全程运输代理业务操作流程.docx

全程运输代理业务操作流程
一、业务流程示意图

二、具体操作程序
1、洽谈协商业务
业务部门与委托人洽谈业务时，负责受理业务的工作人员，要向委托人询问代理货物的品名、属性、包装、规格、质量、数量、价值、发站和到站等情况，讲清全程运输代理的服务内容、收费依据、收费标准和计费办法等内容。为委托人设计最佳运输方案，向委托人通报全程运输代理服务总体报价，提供《服务报价单》（见物流管理工作手册第61页），一式两份，双方签字后各执一份，做好全程运输代理服务的准备工作。
2、签订代理合同
委托人同意我方为其提供全程运输代理服务后，业务员要与委托人签订《全程运输代理合同》（见物流管理工作手册第65页），合同一式两份，双方签字盖章后，各执一份。办理每一批货物时要签订《全程运输代理服务补充协议》（见物流管理工作手册第70页），协议一式两份，双方签字盖章后，各执一份。每批货物的代理数量、代理费用等在《补充协议》中约定。合同和协议中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、各项费用、结算方式、合同期限等内容。替委托人垫付运杂费、装卸费、保价费的代理企业，在合同的其他约定事项中要明确垫付费用的结算办法。签订全程运输代理合同执行黑价经字（2007）244号文件和内计费字（2001）1699号文件规定的收费标准。
3、登记合同台账
我方留存的合同交合同管理员统一管理，由合同管理员负责登记《合同管理台账》（见物流管理工作手册55页），建立合同管理档案。同时将合同复印件传递给业务员和结算员，作为办理代理业务和结算手续的依据。
4、接收代理货物
业务员依据《全程运输代理合同》的有关约定，为委托人选择货位，组织短途运输。货物运至仓储站台（或装汽车）时，业务员与委托方工作人员验收代理货物，办理交接手续，填写《物流代理服务货物验收交接单》（见发送运输代理操作程序附件1），一式两份，双方签字后，各执一份。《交接单》中要明确登记委托人单位或个人姓名，代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值，以及货物的发站和到站等内容，作为办理代理业务的依据。
5、办理运输手续
业务员要依据《全程运输代理合同》的约定及《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容，为委托人提供整车运输服务订单、办理运输计划、填报铁路货物运单、办理请车、替委托人垫（代）付运杂费等运输手续，同时与委托人签订《全程运输代理服务补充协议》，为代理货物的发运做好准备工作。办理请车时，业务员要登记《物流企业服务（日请车）登记台账》（见物流管理工作手册第49页）。替委托人垫（代）付运杂费等费用的企业，运杂费结算后，业务员要将有关票据及时返给委托人，并填写《票据传递交接登记簿》（见物流管理工作手册第99页），一式两份，双方签字后，各执一份。
6、办理预交款手续
在办理代理货物请车时，业务员根据委托人拟代理发送货物车数，出具《物流服务预交款通知单》（附件1），一式叁份，双方签字后，由委托人到收款员处办理预交款手续，将代理服务费及相关费用交收款员。收款员依据业务员出具的《物流服务预交款通知单》为客户办理预交款手续，在《物流服务预交款通知单》上加盖收讫戳记，自留一份，返业务员一份，交客户一份。
7、监督货物装车
业务员依据由收款员出具并加盖收讫戳记的《物流代理服务预交款通知单》，监督装车，确保装车的车数、品类、件数、重量等与铁路运单一致。装车后，业务员登记《物流企业服务（装车）登记簿》（见物流管理工作手册第50页）和《全程运输代理通知单》（见物流管理工作手册第71页），并将《通知单》转给到达地物流合作企业。
8、办理结算手续
（1）业务员依据《物流企业服务（装车）登记簿》和《全程运输代理服务补充协议》，填写《物流代理服务货物结算通知单》（见发送运输代理业务操作流程附件2），一式两份，双方签字后，自留一份，交委托人一份，由客户到结算员处办理结算手续。
（2）结算员依据委托人持有的业务员出据的“通知单”为委托人办理结算手续，并留存《通知单》，同时出据《物流代理服务货物结算单》（见发送运输代理业务操作流程附件3），一式两份，双方签字后，自留一份，交委托人一份。
（3）收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》和《物流代理服务预交款通知单》为委托人办理结款手续，预交款多退少补，开据运输代理专用发票，在结算单和发票上加盖收讫戳记。收回《物流代理服务预交款通知单》，留存《结算单》。专用发票一式肆份，交货主一份，返集团收入一份，交财务一份，自留一份。
9、上缴收取款项
收款员每天统计当日所收款项，于下午4点前填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》（见发送运输代理操作程序附件5），一式两份，同所收款项一并上缴财务部门。出纳员核对无误后，双方签字，并在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖现金收讫戳记，返给收款员一份，同时给收款员开据收据。
10、协作办理送达
我方要与到达站物流企业签订《物流合作协议》（见物流管理工作手册第62页），协议一式两份，双方各执一份。由到达站合作企业领取货物，组织短途运输，运抵委托人指定地点，并办理交接手续，同时填写《全程运输代理回执单》（见物流管理工作手册第72页），加盖戳记后返给我方，我方将回执单复印件交委托人，作为完成一批代理业务的依据。
三、工作要求
1、开展全程运输代理业务，必须具备规定的基础设施条件，严格执行收费标准，按规定服务内容开展服务。
2、开展全程运输代理业务，必须使用统一的合同文本，签订规范的《全程运输代理合同》，严格按约定履行合同。
3、必须及时给货主开据专用发票，每办理一批货物必须单独开据运输代理专用发票，货主不要的要自行留存。
4、财务部门要加强监管力度，每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账等进行核对，发现问题及时处理，保证收入真实和安全。
5、整个运输代理业务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等各种手续的编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。
附件：物流代理服务预交款通知单

附件1：
物流代理服务预交款通知单
客户名称： 日期： 年 月 日 编号：
顺号

货物品类

车数

吨数

预交款金额

合同编号

备注

合计