公司文书管理制度样板样本.doc

六、文书管理规则 总则第一条 目标为使文书管理制度化，以促进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第贰条 范围本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各企业(含事业部、业务实施部门)和外界来往文书(包含电报)及关系企业(含企业内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理和控制。 承接部门第三条 总收发部门总企业各部门和外界来往文书收发由总管理处总务部门统一办理，各企业(工厂)所在地总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条 管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各企业以企业名义和外界来、往文书，以各企业总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门文书，得以各该业务部门最高主管部门为管理部门。(二)各企业(工厂)所在地和外界来往属地域性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三)关系企业各企业、部门间来往文书标准上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按要求处理者，管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所包含业务主办部门为该项文书主办部门，如有包含其它部门时，其它部门则为该项文书会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送主办、会办及提供部门如表3.2.2： 行文第六条 行文类别(一)函：公布规章或临时性要求及对机关团体、企业行号、私人或关系企业各企业间及企业内各部门间行文使用。(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣告时使用。(三)便函：关系企业各企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈：下级对上级有所请示或汇报时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关要求之表格式公文及企业人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其它：1.司法文书依据司法部门要求程序实施；诉讼文书，依政府相关部门诉讼审议 委员会要求程序实施。2.会议纪录及例行表报等发送无须行文。第七条 行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文名义、署名及用印要求以下：1.以企业名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响企业重大权益行文。2.以企业名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。3.以企业名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。对省政府、市政府所属二级机构等行文。对当地市、县政府及其所属一级机构行文。对税务、金融机关行文。总管理处各部、室、中心代表各企业对外行文(但本款第六项另有要求者从其要求)。 4.以企业名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二项所列以外公家机构或公民营企业、法人团体行文。营业、资料、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章要求核决权限或授权范围内对用户、厂商行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人行文。7.应依本款第四项名义、署名及用印要求行文而该行文单位无经理者，得盖用企业公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行要求行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列要求签署、用印：1.正式行文者，以企业名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各企业行文油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其它部门行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘用书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖企业或业务专用章文件，均应盖章，并视业务需要依要求加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内部门主管签字章或私章。(四)特定签署人及印信文件从其要求。(五)需以对等身份签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行文判行权限(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各企业对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各企业总经理室转呈总经理判行。(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。(六)以企业名义盖用企业公章行文者，应由经理级人员判行。(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用企业名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。 (八)固定格式文书，应由署名主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。 文书处理程式. 通则第九条 文书分类(一)机密类：含有专利性、独特技术性资料及特定列管业务机密文件，应依本要求第八章要求办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响企业权益文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。 (三)B类：通常文书及常常性业务往来文书。(四)C类：通常通知或参考性函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。 (五)其它类：和企业业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送相关部门参阅。第十条收发文登记单(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码次序装订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之前后次序整理，按日查对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之前后整理，以备随时稽催督导用。 (四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发)文字号制订管理(一)对外行文字号1.企业：X1X2(X3)总字第号。X1X2为企业简称；X3为地域分，不需分地域者省略；为企业收(发)文流水号。2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各企业总经理室制订管理)。3.营业部门：由各企业总经理室制订。(二)对关系企业行文字号1.由各企业总经理室统一制订管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制订管理。(三)收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最终收文号码为发文号码。3.主动发文号码和通常收复文号码采取同一编号次序。 .和外界来往文件第十二条 收文(一)登记、分文来文由收发人员拆封后，于收(发)文登记单登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。(二)文件分送收发人员分发文件，应留存收(发)文登记单第一联，依收文编号之流水号码装订之。其它第二、三、四、五联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否回复及处理期限，记入收(发)文登记单第二、三、四、五联，第二联于当日签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限日期前后给予整理为文件催办之用。(三)文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入收(发)文登记单第三、四、五联，留存第三联按处理日期之前后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要统计于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联步骤处理)，并填记预定保留期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将收(发)文登记单第三联抽出销案。3.收发人员收到办妥来文及收(发)文登记单第四、五联时：如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期前后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，能够复文底本留存。4.来文附件如属现金、支票、汇票或其它有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传输。第十三条 主动发文(一)拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附收(发)文登记单一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保留年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。(二)发文处理收发人员收到发文文件、原稿收(发)文登记单(一式五联)，立即发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期前后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条 外界复文处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文第二联销案，将销案日期转记原发文第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文第三联销案，经办人应于原发文第四联填记收文日期及字号。.关系企业来往文件第十五条 行文方法(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章要求处理。通常性要求、通知、公告等函件无需复文时，发文部门仍办剪发文手续，受文部门则依下列方法处理：1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。 2.总管理处各部、室、中心及各企业相互行文，由受文企业总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。3.受文部门依前二项要求免办收文者仍应处理呈核后依收文日期前后次序归档。(二)以业务接洽便函行文者，依第十六条要求办理。(三)各类文书行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐层转文重印延误时效。第十六条 业务接洽便函之处理(一)发文经办人发文时，应将接洽内容列记于业务接洽便函第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载?quot;收(发)文编号记录表再送监印人员用印后，由收发人员将业务接洽便函第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之前后整理以备稽催。(二)收文受文部门收发人员收到业务接洽便函第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载收(发)文编号记录表将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承接，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求待复日期前后整理，以备稽催。 (三)复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保留期限(如需签办，则以文书签办单办理，签办单连同业务接洽便函第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号次序存查。如未结案，则第四联按待复日期前后整理以备稽催。(四)回文处理发文部门收发人员收到复文部门送达便函第二联时，于原暂存第一联注记复文收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保留期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号次序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求待复日期，并按此日期前后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。 文书处理方法第十七条 文书结构(一)公告：以主旨依据公告事项三段式斟酌利用。(二)函、签呈：以主旨、说明、措施、请求、拟办或提议三段式斟酌利用。 (三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方法逐点叙述。(四)采取语体文以达成简、浅、明、确要求，可用表格处理尽可能利用表格。第十八条 信函处理(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受信函由信封上记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。(二)指名经副理以上人员信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。第十九条 签呈处理(一)经办人因特殊案件处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各企业经理室、总经理室和总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于签呈事务备查表转呈经(副)理以上主管(各企业经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记指示情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但和会办部门相关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及签呈事务备查表后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专员专案签办。第二十条 合约处理(一)签订或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。(二)固定格式合约书其原稿应依前款要求经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。（三）合约书签约代表原稿、正本保管部门要求以下表3.2.3:保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后和原稿一并归档。其它业务相关部门均以副本留存备用。第二十一条 副本及图书处理副本视同正式文书，应依要求处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。第二十二条 电报处理电报视同文书，依本规则办理。第二十三条 文书处理关键点(一)经办文书遇相关系重大足以影响企业权益之关键文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。(二)为利文书处理并达分层负责目标，经办人应就内容关键点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只署名而无意见。(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清楚可辨，不得潦草难认。(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情包含其它部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。第二十四条 文件处理期限(一)收发人员收文时，标准上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交相关人员。 (二)分文人员分文时期，由各企业视其收文数量自行订定。(三)经办人员处理期限。1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完成为标准。 2.通常案件由部门主管斟酌经办人工作量，指定处理期限，通常以文到三日内处理完成为标准。3.来文定有回复期限者，应尽力于来文所定时限内处理完成。4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别要求其处理期限。5.监印人员标准上于当日完成用印。6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。7.签呈案件，按分层负责决行层次，由各企业自行订定时限。第二十五条 文件稽催(一)经办人如未能准期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。 (二)收发人员应按日检验催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以文书催办单一式二联，送经办部门主管交由经办人填注拟完成日期及拖延原因经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形统计于稽催联。第二十六条 发送方法文书发送方法分为专送、邮寄(平信、限时、挂号、航空)电报(平常、加急、书信、打字)及集运等，经办人应于文书底稿上注明。 第二十七条 文件递送(一)呈阅文件递送方法文件呈阅、呈判、会办时，如为一般案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。(二)部门间文件递送1.发文及受文部门在同一厂区内，能够文件直接递送，如需签收者，能够自存联送请请受文部门签收后取回稽催。2.发文及受文部门在不一样厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地域分以(处)、部(室)为单位装入内部信封给予递送，内部信封仅书写受文部门厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。 3.各企业于各办公地域应设一文件寄送中心，总企业为各企业总经理室，各企业(工厂)所在地为总务部门，各寄送中心得要求每日截止收件时间，方便整理集中装运。4.收发人员将文件递交寄送中心后，寄送中心人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)文件集中整理，开具文件递送清单一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地域分专用文件袋寄送。收文地域之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当日文件袋送还原发文寄送中心存查。5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区文件，一律递交各企业寄送中心登记转送。 6.总企业各寄送中心文件袋，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。7.标准上文件应随到随送，不得积压，寄送中心人员须于每日早晨上班后30分钟内将文件袋内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。 印信.印信种类第二十八条 种类(一)公章：各企业向主管机构登记之企业印鉴及特定业务专用之企业印信。(二)职章：ZK(1.董事长、各企业总经理刻有企业名衔及职别印信。2.刻有职别及特定业务专用主管印信。ZK)(三)职衔签字章：各企业厂、处长以上主管刻有职衔及署名印信。(四)部门章：刻有企业及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注对内专用之字样。(五)校对章、骑缝章、附件章：刻有企业名衔及校对章或骑缝章附件章等字样之印信。第二十九条 印信资料及形式全部印信均为圆形橡皮质。.印信使用第三十条 监印人员(一)各企业公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。(二)特定业务专用图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各企业总经理核定后任用。(三)各部门主管职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。(四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人任用应依前三款要求签准或指派。 第三十一条 印信盖用(一)行文时应依第八条要求判行送请监印人员依第七条要求于函件、文稿及底本上用印。(二)其它文件需盖用印信者，经办人应填具盖用印信申请单一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于盖用印信申请单正面加盖使用印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。第三十二条 印色使用公章、职章以红色印泥或红色打印水用印。.印信管理第三十三条 印信核定及制发部门(一)公章、董事长及各企业总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。(二)总管理处各部、室、中心部门章或特定业务之主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。(三)各事业部经理、厂(处)长职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门部门章经各企业总经理核定由各企业总经理室为管理部门统一制发。 第三十四条 印信登记业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向相关主管机构报备时，该印信登记、更换、撤销等手续，均由该主办部门办理。第三十五条 印信申请(一)印信制发申请因业务需要或组织变更，由主办部门填具请(制)发印信申请表一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条要求呈请核定后由管理部门制发。（二)印信换发申请1.印信印文磨损申请换发时，由监印人员填具请(换)发印信申请表一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印信管理部门依本要求第三十三条要求呈请核定后由管理部门换发。2.原有废旧印信应于换发印信收到后一周内，由监印人员依本规则第三十六条要求办理。(三)印信补发申请1.印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具请(补)发印信申请表一份，于备注栏叙明原印种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及渎职人员议处，并会印信管理部门依本规则第三十三条要求呈经核定后，由管理部门补发。2.补发印信文字体应有异于原印信，以资区分。 3.遗失印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本要求第三十六条要求办理。(四)印信增刊申请1.一个印信以制发一枚为标准，但如因业务需要或受地域限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。2.增刊印信应由管理部门斟酌实情设法加以区分。第三十六章 印信缴销(一)废旧、撤销或遗失寻获印信，应由监印人员填具缴销印信申请表一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条之要求呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门撤销。(二)印信管理部门收到缴销印信，即斟酌实情给予保留或截角注销。 第三十七条 印信管理(一)多种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。(二)印信管理部门应指定专员负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设置印信记录表拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。(三)印信不固定换发年限，印信管理人员每十二个月最少应稽查一次。(四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 档案管理.管理部门第三十八条 管理部门(一)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保留，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。(二)各企业档卷分类目录及编号标准，由各企业总经理室或事业部经理室统一制订管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。.整理和分类第三十九条 文件点收文件结案移交归档时，依以下标准点收：(一)检验文件本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 (二)文件如经抽存者，应有管理部门主管签认。(三)文件处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。(四)和本案无关文件或不应随案归档文件，应即退回经办部门。(五)有价证券或其它珍贵物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第四十条 文件整理点收文件后，应依下列方法整理：(一)汉字直写文件以右方装订为标准，汉字横写或外文文件则以左方装订为标准。(二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 (三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第四十一条 档案分类() pnb0档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别以后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。() (二)档案分类应努力争取切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级以后另增第四级细类。如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类二级。(三)同一小类(或细类)之案件以装订于一档夹为标准，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上档夹装订，并于小类(或细类)以后增设卷次编号，方便查考。 (四)每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为标准。(五)档号之表示方法以下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第四十二条 档案名称及编号(一)档案各级分类应给予一名称，其名称应简明扼要，以能充足表示档案内容性质为标准，且有一定范围，不宜笼统含混。(二)各级分类、卷次及目次编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增加情形而斟酌决定。(三)档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，立即全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第四十三条 档号编定(一)案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次次序编列档号。(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号给予同号编列。(三)档号以一案一号为标准，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其关键类别，编列档号。(四)档号应自左而右编列，右方装订案件，应将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。.归档和档案清理第四十四条 保留期限(一)归档文件，应依目次号次序以活页方法装订于相关类别档夹内，并视实际需要使用见出纸注明目次号码，方便翻阅。 (二)档夹背脊应标明档夹内所含案件分类编号及名称，方便查档。第四十五条 保留期限文件保留期限除政府相关法令或本企业其它规章特定者外，依下列要求办理：(一)永久保留：1.企业章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产全部权状及其它债权凭证；8.工程设计图；9.其它经核定须永久保留文书。(二)保留：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其它经核定须保留文书。(三)5年保留：1.期满或解除之合约；2.其它经核定保留5年文书。(四)1年保留：结案后无长久保留必需者。(五)规章由规章管理部门永久保留，使用部门视其使用期间给予保留。第四十六条 档卷清理(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每十二个月年度更换时，依第四十五条要求清理一次，已届保留期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必需时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。(二)保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，管档人员应将收(发)文登记单第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。.调卷第四十七条 调卷程序(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。(二)管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期，将档案交和调卷人员。调卷单则依预定归还日期之前后整理，以备稽催。(三)于档案室当场借阅者，得免填调卷单。(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签章确定后，档案即行归入档夹。调卷单由管档人员留存备查。 第四十八条 调卷管理(一)调卷单以一单一案为标准，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必需时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。(三)调卷人员调阅档案，应于要求期限内归还，如有其它人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。(四)调阅案件限和经办业务相关者，如调阅和经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 机密文件第四十九条 范围(一)生产设备设计图：含有专利性和独特征之机械设计图，和生产设备部署图。() pnb0技术性资料：独特技术性操作标准，和外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习汇报及其它技术上属于机密性之资料。() pnb0(三)业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察汇报及其它业务上属于机密性之资料。(四)其它经厂处长以上主管认为有必需列入机密文件管理之一切资料。第五十条 保管部门(一)外来机密文件应以各企业总经理室为保管部门；经各企业总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保留者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。(二)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。(三)总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承接之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。(四)各保管部门应指定专员经各企业总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。第五十一条 外来机密文件处理(一)外来机密文件由代表企业取得该文件人员径送该企业总经理室机密文件保管人员，?quot;收(发)文登记单一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之要求步骤处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手她人。(二)若文件内容影响企业权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。(三)主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分配其所属人员办理时，则于每日上班以文件传输统计卡注明时间、用途由经办人签章后，文件传输统计卡由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于文件传输统计卡填注收回时间，由经办人签认后随收(发)文登记单第五联和密件一并归档。(四)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。第五十二条 自创之专业性机密文件处理(一)隶属性技术、开发、工务、营业等部门工作人员于承接特定项目之业务所建立资料，应视同机密文件，依本章要求办理。(二)前款各项机密文件经办部门应于每个月底编制翌月工作计划表写明交办特定业务工作专题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。 第五十三条 经办方法(一)经办人应于办公场所处理机密文件，不得私自携带外出或转借、出示于她人，处理期间并应妥善收存，预防她人轻易取得或翻阅。(二)经办人不得请托她人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得私自复制。(三)经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为。(四)经办人如未能于要求期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延优点理期限并联络保管人员延缓稽催。 第五十四条 归档(一)外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保留期限后，应将文件连同收(发)文登记单第四、五联及文件传输统计卡送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入机密文件保管备查簿，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。(二)内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保留期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保留期限等填入机密文件送件单，随文件送交保管人员编定档号并签收后，机密文件送件单退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入机密文件保管备查簿。第五十五条 档案整理(一)保管人员应将每个月增加机密文件，于翌月五日前填更机密文件增列表呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每十二个月年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质文件，造具机密文件销毁表呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按通常文书办理归档。(二)保管人员应于每个月底查对机密文件增列表及出国计划书或工作计划表，如有应送而未送归档者，则方便函稽催经办部门送交归档。(三)机密文件应单独成立档卷，和其它通常文件分开保管。第五十六条 调卷(一)各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条要求方法办理外，经办人填具调卷单注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证实并送保管部门主管同意后，始得调卷。 (二)保管人员接到经核准之调卷单，应即开立文件传输统计卡一份，连同密件交予调卷人签收后，文件传输统计卡由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于文件传输统计卡并经调卷人签认后一并存档。第五十七条 副本机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记?quot;机密文件保管备查簿；副本(含复印件)视同正本依本规则要求办理。第五十八条 文件管理经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条要求议处：(一)拆散原案显有弊端者。(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。(三)私自将文件携带外出，转借或出示于人及其它宣泄