公司发货管理制度样本.doc

八、企业发货管理要求
第一条 交运期限
1．凡遇下列情况之一者，物料管理应于一日前办妥“成品交运单”，并于一日内交运。
（1）计划产品接获用户“订货通知单”时交货日期。
（2）内销、合作外销订制品，依用户需要日期。
2．直接外销订制品缴库后，配合结关日期交运。
第二条 发货总体要求
1．物料管理部门接到“订货通知单”时，经办人员应依产品规格及订货通知单编号次序列档，内容不明确应即时反应业务部门确定。
2．因用户业务需要，收货人非订购用户或收货地点非其营业所在地，依下列要求办理：
（1）经销商订货、交货地点非其营业所在地，其“订货通知单”应经业务部门主管核签方可办理交运。

（2）收货人非订购用户应有订购用户出具收货指定通知方可办理交运。
（3）物料管理部门接获“订制（货）通知单”方可发货，但有指定交运
日期，依其指定日期交运。
（4）订制品（计划品）在用户需要日期前缴库或“订货通知单”注明“不得提前交运”，物资管理部门若因库位问题需提前交运时，应先联络业务人员转知用户同意，且收到业务部门出货通知后始得提前交运，若是紧急出货时，应由业务部门主管通知物料管理部门主管先给予交运，再补办出货通知手续。
（5）未经办理缴库手续成品不得交运，若需紧急交运时需于交运同时办理缴库手续。
（6）订制品交运前，物料管理部门如接到业务部门暂缓出货通知时，应立即暂缓交运，等收到业务部门出货通知后再办理交运。紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料管理部门主管，但事后仍应立即补办手续。
（7）“成品交运单”填好后，须于“订货通知单”上填注日期，“成品交
运单”编号及数量等以了解交运情况，若已交毕结案则依流水号次序整理归档。
第三条 承运车辆调派和控制
1．物料管理部门应指定人员负责承运车辆和发货人员调派。
2．物料管理部门应于每日下午四时以前备好第二天应交运“成品交运单”，并通知承运企业调派车辆。
3．如承运车辆可能于营业时间外抵达用户交货地址，成品交运前，物料管理科应将预定抵达时间通知业务部门转告用户准备收货。
第四条 内销及直接外销成品交运
1．成品交运时，物料管理部门应依“订制（货）通知单”开立“成品交运单”，由业务部门开立发票，用户联发票查对无误后寄交用户，存根联和未用发票于下月二日前回送会计部门。
2．“订货通知单”上注明有预收款，在开列“成品交运单”时，应在“预收款”栏内注明预收款金额及发票号码，分批交运，其收款以最终一批交货时为标准，但“订货（制）通知单”内有特殊要求者例外。
3．承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“成品交运单”上签章，第一、二联经送业务部门查对后第一联业务部门存，第二联由会计查对入账，第三、四、五联交由承运商于出货前核点无误后始得放行。经用户签收后第三联送交利用户，第四、五联交由承运商送回物料管理部门，把第四联送回业务部门依实际需要寄交指利用户，第五联承运商持回，据以申请运费第六联物料管理部门自存。
第五条 用户自运
1．用户要求自动时，物料管理部门应先联络业务部门确定。
2．成品装载后，承运人于“成品交运单”上签认，依另行要求办理。
第六条 直接外销成品交运
1．物料管理部门应于结关前将成品运抵指定码头或货柜场以降低额外费用（如特验费监视费等）。
2．成品交运时，物料管理部门应依“外销订货通知单”开列“成品交运单”一式六联，第四、五联，交由承运商送码头或货柜场报关行签收后，第四联免送用户仍存于物料管理部门，第五联经报关签收后由承运人持回，据此申请费用。
3．外销发票正联送业务部门收存，存根联和未用发票则于下个月二日前汇总送会计部门。
4．成品需于厂内装柜时应依下列要求办理：
（1）物料管理部门应于接到业务部门领柜通知后，即联络货柜入厂装运。
（2）装柜时应依用户要求装柜方法作业，装毕后货柜应以封条加封。
第七条 成品交运单更正
“成品交运单”因交运内容更改成填单错误需要更正时，依下列要求办理：
1．“内销交运单”更正：
（1）还未交运：开单人员应于原单错误处更正，并加盖更正章，假如难以更正，则将原单各联加盖“本单作废”字样，重开“成品交运单”办理交运。作废“成品交运单”第一联留仓运科，其它各联依序装订成册送会计科查对存档，另开错误发票则加盖“作废”章存于原发票本。
（2）已交运，开单人员应立即开立“交运更正单”内销第一、二、三联送业务部门查对后，第一联业务部门存，第二联送会计，第三联依实际需要转送交利用户，第四联寄送用户，第五、六联存于仓运部门。
（3）如发票已送用户，因错误而需重开者，应将新开发票连同“交运更正单”第四联送业务部门转交用户，并需督促用户取回原开发票。
2．“外销成品交运单”更正：
（1）还未交运：比照本条第一款第一条要求办理。
（2）已交运：经办人员应立即至交运码头或货柜场办理“装箱单”等报关文件更正，并立即开立“交运更正单”，其步骤和发票更正比照第一款要求办理。
（3）“交运更正单”不得作为出厂凭证。
第八条 成品交运单签收回联审核及责任追究
1．审核：物料管理部门收到“成品交运单”签收回联有下列情况者，应即附相关单据送业务部门转用户补签；
（1）未盖“收货章”。
（2）“收货章”模糊不清难以识别，或非企业名称全称。
（3）其它用途章（如公文专用章）充当收货章。
2．责任追究：物料管理部门于每个月10日前就上月份交运签收回联还未收回，应立即追究责任，并依协议要求罚扣运费，同时应于月度前搜集齐全，依序装订成册送会计科查对存查。
第九条 运费审核
1．物料管理部门每个月接获承运企业送回“成品交运单”签收回联”、“运费明细表”及发票存根，应于5日内审核完成，送回会计科整理付款。
2．物料管理部门审核运费时，应检视开单出厂及用户签收等日期，是否有逾期送达或违反协议要求，均依协议要求罚扣运费。
3．若“成品交运单”签收回联有相关条文签收异常者，除依要求办理外，其运费也应暂缓支付。
第十条 成品领用和发票逾月处理
1．物料管理部门收到领用部门开立“成品领用单”经审核无误后，依其请领数量发货。
2．业务部门每个月初时把上月已出货未开立发票用户，订货（制）单、品名规格、数量、交运地点及原因和对策填立于“发票逾月未开列汇总表”一式两份，一份业务部门存，一份送财务部门方便查对。