局档案管理制度样本.doc

档案管理制度一、档案接收制度（一）通常本局在基础建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成、经过办理完成、含有保留价值多种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不一样形式和载体多种历史统计，均应整理归档。（二）接收时间及程序。各业务部门必需根据各类档案归档范围，将含有保留价值材料搜集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人和接收人应在移交目录上签字，各保留一份（移交目录表由档案室提供）。1、科研档案在研究课题结束后，第二年6月底前归档。归档前，应优异行整理、分类（一个课题一套材料，试验统计本应按课题分别统计，不得多课题任务内容记在同一统计本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。2、机关各部门每十二个月三月底前将预立卷文件材料移交档案室。3、基建项目在完工验收后六个月内归档。4、大型仪器设备资料在验收后归档。5、文书档案根据“随办随归”标准，立即或定时归档。6、会计档案按保留两年后，每十二个月三月底前归档。7、声像档案每十二个月三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。8、逝世五年后人事档案每十二个月六月底前移交文书档案保管。9、专利档案由项目责任人每十二个月一月底前归上年度形成专利材料。（三）移交案卷质量必需符合规范，对不符合要求，要限期整理，待符合标准后才接收。1、案卷内文件材料要齐全、完整。2、案卷内文件材料载体和书写材料应符合耐久性要求，必需是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹。二、档案整理制度（一）建立档案联络网，网员为兼职立卷人，负责本单位档案搜集、整理，实施预立卷。（二）档案整理工作必需根据“便于保管、方便利用”标准和要求，必需保持文件之间有机联络，依据其形成特点和规律进行整理。（三）依据相关档案分类标准、规范，结合本单位实际，编制科学档案分类方案。（四）依据文件材料所反应不一样问题，区分不一样保管期限，进行系统整理、合理组卷。（五）案卷封面要采取国家要求标准格式，并按要求填写。（六）案卷质量符合标准。案卷编目要正确，案卷题名要简明，要正确反应卷内文件内容，保管期限划分正确，组卷合理，卷内文件排列系统，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清楚。装订整齐、美观。三、档案统计制度（一）为总结档案工作经验，认识和掌握档案工作基础规律，用数量方法，揭示档案工作发展过程，统计数据以原始统计为依据，做到正确、可靠。 （二）档案统计关键有档案管理基础情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果统计等。统计工作要实事求是，科学地反应情况，严防随意更改。（三）建立健全档案登记、统计制度，统计应立即，数据要正确、可靠，帐物相符。（四）按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁统计工作。（五）按年度做好档案管理机构和人员情况、档案设施情况统计等工作。（六）加强对统计数据利用、定时分析，立即提供给领导及相关部门，为制订计划、总结工作，探索本处档案工作规律提供依据。（七）依据上级主管部门要求，立即、正确地填报相关报表。四、档案保密制度（一）认真落实中国保守秘密法，树立正确保密观念，遵守各项档案管理制度，自觉实施保密制度。（二）凡属密级档案，必需依据要求阅读范围，经主管领导同意，方可查阅或借阅，未经同意，不得随意复印、摘抄档案。（三）查阅密级档案内容由档案室人员提供，经办人员不得私自翻阅，和本人工作不对口带保密内容档案通常不予查阅。密级档案通常不予外借，确需外借必需经处领导同意，并采取安全箱、柜存放，预防丢失。（四）非专职人员未经许可，不得进入密级档案库房。（五）未立卷保密文件材料，保管有序，不随意乱放。（六）密级材料反复件，应按保密要求处理。（七）档案开发和提供利用，必需严格实施保密制度。（八）本室人员不得私自将库内档案调出或向她人提供档案内容。（九）违反本制度，有意或过失泄密者，看情节轻重，按保密法给处理。五、档案借阅制度（一）档案管理人员要主动提供档案，为本局中心任务和各项工作服务。（二）内部借阅档案，应在档案借阅簿上登记题名、卷号、利用目标、借阅日期、归还日期。凡属密级档案，必需依据要求阅读范围，经主管领导同意，方可查阅或借阅。（三）外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目标和范围，经局领导同意后在档案室查阅，不外借，如有特殊情况须外借，必需经处领导同意。外协单位，因工作需要查阅和协作项目相关档案时，应和业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续。（四）机密、绝密档案需经处关键领导同意后方可查阅。档案原件标准上不得借出或复印，如有特殊需要，须报经局关键领导同意。借阅人除具体填写外借登记簿外，并每卷需交300500元押金，由处经办人壹个月内负责收回归档。（五）档案在借用期间，利用者应保护档案，不准拆散、抽出、调换、圈点、划线、涂改和转借她人等，必需注意保密和确保档案绝对安全。不得自行影印或复制。（六）摘录或复制档案，须经管理人员校对审核后才能带走。局内借阅时间不得超出两星期。如确系工作需要，须办理续借手续。因工作调动者，需归还所借档案，并经档案室签字，不然不预办理调动手续。（七）所借图纸等不能用于施工现场。底图一律不外借，需要时可在档案室查阅。（八）借阅档案要当面点清，归还时管理人员必需认真验收，方可注销。发觉有损毁或涂改等问题，责成修复补救。（九）档案遗失时，外单位扣留借阅者押金，处内对借阅者或经办人每卷罚款300500元。六、档案修改补充制度（一）为了真实地反应工程情况，确保科技文件材料正确性，伴随科技发展，工程维护、改造、设备更新，必需对已经归档科技文件材料进行修改补充。（二）更改已经归档科技文件材料由档案部门组织相关业务部门填写更改单，经主管领导审查同意后，持通知单到档案室进行更改。（三）修改内容较小时，可直接在页面“杠改”、“划改”或发送“改变通知单”，修改后应在修改处加盖“更改章”。修改内容较多时，应另外行文，原文作废。新文列入原文目录并注明所替换原文编号。作废文件应注明新文编号，依据需要另行保管，如确无保留价值，严格实施销毁制度。（四）更改补充后底图，应复晒新图，连同更改通知单及其它文件材料一道归档，新图提供利用，同时旧图作废。（五）对修改后档案，入库前要认真检验，发觉问题立即采取方法，以维护档案安全。七、档案判定销毁制度（一）档案判定、销毁工作，应在局分管领导主持下，由档案室和相关职能部门组成判定小组进行这项工作。（二）判定小组依据国家档案行政管理部门相关要求和程序，对已超出保管期限库存档案保留价值、保管期限和所划密级，进行判定，判定工作结束后应提出工作汇报。（三）销毁档案必需严格掌握，慎重从事，经判定给予销毁档案，要逐卷造册（编制销毁清册一式两份），由业务主管领导审批、签字后，定点、专员监销；清销保密范围内档案由保密小组实施，要严格登记，清销人、保密小组组长签字同意后可实施；因设计变更、原档案作废，应立即抽出、造册报批，进行处理。（四）准备销毁档案，在未同意前，单独保管，方便审批时检验，万一部分判定不正确仍需利用，抽出另行继续保留。（五）销毁前，应认真进行清点查对；销毁后，监销人员在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人签字，并将监销情况汇报主管领导。（六）销毁档案时要严格实施保密要求。（七）销毁清册由档案室列入档案保管。八、档案复制制度（一）凡需摘录、复制档案资料，必需做到：1、复制档案材料，需申请，写明工作需要情况或原因，并经相关领导同意同意。2、保密范围内档案，需经局保密小组责任人（总支办）同意后方可复制。3、通常档案，需经局领导同意，档案室责任人同意，方可复制。4、科技档案底稿和底图不外借，可在档案室查阅。因工作需要复制时，需经主管领导同意，档案室责任人同意。（二）档案实施有偿使用标准，对内复制，收取成本费，年底止算；对外复制，按市场价格收费。（三）外单位需要复制利用本局档案材料，得到主管领导同意后，收取技术转让费和复制费。（四）摘录、复制档案资料，须经档案管理人员审阅确定无误后，加盖档案室章，方可出室。九、档案库房管理制度（一）为了确保档案安全，最大程度地延长档案寿命，严格实施档案库房技术管理暂行要求（1991年12月26日国家档案局公布）。落实“以防为主，防治结合”标准，切实做好温湿度控制和调整，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管情况检验等方面工作。（二）档案库房（含胶片库、磁带库）温度应控制在1424，相对湿度应控制在4560%；库房内备有空调、去湿机、温湿度计，天天温湿度测记两次（早晨九点，下午四点），并随时给予控制调整。（三）库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必需切断库房内全部电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。（四）档案库房安装防盗门窗，非工作期间关窗锁门，非档案工作人员未经同意不得入内，和档案无关物品不准入库。（五）保持库房整齐、通风，定时打扫卫生，库房配置吸尘器用于除尘，不得用水拖、抹地面和档案橱柜、密集架。（六）每十二个月检验一次防虫、防霉药品，对短缺和不适用要立即进行更换补充。（七）档案在任何情况下均应避免阳光直射。（八）每十二个月定时对库藏档案进行安全检验，发觉问题，立即汇报，并采取方法给予处理。十、档案工作考评制度（一）为了加强档案综合管理，实现档案管理工作规范化、科学化和制度化，愈加好地为本局生产管理、防汛抗旱、综合经营服务。依据国家、省相关档案法律、法规要求，结合本局实际情况，制订该档案工作考评制度。（二）档案考评列入单位年度综合考评内容中，对档案工作开展好单位，将在年度考评中给加分。（三）局内各业务部门档案文件材料形成、积累、整理、归档工作开展情况，列入各部门及相关人员考评范围之内。对主动主动开发和提供利用档案，为经营、管理工作增加经济效益等做出贡献人员，给表彰和奖励。（四）单项工程结束后，没有完成完工文件材料，财务部门不予结帐。设备购置等档案材料不齐全，不予报销冲账。（五）工程档案归档率100%，完整率98%以上，永久保留文件材料完整率100%。基础工程、隐蔽工程文件材料正确性达成100%，若达不到上述要求，对该项目责任人给批评，并在个人考评中扣分。（六）档案工作人员应该忠于职守，遵守纪律。在档案搜集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著给表彰，成绩突出者给奖励。（七）在档案搜集、整理、归档和提供利用过程中，因不负责任未按要求归档或未按期移交档案，造成档案资料失密、损毁、丢失或涂改、伪造档案，依据档案法规给行政处分；组成犯罪，依法追究刑事责任。（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失，依据档案法规给行政处分；组成犯罪，依法追究刑事责任。十一、档案安全制度（一）为确保档案资源安全，必需加强对档案安全管理。（二）实施档案安全责任制，加强对档案安全工作领导。分级负责，局行政一把手为总责任人，档案分管领导为直接责任人，档案室主任为岗位责任人，档案人员各负其责。（三）落实“预防为主，防治结合”标准，切实做好档案库房内外部环境、档案保管保护设备设施、档案实体、档案信息和网络安全管理和档案防火、防盗、防潮湿、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等方面工作。（四）加强档案安全日常管理工作，定时（每个月一次）对档案保管情况检验。发觉档案安全隐患要立即整改和跟踪督办。（五）坚持事故处理“三不放过”标准，对于档案安全事故责任人和相关领导，要依据相关法律、法规，追究责任，严厉处理。重大档案安全事故，要在二十四小时内汇报我处党委，并报上级档案行政管理部门。十二、科技图书、期刊借阅制度（一）科技图书、期刊借阅对象：本局职员。每人限借总数：每次不得超出五本。借期：不得超出六个月。如因工作需要，不能按期归还，则携书前来办理续借手续。（二）书刊借阅超出五本、过期不还或不办理续借手续者，即停止借阅，停借六个月后仍不办理手续，则所借书刊按遗失处理。（三）手册等书籍，通常不外借。如有特殊情况可酌情借阅，但借期不得超出十天。（四）字典等工具书和珍贵书、特藏书等概不外借，限在室内查阅。（五）所借科技图书、期刊只限本人使用，不得转借她人。（六）工作调动者办理调动手续时，要还清所借书刊。（七）应珍惜所借科技图书、期刊，要确保书刊完整，不得损毁。如有违反，视损坏程度，处以38折书价罚款。（八）若有遗失，通常书刊按三倍价格赔偿，关键书刊，按五倍价格赔偿。（九）如发觉偷书现象，则送相关部门严厉处理。十三、人事档案查（借）阅制度（一）查（借）阅人事档案必需根据干部档案工作条例要求，填写查阅干部档案审批表，经人事部门盖章和责任人签字同意后，方可到档案管理部门办理查（借）阅手续。（二）任何组织不得同意任何个人查（借）阅本人及其直系亲属和本人公务回避对象档案，不得凭借“调查证实材料介绍信”和其它联络工作介绍信查阅人事档案。（三）公安、司法、检察、安全部门、公证处等需查阅人事档案，应持查阅人事档案审批表和查档者本人工作证，由人事科陪同查档。（四）亲属入党、入团、从军、升学、参与工作等政审，需了解其父母情况者，不得查阅其父母档案，而应由其父母所在单位党组织出具证实材料。（五）人事档案未经主管领导同意，不得外借，如有特殊需要借阅干部人事档案，借阅人员须在查阅干部档案审批表上说明理由，并经同意方可借出。借出档案须指定专员保管，不得转借，不得把档案交无关人员或本人翻阅。借出时间最长不得超出15天，若需延长使用时间，应办理续借手续。（六）查（借）阅人事档案，使用单位应派中共党员进行查阅。非中共党员不得查借阅人事档案。（七）查（借）阅人事档案人员，应严格遵守保密制度和阅档要求，不得向无关人员泄露或私自向外公布档案内容。（八）查（借）阅人事档案人员，查（借）档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料，未经同意，不得摘抄、复制、拍摄档案内容。（九）查阅人事档案时，查阅人员应在档案室或管档人员指定地方进行查阅，严禁吸烟，预防档案材料被破坏。（十）查（借）阅人员在查（借）阅人事档案前，必需严格推行登记手续，进行查（借）阅登记，查阅后，应立即注销登记。（十一）对未遵守以上要求人员要给批评，对造成损失或不良影响人员，应给组织纪律处分，对违犯中国档案法、中国保密法人员要依法处理。十四、人事档案搜集归档制度（一）凡搜集归档人事档案材料，要根据干部档案整理工作细则要求要求，做到分类清楚、时间次序正确，进行整理后归档。（二）人事档案材料搜集档案范围包含：干部任免、调动、考察考评、培训、奖励、入党、入团、履历、自传、学历、专业技术、政审、工资、退休和学习成绩等工作中反应德、能、勤、绩相关材料。（三）人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料信息，建立和档案材料形成部门搜集联络制度，依据各部门形成人事档案材料路径不一样，定时搜集归档材料。（四）搜集归档档案材料，必需是组织上形成或是组织上审定认可，办理完成正式文件材料；材料必需完整、齐全、文字清楚、对象明确，有承接单位印章和文件形成时间。凡要求应由组织审查盖章，须有组织盖章，要求要同本人见面材料（如审查结论、复查结论等）须有本人签字，特殊情况，本人见面后未签字，可由组织说明。对于考察任免等材料，必需注明同意机关名称，时间和文号。对不符合要求材料不能搜集归档，须立即通知形成档案材料部门，按要求重新办理，以确保归档材料质量。（五）凡新参与工作国家干部、地方新安置部队转业干部，全部应填写“干部履历表”，审核后，补充进干部人事档案。（六）人事档案材料形成部门，在材料形成后30天内，将材料主动送交主管人事档案部门归档，任何组织、个人不得以任何理由积压和扣留档案材料，不得泄露材料内容。（七）人事档案材料，须统一标准，材料使用十六开（长26cm宽19cm）档案标准办公用纸，材料左边应留出22.5厘米装订边。文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及复写纸书写。除电传材料需要复印存档外，通常不得用复印件替换原件存档。十五、人事档案判别查对制度（一）对拟归干部档案材料，必需经过认真审查和判别。审查和判别须按中组部相关要求要求，对档案进行认真判别检验。（二）对不该归入档案材料要立即撤消，应退还本人材料，要立即退还本人，部分不宜退还本人，可经组织审查，领导同意后销毁。（三）对于无结论审查材料，要退给相关干审部门做出审查结论后再归档，发觉缺乏材料要立即追查补齐，查对无误后方可放入库房存放。（四）人事档案管理部门在接收干部档案材料时，要对档案材料进行判别查对，发觉材料有填写错误，要立即给予更正，并在更正后地方加盖公章。（五）对相关部门查借档案后，在送还档案时，要对被查(借)人事档案进行检验，做到名册和档案相符，人和档案内容相符，目录和档案材料相符，查对档案有没有涂改和缺乏材料，检验查对无误后方可入库存档。（六）销毁人事档案材料要由人事档案管理人员造册登记，对确需销毁档案材料要由档案管理部门责任人审核确定，签字同意，不然不得销毁。（七）档案管理部门，每十二个月要定时对干部人事档案根据编号索引目录进行查对，查对应实事求是，不得弄虚作假，发觉问题立即处理。十六、人事档案转递制度（一）因工作调动、职务变动和干部调配，任免工作部门应立即将干部调动函和任免通知立即告诉档案管理部门，并建立必需联络，立即转递，避免人档分离。（二）档案必需经过机要交通转递或指定专员送取，不准本人携带自己档案或一般邮寄。（三）转递人事档案必需认真推行手续，档案管理部门没有接到调动通知函，不得私自转出档案。转出干部档案必需由档案管理人员专员办理。（四）转出人事档案必需内容完整、整理规范，装订整齐。不得私自抽取、扣留档案材料或分批零碎转出。（五）转递人事档案时要严格根据要求，逐项填写“干部档案材料转递通知单”，作好记载，方便备查，并严密包封盖好印章，预防在转递过程中失密、散落。（六）接收人事档案材料，要严格和档案目录进行查对，在确保档案材料齐全无误后，方可在回执单上签章退回，对接收档案逾期30天未到，要去函催收，以防丢失。转出干部人事档案，要立即催促接收单位退回回执。（七）对人事档案由本人自带到接收单位，应不予接收；凡转出档案，应查明接收单位是否含有档案管理权限，不然不予转出。收到不属于本处管理人事档案，要立即退回转出单位。（八）职员死亡后，其档案由人事部门保管五年后，移交本单位文书档案保管。十七、人事档案保管保密制度（一）严禁根据中国档案法、中国保守秘密法和档案工作条例要求，做好人事档案保管保密工作。（二）人事档案管理部门，配置铁质档案柜，妥善保管人事档案。（三）人事档案库房（室）必需备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。配有专员管理，管理人职员作变动时，必需办理好交接手续。安全方法应常常检验，保持库房清洁和适宜温、湿度。（四）非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室），不得存放无关物品。（五）严禁用电话、电报索取或提供相关档案全方面材料和包含政治历史问题或其它关键问题材料。（六）不得向无关人员谈论泄露相关人事档案内容。（七）严禁个人私自保管任何人档案材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。（八）档案材料不得私自转移、分散、销毁和丢失。在工作中形成多种初稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。十八、人事档案检验查对制度（一）人事档案管理部门须每十二个月年底对人事档案进行一次检验查对。在档案库房发生火灾、档案丢失、大批档案移交等特殊情况时还须随时进行检验。（二）检验关键内容：库房、档案柜及包装材料是否符合要求，库房设施是否达成“六防”要求。（三）核正确关键内容：档案实有数量和底帐是否一致，人档是否统一（避免产生有档无人、有些人无档现象）；档案编号是否正确、和底帐是否致，档案存放位置和编号是否相符；档案接收、转出、借出、归还后，是否进行了对应登记、注销和还原；档案及档案材料是否损毁、丢失或错装。（四）检验查对关键由干部档案管理部门自查，必需时也可由上级主管部门组织互查。检验时必需有检验统计，检验结束后，对发觉问题，应立即向领导汇报，并立即加以处理。十九、人事档案管理人员职责（一）根据管理权限，保管本处范围内人事档案，为国家积累档案史料；（二）搜集、判别和整理人事档案材料。（三）办理人事档案查阅、借阅转递；（四）登记干部（职员）职务、工资变动情况；（五）为相关部门提供档案资料情况；（六）做好人事档案安全保密、保护工作；（七）调查研究人事档案工作情况，制订规章制度，搞好人事档案业务建设和宏观业务指导；（八）推广、应用人事档案现代化管理技术；（九）定时向文书档案管理人员移交死亡档案；（十）办理其它相关事项。