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特殊载体档案管理现状及对策分析

关绍鹏
摘要：特殊档案对于一个企事业单位的发展来说至关重要，尤其是在企事业单位举办大型展览、庆祝活动时，就需要这些特殊档案来对企事业单位的形象加以补充。本文主要介绍了特殊档案管理的现状，并进一步分析了特殊档案管理的对策。
关键词：特殊档案 企事业单位 管理 现状 对策
所谓特殊档案管理，就是指对照片、证书、奖状、录像等内容的管理。在内这份工作对职工的工作思路教育大有裨益，对外也有助于宣传企事业单位的形象，有着直观性的特点，所以，特殊档案的管理是十分重要的，它的保存完善与否，也会影响到档案利用的成果，广大的档案工作者需要加强对特殊档案的管理，才能够切实、有效地发挥其价值。当下我国的企事业单位档案信息化管理建设是一项系统的任务，无论是管理者还是相关的工作者，都需要有积极的态度来投入这项工作。所以，这项工作需要较高的社会责任感、相应的理论和技术支撑。
一、特殊档案管理的现状
（一）资料收集不全面
一些来源于企事业单位重大活动、重要事项的录像以及照片档案，因为参与的人员较多，且规模较大，在这个时候，就容易出现职责不清的问题，摄像录影人员缺乏档案管理意识，收集工作普遍落后，这就导致录像以及照片的档案管理质量不高，且数量不全。其次，一些重要的证书、获奖档案以及奖状的归档情况不主动，容易出现各种漏归的现象。最后，因为录像带有重复利用的功能，所以它往往在多次利用之后，其资料的流失就较为严重。
（二）缺乏规范的整理
没有一个规范的整理，主要表现在照片的拍摄时间、背景以及原因上，都不够详细，甚至没有充分的说明文字，这就从一定程度上降低了照片档案的可靠性，对于使用者来说，要想全面地了解照片的相关信息，更是难上加难。
（三）保存条件不好
首先，在库房的硬件设施上，缺乏相关的防潮防湿的安排，库房通风条件不好，奖牌容易出现生锈、弯曲的问题。其次，声像档案没有专门的防磁柜，录像盘有太多的消磁现象。最后，在对奖杯的存放上，没有固定的摆放位置，那么就很容易受到外力的碰撞，破损的现象层出不穷。
（四）信息化程度不高
特殊档案的载体是多种多样的，且材料和形式各异，大小也不同，这就使得其信息化管理的方式参差不齐，管理起来难度较大。例如证书的档案，有的幅面较小，可以用扫描地方式进行管理，而一些面积较大的，就只能利用拍照的方式來解决。奖杯、奖牌的档案只能通过拍照。但是因为奖牌的材质具有一定的特殊性，一些奖牌特别光亮，拍起照来就十分困难。而一些录像带要转换成光盘，就需要有可靠的设备。所以，综合来看，由于各式各样的条件的限制，档案的信息化建设的可行性较低，且困难重重。
二、特殊载体档案管理的对策
（一）强化收集力度
档案管理人员身负社会财富管理的重任，所以，要本着对历史、未来负责的精神，不仅要做好当下的档案资源管理，同时也要对一些新来的档案资料进行全面的收集与整理，这就使得档案在未来可以全面真实地反应历史情况。针对一些特殊档案管理收集难的现状，在各种制度的保障下，档案员要负起责任，和有关部门多多沟通，注重企事业单位的重大活动事项。在某个活动事项中，可能出现哪些档案，哪些档案应该怎么收集，以及向谁收集，我们都应该做到心中有数，做到事前的策划。这样才能够及时、完好地完成档案的收集。其次，我们要做好宣传工作，无论何时都要有一种宣传档案收集的意识，这样才能够有效地提升广大职工干部的宣传意识，敦促其主动存档。
（二）创新管理手段
随着新媒体技术的不断发展，传统的档案管理在内容更新、升级方面显示出了一定的滞后性。随着一项新技术、一些新软件的诞生，往往可以将纸质档案的缺陷在几天的时间内得到解决。纸质材料的更新明显跟不上信息技术应用的速度，这样势必会给企业档案调动工作带来一定的困难。档案管理也应该与时俱进，充分地利用现代化的科技手段，实现对档案的数字化整理。将老照片通过扫描的方式进行储存，对于证书、奖牌以及锦旗等实物类档案，应该进行拍照，进一步制作成电子档案，存放在档案管理的系统当中。通过数码设备形成有关照片，直接存放在数据库当中，实现与实物的同步对照。除此之外，对于形成的电子档案，要利用U盘、移动光盘和移动硬盘进行双份备份，做好数据的储存工作。其中一份可以交由使用者使用，变了每次利用者都需要拍照、扫描的问题，这样既可以有效地节约时间，也可以完成资源的共享。在保存资料完好无损的状态下，进而提升档案的管理水平以及利用率。另外，因为荣誉档案的利用者大多都是对某一级别以上的荣誉进行利用，所以，在实物档案的模板中增添了级别的滋养，这样就可以有效地用“级别”来检索档案，提升档案查找的便利性。
（三）强化设施投入
随着社会科学技术的不断发展，企事业单位应该逐步完善自身的软件功能。一些智能化的系统的设计远远跟不上当下对软件系统的需求，不能满足企事业单位档案建设工作的需求，使得企事业在档案建设的过程中，有些系统不能发挥应有的作用，所以，加强对档案建设系统软件的更新，保持与时俱进性，这样可以有效地避免被时代淘汰。虽然档案管理不会直接地创造出哪些经济效益，但是它能够创造的长期的社会效益与价值却是不可估量的。我们要做好档案的管理工作，进一步提升档案管理的水平，在这个过程中，无论是硬件还是软件都是必不可少的。所以，加强对档案基础设施的投入，为档案管理提供一个优质的平台很有必要。所以，针对当下的奖牌、奖杯容易破损的现状，我们可以利用荣誉展示台，将各类的奖牌、奖杯放在固定位置上，这样不仅美观，还能够有效地提升人们管理的可靠性。对于录像带重复利用情况，声像资料的缺失问题，可以给摄像部门提供刻录机，将录像弄成光盘的形式，这样不仅有利于声像资料的完整，同时也有助于档案管理人员通过电脑合适，针对当下照片档案收集不全面的情况，给档案部门配备相关的摄影器材，档案管理者可以根据档案管理的具体需求，亲自参与拍摄，及时添加有关注释，说明录入的时间与地点，确保照片的文字真实且全面，保证照片的数量和质量。
（四）丰富知识储备
领导干部要转变思路，摆脱传统观念的束缚。积极做好特殊档案的建设。其次，要扩充网络构建队伍，这要求工作者需要具备一定的责任性，充分认识到档案管理工作的重要性，并以此次作为自己义不容辞的责任。鼓励特殊档案管理人员及时了解国内外的特殊档案建设动向，总结相关经验教训。管理部门对特殊档案建设人员的言行加以严格要求，以谨慎地态度要求其认真负责，并实时关注国家的相关政策。同时，也要求普通的管理者拥有一定的网络知识，为信息化建设提供后备军，以此来扩大网络建设的队伍。档案管理的工作人员要主动地学习有关业务知识，积极涉猎新的学科与领域，提升自身的综合素质。档案管理不仅有较强的专业性，同时也和其他的学科息息相关。这就需要广大的档案管理工作者，不仅有丰富的专业知识、工作技能，同时也要掌握与其他学科有关的知识，随着现代信息技术的不断发展，档案管理工作也迎来了重重挑战。所以，档案管理人员必须结合新的形势，有效地改善自身的工作思路，用新的方法解决新的问题，用于打破传统的枷锁，在档案业务上创新、突破，不断学习新的知识，拓宽视野，更要熟悉电子计算机技术、信息技术、影像技术，在工作中做到触类旁通，灵活运用各种技能，将自己从一个单一的选手转变为复合型人才，善于总结工作经验，创新自身的管理方式，进而提升档案管理方法的水平。
三、结语
总的來说，因为特殊档案本身有着这样和那样的特点，所以，在具体的管理过程中，难免会出现这样或者那样的问题，随着科学技术的不断发展，还会出现更多的载体档案，如何去管理他们，如何去利用先进的科学方法保存他们，就需要广大工作者不断深入研究，丰富相关理论体系的构建，以此来促进我国档案又好又快地发展。
参考文献：
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（作者单位：辽宁省委党校）

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