物资价格评审规定.doc

恒天九五重工
湖南益晟机械科技有限公司
QES体系文件
共4页
采购物资价格审批管理规定
文件类别
作业文件
文件编号
HYS/GY2012-002
版本/修订号
A/0
实施日期
2012年4月23日
编 制
谢彦旭
审 核

批 准

采购物资价格审批管理规定
（借鉴文献：恒天九五重工有限公司管理文件；抄录：采购物资价格审批管理）
1目的：为规范公司物资采购价格控制和审批流程，降低公司物资采购成本，提高采购过程管理的运行质量，完善公司物资采购价格管理制度，适应公司告诉发展的需要，特制订本制度。
2适用范围：湖南益晟机械科技有限公司产品及生产经营物资的采购
3职责：
3.1公司总经理：负责对价格审核制度的审批，重要采购物资价格的最终审批。
3.2副总经理：
3.2.1 负责完善物资采购价格审批制度，对采购过程中违反价格审核管理程序的行为进行调查及处罚。
3.2.2 建立及管理价格审核小组，组织其对提交的价格审核单据进行价格审核；需要时，重要或大宗采购物资的价格核审应报公司总经理批准后执行；负责对物资比价控制、采购管理流程实行检查与监督；
3.3 生产计划部：
3.3.1 负责采购合同条款的审核；
3.3.2 负责编制生产经营所需原材料、外购外协采购计划。
3.3.3 根据产品生产计划及生产经营需求实行比质比价、货比三家，合理选择供应商。提交物资采购价格审批表，及时编制采购合同，采购评审文件及时报审、传递、存档。
3.4价格审批小组：
3.4.1负责对相关外协、外购价格的审定及供应商评审做出审批。
3.4.2 相关价审小组成员：
1）组长：欧阳钟禄
2）副组长：胡怀国
3）组员：段远步、石海涛、彭永红、李晓东、李中正
4价格审核管理程序：
4.1采购比价、价格报审原则：
在满足产品产品质量要求和货币三家、比质比价的前提下，通过性能与价格的综合比较，选择适宜的物资或服务，满足产品或服务的使用要求，实现公司采购成本最低化。
4.2、价格申报、审核权限：
4.2.1 生产计划部依照采购计划，通过各种渠道掌握市场价格信息，对采购物资进行货比三家、比质比价和供应商选择。经部门自审后，填写价审单，上报副总经理审批。重大采购物资经价审小组集体审定后，总经理批准执行；
4.2.2 副总经理在审核过程中，按照审核原则进行评审，对申报的物资采购单价不符合行业或市场价格的价审单，可不受单价或金额总数的限制，限定采购价格。
4.2.3 生产计划部对评审结果如有不同意见，应与审核人进行沟通，沟通未果的情况下可有公司总经理裁决。
4.3外协价格审批单属半年有效，原则上不得再进行修改单价。但若材料费按市场价格波动达到10%则再进行降价或涨价。外购价格审批单则按一季度评审一次。同类物品、统一品牌、统一供应商，则同外协价审单一致）
4.4供应管理中心可对计划部的采购价格进行征询和调查，责任部门也可就采购物资的价格合理性向公司供应管理中心反馈、咨询和协商。
4.5 物资采购价格、供应商等信息属公司的商业机密，任何相关部门和个人未经许可，不得向其他公司和人员泄露本公司采购价格和重要供应商信息，如有发生且造成公司经济损失的，视同泄露公司商业秘密，按公司有关制度处置。
5 价格审核单填写要求：
5.1 产品配套物资价格审核：
5.1.1 采购根据采购计划，在货比三家、比质比价的情况下，填写价审单。本着比价采购原则，申报的采购物资应在年度内至少提供一次有效的、三家以上供应商的采购报价；新选或是市场价格波动较大的采购物资，生产计划部应提供多家供应商报价及其他比价采购的证实性文件作为价格审核的依据。
5.1.2 外协、委外加工件的价格审核需要时，采购经理应提供与采购物资有关的图纸、技术协议等文件。
5.1.3 外协、委外加工件应明确外协加工件的外协性质（如锻件、铸件、外协加工等）、包工或是包工包料、并且提供与价格审核有关的外协件单价定额重量等参数；已审核过且外协加工的性质、技术要求、重量、价格等没有发生变化的，经副总经理同意后，可简化相关内容。
5.1.4 价审单经审批后，计划部才可与供应商签订正式合同。
5.1.5 如属紧急采购的零时增补物料或其它特殊因素，生产计划部应事先向副总经理进行通报并征得认可后，方可优先采购，后补办价格申报、审批手续。
5.1.6 采购价格发生变动时，采购前应重新办理价格审批手续，如申报价格偏离原有价格5%以上时，必须通过价格审批后方可采购，且申请部门应主动说明采购价格波动原因。
5.2 价格审核单据的传递
5.2.1 计划部根据物资采购价格管理制度，填写采购价审单，向副总申报。
5.2.2 审核完毕，由经办人自留一份作为部门内部存档，另交一份至财务作为财务审核的依据。
5.2.3 生产计划部应在物资入库单据的左上角，注明本批物资的价格审批号和合同号。如送货清单上的物资品种较多时，可在清单上各物资对应的位置进行价格审批号标注，作为财务审核和发票审核的依据。
6 合同管理：
6.1 合同评审：
6.1.1 生产计划部根据价格评审结果，与供方签订采购合同，按公司有关管理要求，在合同签订2个工作日内送至财务部备案或缴纳入库单时送交财务。采购合同的左上角应标明价格审批单号。
6.1.2 所有合同一式两份，一份作为公司部门存档查阅，另一份交财务部门。
6.1.3 新选供应商的采购，应按公司相关采购管理制度及合同评审流程进行评审、报批。重大合同需经总经理同意方可签订。
6.1.4 原则上所有物资采购必须签订采购合同，产品用五金、机电产品、标准件、通用件等属零星小批量的新增物资，无法及时签订单个合同的，可在后续采购合同中增加。
6.1.5 合同专用章由公司责任人专人保管，其他任何部门、人员不得借用合同专用章。
6.1.6 副总经理不定期组织相关人员对商务合同的签订、审批、执行和归档等管理过程进行检查。
6.1.7 采购合同应进行有效管理，原则上采购合同存档有效期为合作业务中断二年以上，期满后由公司部门提供意见是否继续保存或销毁。

湖南益晟科技机械有限公司
生产计划部
2012-4-23