从材料出入库单据的传递程序看岗位分工.doc

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从材料出入库单据的传递程序看岗位分工

  摘 要：本文以计划成本法为基础，通过材料入库单和领料单的传递程序，探讨如何搞好岗位分工，进而加强内部控制。
    关键词：材料出入库；单据；传递程序；岗位分工
《企业会计准则讲解》规定，“企业在日常核算中采用计划成本法核算的存货成本，实质上也是存货的实际成本。比如，采用计划成本法，通过‘材料成本差异’科目将材料的计划成本调整为实际成本”。我公司在原材料的日常核算中采用计划成本法。
原始凭证又称单据，是会计核算的原始资料和重要依据，按照来源不同，分为外来原始凭证和自制原始凭证。其中自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。我公司在材料核算中使用材料入库单和领料单，属于自制原始凭证，
《会计基础工作规范》第四十八规定，“一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。”下面从材料入库单和领料单的传递程序着手，探讨如何加强内部控制。
    一、材料入库单的传递程序及岗位分工
我公司产品所消耗的原材料大部分是先办理检验手续，检验合格后再办理入库手续，然后由供应商开具发票，过一段时间再办理付款手续。下面就以这种采购流程为例，说明材料入库单的传递程序。
目前我公司使用的材料入库单格式如下：
××公司
材 料 入 库 单        _____字_____号
________仓库             年   月   日    供应单位：_________
材料代码
材料名称
规格
单位
数量
单价
合计
备 注
总计
记账        材质检验         验收           制单
材料入库单设置为五联，第一联“供应部门存查”（黑联），第二联“仓库记账凭证”（红联），第三联“财务记账凭证”（蓝联），第四联“财务结转账凭证”（绿联），第五联“业务班组存查”（黄联）。各联次的内容一致，如上所示，主要包括××仓库（材料所属库别）、年月日（入库时间）、供应单位（材料供应商）、材料代码、材料名称、规格、单位、数量、单价、合计、总计、备注等，最后一行由相关人员签字或盖章，包括记账人员，材质检验人员，验收人员，制单人员等。
    一）传递程序
     1、当材料到达仓库，经检验员检查确定质量合格后，采购员应一式五联及时填写材料入库单，填写内容包括××仓库、年月日、供应单位、材料代码、材料名称、规格、单位、数量，并在最后一行“制单”处由采购员签字或盖章，“材质检验”处由检验员签字或盖章，“验收”处由仓库保管员签字或盖章。在材料入库单的签字或盖章，主要是明确责任，由检验员负责质量是否合格，仓库保管员负责数量是否与实物相符。采购员自留第一联备查，其余四联转给仓库记账员。
    2、仓库记账员在一式四联（不包括第一联）填写材料的单价（计划价格）、合计金额、总计金额，并且在最后一行“记账”处签字或盖章。
   （1）仓库记账员自留第二联，作为记账的依据；
   （2）仓库记账员留下第四联，备月底汇总后转财务部门的材料核算员；
   （3）仓库记账员将第三联及时转给采购员。采购员在收到供应商的发票后，经核对无误，将第三联附在发票后面，到财务部门报账；
   （4）仓库记账员将第五联转给仓库保管员留抵备查。
    3、月末，仓库记账员将第四联汇总后转财务部门的材料核算员。材料核算员将本月收到的第四联入库单连同以前月份结存的第四联入库单，按库别汇总在一起，通过查阅“材料采购”明细账，以当月取得发票后附的第三联入库单为基准，将对应的第四联挑选出来，作为本月购入材料的计划成本，汇总后作为原始凭证附于记账凭证之后，根据汇总的计划金额，填制分录，借记“原材料”，贷记“材料采购”。
  挑选之后结存的第四联表示材料已入库，但发票未到，仍由材料核算员保管，待次月末再重新挑选，并汇总数据后作为材料估价入库的依据，但不附于记账凭证之后，根据汇总金额，借记“原材料”，贷记“应付账款—暂估应付款”。
由于入库单右上角标有“供应单位”，月末通过材料核算员的第四联入库单，可以分库别、分单位对估价入库的材料进行汇总，进而可以掌握有哪些供应商存在货到未开具发票的情况，计划金额是多少，便于及时与供应商联系，催促发票尽快入账。
    （二）各岗位的职责
在以上材料入库的过程中，涉及到采购员、检验员、仓库保管员仓库记账员、材料核算员等岗位。其职责如下：
    1、采购员  负责填写材料入库单、核实材料的实际采购价格、发票中材料的数量和入库单的数量是否一致，并保存入库单第一联备查。
    2、检验员  只负责检验材料的质量。对于质量合格的材料，在入库单上签字或盖章确认。
    3、仓库保管员  负责核对入库单和实物是否相符，确保收到的材料和入库单上的数量、重量一致，并保存入库单第五联。
    4、仓库记账员  负责录入入库原材料的数量、计划单价和金额，保证账证相符，即原材料的数量金额账和入库单相符。保存入库单第二联，据以记账。
    5、材料核算员  复核发票和第三联入库单是否相符，根据第四联汇总原材料的估价入库。
从《采购与付款》的内部会计控制规范看，采购与验收，采购、验收与相关会计记录就属于不相容岗位，必须相互分离。
    二、领料单的传递程序及岗位分工
目前我公司的领料单设置为四联，第一联“成本核算”（蓝联），第二联“财务部门核算”（绿联），第三联“仓库记账凭证”（红联），第四联“领料部门留底”（黑联）。格式如下：
××公司
领  料  单
________仓库              年   月   日       _____字_____号
材料编号
名称
规格
单位
请领
实发
单价
金额
用途说明
领料部门     材料记账员     发料人     核准人     领料人    
   （一）传递程序
    1、根据生产需要，当各车间到仓库领用材料时，领料员一式四联填写领料单，注明材料所在仓库、时间、材料编号、名称、规格、单位、请领数量、用途说明，并在“领料部门”处盖章，在“领料人”处签名或盖章，经核准人签字核准后，持一式四联到仓库申请领用材料。
    2、如果仓库库存有所请领的材料，则仓库保管员填好实发数量，并在“发料人”处签名或盖章，同时将第四联退回领料人留底。仓库保管员应及时将第一至三联传递给仓库记账员。
    3、仓库记账员在一式三联的领料单上填写单价、金额，并将第三联留底，据以登记账簿。
    4、月底结账之前或在固定日期，比如每旬、每周，仓库记账员将第一联、第二联转给财务部门，其中第二联传递到材料核算员，第一联传递到车间成本员，由他们分别作为材料核算和成本核算的依据。
在这里，各车间即为领料部门，仓库保管员即为发料人，各车间主管材料的人员即为核准人，比如车间主任、材料调度等。
    （二）各岗位的职责
在以上发出材料的过程中，涉及到领料员、核准人、仓库保管员、仓库记账员、材料核算员、车间成本员等岗位。从内部控制制度的角度讲，这些岗位是不相容的，应明确规定其职责权限，使他们能够相互监督、相互制约。其职责如下：
    1、领料员  负责填写领料单，并保存领料单第四联备查。
    2、核准人  负责核对领料员填写的各项内容。
    3、仓库保管员  负责核对领料单和实物是否相符，确保发出的材料和领料单上的数量、重量一致。
    4、仓库记账员  负责录入领出原材料的数量、计划单价和金额，保证账证相符，即原材料的数量金额账和领料单相符。并保存领料单第三联，据以登记账簿。
    每月末，仓库记账员编制收发存结存汇总表，结存数与仓库保管员核对，保证账实相符。
    5、材料核算员  根据领料单第二联进行账务处理，负责出库原材料的核算。月末，根据“原材料”科目的余额，与仓库记账员报表的结存数核对，保证账账相符。
    6、车间成本员  根据领料单第一联，核算本车间领用材料的成本。
只要上述人员切实负起责任，在材料的出库程序上就能做到相互监督，保证账证相符、账实相符、账账相符，避免原材料遭受损失。
     三、单据传递中需要注意的问题
    1、）材料入库单和领料单中的各项内容一律不得随意涂改。《会计基础工作规范》第四十九条规定，“原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章”。根据实际情况，若改动单据上的内容，必须由经办人在改动处签字或盖章，并将所有联次进行改动。
    2、在材料入库单和领料单中，“单位”应该使用统一单位，例如公斤、米、件等，不得使用桶、瓶等模糊单位，因为桶和瓶有大有小，不能作为统一的计量标准。
    3、在材料入库单和领料单上，日期必须如实填写。有的单位为了保证月底的报表进度，在每月25日结账，对每月25日以前（包括25日）的入库单和领料单在当月入账，26日至月底的入库单和领料单在下月入账。这样，单据上的日期为实际入库和领料的日期，符合真实、准确的原则，也便于查阅。
总之，材料入库单和领料单作为重要的原始凭证，一定要加强内部控制，在规范填写的同时，明确相关岗位的责任。同时，对其流转程序也要严格执行，减少舞弊的发生，保证原材料的安全、完整。
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