公司文书管理制度(2)样本.doc

五、企业文书管理制度（一）总则第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进和提升组织管理工作效率特制订本制度。 第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、汇报会议决议、要求、协议书、专利许可证书、电报、多种账簿图表、参考书等一切业务用书和公文。第三条 全部文书归企业全部并收藏，任何个人不得私自占有。第四条 必需严格保守文书机密。第五条 文书按下列关键点处理或办理：1凡关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等等，一律以“文书”形式进行。全部文书处理全部必需以“正确”和“快速”为标准，必需明确责任。2即使在紧急情况下以口头或电话形式处理事项，事后也必需以文书形式统计下来。第六条 文书管理标准要求以下：1文书收发、领取和寄送，标准上由总企业总务部负责。2分企业或分支机构文书管理，另有文书管理细则做出要求。（二）文书收发第七条 抵达文书全部由文书主管部门接收，并按下列关键点处理：1通常文书给予启封，分送各部门。2私人文书无须开启，直接送收信人。3分送各部门文书若有差错，必需立即退回总务部。（三）文书处理第八条 文书按机密程度可分为以下几类：1绝密。指极为关键而且不得向无关人员泄漏内容文书。2秘密。指次关键而且所包含内容不能向企业内外无关人员透露文书。表23-7 表格登记单图 表名 称联数填制单位移 送单 位功 能内 容性质印制日期数量表格编号每个月用量1产品2经理室自存、生管部产品说明产品说明、规格订定各产品2工程分析表2工程分析工程标准3品检标准2品检组品检标准领退料名称、数量4领退料单3领料人自存、会计、生管领料凭证领退料名称、数量凭证5原物料库存卡1仓库物料管理原物料耗用情况账卡6耗用月报表3自存、会计、生管对账、控制原物料耗用情况月报7库存月报表3原物料库存统计8制造通知单7生管自存、业务、生产部派工用制造说明、原物料说明发工用9生产进度表7生产进度10生产情况表1自存程序控制用细步进度、产量控制工作表11完工汇报单2自存、经理室计算成本原物料工时品质统计每批汇报12品检日报表2品管自存、生管品检情况各批品检情况日报13品检统计表1自存工作表3机密。指不宜向企业以外人员透露内容文书。4一般。指非机密文书。假如附有其它调查问卷之类关键东西，则另当别论。5传阅。指在本企业内部传阅或传达文书。第九条 一般文书处理标准以下：1由部门经理以上等级主管，负责对文书进行审阅、回复、批办和其它必需处理，或由其指定下属对文书进行具体处理。2假如碰到关键或异常事项，必需立即和上一级主管取得联络，按上级指示办理。3多种相关联事项，必需和各部门商议后方能给予处理。第十条 机密文书处理标准以下：1机密文书标准上由责任者或当事者自行处理。2指名或亲启文书，标准上应在封面上注明文书所包含事项关键点和发文者姓名，并由发文者封缄。3抵达指名或亲启文书，标准上由信封上所指名人开启，其它人不得私自启封。假如某主管在职务上有权替换来件所指名者，不受本条要求约束。第十一条 文书阅览标准以下1某文书被阅览后，阅览者必需签字，表示已经阅览完成。如有必需，可在文书空白处填写阅览后意见，并转给或交还文书主管。2有必需在各部门传阅文书，必需附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿“要求栏目填写，并最终交还文书主管。第十二条 和各部门相关文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书主管部门出面进行协商，假如不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。（四）请示审批第十三条 请示审批是企业经营一项关键程序，凡企业经营关键事项，全部必需经请示，取得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复以后，方能实施。第十四条 须请示审批事项以下：1职务及关键人事安排；2多种制度性要求变更；3关键契约缔结、解除和变更；4诉讼行为；5和政府机构相关多种关键请示回执、申请等等；6土地、建筑物和事务所权利购置和转让；7大额馈赠、谢礼、和宣传广告费用开支；8分支机构增减和升降；9预算和决算事宜；10借款和贷款，和借贷银行开设和变更；11关键或高额物品采购，不急用或不需要物品转让或廉价出售；12定时或不定时刊物发刊、修改和废除，和费用开支修订。13相关企业经营关键计划和企划；14其它上述未包含关键事项。第十五条 请示审批者为分企业经理，和以此为标正确定主管。第十六条 对请示审批提案文书必需进行仔细斟酌，方便能顺利实施。第十七条 请示审批事项，必需以提案文书方法，经主管呈交总部。假如事情紧急，许可直接以非文书形式请示，但事后必需立即撰写请示提案文书上报。第十八条 请示提案文书内容包含标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送相关部门如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等等。第十九条 请示提案文书必需编号，注明起草者或请示者，所属分支机构及部门，并署名盖章。第二十条 请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书（副本）替换批复返回，并请示部门给予实施。第二十一条 请示提案原本由总务部保管。（五）文书制作第二十二条 文书制度要领以下：1文书必需简明扼要，一事一议，语言措辞努力争取正确规范。2起草文书理由包含起因，和中间交涉过程，加以证实必需做出交代，必需时附上相关资料和文件。3必需明确起草文书责任者，并署上请示审批提案者姓名。4对请示提案文书进行修改时，修改者必需认真审阅原件，修改后必需署名。第二十三条 文书起草必需取得主管同意，而且在主管有了明确决定以后进行。文书起草只是一个“文书化”过程和结果。文书草案必需给予保留。第二十四条 关键文书，必需经过公证，而且在正式文书形成前，掌握并附上含有价值证据或证实文件。第二十五条 文书署名按下列要求进行：1企业内文书，假如是通常往来文书，只需主管署名；假如是单纯上报文书，或不包含各部门且内容不关键文书，只需部门署名；假如是关键文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或署相关部门主管姓名和职务2对外文书，如协议书、责任状、政府许可申请书、回执公告等关键文书，一律署总裁职务和姓名。假如是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列要求以外文书，也可署分企业或分支机构主管职务和姓名。第二十六条 文书盖章按下列关键点进行：1在正本上必需加盖文书署名者印章，副本能够加盖署名者或所在部门印章。2假如文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体实施者印章替换。但在这种情况下，文书存档前必需加盖署名者印章。3以部门或企业名义起草文书，在旁侧加盖相关责任者印章。第二十七条 总裁和企业印章按下列标准使用：1在有必需加盖总裁企业印章时，必需填写委托申请书，经所属部门主管认可而且加盖印章以后，向总务部门提出。2总务部主管经审核，署名盖章，同意申请。如有必需则需请示总裁。3在需要总裁签字情况下，手续同前。4经总务部同意后，去印章保管员处加盖企业印章。5部分带有企业字样或总裁职务字样印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。（六）文书发送第二十八条 部分需要邮寄或专员递交文书，按下列关键点进行发送，必需时还须给文秘室以回复或回执。调查汇报不受本条要求限制。1文书封面必需明确写清发送或接收单位、单位地址和收件人姓名，而且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。2企业内部文书标准上不作封缄。第二十九条 各部门邮寄文书，必需于发送前在“发信登记本”和邮资明细账”上做好登记并填写。表23-8 表格请印申请单请印单位表格名称用途联数及分送单位式 联，第1联：第2联第3联请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印刷品 依附样印刷现有存量请印数量每个月耗量使用年度需校对否需 否（七）文书整理和保留第三十条 文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是还未完结文书，另一类是能够归档文书。 第三十一条 全部完结文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上做好登记，归档保留。第三十二条 制度要求、不动产权利书、协议书、往来公文和特许专利等尤其关键文书，由总务部填写“关键文书目录”后，给予保留。第三十三条 分企业或分支机构文书分为两类，一类是尤其关键文书，直接归主管保留，另一类是通常文书，留存各部门保管。第三十四条 文书保留年限以下：1永久保留文书，包含章程、股东大会及董事会议事统计、关键制度性要求；关键契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；关键诉讼关系文书；关键政府许可证书；相关企业历史文书；决算书和其它关键文书。2保留十年文书，包含请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资和津贴相关文书，财务会计账簿、传票和会计分析报表，和永久保留以外关键文书。3保留五年文书，指不需要保留十年次关键文书。4保留十二个月文书，指无关紧要或临时性文书。假如是调查汇报原件，则由所在部门主管负责确定保留年限。第三十五条 全部关键机密文书，一律存放在保险柜或带锁文件柜中。第三十六条 保留期满和没必需继续保留，经主管决定，填写废除理由和日期以后，给予销毁。机要文书一律以焚烧方法销毁。第三十七条 假如职务或部门划分发生变更，或做出调整，则必需在相关登记簿上注明变更和调整理由，和变更和调整后结果。第三十八条 必需做好关键文件借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅全部必需出具借阅证。第三十九条 在制度难以实施时，须和总务部联络，由文书主管做出裁定。第四十条 本制度自颁布之日起实施。