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新时期企业办公室文秘工作对策

郑鑫
[摘 要]办公室是一个企业的窗口，集文字、行政、公文管理、信息等工作于一体，主要负责管理事务、参与政务、综合服务。在办公室中，文秘工作质量直接影响着办公室整体工作质量。文章分析了办公室文秘工作对企业的重要性，针对新时期企业办公室文秘工作存在的不完善因素，探讨做好办公室文秘工作的对策。希望可以有效提升文秘工作水平，促进企业长期稳定发展。
[关键词]新时期;企业办公室;文秘工作
[DOI]10.13939/ki.zgsc.2021.09.100
1 引言
新时期背景下，对企业办公室文秘工作提出了更高的要求，工作人员不仅需要具备较高的政治素养和熟练的业务能力，还需要具备较强的创新能力和超前思维，更好地辅助领导进行管理工作。因此，在实际工作中，企业办公室文秘工作人员不断丰富自我，不断进行学习，提升自身的专业水平和综合素养。与此同时，还需要结合实际情况，摒弃传统的工作模式，不断对工作思路和理念进行创新，通过科学合理的手段，提升文秘工作质量和效率，使企业可以得到更好的发展。
2 做好新时期企业办公室文秘工作的重要性
在企业日常管理和行政工作中，办公室属于重要场所。最近几年，随着我国社会经济不断发展，部分企业的经营范围越来越大，办公室文秘工作量也在不断增多，其中包括各种行政管理和日常管理。针对一个企业来讲，办公室是非常关键的部门，其是做好上级和下级之间指令传达的重要环节，只有做好文秘工作，才可以更好的、准确的传达领导决策。[1]并且，企业办公室文秘工作人员还需要负责和外部的沟通工作，不仅需要和内部人员进行联系，还需要和合作企业进行沟通和交流，这在一定程度上给文秘工作人员带来了较大的挑战，要求其具备较高专业素养和工作能力，尤其是在新时期背景下，文秘工作人员更应该做好文秘工作，结合自身的实际水平，统筹规划岗位工作，充分利用信息技术，对工作质量和效率进行提升。
3 新时期企业办公室文秘工作存在的问题
3.1 办公室文秘工作服务层次不够深入
企业办公室文秘工作具有较强的综合性，需要做好监督、协调工作还需要做好一些琐碎的事情。目前，在企业办公室文秘工作中，大部分工作人员更加侧重事务性工作，以致部分工作存在表层化、形式化的问题，难以提供给企业领导更加深层次的服务。[2]在实际工作中，文秘工作人员也无法针对关键问题提出建议和意见，以致无法充分发挥出自身的助手作用。
3.2 办公室文秘工作人员素养有待提升
现阶段，部分企业办公室因为受到编制的影响，文秘工作人员相对较少，其工作量和工作压力相对较大，长期以往会大大降低其工作积极性和工作质量。[3]在实际工作中，部分文秘工作人员常常都是凭借自身的经验进行工作处理，没有和其他部门和兄弟企业进行交流与沟通。加之部分文秘工作人员刚刚来到企业，缺乏实践经验，导致文秘工作质量与效率大大降低。
3.3 文秘工作的协调作用发挥不够充分
在企业办公室文秘工作中，协调工作是非常重要的一个组成部分，因此文秘工作人员需要具备较强的协调能力和沟通能力。但是，现阶段，在实际工作中大部分文秘工作人员的协调能力和沟通能力相对较差，在工作时常常出现相互推诿的问题，以致文秘工作质量难以得到显著提升。
4 对策
4.1 对办公室文秘工作的理念进行创新
身为企业文秘工作人员，需要顺应时代的发展，坚持与时俱进原则，对工作理念进行创新，提供给企业决策者先进的经营思路。首先，文秘工作人员应树立效益意识。在实际工作中，文秘工作人员需要从以往的单纯行政意识转变成为效益意识，需要在对行政命令进行准确传达的同时，对行动效果进行关注，简单来讲就是关注经济效益，把调查结果及时反馈给领导，保证企业决策可以带来较好的经济效益。与此同时，文秘工作人员应把经济效益作为核心内容，充分发挥出自身的督导与助手作用，出谋划策和提出建议。[4]其次，文秘工作人员应树立超前意识。在思想方面，应具备超前意识，把目光放在长远发展上，结合国家经济发展趋势，对市场动向进行预测，及时提出企业发展建议。再次，文秘工作人员应树立创新意识。文秘工作人员应对先进的管理理念和思想進行学习，并结合企业的实际情况，对管理理念进行适当调整。并且，还需要对工作模式进行创新，提升工作质量和效率。最后，文秘工作人员应树立信息大数据意识。在新时期，我国已经步入了信息时代，有很多文秘工作需要依靠互联网，因此文秘工作人员需要对信息技术进行掌握，并可以做到熟练运用到工作中，提升工作效率。
4.2 对文秘工作人员政治素养进行提升
首先，文秘工作人员应坚定自身的政治立场。文秘工作人员直接参与企业重大事件的决策，对相关制度和规定的贯彻落实进行督导，因此其需要具备坚定的政治立场，和企业行政领导和党委保持一致，不能出现违背企业发展战略的言行，并且还需要严格根据相关制度做好督导工作，避免制度贯彻落实走样或不到位。[5]其次，文秘工作人员应摆正自身的位置，树立服务意识。文秘工作人员负责上传下达，其说话和办事常常代表着领导的想法，在对指示精神进行传达时会受到下级的尊捧，进而出现一些错误的思想。因此，文秘工作人员应不断提升自身的修养，树立良好的服务意识。再次，文秘工作人员应树立大局观念。在企业中，办公室属于组织协调的一个部门，工作涉及范围较广，在实际工作需要充分调动起相关部门，对工作任务进行完成。因此，文秘工作人员需要具备奉献和牺牲精神，起好带头作用。最后，文秘工作人员应坚守职业道德，对企业机密进行保守。文秘工作人员常常可以接触到企业高层，参加决策会议，对核心机密进行掌握，因此其需要具备保密意识，杜绝出现以密谋私利的问题。
4.3 以高标准要求做好办公室的文秘工作
第一，文秘工作人员应管好公文，做好会务工作，保证指令传达通畅。在企业办公室文秘工作中，公文与会议是传统指令的重要途径。做好公文管理工作，主要包括撰写重要文件、管理各种公文这两个方面。针对文秘工作人员来讲，撰写重要文件属于基本素养要求，在撰写时需要具备较强文字运用技巧的同时，还需要突出鲜明的政治观点，保证文件具有较强执行性与可操作性，使其可以更好地指导企业工作。[6]而在公文管理工作中，需要对相关管理制度进行制定，对公文质量与政治政策进行严格审核，做好登记发放工作，保证公文及时传送，并妥善保存。
第二，应做好调查研究工作，做好企业领导者的助手。文秘工作人员可以深入到生产一线，或者是组织基层座谈会议，进行调查研究工作，针对具有普遍性和倾向性的问题，要找出其中的影响因素，突出工作重难点问题与热点问题，利用编辑政务信息的形式，完成上报下发任务。并且，文秘工作人员可以结合实际情况，提出科学合理的意见与设想，提供给企业领导决策可靠的参考。
第三，做好督导反馈工作。企业可以创建完善的重点工作督导反馈制度，制定科学合理的奖惩方法。文秘工作人员应严格根据督导反馈制度，做到督导工作，对工作进度进行现场跟踪督导，协调各个部门，对存在的问题进行及时解决，进而有效提升工作质量。与此同时，需要把工作的落实情况及时反馈给企业领导，针对工作完成较好的人员应给予适当的奖励。
第四，做好服务工作，营造良好的工作环境。文秘工作人员应做好以下服务工作，领导办公用品和用具的配置工作、文件起草和管理工作、创建上下级工作程序与领导信访接待制度，对周边人事关系与兄弟企业之间的来往关系进行协调。[7]做好这些服务工作，可以使领导更加全身心地投入到企业經营管理工作中，进而促进企业长期稳定发展。
4.4 加强对文秘工作人员的培训力度
文秘工作具有较强的专业性，工作人员应具备扎实的专业知识和较强的业务能力，才可以更好的胜任该工作。因此，企业应加大对文秘工作人员的培训力度，意识到人才的价值。首先，企业应做好培训教育工作，结合文秘工作人员的实际情况和岗位职能，对培训计划进行制订，提升培训的全面性和针对性，并把培训教育工作和实践工作进行充分结合。[8]其次，为了顺应时代的发展，企业除了需要对文秘工作人员专业知识进行培训，还需要加强对相关法律法规的培训，使文秘工作人员可以熟悉相关法律法规，对国家发展动向进行掌握，对企业文化和政策文件进行深入了解，并把国家政策法规与企业文件作为指导，更好地实施文秘工作，提升工作质量和效率。
5 结论
总而言之，在新时期背景下，做好企业办公室文秘工作是非常重要的，不仅可以有效提升文秘工作质量，还可以有效提升企业的整体管理质量，促进企业长期稳定发展。对于一个企业来讲，办公室属于重要的行政管理场所，每天的工作量相对较大，需要对上级和下级进行协调，还需要进行工作汇报等。目前，由于受到多种因素的影响，办公室文秘工作还存在一些问题。因此，作为办公室文秘工作人员，需要不断提升自我专业水平和职业素养，通过不断学习和对工作模式进行创新，做好办公室文秘工作，从根本上提升文秘工作质量。
参考文献：
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[2]岳树江.新时代加强国有企业办公室工作的思考[J].办公室业务，2019（20）：16-17.
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[4]齐军.基于新时期下国企办公室管理工作存在的问题及对策[J].现代企业文化， 2018（35）：223-224.
[5]张鹏.新时期下企业办公室管理实践思考[J].发明与创新：综合，2018（9）：48-49.
[6]吴俊.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展的研讨[J].现代企业文化， 2019（5）：119-120.
[7]郝超颖.浅议国有企业基层办公室秘书综合素质的提升[J].现代企业文化，2018（9）.
[8]许小宁.提高办公室文秘工作质量和水平的途径[J].今日财富：中国知识产权，2019（3）：153.

-全文完-