采购机制.doc

采购机制 采购机制为了公司统一管理、控制成本、加强内部核算、提高项目效益、实现公司全体同仁共创共荣，特制定本机制并成立大宗物品采购评审小组（由经营部、技术部、项目部、成本合约、财务部个部门经理及总工办副总或授权人组成），本机制适用于任何采购活动。一、 采购原则：1、自觉维护公司利益，提高采购质量，效率，降低成本。2、货比三家，保质保量保工期。做到公平、公正、公开，阳光采购。二、采购程序：1、采购员必须熟悉和掌握公司所需物料、设备，了解市场行情；使用部门提前2个工日请购（应急物料除外）。2、审核权限及审核人：采购金额1万元以内（含1万元），由总经理副总以上高管2个工作日内审核；1万以上5万以内（含5万元），由公司总经理2个工作日内审核；5万以上由董事长或其授权人2个工作日内审核。特殊情况以短信方式核准，请购单审核没通过退回使用请购部门。3、采购员收到经公司审核人审核后的请购单，核对库存后采购；2个工作日内交付。（应急或特殊物料除外）应急物料购买交付2个工作日补单。4、大宗物品采购：必须有五家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、供货期、服务等因素基础上进行综合评估，与供应商议价后制作材料询价表并提交评审小组评选，评定后制作采购材料合同评审表。评审人员签字确认报公司董事长审核，审核通过2个工作日内与供应商签订合同。5、采购的物料必须经过出、入库登记及收货人员签收，确认采购金额。项目经理审核签字。财务部根据审批凭证做账，2个工作日内付款。6、采购物料出现延期或质量问题，采购员应及时通知物料使用部门及财务部，并采取相应解决措施及核算损失。物料出现质量问题，由采购员负责跟供应商退换货，造成损失需追究供应商责任。采购员与供应商协商追索不成公司损失，采购员承担相应责任。详见（采购员责权利）三、 采购成本制定目标： 1、接到请购单后，及时了解市场行情，向供应商做好询价工作，预算成本。 2、优化资源，提高物料使用率，降低损耗，达到成本控制目标。 3、优化付款方式，提高资金效益最大化。 4、采购以财务认可凭证或税单，金额相等付款，降低公司税务负担。四、 采购员 责权利： 1、采购员必须权衡物料的购买成本、运输成本、废弃成本、仓储成本及使用率等，择优采购，综合降低成本。 2、采购员必须保证采购物料保质保量，及时供应，确保各项目顺利运作。每月前5个工作日提交上月采购报表到统计员，详细名列采购物料明名称、规格、价格、数量、供应商。 3、采购员可以拒绝未经审批的请购单，可以检查各种物料现场使用情况，负责统一调备管理。 4、采购员选择供应商并参与谈判，引进具有竞争力同时能带来公司盈利的商品。 5、采购员原因采购物料造成公司损失必须承担责任：一万元以内，扣除当月绩效工资并承担损失的30%，一万以上三万以内，扣除当月绩效工资及该项目提成并承担损失的40%，三万以上，取消全年绩效工资和提成并承担损失的50%由行政部报总经理作出处理，严重的负法律责任。 6、采购员完成采购任务，达到公司成本控制目标，可获得项目提成，经公司评审小组一致认定，未达成控制目标按公司未达利润比例扣除提成。节约成本部分给与采购员15%30%不等的奖励。 7、采购员严禁徇私舞弊。违反公司廉洁规定需全额承担给公司造成的损失并开除，严重的追究法律责任。五、 建立供应商评级考核制度，由项目部，成本合约部及总工办以价格30%，质量30%，供货期20%，服务等20%的比例对供应商考核评分。选择长期优秀战略合作伙伴。六、 审计监督：在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与，评审小组要全程参与，财务部门负责核查与审计，采购人员要自觉接受审计并提供供应商信息资料，让有关部门能够针对采购活动的监督和质询，绝不允许采购过程中发生违反廉洁制度行为，否则按公司有关制度严肃处理。1、 项目部及质安部对采购的物料进行检查考核，对采购员每月绩效考核。2、 经营部及财务部对采购的物料、款项、进行核对。核对不符不予报销付款、3、 公司总经办对采购工作效率，物料合理使用进行监督。注：附采购流程图，评审表，询价表；本机制为试运行，本机制所有权及解释权归公司所有。 *有限公司采购流程图：各部门申请填写请购单未 通 过日常了解市场行情、常用物料询价、核对库存成本合约部采购员审 批通 过选择供应商退 回 由 采 购 追 责 供 应 商未 通 过大宗物品小物资评审小组通 过制定合同并实施采购出入库验证不合格产品质安部使用部门财务部 合同评审表评审日期： 年 月 日 编号：工程名称 工程类型 供应商名称联系人：联系电话：分包商名称联系人：联系电话：项目部评审意见 审核日期： 年 月 日成本合约部评审意见 审核日期： 年 月 日经营部评审意见 审核日期： 年 月 日 技术部评审意见 审核日期： 年 月 日 财务部评审意见 审核日期： 年 月 日主管副总经理评审意见 审核日期： 年 月 日董事长评审意见 审核日期： 年 月 日说明：1、本表由成本合约部填报，项目部、成本合约部、经营部、技术部、财务部、主管副总经理评审。2、本表只供参考，以订立合同为准。 制表人：