采购机制.doc

采购机制

采购机制

为了公司统一管理、控制成本、加强内部核算、提高项目效益、实现公司全体同仁共创共荣，特制定本机制并成立大宗物品采购评审小组（由经营部、技术部、项目部、成本合约、财务部个部门经理及总工办副总或授权人组成），本机制适用于任何采购活动。
一、 采购原则：
1、自觉维护公司利益，提高采购质量，效率，降低成本。
2、货比三家，保质保量保工期。做到公平、公正、公开，阳光采购。
二、采购程序：
1、采购员必须熟悉和掌握公司所需物料、设备，了解市场行情；使用部门提前2个工日请购（应急物料除外）。
2、审核权限及审核人：采购金额1万元以内（含1万元），由总经理副总以上高管2个工作日内审核；1万以上5万以内（含5万元），由公司总经理2个工作日内审核；5万以上由董事长或其授权人2个工作日内审核。特殊情况以短信方式核准，请购单审核没通过退回使用请购部门。
3、采购员收到经公司审核人审核后的请购单，核对库存后采购；2个工作日内交付。（应急或特殊物料除外）应急物料购买交付2个工作日补单。
4、大宗物品采购：必须有五家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、供货期、服务等因素基础上进行综合评估，与供应商议价后制作材料询价表并提交评审小组评选，评定后制作采购材料合同评审表。评审人员签字确认报公司董事长审核，审核通过2个工作日内与供应商签订合同。
5、采购的物料必须经过出、入库登记及收货人员签收，确认采购金额。项目经理审核签字。财务部根据审批凭证做账，2个工作日内付款。
6、采购物料出现延期或质量问题，采购员应及时通知物料使用部门及财务部，并采取相应解决措施及核算损失。物料出现质量问题，由采购员负责跟供应商退换货，造成损失需追究供应商责任。采购员与供应商协商追索不成公司损失，采购员承担相应责任。详见（采购员责权利）

三、 采购成本制定目标：
1、接到请购单后，及时了解市场行情，向供应商做好询价工作，预算成本。
2、优化资源，提高物料使用率，降低损耗，达到成本控制目标。
3、优化付款方式，提高资金效益最大化。
4、采购以财务认可凭证或税单，金额相等付款，降低公司税务负担。
四、 采购员 责—权—利：
1、采购员必须权衡物料的购买成本、运输成本、废弃成本、仓储成本及使用率等，择优采购，综合降低成本。
2、采购员必须保证采购物料保质保量，及时供应，确保各项目顺利运作。每月前5个工作日提交上月采购报表到统计员，详细名列采购物料明名称、规格、价格、数量、供应商。
3、采购员可以拒绝未经审批的请购单，可以检查各种物料现场使用情况，负责统一调备管理。
4、采购员选择供应商并参与谈判，引进具有竞争力同时能带来公司盈利的商品。
5、采购员原因采购物料造成公司损失必须承担责任：一万元以内，扣除当月绩效工资并承担损失的30%，一万以上三万以内，扣除当月绩效工资及该项目提成并承担损失的40%，三万以上，取消全年绩效工资和提成并承担损失的50%由行政部报总经理作出处理，严重的负法律责任。
6、采购员完成采购任务，达到公司成本控制目标，可获得项目提成，经公司评审小组一致认定，未达成控制目标按公司未达利润比例扣除提成。节约成本部分给与采购员15%—30%不等的奖励。
7、采购员严禁徇私舞弊。违反公司廉洁规定需全额承担给公司造成的损失并开除，严重的追究法律责任。

五、 建立供应商评级考核制度，由项目部，成本合约部及总工办以价格30%，质量30%，供货期20%，服务等20%的比例对供应商考核评分。选择长期优秀战略合作伙伴。

六、 审计监督：
在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与，评审小组要全程参与，财务部门负责核查与审计，采购人员要自觉接受审计并提供供应商信息资料，让有关部门能够针对采购活动的监督和质询，绝不允许采购过程中发生违反廉洁制度行为，否则按公司有关制度严肃处理。
1、 项目部及质安部对采购的物料进行检查考核，对采购员每月绩效考核。
2、 经营部及财务部对采购的物料、款项、进行核对。核对不符不予报销付款、
3、 公司总经办对采购工作效率，物料合理使用进行监督。
注：附采购流程图，评审表，询价表；
本机制为试运行，本机制所有权及解释权归公司所有。

**********有限公司

采购流程图：
各部门申请填写请购单

未 通 过
日常了解市场行情、常用物料询价、核对库存
成本合约部采购员

审 批

通 过
选择供应商

退 回 由 采 购 追 责 供 应 商

未 通 过

大宗物品
小物资

评审小组

通 过

制定合同并实施采购

出入库验证

不合格产品
质安部

使用部门

财务部

合同评审表
评审日期： 年 月 日 编号：

工程名称

工程类型

供应商名称

联系人：

联系电话：

分包商名称

联系人：
联系电话：

项目部
评审意见

审核日期： 年 月 日

成本合约部
评审意见

审核日期： 年 月 日

经营部
评审意见

审核日期： 年 月 日

技术部
评审意见

审核日期： 年 月 日

财务部
评审意见

审核日期： 年 月 日

主管副总经理
评审意见

审核日期： 年 月 日

董事长
评审意见

审核日期： 年 月 日
说明：
1、本表由成本合约部填报，项目部、成本合约部、经营部、技术部、财务部、主管副总经理评审。
2、本表只供参考，以订立合同为准。
制表人：