档案管理基本制度.docx

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湖北稳得福投资管理有限公司

档案管理基本制度

2015年3月

档 案 管 理 制 度
［鄂稳投（2005）14号］

为加强与规范公司内部档案资料的管理，根据本公司的实际情况，特制定公司档案管理制度。
一、档案管理部门：总公司设立档案室，档案室由总公司办公室领导管理，各单位可设置类似功能的资料室或资料柜，负责文件资料的收集和保管。
二、归档范围：总公司及各单位的下述资料：公司章程、规章制度、政策性文件，动产和不动产所有权证及债权凭证、营业执照、代码证、财务管理资料、验资报告、审计报告、评估报告、规划、年度计划、统计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、契约、司法文件（含诉案全过程文书及判决书）、建筑建设项目方案（含图纸批文等）、工程预决算、决定书、通告、通知、各类（承包）合同、出租车公司挂靠管理合同、当票、维修合同、政府及其部门批准文件、上级机关来文及其它具有参考价值的文件材料；会计凭证、财务报表、会计账簿、银行账户、贷款合同
三、档案管理人员：由总公司及各单位指定专人专职或兼任，明确责任，保证原始资料及单据完整，涉及保密的档案资料必须保证安全。
四、文件归档规定及责任
1、各单位经办的文件资料应在该业务结案后转交总公司档案室归档，其归档责任人为各单位负责人；经办部门及单位视实际需要留存复印件，特殊情况或因业务处理需要，原件必须由经办部门临时保管的，须经办公室主任同意办理借用手续，档案室则以复印件入档，并记载原件保管情况；各单位在档案资料未交总公司档案室归档前，应按本制度规定，收集整理，归类妥善保管，办结后送交档案室。财务档案由财务部门指定专人负责保管。
2、文件结案后移送归档时，按如下原则点收：
①检查文件资料的文本、附件是否完整，如有短少，应即追查补入；
②文件资料如需抽存，应有领导的签认；
③文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应退回经办部门补办；
④文件归档后应由收件人向原经办保管人履行签收登记手续。
五、档案分类、整理
1、归档文件的分类应遵循必要的逻辑规则，设置的类目要做到界限清楚，不交叉重叠，并要体现原则性与灵活性的统一。
2、归档文件应根据其形成的时间、部门按照年度——组织机构分类法分类，也可按照文件内容所反映的问题或“事由”将文件划分成各个类别，按年度——问题分类法分类。
3、归档文件按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列，并依据分类方案将案卷逐一编号、登记、造册，形成案卷目录。填写案卷目录要认真、细致，力求做到全面准确地反映归档文件的特征，同时编制全引目录，以便于归档文件的查找。
4、档案编制档号时，一是要遵循惟一性原则，档号应批代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只能表示一个编号对象，在一本案卷目录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复的页（张）号。其次要遵循合理性原则，档号的结构必须与档案的分类体系相适应，档号应保持完整，不能随意减少某种代码，按流水顺序编号时不应用空号。三是要遵循稳定性原则，档号一经确定，一般不应改变。四是遵循简明性原则，档号应力求简明，做到易识、易写、易记。
5、以件为单位进行档案整理。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。来文与复文可为一件，其中外单位的来文与本公司的复文作为一件，简报一期一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。重要文件须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次稿（包括定稿）为一件。
六、档案保管期限
文件保管期限除政府有关法令及本企业其它规定外，按下列规定办理：
1、文书档案：
①永久保管：公司章程、股东名簿、董事会决议及股东会记录、规章制定、本公司法规政策性文件、处理重要问题形成的文件材料、重要会议的材料、政府机关核准文件、动产和不动产所有权状及债权凭证、工程设计图等核定需永久保存的文件。
②长期保管：一般工作问题的文件材料、一般会议的文件材料，各公司报送的重要报告、材料等，保管期限为16-50年左右，视各类档案的保存价值确定。
③短期保管：一般事务性的文件材料、会议材料，各公司报送的有关材料、报告等，保管期限15年以下。
2、会计档案：分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年.10年.15年.30年5种。各单位可根据实际情况报批后确定保管年限。
七、档案的保管及销毁
1、档案管理人员应随时清洁档案柜、架，维护档案清洁，并在必要时放置防虫剂，防潮防虫蛀腐朽。
2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料，若按规定需要销毁保存期已满的档案文件时，档案管理人员要登记清楚，编制“档案销毁清册”，报请公司领导审批，批准后方可销毁，并由公司指派监销专人监督销毁。审批清单、档案销毁清册永久存档。
八、档案的借阅与索取
1、董事长、总裁、副总裁、监事长、办公室主任借阅档案可通过管理人员办理借阅签字登记手续，直接提档。
2、各单位人员借阅档案时要经办公室主任批准，并办理借阅签字登记手续。
3、 借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改、注意安全和严格保密，如确属工作需要必须复印的，属公司重大机密档案，必须经总裁批准方可复印，一般内部档案经办公室同意即可摘录或复印，均应办理签字登记手续。
九、本制度自公布之日起执行。

档案室建设制度

一、档案柜的排放与档案的上架顺序
1、档案柜应与窗成垂直角度，以免阳光直射并便于通风，所有柜均不能紧靠墙壁，柜之间主要通道一般应有1-1.2米的距离。
2、档案的上架顺序为：以每一组档案柜为单位，从左到右，从上到下排列。
3、安装档案柜的库房地面载重要求为每平方米800公斤。
4、档案柜标格式：
门 类：_________
类 别：_________
年 度：_________
保管期限：_________

二、库房温度控制在14℃-28℃之间，湿度控制在45%-65%之间
三、硬件设施要求
1、房间条件：必须达到四室分开，即办公室、查阅室、独立的库房和荣誉室。
2、库房既不能顶天立地又必须满足预留10年的存档空间，还要达到恒温、恒湿和“八防”的要求：即有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫的措施。
3、必备的设施设备：铁质档案柜、除湿机、温湿度记录仪、灭火器、空调、电脑、扫描仪、档案管理软件。

档案保管制度

一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。
二、有符合要求的档案库房，配备标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。
三、保持库房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置索引醒目、规范。室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。
四、严格按照“十防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。
五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。
六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。
七、各种门类档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员责任。
八、档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可不得随便进入。
九、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，注意收集、整理、接续全宗卷内容，使全宗卷内容全面、规范、完善。

档案保密制度

一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规和公司的保密制度，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。
二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照公司制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管
三、档案库房设施应符合“十防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。
四、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放销毁属于公司秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于公司秘密文件、档案、资料和物品作为废品出售。
五、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透漏秘密文件的内容。
六、不准携带属于公司秘密文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经办公室主任审查，董事长批准同时指定专人保管。
七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。
八、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

公司档案资料保密级别划分
［鄂稳投（2005）20号］

类别
内 容
保密范围
绝密
1、公司章程（含修正案）
限公司股东
指定的高层管理人员
2、股东名簿（含股本转让协议书）
3、验资报告
4、评估报告
5、审计报告
6、股东会重大事项决议及其会议记录
7、董事会重大事项决议及其记录
8、监事会重大事项决议及其记录
9、动产和不动产所有权凭证
机密
1、政府及其职能部门批准文件
各责任部门及责任人
2、公司行政重要文件及重要会议材料
3、会计凭证、财务报表、会计账簿
4、银行帐户、贷款合同
5、买卖合同、租赁合同等经济合同、
挂靠合同
6、工程设计图及工程预、决算书
7、员工档案资料
秘密
1、公司一般性文件
公司应用范围部门及人员
2、党群团组织文件
3、营业执照、代码证等公司有关证件
4、劳务合同
5、各类汇编
其它
各单位一般性资料
各单位

档案利用制度

一、本公司档案仅限于本公司人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表。
二、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围、经办公室主任批准后方可查阅。
三、查阅档案人员应在阅文室内查阅，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。
四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。
五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。
六、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。
七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗，必须在离岗前将所借档案全部归还，以利保管和利用。
八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。
九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者，应按《档案法》及公司有关规定严肃处理。
十、复制、抄录档案资料，要经办公室主任批准，抄录复制的档案经档案管理员核对无误，加盖公章，方可有效。
十一、档案人员应根据单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率和查准率。
档案统计制度

一、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
二、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台账，档案人员要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编制和利用情况等登记和统计。
三、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性，不得随意更改。
四、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹要工整、清楚、不得潦草和模糊。
五、坚持做好降温去湿工作，使库内温湿度控制达到国家规定的标准。
六、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

档案鉴定销毁制度

一、成立档案鉴定小组，鉴定小组由总公司办公室主任任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。
二、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据及时组织对到期档案进行鉴定。
三、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料要造具清册，提出销毁报告，经董事长批准，然后方可销毁。
四、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
五、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案管理员要及时向领导汇报，责成有关单位、部门或负责人负责修改补充。
六、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由办公室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告董事长。
七、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

档案人员岗位责任制

一、努力学习档案管理专业知识，不断提高业务技能和管理水平；忠于职守、爱岗敬业、遵守纪律；与公司签订《保密及竞业禁止协议书》，取得档案管理岗位资格证书。
二、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，根据《档案法》及公司有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
三、熟悉公司和旗下各子公司业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程掌握分类方法、归档范围和保管期限。
四、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保存证据档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
五、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经董事长批准后和有关人员一起进行认真负责的销毁。
六、保持库房的整洁卫生，档案柜架排列有序。认真做好档案“十防”工作，坚持做好温湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，作好记录，及时处理档案保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
七、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
八、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项工作的需要。
九、做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确地向档案行政管理部门填报档案工作统计年报及其他调查统计表。
十、在做好总公司档案管理的同时，还要对各单位的档案工作进行监督、检查和指导。督办各单位各部门将整理好的档案，按规定时间，上交总公司档案管理室保管。
十一、在档案抢救，保护、服务等工作中做出显著成绩的有关人员要给予表彰和奖励，在档案工作中因玩忽职守、造成档案损失或泄密的要给予考核、责令赔偿损失或依法追究刑事责任。

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文件材料分类类目、归档范围、保管期限表
分类类目
归类范围
保管期限
一级
类目
二级
类目

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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