排和管理，确保质量管理体系的有效运作和持续改进。 厂长：
15、日期：2008年10月25日 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-05-2 工作手册 第 A 版 第0次修改 任命书 第1页 共1页 二、检验负责人任命书 任命 郑有强 为本企业质量安全部质量检验员，具有以下质量职责： 1) 努力学习业务知识和质量管理知识，提高业务能力，熟练掌握岗位技能。 2) 熟悉本岗位技术标准和质量作业文件，严格执行操作规程和检验规程，认真做好记录和标识，管好印、证。 3) 严格计量器具、检验设备登记手续、建立台帐档案，做好帐物一致。 4) 做好计量器具、检验设备的计量检定工作。 5) 协助生产工人严格按工艺文件和质量
16、管理制度进行操作，帮助生产工人分析产生质量问题的原因。 6) 对不合格品要负责标识、记录、评价和隔离，并按规定进行处置。 7) 检验工作不受生产进度、行政领导的影响，检验员有权反映质量问题。 厂长： 日期：2008年10月25日 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-06-1 工作手册 第 A 版 第0次修改 部门岗位职责 第1页 共4页 为了确保质量管理体系的有效实施、保持，对企业各部门的职责进行合理分配，职责划分如下： 一、厂长 1贯彻国家有关质量工作政策法规，对企业生产产品质
17、量及营销管理负责。 2作出管理承诺，制定企业质量方针，确保质量目标得到分解，并以文件的形式批准发布，采取有效措施保证各级人员理解质量方针和质量目标，并坚持贯彻执行。 3确定企业内的组织机构和各部门的职责和权限。 4任命质量负责人，并为有效开展工作提供必要条件。 5批准发布工作手册， 对质量管理体系进行策划，以保证体系有效实施并持续改进并实现质量目标。 6以顾客为中心，增强顾客满意为目的，确保顾客的要求予以满足。 7为质量管理体系有效运行提供充分的必要的资源。 二、质量负责人 1贯彻质量方针，确保按照所选用的标准建立、实施和保持质量管理体系。 2负责工作手册的审核，并组织实施。
18、 3主持内部质量管理工作的展开，向厂长报告质量管理体系运行情况以及业绩和任何改进的需求，以供厂长管理评审，作为质量管理体系改进的基础。 4宣传并贯彻执行有关质量方面的法规、制度。确保员工增强对顾客要求的意识。 5对质量管理体系有关问题提出具体意见，并确定有关人员与外界各方联络。 三、办公室 1在质量负责人领导下，负责质量体系具体实施中的组织协调和考核，并协助质量负责人对质量体系文件的编制、修改、控制工作和内部质量体系审核工作。 2负责质量体系文件、资料和记录的归口管理工作。 3负责编制人才培训计划，并组织实施和管理。 4会同质量安全部、生产技术部组织开展工艺纪律的检查。 桐庐
19、金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-06-1 工作手册 第 A 版 第0次修改 部门岗位职责 第2页 共4页 5负责确定为达到产品符合要求所需的基础设施的提供和维护。 四、供销部 1协助厂长分管企业营销工作。 2负责市场调研，及时收集用户意见，向厂长及质量职能部门提供信息； 3负责合同评审，对有效合同的如期履行负责； 4做好产品售前售后服务工作，包括常规服务和对有合同要求的服务； 5了解与识别顾客需求，协调处理顾客投诉，确保与顾客有关的过程得到有效控制。 6组织审核供方质量保证能力，对供方进行评价、选择、建立合格供方档案，为生产采购符合质量标准的原材
20、料。 7负责做好原材料及成品的搬运、贮存、防护和交付控制。 五、生产技术部 1组织产前准备和产销衔接，合理安排作业计划。 2组织协调有关部门控制生产过程产品质量。 3负责过程产品的标识和可追溯性的归口管理工作。 4负责编制材料采购单，并将其传达给供销部进行采购。 5负责编制生产计划及生产任务单。 6根据生产任务编制计算书、绘制施工配方等。 六、质量安全部 1组织贯彻实施国家有关产品质量工作方针、政策、法规，执行企业质量管理规定。 2制定完善企业产品质量检验制度，并贯彻实施。 3指导质检员、计量员的工作，并组织实施计量、检测等管理工作。 4负责向有关领导及相关部门及时传
21、送产品质量信息和对不合格产品评审的归口管理，在发生重大质量事故时，及时报告厂长。 5组织实施原材料、半成品及成品的质量检验工作，严格执行质量标准。 6负责对产品实现所需的工作环境加以控制实施。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-06-1 工作手册 第 A 版 第0次修改 部门岗位职责 第3页 共4页 7负责收集和分析与质量有关的数据，以证实质量管理体系的适宜性和有效性，并确定改进其有效性的时机和措施。 七、生产车间主任 1配合质量安全部、生产技术部策划生产过程和工艺流程，确定关键和特殊工序。 2督促生产车间操作工人执行工艺纪律，组织文明生产。 3按
22、生产计划、过程文件组织生产，完成各项生产指标和质量指标。 4明确培训需求，提出本部门培训计划。 5负责生产车间一般不合格品的评价和处置。 6做好生产车间的生产和质量统计工作。 八、质检员 1严格执行产品质量检测制度，防止不合格品入库使用。 2质检员按照相关部门提供的外购、外协、自制零部件及成品的检验和试验技术文件和依据，进行逐个或抽样检验。 3质检员对不合格品应及时进行标识，按《不合格品控制程序》执行。 4质检员必须对检验过程和结果作好详细记录并保存。 九、操作员 1遵守工艺纪律，做到按配方、按标准、按工艺，“三按”要求加工制作。 2认真做好自检工作，每道工序加工完后检验
23、合格方可转入下道工序，并在标识卡上签名记录。 3正确使用各种监测设备并妥善保管。 4出现不合格品时，及时向班组长或质检人员报告，以便及时处置。 十、财务部 1负责企业的财务核算和财务管理； 2进行应收、应付账款的管理； 3根据质量考核制度，实施奖罚管理； 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-06-1 工作手册 第 A 版 第0次修改 部门岗位职责 第4页 共4页 4负责生产产品涉及的各项统计工作。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-06
24、2 工作手册 第 A 版 第0次修改 各工种岗位质量责任制 第1页 共1页 一、各工种岗位共性责任 1.明确本岗位在生产过程中的地位和重要性，树立高度的责任感和全局观念，服从统一调度。 2.努力钻研业务技术，积极参加各种质量管理培训，正确对待考核，不断提高业务水平。 3.遵守企业经企业规，严守工作岗位，不离岗，不串岗。 4.上班操作前必须穿戴好防护用品和防护用具。 5.熟悉设备性能及保养操作方法，遵守安全操作规程，管好设备。 6.认真保养设备，保持设备及周围场地整洁，搞好文明生产。 7.不讨价还价，积极完成领导交待的、有利于生产的其他任务。 二、领发料岗位质量职
25、责 1.按计划领发料，按指定地点堆放整齐，认真核对规格、质量、数量。 2.领发料前先看领料单中的数量、产品名称，如发现疑问，及时联系，杜绝盲目领发料。 3.在操作中注意把好原材料质量关，及时剔除有明显缺陷的材料。 4.领发料数量正确，尽量避免超量过多或短缺。合理使用，提高利用率。 5.加强首检、自检、保质保量完成生产任务。 三、配方岗位质量职责 1.熟悉配方认真进行核对，发现疑点，弄清后方可进行工作。 2.严格按照配方及本企业工艺规范，保证有关工序顺利进行。 3.保持配方准确，标注符号准确、清楚，工作一丝不苟。 4.认真复核，及时保质保量提供产品。 四.搅拌岗位质量职责
26、 1.看清配方，搞清规格，做到心中有数。 2.搅拌工作严格按照工程批量，整理好每批半成品。 3.先急后缓，合理调配，统筹安排，保证按规格时间完成任务。 4.正确无误安排每班工作，作业牌上标明的产品名称，规格、型号、数量，做到标记正确，字迹清晰。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3600-06-2 工作手册 第 A 版 第0次修改 各工种岗位质量责任制 第1页 共1页 5.做好计量工作，对缺料、余料及时处理，不拖后腿。 6.下班前清理场地，交接清楚，堆放整齐。 桐庐金狮
27、涂料企业 文件编号 Q/JS 3601-01 工作手册 第 A 版 第0次修改 质量管理制度 第1页 共1页 为确保企业产品质量，树立企业形象，提高产品档次，针对产品特点，企业进行质量管理： 1采购员和检验人员，严格按照《检验规程》和《不合格品管理制度》，对不合格的原材料必须单独放置，并及时与供方联系调换。 2对进库材料，合理堆放。仓库必须干净整洁，并做好防潮、防尘等措施，以避免因材料损耗而引起的质量问题。 3质量安全部整理和完善企业产品图集和工艺规程，按照《工序检验制度》对车间各工序进行监督检验。 4生产技术部对客户要求的特殊产品或市场上新产品，做好配方设计工作，要
28、求配方正确清晰、技术要求明确，对产品的相关性能等实用性能进行分析。 5供销部应做好信息反馈工作，对市场上出现新品种或客户提出的其它质量要求，及时向生产技术部反映相关信息，并做好市场调查工作，以便于企业开展相应的技术质量改进工作。 6供销部和质量安全部、生产技术部、生产技术部应相互配合、协调，工作主动积极，处理问题迅速及时，并做好产品的使用介绍和售后服务工作，对客户提出的质量问题，能给以满意答复。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3601-02 工作手册 第 A 版 第0次修改 质量奖惩条例 第1页 共1页 1原料采购，质量不好，徇情
29、进货，经鉴定不能使用，造成经济损失，由采购当事人赔偿全部经济损失并扣50元/次。 2购进的原料质量与样品差异很大，不能使用的，扣采购当事人50元/次。 3只看原料表面，不用正常程序辨别原料，造成经济损失的，按经济损失金额25元/次~50元/次。 4原料进仓，保管员没有及时按规定摆放原料的造成经济损失的，扣管理员25元/次。 5成品保管员接收成品，没有严格验收，致使不合格品和包装合格证错误的成品出企业，每次扣50元。 6生产工人违反操作规程，对设备造成损坏的，赔偿损坏件，并对其进行罚款25元/次。 7生产工人违反操作规程，产品质量达不到要求，经劝阻无效而继续生产，视情节轻重，按损失价
30、值的10％~20％比例进行罚款。 8生产工人要严格按工艺按标准进行生产，不按工艺按标准进行生产，扣25元/次。 9生产工人在生产过程中，如有新的发明和建议，使用后对提高产品质量有显著效果的，企业对该员工嘉奖25元/次~50元/次。 10生产员工所生产的产品按抽检的合格率高低进行奖惩，厂长根据合格率高低决定奖励或罚款25元/次~50元/次。 11检验人员，认真做好本职工作，及时对产品进行检验，漏检一次扣50元。 12在生产过程中，由于责任性强，工作认真负责，及时发现和消除本人或他人质量事故苗子，避免构成质量事故者，嘉奖25元/次~100元/次。 13仓库保管员严格保管进仓货物。如发现
31、货物丢失，按丢失的20%罚款。 14 对车间负责人按《质量管理考核表》要求对其进行考核。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3602-01 工作手册 第 A 版 第0次修改 原材料和辅助材料进货检验制度 第1页 共1页 一、原材料、辅助材料采购必须选择质量好、价格合理、服务优的产品。 二、采购人员办理材料、配件入库时，必须经检验员验收合格，方可入库。 三、检验员对入库产品，首先检查手续是否完备齐全，有无生产合格证，对关键材料，采购者要出示检验报告或测试报告，明确产地，物理性能等资料，否则检验员有权拒绝验收。 四、对入企业原材料、辅助材料，检验员根据检
32、验规程规定，进行检验和试验及对原材料、辅助材料外观检查，确定符合检验规程规定，签署意见，方可入库，投入生产。 五、对原材料、辅助材料：按照检验规程要求进行检验，检验不符质量要求，检验员有权停止验收入库。 六、仓库保管员必须按企业规定、入库管理办法，在检验员配合下，做好库房管理工作。 七、进货检验采取随机抽样检验，抽查数量不得少于检验规程规定数量。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3602-02 工作手册 第 A 版 第0次修改 半成品、成品检验制度 第1页 共2页 1半成品检验 1.1操作者自检。
33、1.2本班组用上、下道工序互检。 1.3质量网络人员的定期抽检。 1.4专职检验员检验。 2成品检验 2.1检验方法、范围 2.1.1成品质量检验严格检验规程逐项进行检验和评定。 2.1.2检验员必须熟练、准确地使用检测工具，对产品进行认真地检验，并准确地把报出读数，作出合格或不合格的准确判断。 2.1.3半成品、成品检验采取随机抽样检验，抽查数量不得少于检验规程的规定。 2.1.4对于关键工序，必须严格把关，认真检验。 2.1.5对检验合格的成品，及时挂好合格证和检验员标记。 2.1.6确认成品合格出企业前，批准产品加盖合格证章，并给用户发放合格证书。 2.1.7车间要
34、做好工序质量管理点的检查、督促、验证和提高工序能力的工作。 2.1.8车间由车间主任负责车间工序质量管理点的正常管理工作时间，每月五日前将上月有关数据资料审核后归档备查。车间主任负责对收集的数据分析后，报生产技术部。 2.2考查办法 2.2.1车间自查 2.2.2生产技术部等抽查 3对质量安全部的要求 3.1具体工作 3.1.1检验员要检验，督促操作者执行工艺规程与作业指导书以及工艺管理制度，对违章操作人员要立即劝阻，不听劝阻时，要按级迅速上报。 3.1.2检验员要协助操作者及时发现影响质量特性的不稳定因素，并协助解决。 3.1.3检验员要熟悉本职范围的工序质量管理点及其控
35、制方法。 3.1.4检验员工序质量管理中，要按规定认真测量，准确记数，不得弄虚作假，做到五会（会点图式记数、会分析、会处理、会运用）。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3602-02 工作手册 第 A 版 第0次修改 半成品、成品检验制度 第2页 共2页 3.1.5检验员要严格按检验规程规定执行。 4注意事项 4.1对不合格产品作出采取返工或报废的处理意见。 4.2返工后的产品须经认真、及时的复检，同时作出处理结论意见。 4.3成品检验时，必须做好原始记录，要求数据准确、齐全、字迹清晰，严格评定原则。 4.4根据检查出的质量问题，召开分析会议，并根据产生问
36、题的主要原因，加以控制。 4.5凡加工合格的半成品要求入半成品库，也要办入库手续，以便入库半成品的统一管理。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3602-03 工作手册 第 A 版 第0次修改 工序检验制度 第1页 共1页 为提高企业产品质量，加强工艺监督管理，防患于未然，特设工序检验，其内容主要有： 一、质量抽查人员经常对关键工序的半成品、原材料使用情况作检查，防止出现误用、次品混用等现象，抽查数量不得少于检验规程的规定。 二、检查岗位职工有否违反工艺管理规定，不按操作规程进行，不按生产技术部要
37、求的图形样式做。 三、检查设备使用情况，有否影响正常产品质量。 四、用目测或其它工具类仔细抽查关键工序出来的半成品、成品，是否达到要求。 五、协助生产工人解决实际生产中出现的问题，降低质量误差。 六、在抽查中发现疵点，应对前面已做出的产品也一并检查，防止造成更大的损失。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3603 工作手册 第 A 版 第0次修改 文件管理制度 第1页 共5页 1 目的 使与企业的质量体系有关的文件处于受控状态，防止丢失、误传，确保各场所使用的文件均为有效的文件。 2 适用范
38、围 适用于企业所有质量体系文件的控制和管理。 3 职责 3.1 办公室负责文件和资料的收发、编目、报审、用印、立卷和处理，及本部门使用文件的管理。 3.2 办公室负责文件的归档、借阅和销毁。 3.3 生产技术部负责企业内部技术文件和资料的编写与修订。 3.4 质量安全部负责产品质量文件和资料的编写和修订。 3.5 办公室负责于质量活动有关的技术文件和产品质量检验记录和相关资料的控制和管理； 3.6 厂长负责管理制度的批准。 4 工作程序 4.1 文件的分类、编目 4.1.1 文件的分类： A) 管理制度和岗位职责； B) 与质量活动有关的质检、工艺、技术文件和
39、资料（包括内部文件和外部文件）； C) 其他管理性的文件和资料（国家的法规、规范、标准等文件）。 4.1.2 文件分为受控和非受控两种： 受控文件为用于质量体系运行的所有相关文件，加盖“受控”印章，并注明分发号。受控文件以发放号管理，并进行跟踪控制。 非受控文件为企业用于对外宣传，私人使用的参考文件，加盖“非受控”印章，以作标识。非受控文件和资料只进行登记，不再追踪。 4.1.3 文件标识： 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3603 工作手册 第 A 版 第0次修改 文件管理制度 第2页 共5页 管理制度以文件编号、版本号及“受控”印章标识，其它文件和资料采
40、用文件编号标识；国家标准、行业标准以原标准号标识；作废文件以“作废”印章标识，作为资料保留的作废文件，还需加盖“保留资料”印章。 4.2 文件的编写和审批 4.2.1 办公室负责编写管理制度和各部门岗位职责。 4.2.2 技术文件由生产技术部编写，检验规程由质量安全部负责编写，由质量负责人审核厂长批准，并执行。 4.2.3 内部文件的编制人、审批人应在文件中注明,确保文件是充分与适用的，并在使用时可获得适用文件。 4.3 文件的编码 4.3.1 为保证文件具有标识的唯一性，文件和资料应有唯一性的编码。 4.3.2 根据文件的分类，编码表示方式为： 4.3.2.1《管理
41、手册》的编号为：Q/JS 101 4.3.2.2《程序文件汇编》编号为：Q/JS 201~228 《程序文件汇编》编号为：Q/JS 2□□(□□为顺序号) 4.3.2.3质量管理体系、环境管理体系文件编号为：Q/JS 3□□□ □文件类别号：1：检验类文件； 2：操作类文件； 3：预案类文件； 4：管理类文件 5：安全生产管理文件 6：工作手册 □□为顺序号； 4.3.2.4技术文件编号按企业原规定执行。 4.3.2.5记录编号为：Q/JS □□□-□□ □□□为程序编号； □□顺序号； 4.4 文件的发放 4.4.1 管理文件和
42、其他与质量管理有关的文件由办公室统一负责发放，受控文件的发放需经总 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3603 工作手册 第 A 版 第0次修改 文件管理制度 第3页 共5页 经理批准。 4.4.2文件领用人在《文件发放审批及领用登记表》上填写相应栏目，领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件。每份文件都有不同的分发号，便于追溯。 4.4.3文件破损严重或模糊不清影响使用时，应到发放部门办理更换，交回破损文件， 补发新文件。换发文件应与原文件标识一致。 4.4.4文件丢失时，负责人员应办理申请手续，并在申请中作出相应说明。发放部门应注销原发放号文件，给予新的分发号
43、并作好记录。 4.4.5确保外来文件得到识别,并控制其分发。 4.5 文件的更改 4.5.1 文件需要更改时，由文件更改提出人填写《文件更改申请单》，说明更改原因，对重要性的更改如技术参数等，应附有充分的依据，必要时还应对更改内容进行评审。 4.5.2 文件更改由原审批人进行审核、批准，当原审批人离职时，可由接替其岗位的人员审批。若指定其他部门审核时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。 4.5.3 文件更改有二种方式：杠改（划改）和换页，当文件更改的范围较小并且可以在更改处说明清楚事实时，可用杠改（划改）的方式更改，但更改人必须在文件更改处签名，标注更改日期。当文件更改范
44、围较大，文件更改应采用换页方式进行。 4.5.4 文件更改批准后，应将《文件更改申请单》发到相关部门，并由专人实施更改，文件更改应有更改标记和更改生效时间，如需换发文件时，应按《文件发放审批及领用登记表》的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 4.5.5 确保对文件的更改和现行修改状态得到识别。 4.6 文件的换版与作废 4.6.1 文件更改已达到10次或文件需进行大范围修改时，应进行文件换版。原版本文件作废，换发新版本。 4.6.2 作废的文件由指定文件发放人员按《文件发放审批及领用登记表》上的名单收回并记录，并加盖“作废”印章，填写《文件处理申请单》，经原审批人批准后，统
45、一销毁。 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3603 工作手册 第 A 版 第0次修改 文件管理制度 第4页 共5页 4.7 文件的归档和借阅 4.7.1 需归档的文件由各部门交办公室存档。 4.7.2 文件的借阅 4.7.2.1 已归档的文件，需经技术办公室批准后，办理查阅登记手续，并由填写《文件 借阅记录》。 4.7.2.2 所有文件和资料原件一律不外借。借阅的文件和资料，借阅人不得擅自复制、涂改。 4.7.2.3 合同要求时，应允许顾客查阅相关的文件和资料。 4.7.2.4 各部门确保文件保持清晰,易识别。 4.8外部文件的控制 4.8.1企
46、业直接引用的各类外来文件，由办公室负责保管，由该类文件归口管理部门审批后方可使用，文件的发放参照本制度4.4条款执行。 4.8.2质量安全部应每年一次核查所使用的国家、部颁、行业标准等外来技术文件是否为有效版本，并及时更换过期文件。 4.9文件的管理 4.9.1管理文件经编制审批后，原版文件统一由办公室归档保存。 4.9.2各部门应按类别和编号汇总所管文件，并标识文件的现行修订状态，便于检索和督察文件的有效性。 4.9.3需临时借阅文件的人员，应经归口管理部门负责人批准后方可借出，并按期归还。原版文件一律不得外借。 4.9.4办公室根据管理制度执行情况，适时组织有关人员对现有管理制
47、度进行评审，必要时予以修改。 5 相关文件 记录管理制度 6 记录 Q/JS 201-01 文件发放/回收登记表 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3603 工作手册 第 A 版 第0次修改 文件管理制度 第5页 共5页 Q/JS 201-02 受控文件清单 Q/JS 201-03 文件借阅、复制登记表 Q/JS 201-04 文件更改申请单 Q/JS 201-05 文件销毁申请单 Q/JS 201-06 文件归档记录
48、 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3604 工作手册 第 A 版 第0次修改 记录管理制度 第1页 共2页 1目的 确保记录的正确、齐全、完整、有效，对记录进行控制和管理，为说明产品质量满足规定要求和证实质量体系有效运行提供证据。 2 适用范围 适用于产品形成和质量体系运行过程中各种记录的控制。 3 职责 3.1办公室负责记录表格的统一编号和质量管理记录的归口管理。 3.2 各职能部门负责本部门范围内的记录制订以及记录实施和管理。 4 工作程序 4.1 记录的存在形式、编号 4.1.1 记录的形式，可以是书面的，也可以其他形
49、式，如：硬拷贝、电子媒体等。 4.1.2 记录的编号 4.1.2.1 特殊的记录如购销合同、购入的表单等，采用购入时的编号。 4.1.2.2 本企业自行编制的记录，记录编号为： Q/JS □□□-□□ □□□为程序编号； □□顺序号； 4.2 记录的编制和审定 4.2.1 各部门根据工作所需要，记录表格可自行设计，质量安全部给予编号后登记在册。 4.2.2 记录编号由办公室统一负责。 4.3 记录的填写 4.3.1 记录的填写要内容真实，记录及时、准确。 4.3.2 字迹清晰，不得用铅笔填写。不得粘贴或任意涂改，需要更改的按要求执行。
50、4.3.3 记录者或复核者，均应填写完整姓名，不得只写姓或名。 4.4记录的更改 4.4.1 需更改的记录表格格式按《文件管理制度》执行。 4.4.2 记录中如笔误或计算错误要修改原数据，可在错处划杠，在其上方写更改后的数据，加 桐庐金狮涂料企业 文件编号 Q/JS 3604 工作手册 第 A 版 第0次修改 记录管理制度 第2页 共2页 盖或签上更改人员的签名或盖章及日期。 4.5 记录的保存 4.5.1记录由各职能部门收集、保管，每年年底统一交质量安全部保存。 4.5.2 记录保存应便于检索，按类归档，并做到安全、可靠，以防止损坏、丢失。
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