采购工作管理细则.doc

采购工作管理细则（征求意见稿）

第一条 总则
为了加强和规范公司企业内部控制，提高企业经营管理水平，规范公司属下单位的采购行为，防范采购风险，降低采购成本，促进公司健康、持续发展，维护公司全体股东的集体利益，根据《企业财务通则》、《企业内部控制规范》和其他有关法律法规，结合公司实际，制定本细则。
一、采购应当遵循“诚实信用、公开公平”的基础上进行，增强采购行为的透明度，真正让符合条件的供应商为公司服务，坚决杜绝采购工作过程中的人情关系。
二、采购部门必须熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。
三、各单位所有设备、药品、卫生材料、办公用品、日用品等物品的采购，均应符合本细则的原则精神和工作规范。
四、采购必须严格遵守国家相关政策、法令，严格按照有关经济法规办事，认真履行合同条款所规定的权利和义务，确保供需双方的合法利益。
五、公司的采购部门隶属公司董事会管辖；医院的采购科行政上隶属各医院负责人管理，业务上接受公司计财部门的指导和监督。
第二条 供应商准入与管理
为充分保障医院各项业务的开展，建立健全供应商管理办法，既要稳定供应商队伍，建立长期互惠的供求关系,也要减少对个别供应商的过分依赖,分散采购风险。
一、供应商选择，包括寻找潜在供应商、供应商筛选等。医院采购必须向具有合法资质的供应商采购，并向供货商索取相关合法资质、许可证的复印件（须加盖公章）。
二、医院采购部门要建立健全供应商目录，并标明各供应商向本单位供货详单(含采购品名，规格，产地，进价等)，报公司备案。
三、新供应商(或供应商增加新产品)的谈洽须由分管采购领导与采购主管二人或二人以上共同参与商谈，谈洽成功后报公司计财部审批后方可进入医院供应商名单目录。
四、医院应定期对供应商进行评价管理，及时整理、优化供应商队伍，不合格的要解除供应合作协议。供应商的筛选与评价指标体系应至少含以下几个内容：
1.质量水平，包括:(1)物品的优良品率；(2)质量保证体系；(3)样品质量；(4)对质量问题的处理。
2.交货能力,包括：(1)交货的及时性；(2)扩大供货的弹性；(3)增、减订货的批应能力。
3.价格水平,包括：(1)优惠程度；(2)单价同比情况；(3)成本下降空间。
4.后援服务,包括：(1)零星订货保证；(2)配套售后服务能力；(3)经营团队。
5.现有合作状况,包括：(1)合同履约率；(2)供货所占比例；(3)合作年限；(4)合作融洽关系。
第三条 计划审批与询价
一、各医院的采购工作实行单位负责人（或主管）审批后采购，严格坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。
二、计划内物资、药品由仓管员、药库保管员根据相关存量情况和耗用情况合理制定计划，报财务负责人审核后单位负责人(或主管)审批。
三、计划外物资、特需用品由各使用科室负责人根据业务需要制订计划，采购部门根据本单位实际同类物品存量，及时提出合理化意见，再报分管领导审核后单位负责人(或主管)审批。
四、新增临床用药品、卫材由使用科室提出申请，经医院药事委员会（或院委会）讨论通过,报公司审批后方可寻找供应商；科室提出申请时，不得指定药品、卫材的生产产地或厂商、经销商。
五、采购权限：医疗设备、专科药品、量多耗材、试剂原则上由公司或区域统一安排采购；相同品牌，或相同产地、规格的物品，公司采购部门提供的供应价格高于医院采购部门另询价格的，和公司规定的采购目录之外的由医院自行采购。
六、医院自行采购的临床药品、材料，要遵循“货比三家”的原则进行询价采购或定向采购，并签订合同协议，采购部门应做好询价登记记录，医院或公司内部审核或审计时提供检查；小额零星物资可以采用直接购买方式。
七、单价在1万元以上医用设备、设施由使用部门或营销部门根据市场调研情况做出可行性报告（含设备名称，市场价格，预计市场量、业务量，经营利润情况等）报公司批准后，由公司或区域采购部门统一采购。
八、按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量。
第四条 采购合同签订与审查
为保障供需双方的合法权益，确保供货质量，对批量采购，大额采购，医疗设备采购，连续性采购，采购部门应与供应商签定采购供应合同协议。
一、采购合同协议签订前，采购部门要与财务部门沟通合同中的付款方式、额度，财务部门要根据单位资金实际运转流动情况，合理安排。
二、医院采购合同签订由医院主管采购领导审批，公司采购合同签订由董事长审批，审批后方可加盖单位合同专用章或公章。
三、根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任。
四、采购合同协议签订之前，合同签订人应注意的合同事项有：
1.仔细查看相关条款，对一些有岐义、不合理的条款要和商家落实清楚，以免出现问题时，解决起来遇到麻烦。
2.对产品的品牌、型号、规格等有要求的，须在合同上标注清楚，方便验货时核对。
3.对方的签字盖章是否齐全。
4.对特定条款要加以说明，如送货时间、安装教学、退货方式、违约责任等。
5.了解和落实退补货原则，采购部门要清楚供应商补货时间和退货约定，预防出现货物不足时或货物多余时可以及时补进或退货处理。
6.适当地交一些定金，等货物送到，验收合格后付清余额；同时约定货物不符合条件时，无条件退物，并退回定金。
五、医院采购合同签订后原件要及时送单位财务部留存，财务部门应审查合同内容，审查的主要注意事项有：
1.合同主体是否合法。
2.合同标的要合法，并注意供应商对标的所有权。
3.合同数量、质量、价款。
4.履行期限、地点和方式。
5.合同解除、中止、终止条件。
6.违约责任必须清楚。
7.争议解决办法和其他事项的说明。
六、医院所有采购合同由采购部门上报公司计财部门备案。
七、与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同主管沟通，严禁单方面进行操作，严禁收受供应商回扣或礼品（特殊药品或项目返款须及时上缴单位财务)。
第五条 验收入库
采购人员购回货物后，应及时交仓管人员验收，并索要《入库单》。医院应当建立严格的采购验收制度，验收部门或人员对采购项目的品种、规格、产地、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收入库单。涉及大宗采购、医疗设备采购、新特物资采购的，相关使用科室应协同进行验收、测试，并在验收单上签字，以示负责。
验收部门或人员进行验收核对入库时，要同时核对实物情况、供应商提供的供货清单、单位采购审批单，并在相关单据上签字。
一、做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度，确保采购过程的可追溯性。
二、验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向采购人员和主管领导报告，以便及时查明原因并处理。
三、对药品的验收，验收人员必须按《药品管理法》规定对入库药品进行验收，如发现药品有质量问题要拒绝入库。
四、采购人员不得采购“食”、“妆”、“消”等非药保健品及无批准文号、无厂名、无生产批号、无注册商标的药品供临床使用；验收部门或人员有权对拒绝非法货物入库。
五、验收进口药品时，采购部门必须提供向供应商索取的“进口药品检验报告书”及“进口药品注册证”，并加盖供货单位印章。
六、临床医疗设备的验收，要联合使用部门、设备管理部门共同对设备的安装内容、技术指标、操作学习、维护保养等，并出具“资产验收安装报告单”。
第六条 付款与往来对账
采购货物验收完毕后，采购部门应及时整理采购单据、入库单据等到财务办理报账或核销、挂账手续。
一、采购部门应定期将发票、清单、入库单等移交给财务审核，当月发票要当月移交完毕。财务人员应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性，发现虚假发票的，应查明原因，及时上报处理。
二、所有采购结账付款，或预付款、按合同规定安排付款，都要严格遵循主管财务领导一支笔签字审批的原则。
三、除零星采购外，采购人员不得替代供应商领取往来款。采购往来付款须用转账形式汇往对方开设的账户，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。
四、财务部应根据单位实际资金流量情况，供应商往来情况，及采购合同协议规定情况，合理安排付款，付款后要及时通知采购和供应商核对款项到账情况。财务人员与采购人员应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。
五、因单位临时资金有调度，造成不能及时付款的，财务应及时与采购部门沟通情况，并取得供应商的支持。
六、每月底采购部门应和财务部总账会计核对往来帐情况；每季度末与各往来单位用对账单的形式核对往来帐，注明截止日期、余额欠款等情况，以保证帐帐相符。
七、采购计划单”一式两份，一份用于总账报销财务审查，一份用于留底备查。
八、采购返款由总账会计开具收款收据、出纳收款确认；返物时应由仓管员办理入库手续（入库方式为赠送）并在采购返物表上签字确认。
九、财务根据当地政策（相关文件）结合本单位使用情况，制定相关药品开票要求，同时与采购部门沟通，采购根据财务提供数据对相关物资进行开票结算。
十、涉及预付账款和定金的，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。
第七条 采购管理
一、财务部门应加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、购买、验收证明、入库凭证、货物票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。
二、建立健全退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。
三、各单位应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响业务开展的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。
第八条 采购简易流程表
订购合同
确定供应商
询价
采购审批
计划申请

科室主任/仓管员 相关领导 采购员 分管采购领导 采购/财务
审核
付款申请
付款申请
产品验收入库

财务 采购部门 仓管员和使用部门

第九条 附则
一、本细则由公司财务部负责解释。
二、各单位应严格按照细则办事、遵守各条规定。
三、本细则的未尽事宜另行补充。
四、本细则自2012年10月1日起施行。
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