公司借款和费用报销及审批程序制度样本.doc

总 则1、为严格控制费用支出，加强费用管理，提升企业效益，本着合理、节省标准，依据企业财务管理制度相关要求，制订本制度。2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其它费用等。3、本制度适用对象为企业总监及以下人员，副总裁及以上高层管理人员费用按实报销，无出差补助。备用金借支程序4、各部门人员为确保公务合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额备用金。5、备用金借支程序：借支人填制借支单，按第13条要求权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳依据复核后记账凭证，向借支人支付备用金，同时借支人须在记账凭证上签字。借支元以上大额备用金须提前一天通知财务部。6、管理部门公务较多人员可申请实施定额备用金制度，即可预支确保公务合理需要一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实施定额备用金制度人员须经财务部和总裁认可。7、备用金借支人须在公务完成后5个工作日内到财务部结清备用金，实施定额备用金借支人须每2个月结清一次。借支人必需按要求时限立即结清备用金，前款不清后款不借。每十二个月12月31日前，除12月下旬借支外其它全部个人借支备用金全部必需结清归还，逾期不还，一次或分次从工资中扣回。8、借支单是财务账务处理依据之一，除当日借支当日归还以外，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借支单也不予归还，收据须妥善保管备查。9、备用金是为确保公务需要而设，因私不得借支备用金。费用报销程序10、费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，按第13条要求权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳依据复核后记账凭证向报销人支付报销款或收取归还备用金余款；出纳收取归还备用金余款须向报销人开具收据，借支单不予退回；报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。11、对原始票据要求：、全部票据必需是正当正式发票，除定额票据外，其它票据全部必需是经复写纸一次性套写清楚票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；公务中因个人原因违章罚款单据不予报销；、原始票据粘贴：交通票据等小票据粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。原始票据必需按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不一样类别和不一样金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。、除交通票据外其它票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支用途并署名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务流水号或出口发票号并署名。、不符合上述要求要求报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。12、费用报销后，由财务部记入个人费用登记簿， 按月上报总裁审核。员工费用列入个人销售费用进行成本考评。审批权限13、备用金借支和费用报销审批权限：、备用金借支和费用报销金额在元（不含本数）以下，由部门经理确定，总监或主管副总裁审核，财务部经理复核后，报总裁审批；、备用金借支和费用报销金额在元（含本数）以上，由部门经理确定，总监或主管副总裁审核，财务总监核准后，报总裁审批；、部门经理备用金借支和费用报销由总监或主管副总裁审核确定，按第、款要求权限分别报财务部经理或财务总监审核后，报总裁审批；、总监或副总裁费用报销由财务总监审核后，报总裁审批；、财务总监和总裁、董事长费用报销交叉审批。出差补助标准14、定义：出差是指企业职员受企业主管责任人派遣在企业办公所在地城市以外地域推行公务，并依据本制度要求享受对应标准出差补助、伙食补助和交通补助；在企业办公所在地城市市内推行公务不享受出差补助、伙食补助和交通补助。15、企业职员出差应严格推行报批手续，未经同意不得自行出差，自行出差或因私出差所发生旅差费均由其本人自行负担，企业不予报销。16、企业各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管责任人汇报，对因公出差人员，按对应标准报销出差费用。17、长途出差交通工具乘坐标准级 别 飞 机 火 车 轮 船总 监 一般舱 硬卧及以上 二等舱及以上部门经理 - 硬卧 二等舱主管及以下 - 硬卧 三等舱18、出差补助实施全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）：等级/出差地点 京、津、沪、穗、深圳、珠海、厦门 其它省会城市 通常地级城市 县级城市及以下总 监 住宿标准 300 240 200 160伙食补助 100 80 60 50交通补助 80 60 50 40合 计 480 380 310 250部门经理 住宿标准 240 200 160 120伙食补助 80 60 50 40交通补助 60 50 40 30合 计 380 310 250 190主 管 住宿标准 200 160 120 100伙食补助 60 50 40 30交通补助 50 40 30 20合 计 310 250 190 150通常职员 住宿标准 160 120 100 80伙食补助 50 40 30 20交通补助 40 30 20 10合 计 250 190 150 11019、宾馆或酒店标准：级 别 宾馆或酒店标准 客房标准总 监 四星级 标准客房经 理 三星级 标准客房主管及以下人员 无星级 标准客房除本制度另有要求外，企业其它任何职员不得住标准客房以外各类特色房、一般套房和豪华套房等高标准客房。考虑到全国各地住宿实际情况不一样，为避免因住宿标准制订过低，给住宿带来困难，不利于工作开展，给企业形象带来负面影响及增加个人负担，个人单独出差实际住宿费高于第18条要求包干住宿标准，如住本条上表要求标准及以下客房将被视为合理住宿，许可按实报销；企业职员应尽可能选择低星级宾馆或酒店住宿，以降低开支。20、出差人员住宿费在住宿标准内据实报销，超支部分自理，要求标准内节省部分按60%返还。企业职员出差无住宿发票，按实际住宿天数，每人天天根据包干总额40%给补助。但参与包含住宿、市内交通和生活费用在内会议和由邀请方负担费用会议，不享受任何补助。21、出差人员当日有招待费发票，当日不计算伙食补助；当日有出租车票，当日不计算交通补助。招待费发票日期栏必需填写清楚并说明招待事由，招待费发票未注明日期，一张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补助；出租车票必需注明往返地点及用车事由，出租车票无日期，且出租车票数量超出出差天数2倍及以上，出差期间不予计算交通补助。22、出差人员交通补助、伙食补助天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾；住宿补助按实际住宿天数计算。23、出差人员超标准乘坐交通工具须经总裁签字同意方可报销，并须事先请示；飞机票、软卧火车票、头等舱轮船票须经总裁签字同意方可报销。24、企业职员出差夜间（指晚8时至次日凌晨7时）连续乘坐硬坐火车超出8小时以上，可给夜间乘车补助，补助标准为票价50%。25、长途交通票据假如遗失，须写出书面汇报，且有1人以上同行人员或相关人员签字证实，经部门经理签署意见，报总监或主管副总裁、财务总监、总裁审批后，按票价50%报销。26、企业职员随同主管及以上级人员一同出差，其住宿标准可按主管及以上级人员对应标准实施；企业职员随同副总裁及以上级人员一同出差，标准上不予发放伙食补助和交通补助。27、司机带车出差且当日不能返回，实施天天住宿、生活补助包干，不享受交通补助，标准参见通常职员包干标准。28、企业职员出差途中，经同意可绕道回家探亲，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负，在家期间不享受伙食补助、住宿补助和交通补助。企业职员在私房（家）所在地或父母所在地出差，不享受住宿补助，伙食补助减半发放，交通补助仍按标准发放。29、企业职员在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助，不发住宿补助和交通补助，住院超出1个月停发伙食补助。30、出国人员差旅费报销严格根据财政部、外交部（92）财外字第1100号文件实施。市内公共交通费标准31、市内交通费是指企业职员在企业所在地办理公务所发生交通费（包含公共汽车费和出租车费），企业职员上下班或因私所发生交通费不在此列。32、市内出租车费报销标准：部 门 级 别 每个月限额 营销部门 总 监 400元经 理 300元综合部门 总 监 300元经 理 200元限额以下凭票据实报销，差额不补。33、凡市内办理公务主管及以下人员，通常只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车，事先必需取得部门经理同意。34、全部因公报销出租车费用职员，必需在出租车票后面注明往返地点及用车事由。35、报销市内公共交通费严格限定为办理公务所发生交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发觉将追缴当次报销全部市内公共交通费，第二次发觉将给予通报批评，第三次发觉将移交人力资源部处理。通讯费标准36、通讯费指因公使用通讯工具而发生费用，包含移动电话、寻呼机等。通讯费一律实施凭票限额包干报销制。37、移动电话指入网电话，充值卡不予报销。使用移动电话职员，其裸机购置费及上户费等一律由使用者本人负担。38、通讯费报销标准：部 门 级 别 每个月限额 营销部门 总 监 600元经 理 400元主 管 300元员工 200元综合部门 总 监 500元经 理 300元主 管 200元尤其岗位 200元限额以下凭话费单据实报销，差额不补；享受通讯费补助出差人员中国漫游费按80%据实报销，其当月话费单除中国漫游费外，其它话费按要求标准报销，超支月份不填补不足月份通讯费。综合部门尤其岗位人员须由部门上报，经总裁同意确定。39、享受通讯费报销标准人员必需保持二十四小时（含节假日）通讯通畅。业务招待费标准40、业务招待费是指因工作需要招待用户和相关部门人员而发生费用。41、各部门人员因公接待外单位人员，提议安排工作餐，需要到外面宴请，须事先取得部门经理、总监或主管副总裁同意，不然不予报销。部门需安排接待工作餐，须经部门经理、总监或主管副总裁同意并报行政办公室登记立案 ，记入部门招待费。42、各部门人员因公出差确需应酬，须事前电话请示部门经理、总监或主管副总裁同意，限额接待。43、招待费发票日期栏必需填写清楚并说明招待事由。办公费标准44、办公费是指办公用具、印刷品及其它办公物料等项目标支出。企业办公费统一由行政办公室指定专员进行控制和管理。各部门年初编制预算，按月分解编制，经研究核准后，必需在限额内领取使用，超支不报。45、各部门申请购置办公用具、印刷品时，需注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调整使用，再确定是否购置，报行政总监审批后实施。46、行政办公室负责办公用具领发人员，每个月需填报办公用具、印刷品领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各相关部门。其它费用标准47、误餐补助。企业职员依据企业要求，无偿享受工作午餐，如职员在市内办理公务，因故不能返回享受工作午餐，按工作餐标准给误餐补助，但陪同宴请用户及市外出差人员不享受误餐补助。误餐补助由行政办公室负责发放，企业职员凭领取未使用工作餐券每个月最终一天到行政办公室换取现金，由行政办公室统一到财务部报账。48、礼品费。因工作特殊需要，需赠予相关部门人员或用户礼品，须经总裁同意由行政办公室统一采购，个人不得私自赠予礼品。49、加班费。加班费由人力资源部按国家和企业相关要求办理，月底随同工资一起发放。50、司机出车补助。司机工作时间（9：0017：00）在市区内出车，不计算出车补助；司机工作时间以外加班，视不一样情况分别处理：、加班取件：按实际用车时间，填写加班单，行政办公室统一上报，由人力资源部计入当月工资发放；、接送用户：只负责接送用户，按加班取件措施处理；全程跟车陪同用户，标准上不得随同用户一起用餐和娱乐，司机用餐须自行处理：a、司机自己处理用餐，企业按工作餐标准发放伙食补助，并按实际用车时间（含等候时间）计算加班补助；b、司机随同用户一起用餐未和用户一起娱乐，不计算伙食补助，但按实际用车时间（含等候时间）计算加班补助；c、司机随同用户一起用餐和娱乐，不计算伙食补助，但按实际接送时间（不含等候时间）计算加班补助。、其它情况：按加班取件措施处理。、司机双休日和节假日加班，参考以上要求及国家、企业相关要求办理。其它要求51、主管及以上人员职务以人力资源部正式聘用通知为准，对外使用职务不对内使用，也不享受本制度要求各项对应等级标准报销相关费用。52、休探亲假人员费用报销标准按人力资源部要求实施。53、备用金借支和报销单据审核，财务部随时受理，但报销款领取时间为每七天星期二、四，其它工作日财务部不办理。54、本制度自修订之日起实施。55、本制度由财务部负责解释。