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试述目前高校档案管理中的安全隐患分析

孙彬彬
【摘 要】随着时代的发展和进步，高校档案管理工作也随之与时俱进，取得了长足的发展和进步。但在发展的同时，也暴露出了一些高校档案管理工作中存在的安全隐患和风险，而杜绝高校档案管理工作中存在的安全隐患，是我们今后长期要做的一项重要而经常性的工作，只有以高度负责的精神，求真务实的态度，勤奋扎实的工作作风，做好高校档案管理工作，这样才能取得高校档案管理工作的可持续的高速发展。
【关键词】档案管理；安全隐患分析
高校档案部门是集科学研究和各方面工作利用档案史料为一体的中心所在。随着时代的发展和进步，高校档案管理工作也随之与时俱进，取得了长足的发展和进步。高校档案管理工作中的现代化技术和管理模式也不断进行应用，在很大程度上提高了高校档案的信息量和使用率，从而最大限度的体现了高校档案信息的利用价值。但在发展的同时，也暴露出了一些高校档案管理工作中存在的安全隐患和风险，提醒我们今后一定要提高思想认识，认真做好安全隐患的防范工作。本文从高校档案管理工作中的几个安全隐患入手，对此进行一些简要的分析，抛砖引玉，希望引起高校档案管理同行的重视，从而能够切实进一步提高高校档案管理安全工作水平。
一、高校档案管理中信息来源的安全隐患
中华人民共和国教育部、国家档案局2018第27号文《高等学校档案管理办法》中对高等学校档案进行了明确的规定。“办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理 等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”而在现实工作中因为一些别有用心的人或是某些不负责任的档案管理工作人员麻痹大意，将不真实不可靠的档案材料归纳进入了高校档案。还有一些是因为病毒、黑客攻击、网络漏洞等造成电子档案遭到篡改、复制、转移、泄露，失去了档案的真实性和合法性。造成这样的原因往往是因为管理部门不明确、责任不能落实到人、相关监督检查不到位等原因造成的。应建立健全《高校档案收集管理办法》、《高校档案接收制度》等制度，明确高校档案谁收集、谁归档责任到人，建立完备的责任追查和处罚制度，只要档案存在一天，责任人就要终身负责，从而保证档案信息来源的安全。
二、高校档案管理中档案保管存在的安全隐患
高校档案的保管工作，不单是只做好日常各种档案库房应有的防护措施等项工作，更重要的是要做到规章制度健全到位、人员负责责任明确、奖惩处罚责任追究、利用方便管理规范。目前许多高校尚不能严格做到以上的要求，有的甚至因为种种原因发生了诸如档案遗失、损毁、甚至有人为抢夺等等安全事故。这就要求高校档案在保存保管工作中做到以下几点：
（一）领导重视对档案工作加大投入
任何单位中的每一项工作，都离不开单位领导的重视和支持。高校档案保管工作必须得到高校领导的重视和认可，把档案管理工作列入到各级领导的工作议事日程，要做到统一领导，分级管理，人人负责，责任到人，齐抓共管，在政策、资金、制度、人员等方面给与必要的保证和支持，这是做好高校档案保管工作的首要条件。
（二）档案管理的硬件设施必须到位
首先要设立独立的档案保管室、档案查阅室、档案加工制作室，配备专业的档案柜、防磁声像柜等库房设备，并要配备中央空调、安全监控、自动防火灭火设备、防盗门窗自动报警仪、自动测温测湿恒温恒湿仪、灯具配备光线防护、虫鼠预防药品、防尘吸尘器、文件消毒柜等都要安装配备到位。还需配备功能齐全、性能稳定可靠的计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、移动存储网络交换机、路由器和正版的操作系统、办公杀毒软件等软硬件设施设备。
（三）严格建立健全规章制度
高校档案管理工作应不断改进管理手段和方法，跟上时代进步的步伐，建立健全高校档案管理人员各岗位职责、工作流程、巡查排查办法、制定防火防盗措施和应急预案。高校档案的接收和移出管理，都要做到手续清楚、完整。高校档案库房也要建立健全相关的一系列规章制度，如库房日常操作规范、流程、后期维护保养等规章制度。
（四）打造一支稳定的、高素质高校档案管理人员队伍是十分必要。
高校档案管理工作要在管理人员配备、业务培训、技能交流等方面给与重点安排，通过激励和约束机制、岗位培训和继续教育等形式，努力打造一支有一定的综合文化知识和熟练的业务技能的高校档案管理团队，这是做好高校档案管理工作的基本要素和人员保证。作为一名专业档案人员首先要树立正确的世界观、人生观和价值观，立足本职工作，努力提高自身业务综合素质，提升档案工作服务品质，用实实在在的行动和成绩，促进高校档案管理工作发展。
三、注意高校档案信息化带来的安全隐患
随着时代的进步，现代科技的发展也是日新月异，高校档案管理同样也必须紧跟时代的步伐，从最初的计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代科技产品的不断普及与应用，到现如今高校档案管理信息化、网络化、数字化、云計算、云存储等新科技的不断推广和应用，为高校档案使用者提供了一个更现代化、更高效、更全面更专业的信息化服务，使高校档案管理工作上升到了一个全新的更高的信息化阶段。现代科技为高校档案的发展带来翻天覆地的变化的同时也带来以下一些安全隐患：
（一）木马、病毒带来的安全隐患
木马、病毒通过计算机、U盘、移动硬盘、手机、网络等介质对高校档案管理工作带来诸如破坏系统文件和数据、窃取删除篡改高校档案文件和信息、消耗存储内存占用系统资源、植入木马打开后门传播病毒、使得计算机、手机、网络等运行缓慢、停滞、甚至死机，造成高校档案管理工作的偏差或停滞，给高校档案管着者带来一定的心理压力，造成经济、时间、精力上的损失。
（二）高校档案网络接入威胁带来的安全隐患
高校档案网络接入威胁主要指破坏路由器和交换机、未经授权的访问、信息窃取、发动APT或DDOS等形式的网络攻击、采用病毒传播蠕虫分发等方法，造成数据转发延迟、增大丢包率、大量占用带宽、核心设备功能下降，从而导致网络堵塞甚至瘫痪，会导致发生无法正常访问网络的现象，进而影响高校档案管理工作。
（三）高校档案信息化形成的电子档案存储介质期限的安全隐患
高校档案信息化形成的电子档案一般通过硬盘、光盘、U盘、移动硬盘和网络存储等形式来进行长期保存，这些存储介质也是有使用期限和寿命的，极容易由于种种原因导致突然损坏，形成电子档案丢失的风险；电子档案在也存在着容易被传输、被拷贝、被篡改等风险，对电子档案的真实性构成了极大的风险。
（四高校档案管理者认知水平落后带来的安全漏洞
目前有的高校档案管理者对于新科技新技术盲目上马，忽略了对新知识新科技的学习和掌握，缺乏有效的安全防护措施等措施，造成安全漏洞。还有的管理者恐惧新科技新技术，因循守旧，不思进取，阻碍了高校档案管理工作的发展和进步。这就要求高校档案管理者要想做好档案信息化工作，就必须要建立完备的能适应现代科技发展、网络安全形式变化的安全保障体系，从而形成对高校档案管理工作进行全生命周期全领域覆盖的管理模式，以此来保障高校档案管理信息化过程中软硬件的安全、网络的安全、信息系统的安全，从而保证管理工作安全、稳定、正常有序地开展工作。
高校档案作为高校特殊的宝贵资源，一旦因为种种安全隐患中的一种造成高校档案的毁损和散失就再也无法挽回、弥补和再生。因此，杜绝高校档案管理工作中存在的安全隐患是我们今后长期要做的一项重要而经常性的工作，需要持之以恒，只有以高度负责的精神，求真务实的态度，勤奋扎实的工作作风，才能取得高校档案管理工作可持续的高速发展。

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