公司行政部档案管理制度样本.doc

行政事务管理制度(一) 总 则第一条 为加强企业行政事务管理，理顺工作步骤，使各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制订本要求。第二条 本要求所指行政事务包含档案管理、印鉴管理、办公环境管理、办公用具管理、库房管理、报刊邮件及快递发货管理、车辆管理等。(二) 档案管理第三条 归档范围：1、企业计划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议统计、决议、决定、委任书、协议、协议、项目方案、通告、通知、各项管理制度文本等含有参考价值文件材料。2、 和书面文件材料对应电子文档。3、企业有价值声像、音像、照片等资料。第四条 档案管理要指定专员负责，明确责任，确保原始资料及单据齐全完整；电子文档要用专门系统保留，整理程序和编号和对应书面文件一致；密级档案必需确保安全。1、 询价内容按产品类别每个月整理归档（注意和企业集成后产品对应），由商务秘书负责；2、 和项目相关报价、标书、图纸及技术资料等按用户分别归档，由项目工程师及商务秘书共同负责。3、 企业财务及纳税文件由财务负责整理归档。4、 除以上内容之外企业制度、人事及劳资、会议统计等行政文件由行政部门负责整理归档。5、 全部企业档案均由行政部门负责管理。第五条 档案借阅和索取：1、总经理借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2、企业其它人员需借阅档案时，要经主管领导同意，并办理借阅手续；3、借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理同意方可摘录和复制，通常内部档案经企业分管领导同意方可摘录和复制。第六条 档案销毁：1、任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料；2、若按要求需要销毁时，凡属密级档案须经总经理同意立案后方可销毁，通常内部档案，须经企业分管领导同意后方可销毁。3、 经同意销毁企业档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专员监督销毁。(三) 印鉴管理第七条 企业印鉴由企业分管领导负责保管。第八条 企业印鉴使用一律填写印鉴使用申请单并由部门主管签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项要求造成后果由直接责任人员负责。第九条 企业全部需要盖印鉴介绍信、说明及对外开出任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。第十条 企业通常不许可开具空白介绍信，证实如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必需经部门主管签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必需向企业汇报其介绍信用途，未使用必需交回。第十一条 盖章后出现意外情况由同意人负责。(四) 办公条件及环境管理第十二条 企业办公用电脑由技术部门指定专员负责日常维护及资料备份。第十三条 企业传真、电话及宽带必需无条件确保通畅，由行政部负责。第十四条 企业办公区域内必需整齐卫生，属个人办公区域自行整理，公共区域由行政部门负责整理。(五) 办公用具管理第十五条 办公用具购发：1、每个月十五日前，各部门责任人将该部门所需要办公用具填报办公物品申请单提交企业行政；2、企业行政指定专员制订每个月办公用具计划及预算；经企业分管领导审批后负责将办公用具购回，依据实际工作需要有计划分发给各个部门。由部门责任人签字领回；3、除正常配给办公用具外，若还需用其它用具须经企业分管领导同意方可领用；4、企业新聘工作人员办公用具，办公室依据部门责任人提供名单和用具清单（办公物品申请单），负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作；5、负责购发办公用具人员要做到办公用具齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支合适、用具保管好；6、负责购发办公用具人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；7、办公室用具管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格根据规章制度办事，不许可非工作人员进入库房。8、福利物品、劳保用具购置和发放由企业行政统一办理。(六) 库房管理第十六条 库房物品存放必需按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。第十七条 采购人员购入物品必需附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检验包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发觉实物和入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知相关责任人。第十八条 物资入库后，应该日填写帐卡。第十九条 严格实施出入库手续，物品出库必需填写出库单，经分管领导同意后方可出库。第二十条 库房物品通常不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理同意，办理外借手续。第二十一条 严格管理帐单资料，全部帐册、帐单要填写整齐、清楚、计算正确，不得随意涂改。第二十二条 库房内严禁吸烟，严禁无关工作人员入内，库内必需配置消防设施，做到防火、防盗、防潮。(七) 报刊邮件及快递发货管理第二十三条 企业行政每十二个月根据企业要求做出订阅报刊计划及预算，负责办理相关订阅手续，并负责日常领取、分类登记及保管。第二十四条 企业行政负责为各部门收发信件。1、私人信件，可由企业行政代办，但费用自理。2、全部公发信件一律不封口，由前台登记，统一封口，负责寄发；3、EMS或各类挂号信件经企业行政登记后方可寄发。第二十五条 收发快递由企业行政负责，私人快递可由企业代办但费用自理。第二十六条 企业行政收发用于项目标物品需要出入库应会同财务办理相关手续。(八) 车辆管理第二十七条 企业车辆由行政部管理，专职司机驾驶。行政部负责统一保管相关证件及保险资料，并负责相关规费缴纳及维修。第二十九条 专职司机应定时检验及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。第三十条 各部门需要使用车辆时，应填写车辆使用申请单，经单位主管核准后交行政部调派。第三十一条 车辆使用申请单应详填事由、人数及装载品名、数量、估计地点等。第三十二条 各单位派车时，应依下列要求办理： (一)车辆为运输企业商品及公务物品专用车辆。(二)车辆不得运载任何和业务无关职员或物品。(三)车辆行前应尤其注意安全检验。(四)车辆行车途中应尤其注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。第三十三条 司机每日填报车辆行驶统计表呈行政部，主管依据车辆使用申请单审核并查对实际里程。如有不符，由司机负担差数里程汽油费。第三十四条 法定假日及休息日或上班时间外车辆使用应呈总经理核准后方可调派。第三十五条 经同意非公用派车，应负担使用里程油资，由申请人于派车翌日连同行车执照、车钥匙一并交回行政部，不然停止其以后使用权。第三十六条 车辆驶回后应停放在企业指定场所，并将车门锁妥。(九) 附则第三十七条 未尽事宜或伴随企业发展有些条款不适应工作需要，各部门可提出修改意见交企业行政审核并提请总经理批复。第三十八条 本要求解释权归企业行政。第三十九条 本要求从公布之日起生效。 上海*科技 12月10日