采购作业管理办法.doc

采购作业管理办法1.目的为了规范企业采购行为，加强对采购的监督管理，努力降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本办法。2.适用范围公司所有采购的实施3.职责与权限3.1总经办采购员执行本程序，负责寻找供商、谈判、询议价货比三家，制定采购计划以及后续的采购实施、跟踪和统计报表、反馈。3.2使用部门、仓库负责对供商产品的验收，以及提供产品物料表（BOM）。3.3企管部负责对供商及合同的复审、谈判、稽核，对“采购订单”审核签名确认。4.定义4.1生产物料：指生产过程中所必须的、直接构成生产成本且随制造产品一起出售的物料总称，也指BOM表所含有的物料，由生产中心申购。4.2委外加工：指委托外协供应商按本公司的产品图纸/技术标准对零部件进行加工制造的活动，由生产中心申请。4.3非生产性物料：指相关维修、设备、总务后勤等物料采购，由企管部门申购。5.工作程序5.1采购技术资料5.1.1所有采购的生产物料在批量采购前，总经办-采购人员可到部门按“文件控制程序”领取产品图纸和相关技术标准，经加盖受控印章后转交供应商。5.1.2若采购物料为供应商自行开发，总经办-采购人员必须要求供应商提供相关技术资料，由企管部会同生产技术部门进行评审会签备案，作为进货检验的依据。5.1.3在供应商批量供货期间，因某种原因导致生产物料技术标准的变更，按“采购合同”执行。5.2采购流程5.2.1申购作业由总经办-采购人员依据生产需求及物料库存需求情况填写“物料申购单”，其它部门需请购物料或辅助材料时，由需求部门填写“物料申购单”至部门最高主管审核后转交采购人员核对无误后办理采购。委外加工同“采购作业流程”进行，经总经理审批后交采购人员按“外包外协加工管理规范”执行。5.2.2询价作业：采购在填写“采购订单”前，对已使用过之原物料行情有变动时应先进行询价作业，询价应以原来供应本公司且有能力、有信誉、有经验之合格供应厂商作为优先询价对象。5.2.3比价作业：名称： 管理文件文件编号：UNI-CM-010核准：版本：A 第2页共3页制定日期：2010年8月1日 东莞宇宙实业有限公司A采购人员进行新物料、半成品、成品等采购作业时，需进行比价，选择以品质、价格、交期等条件符合本公司要求之厂商。B采购案件如有特别之要求，得以议价方式进行采购，同时须填写“询价、议价、比价表”报企管部审核。5.2.4订购作业：总经办-采购人员收到需求部门的“物料申购单”后进行汇总并填写“采购订单”，写明需采购之产品品名、规格、数量、单价、包装方式、交货时间与地点等。按公司统一合同格式填写。必要时附上相关工程图面、规格书等，呈至部门最高主管核准后，方可发给供应厂商。5.3采购管制：5.3.1交期管理 根据客户之交期需于“采购订单”上指定厂商所交货之日期，或以客户订单交期变更为依据，以电话或传真跟催，以确保交期。5.3.2交期管制A采购以供应厂商议妥之交期日为标准，填写“采购物料追踪表”；B若材料经检验不合格需判退者，则由采购再跟供应厂商另议交期。5.3.3交期变动之管制采购与供应厂商确定交期后，若供应商之不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货时，采购得与生产中心或申购部门及供应商三者间共同协商应对对策，重新议定交期并确保管制或即时另行采购。 5.3.4价格管理承办采购人员依据所订之原物料半成品、成品规格、交期、数量及其它交易条件；依据过去记录或供应商所提供之资料，经询、比、议价后，报企管部审核签字认可再报总经理批示方后可向厂商提出采购。5.3.5购案取消任何采购案件之取消，均应由物料部-仓库或需求部门以书面“内部联络单”形式通知采购人员停止采购，承办采购人员于收到通知后，视购案之实际进展状况通知有关单位取消该购案，并与有关之供应商协商解决办法。5.4.验收及入库5.4.1.任何物料采购必须遵守入库原则，采购物料入厂后，仓库依供应商的送货单填写“送检单”通知使用部门报检，按来料检验程序进行检验和验收，并出具检验报告，验收合格则按物料仓库管理规范中规定入库，不合格则按不合格品控制程序中规定处理。5.4.2.供应商交货时，每批来料必须附带符合产品规定要求的质检报告与送货单据，若为原材料须附上材质检验报告。5.5.供应商业绩统计5.5.1采购根据每次的采购供货时间的准确性，产品规格、数量的符合性，以及产品质量状况，将每次的供货情况登记在“供应商日常供货业绩记录表”中。5.5.3供应商日常供货业绩将作为供应商考评项目，进行年度供应商评比配分。供应商的物料交付状况统计于“供应商交付绩效统计表”中，对供应商的绩效评估与处理方法按供应商控制程序执行。名称： 管理文件文件编号：UNI-CM-010核准：版本：A 第3页共3页制定日期：2010年8月1日 东莞宇宙实业有限公司6.单据传递6.1“采购订购单”可采用电话通知、传真、电子邮件等方式，发放后须在“采购订单”页面上加盖“传真已发送”印章且签署订单下达日期。6.2任何一笔下达的“采购订单”均须加盖公司采购印章或总经理签名方为有效。6.3“物料申购单”一式三份：第一联申请部门存查，第二联交总经办-采购，第三联交仓库做为收货凭证。6.4入库验收单一式三份：第一联仓库存根联，第二联财会联，第三联客户联（报销联）,仓库在入库单上注明月结/即结等支付方式.第二联由仓库交给采购员对帐后再交财务部.7合同保修制度71除了零星采购，采购应当签订公司统一规范的“采购合同”，注明保修条款，维护公司权益。72合同原件统一归企管部保存管理。8.报销规定8.1除办公用品和食堂采购由企管部后勤采购外,所有物料匀由总经办采购人员统一归口采购,其它部门人员未经采购请求协助或未经总经理特批擅自采购的,仓库拒绝办理入库手续。8.2财会部门凭经签定审核合格的”物料申购单”、“订购单”、“入库验收单”、“送货单”、“财务部门规定的发票收据”入账结算。8.3任何没有批准请购之物料仓库不办理入库手续。9采购管理制度91廉洁制度 ：所有采购人员必须做到：a热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，最大限度降低采购成本；b加强学习，提高认识，增强法治观念；c廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手；d严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；e工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；f努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。92相关采购工作程序之人员失责造成公司损失，对照“奖惩制度”执行。附表: 1、“合格供方名录” 6、“入库验收单”2、“采购物资分类明细表” 7、“纠正和预防措施处理单”3、“供方评定记录表” 8、“供方年度业绩评定表”4、“采购报表” 9、“采购订购单”5、“物料申购单” 10、“采购合同标本”11、“采购流程图示”附各表单：1、“合格供方名录”供方编号供方名称供方产品规格型号单价责任人联系内容地址2、“采购物资分类明细表”行业类别产品名称供方名称联系人联系内容责任人联系内容地址3、“供方评定记录表”供方评定记录表编号：供方名称产品名称电话/传真联系人地 址邮 编质量保证能力(包括体系、设备、人员、检测能力)： 品管部：进货检验结果（包括样品检测及小试检测）： 资材/仓库：信誉及售后服务： 技术/工务：评定结论： 采购： 部门主管： 企管部： 核准： 4“采购报表”定单号本厂型号供应商订单数订货单号下单期复交货期追货交期实回期单价总价5、“物料申购单”序号物品名称规格型号单位数量需求日期用途备注申购人： 部门审核： 总经理：6、“入库验收单”供货单位： 年 月 日规格原材料厂家件数重量（T）单价第一联 存 根金额进货数核定数运费合计 送货人： 车号： 验收：