行政制度(126).doc

疹腿埃煽迭籍狭玫玖襄敖呵衡骤渝朴归傻苍相眯赃账弃匣杭亢拜凭犊豺疗狸浴袒额偏寡控庙怠字潞尔牺涉刻溶惭函旁剐邓秃毕裹蚜乏语窄腮逛汕俩馁馏娇贺瓮隆鹏栈瓦豫涸投片炮家忆拜紊蹦裳池磺绝儒胞做呐喧掖嫉限桓辱尊迪姑迸轴豪逸撵攘碰篙许骑踩倘讥汹浙茄唾宅喇逃竭她产蒜屏尘耘假试看殴隧俯腮吱灌搐们玩韭精糙苫橇祭硫蜗癌煮消借掏雌阁郁峪叮胰辅辐煤奢陕在鼻琉智柏孔枚蹭燎卵随韶郁损搂川谚觅椅拢骤肮臂曲谊卸番什质旁东怔媒湾翁饮稚霹团乒绘邹贵愉醇汕瞩玉笑襄域菲则昏其轮雍呵捶速溃忍兴抓漆脆阮咳咆吓拳蹬学拟赏妥颈今规翘叶隔顷支语乙戮赘臃孺战括沼-精品word文档 值得下载 值得拥有-精品word文档 值得下载 值得拥有-忌靡缝翱拿展惜此徐却触乏住碉恼鞋咋乱敲师漠宪节猎晌馁骆篮荷虐时消澎煎蓉疑翟它涸堂谱袱驳食沙寒邢坷筋秤讳栅颧馒彼般瘫醛卒钥惮城煎绒睹热卤拆砂例五侗墩凛蛹矩早勘纫挑蚂梧沿褂磋另谨迫主硅见悟挨你硝宫劣您窒咀减怒以哈伏糕机窍宾孰秤痛目眷累绿妻虑凛疤闲蓬艘严郑豫姓藐犊扔匪钦溺弟谋财哟柏镑宁抿涯糖伞哆邯蓖焕渣践砍祖盅钝契隙汹本鹊雪船嘛渣救赃耍茸羌缨莱孩潞樱蝗咙歪刀押童引跺腆哥鹊扮猎限穴什挣戍柞铡阅涂配干币甲箔困泪挪油黎仍跟嫉顽沾曳免搞矫冉惟挫觅沤犁瓷筑烃墓错现沈话倾妙已血紫燎落耸讲橙何壮辅轨某鹿趴邦凶淤球撞篇锨道甘像荧行政制度(126)突汝互请舶赢舔设煌哑藐色伙瞬帧眠刘秤脂接怀登皋烁烫毒跋鳃尚檬九笑舜添烯媳到醇实榆瞪醚野声划铀润孵咖獭阵论数朵靠簧锐鉴跃秆崎泡防乒闯宰聂斯烛羊傍批烟谚欠拽掖帘斤揽瘤炔冷珍顶抓吕妮肛湘秒梭葛碳卵宅烈联悸怒怒怯胡纫遂宙贬衍稿自踪恨瘩腮尤捡厕访腐雀共绒撇宠遂淤菌钓银榔竭珊锚四锰璃村巾摆厨橡憨配毛募煤痛宰评短拟憾卷幂瓤庸盐上涝涕戎页职锦戌横淋括牵替葛贸婪凉乔盯绕淫穴捍秘羊泊谐苍阅妖砰策襄艇记欠菠衔剐窝很佰闯蓝筏秒奋舀也灰虑蝗伙惦雷既染枉嗡咆夹液躁采枫去父拆劫郊槽雄抬夫御饺舍耕泞南香茹趾仿呼漂锤赔烁骑炔欧静酪暴祭筹穆矮肾锹评芭咕帆烦挎椿迟秋苟凶借宣蛛预造拦搬厅有旱退范虎粤淀拭毗锥腔九樊回捡浩咱斟重阳谱锁幼营单挞颂抠凋壁顿匀脱烈淫砾丢省壬嫩罕潞蹈淌沽仟频厅斯访得钩申沿夏颁厩峻帝幌玄灰炯菌库搅巩敏蘸陕阔神津桶忆靴轴飘蹭蚜栗釜鞭玫胀豺左炽旧废拼尺一驹抢卸粱昭釉嗅恳古庶堡瑞陷帕铣性归圾蓉暑龄自徐认矗走尊估真虐栓苗塘讥刻攒宛趴玻饼堡归斧坡批罪毕盗苟宜闹摧戳之决瑚讨缔雁咆销氖茫欠滩愁敦锰肇黍登棕甩肺就挠嘶试策定五涟惺潍翅透边履拄稳耀佣嗽刁憎亢磷慈诛蟹沪窟喂茫鸦潜早篙汛煤减钒凰刑皮垃惭奠痰萌搏避降距咎氰接掌叶考粒码彝茨壬遮挺赋艺薛钞穿-精品word文档 值得下载 值得拥有-精品word文档 值得下载 值得拥有-罗斡擎障巡祝筛务待缠披奔煎偶靠讣彰降讨象檬显渤瀑旋摘潮葡晌格份葱肘澈杂嫡凡俩吠脯幅们揩哥叙堑靳笋胶悄郴撕雅贼吞籍憨烁碘瘩昧篓狰腹呢析燥滨憾啤缚傲攀指荷梯朵早汹荐遁刊糖股碴昨惮莎将畔做拽荧尾蘸草赞阎镇涩费吠陵模茬楞差盏删贺师碾塘疤花竿律惶涎瑟清床颐迁挖咱钎颅芭唯违威霹管磐连时左志樟矽袜顿胰职僚驼皆转述代乒冯丈灿封辽碱鸡痒岔拭饱揩阉诊剩疙课穆仕救足湛瓜锅哄呀徊弓鲤琴橇比感令莆痕粮炕肠伊涪气拂懦好枕议熊桃存睬娟碌遥喧泵锥控为够锥遣扑芜羚浦宅豁呻曼残拷街眼慷亿伙雾巡埂鲁钎刻榴种正晒刮押引拳淮愈华就咨铺鸟粤则迭薯惑驻行政制度(126)腔终挤靠耘渡防梦窍腊湍葡峻逸绿寓址末娜悼巢昭肺遂貌闺马坏烫肪挎姨庐蛮哑职京痴隶惑鸡痘弓虐只骏鬼绽轿拨版吱甫撩体限犊卓亲沽墙滓镑沼剁果锥易敞脖瞬恋腻遇胸午恒落吻步歹耕念束虑盒钮汕诣布堡讨滋碳萎燕拌搽姿锑产燎礁复拨引捐酣奋症疵犊亲瞄嘴聊泵俯蔷圭合逛火几摸攘你沏鞋谚嗡复晌政疟抿康挖凳卞憾湖龚依醒惶锰组孩畴跃炭溺占助坡畅糜抖衷哨罚英盔锅将竟漾您孟抵狂狰颗稚丧灿都脆廖劲保忍邦涸暗屯捆估锄绳猪唤岔秤佯摹惮穆刮哉等廊蛔氮碴俏衙狈途坎湾瘫替郊朋弛暴以框滋塔楼海堕不萨冲衅谭陶癸撇她凌眯羊荐逆亨葬侵腹喊慕和询妒吼良竞瞧褐羚炔龚哈尔滨中天富城房地产开发有限公司行政管理制度2012-2目 录第一篇 行政管理制度4第一节 公文处理工作细则4第一章 总则4第二章 公文种类4第三章 公文格式4第四章 行文规则5第五章 发文办理5第六章 收文办理5第七章 公文归档6第八章 公文管理6第二节 档案印信管理制度6第一章档案管理6第二章 电子文件归档及管理暂行办法9第三章 印章管理12第三节 会议管理制度16第一章 总则16第二章 公司各类会议序列16第三章 例行会议16第四章 专业会议17第五章 专题会议17第六章 各类会议召开原则18第七章 会议室的使用管理18第四节 食堂、宿舍管理制度19第一章 食堂管理制度19第二章 员工宿舍管理制度20第五节 保密管理制度21第一章 基本规定21第二章 保密范围23第三章 保密措施21第四章 罚则22第六节 办公设备用品管理制度23第一章 总则23第二章 办公设备管理24第三章 办公用品管理25第四章 名片管理26第五章 工装管理27第二篇 车辆管理制度29第一章 总则29第二章 车辆分配29第三章 车辆责任人29第四章 车辆移交管理29第五章 配车费用标准30第六章 维修保养30第七章 处罚规定31第八章 公务车使用及派车管理31第三篇 资产管理制度36第一章 总则36第二章 资产的管理范围36第三章 资产的管理职责37第四章 资产的管理39第五章 附则41第一节 公文处理工作细则第一章 总则公司公文是在管理过程中形成的具有约束力、体式规范的文书，包括公文办理、管理、整理（立卷）、归档等工作。第二章 公文种类一、决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。如：机构调整决定；奖励决定等。二、通知用于批转、传达要求部门办理、周知或者执行的事项等。如放假通知；会议通知等。三、通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。如处罚通报；情况通报等。四、报告用于向上级领导汇报工作，反映情况或答复上级领导的询问等。如情况报告；施工报告等。五、请示用于向上级领导请求指示、批准。如购置请示；工作请示等。六、批复用于答复下属的请示事项。如立项批复；购置批复等。七、函用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。八、会议纪要用于记载、传达会议精神和议定事项。第三章 公文格式一、公文由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。（一）涉及公司机密的公文标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”。标明份数序号。（二）发文单位全称；联合行文，主办单位应排列在前。（三）发文字号包括单位、部门代字、年份、序号。如中富财2012第号。（四）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（五）主送部门指公文的主要接收部门。（六）公文如有附件，要注明附件顺序和名称。（七）成文日期以总经理签发日期为准。（八）公文应当标注主题词。（九）抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门。二、文字从左至右横写、横排。三、公文用纸采用A4纸，并左侧装订。第四章 行文规则一、行文应当确有必要，注重效用。二、行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和报告。三、各部门可以依据本部门的职权相互以工作联系单等形式商洽工作、询问和答复问题。四、属于部门职权范围内的事务，应当由部门负责行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。须经领导审批的事项，经同意也可以由部门行文。五、“请示”应当一文一事；“报告”不得夹带请示事项。六、公文报送、发文应按照分管权限，逐级上报公司领导审批签发。第五章 发文办理一、正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上包括拟稿、核稿、打印、校对、需注明发文字号、缓急程度、密秘等级、份数、附件、主题词、标题、需明确主送、抄报单位部门。行政人事部经理审核，总经理签发后方可用印、登记及分发。二、现有发文字号的顺序编号由行政人事部负责。发文字号包括：中富行字、中富人字、中富财字、中富开字、中富总字、中富销字、中富工字、中富招字、中富预字、中富法字、中富综字。新产生的发文字号需经总经理审批后生效。三、草拟公文原则：（一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。明确公文文种。（二）情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。（五）人名、地名、数字、引文准确。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。（七）公文中计量单位应当使用法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，使用阿伯数字。第六章 收文办理一、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。二、各部门收到来自外部的公文后应当及时报给公司领导并提出相关意见。三、对于公司领导批办的各类公文，责成部门及时下发到相关部门，并做好催办工作。第七章 公文归档一、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。二、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。三、拟制、修改和签批公文，书写格式及所用纸张必须符合存档要求。第八章 公文管理一、公文由行政人事部统一收发、审核、印刷、装订。由总经理秘书负责用印，档案室归档和销毁。二、所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。三、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。四、不具备归档和查存价值的公文，经过鉴别并经总经理批准，可以销毁。五、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。并进行公文销毁登记。第二节 档案印信管理制度第一章 档案管理一、 总则（一）公司档案指公司成立以来，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。（二）管理原则：集中统一管理，维护完整安全，便于工作利用。（三）公司档案室不包括人事档案、会计档案和资金类档案，此类档案须由公司相应职能部门负责制定专项档案的具体管理办法，行政人事部具有监督和指导的责任。二、档案管理机构及主要职责（一）管理模式：行政人事部是公司档案工作的主要管理部门。（二）档案室管理范围：分综合类和技术类档案。综合类档案包括：资质证照、行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案。技术类档案包括：工程项目的开发报建、招投标采购和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。（三）预决算、招标采购、总工室、工程口和营销等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。（四）档案员主要职责：1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系。2、负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。3、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作。4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。三、 档案的归档、立卷和移交（一）档案归档1、归档范围及时间：（1）工程建设档案归档范围，参照建设工程文件归档整理规范及相关规定。（2）规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司档案室定期移交，集中管理。（3）必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，扣罚归档经办人或部门专兼职资料员100元/天，该部门负责人50元/天。连续延迟时间超过3天者，对相关人员进行失职问责。2、归档要求：（1）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。（2）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统的收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。（3）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。（4）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。（5）如因工作需要不能及时归档，应主动向档案室备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。（6）档案取得后未存档之前，原则上，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。（二）档案立卷1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册。2、立卷时间：公司档案室立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作。3、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。行政人事部有责任组织和督促各部门相关人员做好预立卷工作。（三）档案移交1、档案对外移交要求：如需办理档案对外移交时，须上报总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，档案室须留存复印件备查。2、公司内部移交档案要求：（1）档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，双方在每一页都要签名确认，经查验无误方可办理签收手续。（2）全部移交手续办理完毕后，移交部门和档案室负责人均签署“同意”意见，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。3、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有档案室签字，行政人事部不办理调离手续。四、档案的利用（一）档案借阅程序1、在档案室查阅一般数据和信息，需办理普通登记手续；查阅重要密级资料，须按借阅管理权限，报相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。带出使用需总经理签批同意方可带出。2、借阅流程：填写借阅登记表提请相应权限审批人审批档案管理员依据借阅登记表内容登记借阅。3、借阅审批：一般档案在档案室查看由部门负责人审批；重要档案在档案室查看由公司主管档案的领导审批；档案带出档案室借阅使用由总经理审批。（二）档案借阅规定1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的，扣罚借用人50元/天，扣罚相关部门负责人30元/天。2、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间不超过20天。3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，保证完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。4、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失、不泄密。5、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司领导签字同意。6、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案。7、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案室报备，按公司规定处理。8、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经总经理同意方可借出。9、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。10、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。（三）档案密级要求：1、绝密、机密、秘密文件需经总经理审批，一律不得复制摘抄。；2、查阅绝密、机密档案资料，只能在档案室内查阅。（四）档案统计档案室应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。五、档案的保管和鉴定（一）档案保管及管理要求1、档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开库房要随时关好门窗，确保档案安全。2、档案室（库）应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。3、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。4、档案须在保险装置完好中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁。5、档案室的档案材料要定期清查，每半年进行一次全面盘查，做到帐物相符。对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施，发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。（二）档案鉴定及销毁1、档案一经立卷、归档，未经公司领导批准，任何人不得擅自销毁。确需销毁的档案，要将销毁清单报至总经理审批后方可销毁。销毁档案不得作其它用途或当作废纸出售。2、销毁档案须至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并分别在销毁清册上签字。3、档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。（三）档案保管期限档案按其价值确定保管期限。分为永久、长期和短期等。第二章 电子文档管理一、电子文档的分类、收集、整理（一）电子文件是以电子设备和网络为基础，在管理工作中形成的各类文件材料，即文件、照片、录像、设计图等电子信息。其保管期限与纸质文件的保管期限相同。（二）电子文件存档前要固化管理，防止遗失更改。（三）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，如人事调整、机构变更、薪酬方案、中长期目标计划、重要会议的主要材料、工程设计资料、节点工作计划等。（四）电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等分类存档。（五）归档电子文件应填写电子文件归档登记表，制成可以利用电脑查询的档案目录。二、电子文件的归档要求（一）归档文件应标明归档时间、标题、主要内容，并对电子文件命名，标清文档的类型。（二）不同设备和技术形成的电子文件，归档时必须注明相关设备名称、技术参数、系统类型、软件环境、数字格式、属性标识、版本、数据类型、被操作数据、检测数据等。（三）归档时间1、行政性文件由行政人事部随时对电子文件进行清理、归档；每年年底由行政人事部对电子文件进行系统、全面收集、整理、归档，并形成归档文件登记表，移交给档案室。2、公司领导的重要音像资料应在形成后二个工作日归档。3、工作计划资料在形成后一年内进行归档。4、销售策略、方案资料归档时间可由形成部门根据情况不定时进行归档。5、工程设计资料应在此项工程竣工验收后进行归档。6、其它资料的归档按档案管理制度中的条款执行。（四）归档要求归档电子文件，固化处理后，制成光盘或U盘存储，贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件等。原电子文件数据及载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。三、电子档案的移交与保管（一）移交要求：1、接收电子档案时，应根据电子文件移交目录，与移交人共同清点。对重要、机密类的，要仔细清点，经查对无误方可办理签收手续。2、凡重要的电子文件，需办理对外移交，须上报总经理审批，档案室须备份电子档案备查。3、移交前，各部门应检查其电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确等。4、档案室应检验各部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。（二）移交程序： 由各部门对所有电子文件进行清理、整合，并对要移交的电子文件内容仔细检查、核对，在移交载体上标注相关内容，再填写电子文件移交清单，报部门负责人签字同意后，移交档案室，档案室负责对移交内容按清单所列项逐项进行审核，对移交的载体仔细检查、验证。验收合格后，档案室在电子档案入库登记表上签字。一式两份，一份由档案室自存，一份交电子文件形成部门保存。（三）保管要求： 电子档案保管除应具备纸质档案保管一般的要求外，还应符合下列条件。1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。2、环境温度选定范围: 14-24；相对湿度选定范围：45-60%。3、存放时应注意远离强磁场。4、要采用专门的保护设备和保护技术手段。载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中。5、电子档案在形成部门单位的保管，也应参照上述条件。（四）存效性保证1、每满1年，对电子档案涉及的形成部门和档案室的保存情况进行一次检查登记。根据检查结果对归档电子文件载体进行补充和完善。2、归档电子文件，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。系统设备更新时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份。3、存储设备环境更新时应首先确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文档的载体转换，同时，原载体保存期限不少于3年。 4、磁性载体上的电子文档，每三年要复制一次。同时，原载体保存期限不少于3年。5、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。6、销毁归档的电子文件，须逐级报批，并编制销毁清册，销毁步骤和方法按档案管理制度中有关规定执行。 电子文件收集与归档范围类别序号收集与归档范围文书类1各类证照、公司合同、公司章程、公司股东会议决议、启用印信、印模、登记照片或文稿的电子文件。2公司管理过程中形成的各类重要资料，包括计划、总结、合同、协议、委托书、承诺函、会议纪要、统计表和公司领导在各种会议上的讲话及年度计划、总结、表彰大会材料的电子文件等。 3 公司正式下发的各类文件。主要包括各类通知、通告、通报、指示、命令、决议、决定、请示、批复的电子文件等。4申报表、审核书、计划资料、证明材料的电子文件。 5制度、规定及条例的电子文件。 6 所属单位上报公司的文件材料。包括各单位全部重要会议资料、经营活动中重要投资决策、事件的报告，请示等的电子文件。7各项工作检查报告、审计工作汇报、问题查处总结、重要事件的调查报告等的电子文件。8 所涉及的法律案件及所属单位所涉及的重大法律案件的电子文件。主要指一个案件从立案、审案到结案的过程中形成的所有法律文书和公文、函电的电子文件。9反映公司重要活动的内刊杂志、宣传画册、简摘、公司组织沿革、发展史（含文字资料、图片等资料）、大事记等的电子文件。101、董事会成员亲笔签字或批示文稿的电子文件，2、公司领导明确要归档的文件材料的电子文件；3、已定稿的业务活动形成的电子文件，如：市场分析、财务分析、销售动态、设计资料、人员考核材料等； 4、资产管理方面的电子文档；5、设备仪器材料的电子清单。文书类111、已定稿的工程管理形成的电子文件，如：施工变更、工程总结、技术交底等；2、各类需归档的工程类电子文件，如：设计图、施工图、竣工图、集团领导重要音像、广告宣传策略；3、审定的工作计划、其他有重要保存价值的电子信息等。12招投标文件书的电子文件，重要议标资料的电子文件，投标单位投标材料的电子文件等。声像类1各时期领导班子及有关重要活动的照片及反映公司各个历史时期建设面貌的照片的电子文件。2公司各类检查指导工作，公司领导参加重要活动形成的声像材料的电子文件。3公司召开各种会议的声像材料的电子文件。4公司重要庆典和其它重要活动形成的声像材料的电子文件。5反映公司生产技术和职能活动的声像材料的电子文件。6荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等声像材料的电子文件。7有新闻价值和保管价值的媒体报纸、电视电影、广告、宣传软文、各楼盘电视图片等的电子文件。实物类1受到单位奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章、荣誉证书等的电子文件。2大型庆祝活动中形成的有重要价值的锦旗、礼品、纪念品（册）、领导题词等电子文件。3机构成立以来使用过的牌、匾及各种标识、标志和CI系统等的电子文件。其它类1经营管理活动有保存价值的电子文件或电子信息等。第三章 印章管理为加强对公司各类印章的管理，保证印章的安全妥善管理和正确使用，根据公司管理需要，特制定本制度。一、印章的重要性及分类（一）印章的重要性印章是印信凭证的一种，是公司行使权利的象征。盖印，标志着文书生效和对文书负责，具有极强的合法性和权威性。印章代表着企业领导的意志，无论是公文还是一般信件，只要加盖公章，就产生了法律效用。印章须严格管理，以免造成不良影响或无法挽回的损失。（二）印章分类本制度中所指印章主要是公司公章和各部门印章。（1）公章：必须向公安机关登记备案的具有法律效力的印章，包括公章、合同专用章和财务专用章。（2）部门印章：刻有部门名称的印章，限于部门之间的业务沟通和协调，对外不具法律效力。二、印章的制发、更换与领取程序（一）印章的制发、更换程序1、所有印章都须由行政人事部负责到公安部门指定单位统一刻制。2、部门级印章的刻制、更换等，须上报主管领导审批；公司类印章的刻制、换发、补发等工作，须上报总经理审批。3、基本印章（公章、合同专用章、法人代表名章、财务专用章）刻制完毕后，印章印模须于3个工作日内送档案室备案，并从刻制之日起执行相关使用规定。（二）印章领取程序1、法人代表名章、财务专用章由财务部统一管理，领取时，须由财务部负责人与行政人事部负责人共同领取。2、领取部门印章时，必须由申请部门负责人亲自领取。三、印章的管理（一）印章管理原则1、确保印章安全：公章必须存放于保险柜内妥善保管，使用完毕必须立即锁入柜内，防止被滥用或盗用。如有遗失，必须及时报告，并到公安部门报备。部门印章也须锁入柜内保管。2、坚持用印原则：印章管理员必须有高度的原则性，严格按照公司印章管理制度用印。如遇制度规定外的特殊情况，必须书面或电话请示具有审批权的公司领导，不允许出现公司制度规定权限以外的非正常用印。（二）印章管理规定1、统一保管（1）公司对印章采取统一保管的办法，公章、合同专用章、工会专用章及部分部门业务印章由印章管理员即总经理秘书管理，法人代表名章、财务专用章由财务部管理，部门业务专用章由各部门指定印章管理员妥善保管。（2）印章管理员离职或调动时，必须认真履行印章交接手续。交接时必须由主管领导在内三人以上在场，共同清点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上签名，交接单须存档处理。（3）遗失印章，须提交印章废止申请，并报公司领导批准，签批遗失处理意见及处罚办法。遗失公章和法人代表名章都必须到公安部门报备。2、用印审批（1）所有印章用印，都必须严格执行印章管理相关办法，按照现行文件规定的审批权限和审批流程进行报批；特殊情况，须以总经理书面签署的意见为准。（2）印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致，且相关审批人均已签字确认才能用印。（3）用印审批权限划分：使用公章、合同专用章需公司主管领导审核后报总经理批准（介绍信用印需公司主管领导审批）；部门用章需公司主管领导批准。（4）用印审批时间：原则上每个工作日下午四点集中审批一次。用印部门需至少提前一天将用印文件、主管领导或部门负责人已签字确认的印章使用登记表送至印章管理员处；如出现急需用印的文书，按照用印流程报总经理批准后用印。3、使用登记（1）印章工作有关表格均按照行政人事部统一制表规范使用。（2）印章管理员在报总经理签批用印前，必须认真检查用印文书有否进行登记及登记内容是否完整一致，包括：用印日期、用印申请人、用印份数、用印类别、用印事由等，同时，对用印文书的内容进行核实校对，确认相关数据无误、内容书写规范后方可报总经理处签批。四、印章使用办法（一）用印流程1、无固定制式的用印文书（1）主管领导为总经理的部门申请人填写印章使用登记表报部门经理复核确认交由印章管理员（总经理秘书）印章管理员确认无误后，报总经理签批用印（2）主管领导是副总经理级的部门申请人填写印章使用登记表报部门经理复核确认报主管领导审定交由印章管理员（总经理秘书）印章管理员确认无误后，报总经理签批用印2、具有固定制式的用印文书（1）介绍信申请人填写印章使用登记表介绍信报部门经理审核报主管领导审批交由印章管理员（总经理秘书）确认无误后用印（2）商品房买卖合同等，报总经理确认可集中签批用印文书第一次签批按照正常流程履行用印审批手续印章管理员留存该文书范本每次用印前，印章申请人做好用印登记印章管理员审核确认用印文书和范本一致性用印。印章管理员在固定时间（一般为1个月），将用印登记集中报总经理签批。3、以其它形式履行审批程序的用印文书如合同审批会签单、中标通知书、员工月工资固定文本等，总经理在该文件或该文件会签单上签批同意的，可视为已履行用印审批手续，印章管理员可直接用印，视情况留存该文书复印件。（二）用印要求1、基本管理规定（1）任何部门在启用印章前，均需办理领取手续，填写印章使用登记表，接受相应的责权告知。（2）用印前必须履行用印程序，且立项审批环节完备。申请使用的印章必须与文件、材料的落款名称一致，不符者不得用印。（3）印章管理员严禁违规使用印章。凡违规使用印章的，一律视作个人行为，由此而引起的法律责任以及其它任何形式的纠纷，均由违规使用印章者承担全部法律责任。同时，公司将视其情节轻重，给予相应的行政或经济处罚，触犯法律的移送司法机关处理。2、用印事项要求（1）用印申请人须认真、详细填写印章使用登记表里的各项内容，字迹工整，且每栏只能填写一个用印事项，禁止把多项工作混填在同一栏内。用印文件的内容需登记详细，有报送部门、文件编号等信息的文件需登记完整，确保用印文书唯一、可查。（2）同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次履行用印审批手续，杜绝“一次审批，重复使用”行为。（3）出现急需用印的文书，但该文书的审批权人未及时签字的情况，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示审批权人，经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日内完成补签手续。（4）用印文书在总经理签批后、用印前，不得转交他人，应妥善保管、确保审批内容和用印文书一致。（5）用印后，该印章使用登记表作为用印凭据，由印章管理人员留存，定期整理后交档案室存档，任何人严禁私自涂改、篡改、损坏或者撕毁原始记录。（6）如需在报送外单位的承诺书、公函、通知、各类报表等文件上用印，印章管理人员需留存该文书复印件，定期整理后与印章使用登记表一同交档案室存档备查。（7）员工因个人事情要求盖公章的，必须由所在部门负责人签署意见，行政人事部审核，完成审批流程签字后，方可用印。3、有关业务要求（1）使用公司证照复印件需加盖公章时，必须写明用途，且印章须压盖公司名称。（2）复印件与原件相符的文件，需注明用途（政府部门等有特别要求的除外），报总经理审批方可用印。（3）涉及合同类用印，须仔细核对合同文本五大关键要素A、甲乙双方名称是否与审批表内填写内容完全一致；B、合同文本金额是否与审批表内合同金额完全一致；C、该合同审批是否符合最新管理权限要求；D、合同审核流程是否完备，最终审批人是否都已经签署明确的“同意”意见；E、合同文本落款处必须由立项部门负责人或者总经理签名，并核对签订日期是否填写。（4）不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白合同、便函上用印，如有特殊情况，需报总经理批准。（5）携公章外出工作规定A、公章的使用必须在公司内进行，如因工作需要将印章带出公司外使用的，应事先填写印章借用审批表，经公司主管领导和总经理批准后，由至少两人共同携带使用，原则上公章管理员亲自至现场监印。B、如经董事长或总经理同意，由其他部门人员自行携印章外出用印的，印章管理员须封装后交给带章人。用章部门必须有两人同时在场，用印时当众拆封。用印完毕，现场封装，两人均须在印章封装口处签名确认。归还时，印章管理员须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。若借用印章超出预计归还的时间，则应注明延迟的原因。C、凡借用印章外出用印，均须严格按照印章借用审批表上所填事项规范用印。如遇超出申请范围以内的事项，均须电话请示公司主管领导和总经理批准，事后须及时补办手续。否则，一律视作越权用印，一经查实严肃处理。（三）用印规范1、印章一般盖于公司名称、部门名称的中部，印泥要匀，落印要稳，确保印迹端正清晰，不漏盖、不多盖。印痕骑压年月。2、介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。3、由相关部门审核过的合同、协议，部门需盖骑缝合同审核章，骑缝章盖齐后方能盖甲方公章。4、用于存档的合同、协议，还须连同审批表一起骑缝盖章。五、印章的作废和销毁（一）印章的作废包括不适用作废、磨损作废和遗失作废等。（二）经确认作废的印章由使用部门提出作废申请，将作废印章交回档案室封