科技档案管理存在的常态问题分析.docx

科技档案管理存在的常态问题分析 摘 要：随着知识经济时代步伐的加快，科技信息资源成为企业知识产权体系中必不可少的因素，也是企业在市场竞争中加强核心竞争力的必要保障。企业科技档案涵射内容大而广，不仅包括基建设计、技术研发，也包括产品生产、科研课题，是企业这些工作中产生的原始信息的集合体。它所包含的丰富知识，见证了企业在科技领域的技术水平以及科研能力，也能够为企业提高市场生存能力提供决策依据，给企业带了重大的经济效益。虽然我国在科技档案研究上有了很大进步，但由于缺乏方向性指南，與发达国家相比仍有较大差距。关键词：科技档案；必要性；开发利用；有效路径新形势下科技档案的工作重点是科技档案管理、利用和开发。但是科技档案受到空间和时间的限制，其价值并没有很好的得到挖掘。笔者管窥相关理论学说，结合企业科技档案管理实际，进行理论研究，以期能够主动探索出新的发展模式，使企业档案工作迸发出新的动力和活力，砥砺奋进，筑梦前行。1 科技档案开发利用的必要性1.1 科技档案的技术价值科技档案类型纷繁复杂，不同的科技档案中蕴藏着企业不同的科技信息，对企业所在的行业发展亦有着重大的意义。生产力与科学技术的紧密结合，会形成具有技术价值的信息资源，科技档案作为这些信息资源的有机载体，对企业而言属于知识形态的生产力。从宏观层面来讲，科技档案不仅可以改进和提高生产的诸要素，而且能将技术价值这种知识形态的生产力转化为物质形态的生产力，促进企业科技成果的诞生，从而不断地推动生产力发展。从微观层面来讲，科技档案的高效利用可以避免人力、物力的重复投入，降低企业产耗，节约生产成本。1.2 科技档案的知识传承价值科技档案在归档以后，其现行功能并没有发挥完毕，在文件生命活动周期内其仍然可以继续发挥功能，典型如知识传承功能。科技档案中所蕴藏的科技信息在有效发掘后，能够保证科技情报、知识、技术和信息的传承与扩散1。例如，企业可以在原有科技档案的信息基础上进行技术研发，也可以在原有科技档案信息基础上进行生产结构分析。企业的科技信息是企业科技成果的历史记录，其是一项庞大的系统性工程，如果不加以管理保存，之后势必要投入更多的人力、物力和财力进行信息再现。因此，只有对科技档案进行有效保存，发挥其知识传承价值，才是最可靠最真实的，其知识传承功能是其他资料不可代替的。2 科技档案管理中存在的问题科研步伐的加快以及信息革命时代的到来，企业对于科技信息的敏感程度愈来愈高，这一方面推动了科技档案的变革和创新，同时也暴露出以往科技档案工作中的弊病。与发达国家相比，我国企业科技档案管理工作表现出不够深入、技术落后和不成规模等特点。2.1 档案管理制度不健全有规矩，方能成方圆。科技档案管理制度缺乏实践性、可行性。很多企业在制定档案管理制度时要么直接搬用其他企业档案管理内容，要么参照其他档案管理领域的档案管理做法。一方面，企业科技档案管理责任落实机制不健全。即使企业投入了资金、人力和物力，但往往成效甚微。科技档案管理工作缺乏具体的责任落实，致使科技档案管理工作流于形式的情形居多，没有引起有关工作人员的重视，一旦发生问题，工作人员之间相互推诿扯皮，另一方面，没有构建“督查督办，赏罚分明”的绩效考核体系。没有将科技档案管理成效纳入到绩效考核指标当中，没有将绩效奖金与科技档案管理水平挂钩，致使部分档案管理工作人员的责任意识、主动意识匮乏。2.2 档案利用意识不高我国科技档案事业起步晚，先天不足，在很长一段时间内企业有关部门只是单纯的对科技档案进行收集、归档后储放，主动利用率不高。档案管理工作人员的主观能动性不强，时常处于被动的检索和调取档案的工作状态，主动服务意识匮乏。对于科技档案的实质以及内涵没有理解到位，只是将其作为一种记录工作，没有将科技档案与企业生产经营、决策支持与科研工作相联系，人为削弱了科技档案工作与其他工作之间的联系。档案管理人员观念欠缺进步性、创新性，直接导致科技档案工作与其他工作之间脱轨。传统的科技档案模式已经不能适应新形势新时代的新变化，也不能使科技档案信息服务于企业效益。2.3 资金投入力度不大资金是企业各项工作的生命线。一旦资金匮乏，各项工作都无法施展开来。在科技档案管理中同样如此，资金的匮乏严重阻碍了企业档案部门对科技档案的利用和创新。信息化社会中，科技档案需要良好的工作环境和先进的软硬件设备。缺乏先进的技术工作，就不能对科技档案进行网络化和数据化的开发。但是由于各种各样的原因，或是企业自身资金限制，或是重视力度不大等，导致我国科技档案的资金投入比整体水平低，不能满足信息化背景下的需求。例如，由于资金投入比不高，致使对档案管理工作人员的培训力度不大，设备的更新及购置速度不能与时代发展速度相匹配。3 提高科技档案管理利用效率的有效路径3.1 加强企业制度保障知识经济时代背景下，要确保企业科技档案管理工作能够可持续健康发展，制度保障使关键。企业需要针对以往科技档案管理中出现的弊病，结合已有经验基础和制度基础，进一步完善自身的各项规章制度。首先要确定责任机构和责任人员，做到“谁管理，谁负责”，使各项分工得以明确，职责得以确定，从而提高责任人员的责任意识，使企业科技档案管理局面呈现出崭新的面貌。其次，要建立健全“督查督办，赏罚分明”的绩效考核体系2。按照相应的考核规则，将绩效奖金与科技档案管理水平挂钩，增强档案管理工作人员的服务意识、服务质量、主动性以及创新性，从而能够更好地增强执行能力，促使档案管理工作“提速、提质、提效”。最后，从制度上加强资金投入力度，规定每年定期投入科技档案领域的资金比例，保障各项基础软硬件设施能够与管理现状相配套，优化科技档案管理环境，夯实科技档案管理工作的物质基础。3.2 提高档案利用意识首先，企业要做好科技档案宣传工作，使企业各个部门和各个员工认识到科技档案重要性，理解科技档案的内涵和实质，从而提升企业整体对科技档案的重视程度。其次，科技档案管理是以人为核心，以技术为有力抓手的档案管理体系，人这个核心，一个是人的管理经验，另一个是人的管理技术和管理方式3。因此，企业要加强培训工作，让档案工作人员知道怎样收集科技档案信息资源，怎样挖掘科技档案中蕴藏的信息，使档案利用水平能够得到一定提升。最后，加强档案管理部门与其他科技生产部门的沟通协调，加强部门之间的合作，防止“信息”孤岛局面的出现，主动将企业内外部的科技信息联系起来，利用起来。4 结语科技档案是企业档案事业的核心部分，是企业能否追求经济利益最大化的关键所在。如何利用并挖掘科技档案中的重要信息，为企业转型升级提供有力支撑，是社会各界备受关注的命题。要实现科技档案价值，使企业实现质的飞跃，需要更深层次、更广维度地对科技档案进行利用开发。同时，对科技档案进行管理时，也要符合客观规律，遵循效益优先、事前控制和需求导向的原则。只有在技术上和理论上不断攻克管理短板，科技档案管理工作才能愈发的完善和成熟。参考文献1钟利文.信息化时代科技档案管理的创新研究J.今日科技，2018（05）：55-56.2温寒，潘莉.科技档案管理信息化应用中存在的问题和解决办法J.低碳世界，2018（03）：359-360.3张斌，李子林，黄蕊.我国企业档案宏观管理体制的演变与发展J.档案学研究，2018（02）：50-56.作者简介邓玉洁（1984-），女，湖北武汉，本科，毕业于武汉科技学院；现有职称：档案员；研究方向：档案管理； -全文完-