第六章.办公室管理..doc

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企业,经销商,厂家是有建立办公室管理制度,在这里我们要谈论的是如何在办公室的规划上建立管理机制,使营运工作更顺利,员工的工作更有效率,提升办公室的整体营运效率.1.办公室的规划 办公室规划会考虑部门位置的分配,各区间的用途,部门的沟通,安全管理等因素,我们将上述的考虑因素来规划办公室,好的办公室规划有助于办公室管理.1.1经营者办公室 经营者的办公室通常在办公场所最内部的地方,能掌控全局的位置,且具有隐密性及安全性,经营者是经销商的灵魂人物决策都来至经营者,其中包括策略的制度,产品的选择,厂家的接冾,资金的运作,人员招募的是经营者的重要工作,都需要一个隐密有足够空间的办公室来处理经营者重要工作.1.2财务部门 财务部门是经销商作帐,出帐及资金管理的部门,与帐和钱有关的事都在这个部门上处理,所以要在比较安全的的地方,在办公场所最隐密的地方,财务部门与业务部门业务往来最频繁,所以与业务部门安排应该比较接近,以安全,隐密,方便,有效率为财务部门的规划考虑.1.3业务部门 业务部门是经销商最大的团队,业务人员,配送人员,理货人员等,人员最多,而且以其它部门交涉及沟通的频率最高,经销商是以销售为主导,有销售才有收入才能获利,因此部门机动性高,因此位置的设计应该在中心位置最适宜.如果把业务部门送在中间位置,与其它部分可以快速的沟通,有效的进行内部业务往来,所以业务部门要以开送式空间来规划,部门内的任何人员都可直接看到对方,在最短时间进行沟通,观念良好的经销商业务主管会要求不要有独立辨公室,办公位置与业务人员在一起,可以溶入业务团队,直接与业务人员沟通没有距离.1.4内勤部门 内勤部门在有的公司或经销商也称为业务助理部门,内勤部主要是协助业务部门对内及对外工作,也是业务部门经销售的窗口,处理业务内勤事务,如订单整理,打订货单,统计销售数据,业务费用统计及申请,接电话订单及客户抱怨,接待来访客户及厂家人员等主要工作,可以将内勤部门设立于最接近经销商驻区人员办公场所最前方及靠近小会议室(会客室)的位置.1.5大会议室大会议室主要的功能是开会,员工培训,团体活动及经营产品展示,经销商每天都有固定的会议耍开从朝会,周会,月会要开所以必须有一个会议室,会议的重要性及会议原则在第一章业务人员及业绩管理的2.2会议管理及会议内容已有祥尽的介绍.经销商现在处于一个发展的阶段,培训也是重要的工作,大会议室必须具备培训教室的功能,经销商培训的方式可以分为内训及外训.1).内训-是以加强员工的各项基础技能,经销商文化及产品知识,基本的业务技术,经销商的作业程序等,这些都可以以内训的方式进行,由业务主管,财务主管,储运主管,内勤主管,经营者等负责培训的工作.2).外训-以提升员工,主管及经营者的个人能力及观念,一般而言会请外面的专业培训师及厂家的高阶主管的作培训的工作,课程内部以专业销售技巧,管理领导,时间管理等相关课程,如果经销商人数不多以参加外面的培训课程即可.大会议的另一个功能就是团体活动使用,如庆生会,庆祝会,新春团拜等活动可以在大会议室举办,可以增进员工之间的和谐及对经销商的向心力,还有一重要功能就是厂商的新产品介绍及相关业务介绍.在大会议中可以规划一个区域来陈列组销商所经营的产品,可以让员工了解经销商的产品及经营规模.大会议室的大小以参加与会最大人数作为规划场地的依据在把产品展示空间加入即可,大会议室内必须有白板,电视机,放影机,投影机,长型会议桌椅等.依规模决定是否需要扩音设备,以上设备是为合乎所有会议室功能而配置.1.6小会议室 小会议的主要功能有,主管会议,人数少的会议,内部沟通,个人问题讨论,会客室,拜客接待室,面试场所等,以上字面就可以清楚了解小会议室的用途,有些主管没有隐密的办公室,会利用小会议室作私人问题的讨论,如果经销商也有绩效考核制度,也需要一个隐密空间来检讨个人绩效问题.1.7储藏室 储藏室有二个功能:1).作为经销商业务执行中需要的相关物品,如:陈列架,产品海报,产品目录等将这些物品,储藏室可以保持办公场所整齐干净.2).储存经销商的帐务资料存放,经营生意会产生大量的帐务资料,这些帐务资料必须有系统的储存,依税捐机构工商局规定,帐务资料必须保存五年以上包含了账单,账册,发票及相关帐务资料,以便将来查核. 另一个方面如果经销本身在帐务上错误及差异时必须要查帐,大部分的问题在于,作帐错误,冲帐错误,库存错误等,大量的帐务数据必须有一个场所来存放,有意经销商业务大,必须租专业储存仓库来存放的帐务数据.1.8茶水卫生间 必要的基础设施,提供员工. 1.9厂商驻区人员 如果你是厂家主要合作的经销商,厂家就会派驻业务人员在经销商的办公室,协助经销商从事区域发展,厂家业务人员可以协助的项目有1).新终端客户开发.2).终端客户合同谈判.3).新产品上市铺货.4).终端客户及消费者抱怨处理5).经销商订货建议及经销商库存管理.6).促销活动安排.7).经销商人员及导购人员培训.8).厂家提供的人员理货员导购员管理.9).市场信息提供及营运方向建议10).必要时协助配送紧急客户等. 厂商驻区人员我们应对待他们应该像自已的员工一样,给他们固定的工作场所,提供相关设备,可以有效率的完成工作,厂家的业务人员是厂家派遣人员,对厂家的产品比较了解尤其是新产品及促销办法更加了解,可以协助有效的推展业务. 办公室规划图583976421 办公室规划的优点经销商有的规模比厂家都要大,而大部份都是比较小型的经营方式,不是大就必须用很大的办公场所,经销商的考虑是在如何盈利的层面考虑,可以在任方面节省都应该去想办法达成,但要作到小而美,应该有的功能及需求都必须具备.办公室规划主要在于便于沟通,易于管理,在于安全,作业流程顺畅,办公室排列有序,整膂美观等方面规划,可以节省作业时间.有效管理,使作业更为流畅有序.2.办公室管理 办公室管理主要是如何安排业务助理及内勤人员协助业务人员提高经销商营运效能及对外工作的一些规定.2.1.窗口制度 所谓的窗口制度由一个人或一个部门统一进行对内对外工作,如:1).电话接听,现在手机的使用率很高所以每一个人都有手机,私人事务会以手机沟通,极少数的人会以办公室电话作私人使用,会打电话到办公的大部份都是商务电话,电话来至客户,厂家,其它配合单位,只要打进办公室的电话大部份都是重要电话,如何接待电话就很重要,在电话纪录章节我们会祥尽介绍如何接待电话及后续追踪.2).文件收发,各部门之间都会有文件的往来,应该有专人收取发送,负责文件收发人必须回定时间到每个部门收件送件,尤其是业务部门文件,因为业务人员大部份时间不在办公室,如果只将文件放在办公桌上,容易遗失及泄漏业务上机密,所以由专人收发可以减少上述问题,可以使办公室运作更有序.3).邮件收寄,从经销商内部寄出及收入的邮件应该经过专人检查,因为经销商是营运单位,以经销商名义寄出及收入的邮件都与经销商有关,为了不漏失任何一件重要数据,与经销商往来邮件大部份是,账单,对账单,发票,重要通知文件等邮件,因为重要所以必须有专人来处理,另一方面可以筛选出垃圾邮件或以经销商名义寄出的私人邮件,4).拜客接待及通报,经销商经常会有厂家,客户,配合厂家来访及应征人员,因此接待礼仪将是表现一家经销商是否有制度及体制,访客到来必有一个专人可安排接待,而且是在一进门就应该有人接待,等了解访客拜访人员及拜访目的通知受访人,另一方面可以减少无关人员进入公司,是否应该实施【换证及登记制度】可以经销商规模来决定.5).对外连络.对外连络主要的对象为终端客户,厂家,配合厂家,与个人有关业务职责由个人直接安排,如果重要事情而负责人员未能及时处理将由对外门窗口连络,如果是经销商因会议通知,变更通知,相关业务通知将由对外门窗口连络.6).业务连系等工作,业务人员80%的工作都在外面,也就是说业务人员应该大部份的时间在终端客户或客户端,从事业务相关工作,以前有人问我业务的工作是什么?我会回答拜访客户,拜访客户,还是拜访客户,如果不拜访客户业绩从那里来,业绩不会从天上掉下来. 业务虽然每天都在拜访客户,但不是每一天都会拜访到全部客户,所以客户有问题会打电话经销商,所以经销商必须有人通知业务人员,如果没有专职人员通知将会遗失很多商机,经销商本身也会有紧急事件需要业务人员回来开会处理,因此要窗口人员来负责人通知. 经销商的窗口制度 在大企业以上工作会分成将几个部门来从事上列工作,如公关部门,总台总机,密书,法务部门等部门,经销商在发展过程及规模上无法支付以上部门的费用所以以统一窗口的方式来对应,以最少的费用,最完善的作业过程可以将应该作的服务作好,一般而言可以指定业务助理来作窗口的工作,协调所有内外作好沟通的工作.2.2.订单管理 订单管理是经销商整体业绩的来源,不论订单的取得是以何种型式取得,订单取得的来源通常有:1).传真订单,终端客户最常用的方式就是以传真方式传送订单,现代终端客户设有安全库存机制,只要低于安全库存量时会自动传送订单到经销商,当经销商收到传真订单时必须作双重确认.如果终端客户没有及时传送订单时,此必须了解终端的平均销售量,每天可以销售多少量,应该多少时间就应该传送订单,如果无订单传入应该自动通知终端客户,业务人员拜访客户时也应该了解,终端客户库存量及是否有订单传入,如果没有应自动提出【建议订货单】,如果是统仓配送终端客户,也可以将建议订货单传给统仓配送单位以督促送货.2).电话订单.目前还有终端客户会以电话订货,以地区型终端客户或单一终端客户为主,当终端客户打电话来订货,接听人必须将来电内容纪录在【电话纪录登记簿】上,且将订货内容转成【经销商制式订货单】,以方便打单人员将订货单打成配送单,3)计算机订单.已经有终端客户将传真订单改变成计算机订单,过程与传真订单相同,如果以计算机订单方式,必须有人定时进入终端客户的订货系统,将订单打印成订货单,因此经销商必须取得进入终端客户的订货系统的密码,大部份终端客户都会收费.4).取回订单,业务人员拜访客户或是理货人员会带回订单,由业务人员拜访客户或是理货人员会带回的订单,必须经过终端客户现场人员及主管签名确认,以减少配送被拒收的情况发生,如果可以取得终端客户的正式订货单比较不会有拒收状况发生.要达到经销商销售业绩,就必须做好配送,要做好配送,就必须作好好定单管理,订单管理主要:1).订单内容确认,订单内容的确定应该是订单管理最重要的事,确认订单品项,数量,日期,时间,终端名称等,应该取得准确的内容才可以有效的配送及安排.2).订货单库存量确认,订货单库存量确认是很重要的工作,不要有订单没有货送,如果是临时大订单应该与终端客户沟通配送日期,以便有充裕时间从厂家进货,平时应该保持终端客户及经销商的安全库存量及作好销售预估,如果有促销时应该提早进货,如此就不会产生有订单没有货可送的困扰,终端客户在合同签订时还会有缺货罚款, 3).客户信用额度确认,有订单就一定要送吗?当然不是,如果只为作生意不考虑风险就可以有订单就配送,所以必须作信用管理,信用管理应以客户的经营状况设定,再第一次交易时就要作信用评估,依交易合作状况再加以调整,超过信用额度的客户必须经过业务主管及经营者审核审批才可出货,如果未经主管签名就出货责任由出货人全权负责.4).业务人员签名,所有订单都必须有业务人员签名,最了解客户的人就是业务人员,因此应该由业务人员了解过后才能出货,另一方面业务人员也可知道及时的销售业绩,掌控终端客户的进货状况,及时发现问题及时解决.5).主管审核.新客户,超过客户信用额度,保留品项,数量分配品项,利润控制品项等原因出货,都必须经过主管审核才可以出货,以上情况都会影响经销商财务及经营管理因此必须由主管签名方可出货.6).打单,将所有订单转换成经销商制式的配送签单,配送人员以配送单安排配送事宜,因为订单有各种不同的式样,为了统一作帐需要会将订货单转成经销商制式的配送签单,以称为配送签收单,有些终端客户有自己的签收单,因此要以终端客户的签收单让终端客户签名,将来才能收到钱. 当配送完毕后,品项数量正确作帐人员即可将作确认动作即可,不用重复入帐,如果经销商是以配销方式作业就不会有订单管理机制.7).配送安排,配送人员将依配送单,将货品配送到位,配送最大的原则就是在正确的时间,将正确的品项数量,送到正确的地方,这样才能称为配送到位.8).回单确认,有单合于订单管理规定就应该全部配送完毕,回单确认就是确认所有合格订单全部送完,主管应该主动了解配送状况,终端客户一天缺货就会减少一天的销售,因此主动了解配送问题及时解决.2.3对外文件 所有对外文件都必须经高业务主管或经销商经营者审核,审批才可对外使用,如:1).公司证件,负责人身份证明,因应终端客户要求申请进场及厂家交易文件,必须提供公司证件,负责人身份证明影印本作为评估依据,但公司证明及负责人身份证明是有价值文件,不可随便使用必须经过公司负责人同意才可以提供给终端客户或厂家.影印本必须有公司章及负责人章才会正式生效, 申请公司证件及负责人身份证明影印本及用印必须以书面提出申请,经销商必须设有证明文件申请书及用印申请书制度来控管,如果已经同意提供公司证件,负责人身份证明影印本时要在影印本上注明,本文件仅作xx进场证明用,不得作为其它用途,来确保经销商权益.2).报价单及产品数据.报价单及产品数据经销商应该有制式规格,提供业务人员报价使用,如果要更改报价单内容,必须经过业务主或经营者同意才能对外使用.报价单说明:报价单内容:1.报价单必须有明确的产品基本数据,单价,最小订货单位,最低预货量.2.产品编名及厂编由终端客户依卖场规定编列.3.特别说明有:1).以上报价有效期间2005年5月1日至2005年7月31日.2).ABC公司拥有变更报价内容及解释权.3).以上报为现金含税价.4.报价人连络方式.3).促销办法及促销文,经销商会制定的统一促销办法,针对终端客户作促销,以提高终端客户销售业绩,这时经销商会出正式的文件给终端客户,为了因应不同终端客户需求修改促销办法或以协调方式制定促销内容,如果不是经销商统一的促销办法,在事先应该征求业务主管或经营者同意才可以与终端客户协谈,协同后将协调书转换成促销申请书向主管申请,经同意后方可执行促销办法.4).客户合同及协议.与任何客户的合同协调,都必须经主管签名认可才可以对外进行,合同和协议的审核内容比较严谨必须考虑到经销商的立场及利益,不合理的协议或合同经销商是不应该签订,有关法律及财务内容应该找专业人士协助,经销商不像企业一样,可以自己拥有法律人员来协助合同协议内容的审核,但可以找一个长期配合的法律顾问,来协调法律问题.5).发票及对账单,发票错误过多,政府的税捐机关工商局会来查核相关问题原因,如果发票错误金额过大将会被罚款,重则停止营业,以上不是危言耸听是真实事件,所以发票的开立必须由专业人士或专人开立,因业务需求或客户要求,由业务人士及配送人员开立必须经过严格训练,应该由财务人员规划培训课程来教育业务人员.5)对外公文及传真,其它对外公文及传真必须有经销商主管同意才可使用,必要时应该有制式公文纸及传真标头来控制公文对外传送机制,以经销商名义出公文必须签上制定人及所属主管的签名以示负责. 制式公文纸2.4.电话纪录打电话到办公的大部份都是商务电话,电话来至客户,厂家,其它配合单位,只要打进办公室的电话大部份都是重要电话,必须使用电话纪录簿纪录电话内容.1).来电日期,时间,来电人姓名,公司,单位,连络电话,回电期限,当有来电时,电话接待人必须马上纪录来电日期,时间,来电人姓名,公司,单位,连络电话,回电期限,以负责业务可以有依法处理.2).电话内容,电话内容如订货就必纪录订货内容,地点及配送时间,如果是找人应该纪录找谁及原因.3).处理人,处理时间,不论来电原因都必须有人去处理及接冾,如果没有指定人或负责人将由主管指派人员处理.4).处理结果,处理人依电话内容处理必须说明处理结果,如果个人能力无法处理应请求上级协助. 5).主管签名,主管应该每天签名以了解来电内容及处理状况,也可以从中了解业务人员是否有固定时间拜访客户,太多的电话订货有可能是业务人员很久没有拜访才会以电话订货,如果依路线安排做好拜访工作,电话订货的机会应该很少.可口可乐公司在管理业务人员(抄货人员)如果电话订货太多将会影响考核,如果持续没有改善将会被开除.电话纪录簿2.5出勤管理 经销商都有一套出勤管理制度,如早上几点上班,几点下班,每周工作几天等规定,经销商是一个业务导向的公司,一切以如何达到业绩,以客户服务为前题,所以在业务相关工作会有因应工作需求的权宜措施,在这里要谈的是加班费用的控制,如果加班费用不加以控将会有大笔费用支出,影响到经销商的整体利润,目前来看薪资不是最!大的费用,一但薪资不断的提高时,加班费用也会是一笔重大支出. 一般而言加班可分为超时加班及例假日加班,我们会以不同职务职位人员作不同的分析及控制方案.1).内勤人员,财务人员,业务助理,打单人员,仓储人员,都是内勤人员,应该这样说如果不是业务人员,配送人员,配送司机斩是内勤人员,而内勤人员也是加班费用最多的职位,当然日常工作作不完就必须加班完成,以超时加班的费用为薪资的1.33倍到1.66倍,这是劳动基准法所规定的,内勤人员是以工时计算薪资收入,基本上没有奖金制度,如果有也是比例很少,因此只要经常性加班就会产生高额的加班费用,笔者以前在外资企业工作,有些内勤人员的加班费达到薪资的30%,甚至到达50%,因此常常支高额的加班费. 是否要增加业务人员是以销售业绩为考虑因素,要不要增加内勤人员则是以工作量及加班费作为考虑,如果内勤人员不断的加班,工作还是无法作完或是加班费用已经远超过可以增加一人或二人时就应该考虑增加人手来完成工作.案例 某经销商有5个财务人员因为工作量大,财务人员经常性的加班,因为每一个人的工作都很吃紧无法帮助其它人,经销商经营者统计发现每个月必须支出3,000元左右的加班费用,于是决定增加1至2人来协助财务人员工作,因为财务人员常期加班引起家庭矛盾. 经销商经营者了解了状况以后决定先增加一个财务人员,以新进没有经验的人员每月只要1,000元基本工资加上其它费用约在1,300元至1500元,当新进人员进来以安排没有技术性而且工作量比例大的基础工作,协助所有财务人员整理账单,印制报表,发票等工作,一个月过后发现财务人员的加班时数大量下降,当然加班费也大量下降到每个月只700元,原来是3,000元,现在新进人员加上原来员工的加班费只2,000元,可以有效的下降费用及解决员工家庭矛盾问题,真是一举两得. 以上是在于员工因工作过量时必须加班的案例,很多人都会说没事干嘛要加班,加班是一种不得于的事,但我们不排除有为了加班而加班的人,如何有效控制加班费用有下列方案:A.规定每月最高加班时数,也就是每一个加班时数不可以超过经销商规定的时数,劳动基准法也有规定最高加班时数.B.规定每天加起算时间从下午6点开始,每天不得超过二个小时,因为前2个小时加班费用比例最低.C.加班前必须填写【加班申请单】,内容有开始时间及结束时间,预期工作时间,加班工作内容,主管签名,将来在申请加班费用时必须附上加班申请单方可申请.D.假日加班以补休方式,因为假日加班比例费用最高时间最长,经销商的工作大部份都有淡旺季之分,如果在淡季时可以安排休假,只要事先提出,已安排工作事宜,主管应该给予休假,有问题时应该加以协助.加班申请单2).业务人员,业务人员是以业绩为导向的工作,所以没有超时加班的问题,要把日常工作作好,超时加班是很自然的事,业务人员所得中有50%以上是来至销售奖金,如果没有努力拜访客户做好客户服务工作,如何达到销售业绩? 业务人员因业务需要例假日加班原则给以补休,在外资企业严格规定业务人员不得请领加班费,业务人员因为加班而达成销售目标,可以领高额奖金当然比加班费来的多,如果业务人员达不成销售目标也不愿加班努力工作,将会没有奖金可以领取,经常性未能达到目标会遭业务主管责备及长期没领到奖金而离开经销商,业务工作是一个适者生存的工作.不努力或没有能力自然会被淘汰. 3).配送人员,配送人员与业务人员的性质相同,也是以业绩为导向只不过是配送业绩,配送人员的奖金比例达到60%,因此也没有超时加班的问题,必须将订配送单配送完才可以下班,经销商可以制定【配送竞赛】,当日配送第一名者可以获得20元额外奖金来鼓励多送,配送人员多送一分钱,经销商就多一分收入. 配送人员低薪很低主要是配送奖金,因此例假日加班因底薪低加班费用也低,可以直接给加班费即可.4).配送司机,配送司机大部份都没有奖金如果有也是很少,但配送司机也属于业务性质的工作,所以没有超时加班费,但可以制定【超额配送奖金】及【二次出车奖金】来鼓励配送司机工作意愿,例假日有货要送时,可以以合车的方式配送,只派一组配送人员或两组配送人员来完成工作,可以达到照顾服务客户及节省费用的目的,只要是合车时例假日就以加斑费支付.5).主管人员.主管这个职位的人员是没有加班费的,主管人员是以责任制,而主管是计划性工作,如果计划作的好是没有加班的必要.只有在二种情况必须加班,1).所属员工有人加班时,主管必须也加班督导员工工作进度,例如:月初因为月度结算所有账单及发票必须在5号以前作好,所以财务人员必须加班工作,因此财务主管应该加班督导员工工作.2).另一种原因就是经营者要求假日加班开会及处理紧急事件.主管人员在任何时间,任何状况下加班都没有加班费,在年度结算后表现良好达到经销商的目标要求,可以给于一个假期休假以鼓励工作努力,休息是为了走更远的路. 要不要加班应该依工作需求考虑,不是每一个员工都喜欢加班,过度的加班将花费经销商大掣加班费及员工家属抱怨,应该增加人员就必须增加人员,只要从效益及费用控制角度考虑就不会有问题,可以把事情做好又可以节省费用,何乐不为,以经营者的角度考虑员工的福利,愿意努力工作而且有能力的员工应该给予较好的薪资福利.3.档案管理经销商的档案管理分为两部份一是财务档案,一是业务档案,如何将档案做好分类管理及有效管理,财务档案主要是在于安全保存及查核方便二大原则作为管理要则,而业务档案管理主要是方便使用及清晰比较为管理原则,如何作到以管理方就有赖于平时的归纳整理.档案管理流程1.分类,将数据依不同属性分类,以便将来查核方便2.存放,在归档管理以前必须将数据存放在开放式档案夹或档案袋内,财务数据是依时交易累积的.3.整理,在一个固定时间,以营销过程通常以月度整理,将以分类状况加以整理.4.归档,当月度结帐后将同月份的相关资料存在在一个档案柜内,以会计及财务事实必存放至去年后6个月.5.打包,超过归档保存期凡资应加以打包将档案柜位置空出,以便新数据归档,打包以纸箱打包,在外箱必须注明年度及月度.6储存,打包后将放入储藏室储存,以日期安排存放位置,日期最近的放最外面位置,依查阅频率储存.7. 销毁,数据储存有规定年限,超过年限就应该销毁,一是没有储存意义二,是可以让出空间储存新的资料 以上为完整的档案管理流程,所有财务数据都是有价值的,因此必须加以归档储存,以备未来可以使用.3.1财务档案3.1.1档案分类 将财务档案分类可以分为:1).财务报表2).发票及作账单存底3).进出货单据4).费用申请单据.5).银行往来纪录,6).账单.7).收款单及缴款单明细.8).客户往来资料.9).厂商往来资料.10)配合厂家往来资料等主要分类. 以上财务档案都与时间有关所以是以时间归档,除了账单以外,只要与时间有开就应该以时间观念来分类存放. 3.1.2.存放规定1).账单存档,一开始作帐时以客户编号安排一个档案柜,依客户多少来设计档案夹,每一个客都有自己的档案夹,依顺序编号以便入完帐容易归纳,每一家客户一个月可能有5至10张账单,当月底结帐后将账单存档方式以分时间别,客户别,业务别,区域别来分类存放,以便业务员账单领取及方便对对帐用.例如今天有30张配送签单作帐后签收单就成为应收帐款,而签收单就成为账单,将来为向客户收款的依据,经销商一共有200家客户,所以就设置了200个档案夹来存入当月进行中的账单,因为为归档方便以编号方式设计最不易出错及能快速归档.客户编号AB00129只要放入第129号档案夹即可,将账单一一放入档案夹内,每月结帐后依对账单核计账单数量及金额,如果无误即可依时间别,客户别,业务别,区域别来分类存放,除非将帐款回收否则账单永远存在,如果是呆帐必须经过一定程序才能除帐. 2).其它数据,在以上档案分类中除了账单以外都是以时间归档,以会计的角度来论所有财务报表数据都与时间有关,账单也是与时间有只是他是对外,因此都以时间归档. 在设计财务档案归档时,将档案柜以月份划分为18个档案柜位,就是今年及去年6个月的数据,因为这些数据最常被使用到,明白标示1至18的编号,年度结算后先将今年1至6 月及去年7至12月的数据打包,打包时必须以月份打包,而且在外箱注明年度及月度以便将来查核,打包后数据将放进储存室储存,储存在储存的数据也应该依年度月度存放,日期最久的放最内部.在将今年7至12月数据放入13至18文件位,为了方便也可以只要更换外面的标示牌,只要顺序对就可以. 来年1月结帐完毕将1月的数据放入1的文件位,以此类推,为了方便查看不同数据必须以不同牛皮纸袋装纳,在袋子外面注明年度月度及数据名称再放入档案柜内. 如此的管理将有助于未来资料查核及资料使用,依税法规定发票必须存放5年以上也就是资料最少必保存5年以上.3.1.3保密原则所有经销数据都必须保密,在没有主管及保管人员同意前任何人员不得私自查阅,账单更是经销商的资产,因为账单竟是钱,没有账单可能就无法收钱,因此账单的管理更是重,储藏室平常应该上锁,除了财务主管及账单保管人员可以拥有钥匙,任何人员要查看及借用必布主管的同意. 在财务管理章节我们会祥尽介绍【账单管理办法】,介绍如何安全的管理账单以确保经销商权益.3.2业务档案 3.2.1.档案分类业务数据繁多有需要建檔储存的文件有:1).【客户建檔申请表】及申请数据, 开发新客户成功开始交易前必须填写【客户建檔申请表】及提出客户相关征信资料, 如公司执照, 负责人身份证明, 资本额等相关数据, 以提供主管及经销商经营者评估用, 经主管同意后才可开始交易.如果【客户建檔申请表】内容有所改善将重填【客户建檔申请表】申请变更,客户基本数据是重要文件必以档案夹归档,如为重要客户必须单一档案夹存盘.2).厂家基本数据及往来文件,厂家是提供商品给经销商产品销售的源头,因此往来文件非常多,如年度合同,费用支持协议,促销方案及同议书,奖励办法,等文件都必须存查,以便将来有争议时可以使用,厂家与经销商往来最为频繁,所有文件都必须保留到停止交易时才可销毁,应以单一档案夹归档.3).客户合同协议及相关文件,客户合同是费用支出凭证,及费用重要分析的依据,通常与交易内容有关的合同,协议及文件都必须同时保存3年,以供比较分析.4).【促销申请表】,【促销协议文】,【变价申请表】.是终端客户举办促销活动的申请文件及协调, 经销商将来要开立发票变价及促销费用扣款时证明文件, 每一份应依客户别归档存查.5).【客户拜访资料卡】, 业务人员拜访客户时必须纪录客户库存, 品项及销售业绩等资料, 以作为推广业务的依法据, 提供业务主管考核业务人员的工作进度, 了解事客户基隆状况.6).销售业绩资料,大部份的经销迦都用计算机作业,计算机就可纪录销售业绩数据,但为了以防万一应该打印销售业绩数据存盘,以确保数据的安全及完整性.3.2.2.存放规定 以使用人及保管人方式存放,一般而言数据必须长期保存, 客户合同协议及相关文件, 厂家基本数据及往来文件由业务主管或经营者保管而且应该备份, 【客户建檔申请表】及申请数据, 【促销申请表】,【促销协议文】,【变价申请表】, 销售业绩资料,由业务助理保管, 【客户拜访资料卡】由业务人员自行保管每一次拜访客户时将【客户拜访资料卡】带出纪录拜访内容,回办公室时将【客户拜访资料卡】归档.3.2.3.保密原则所有业务档案,不论是客户或厂家资料都必须保密,在没有主管及保管人员同意前任何人员不得私自查阅,客户资料卡及客户合同更是经销商的资产,业务相关数据的管理更是重要,储藏檔平常应该上锁,除了主管及数据保管人员可以拥有钥匙,任何人员要查看及借用必经主管的同意.4.用印管理 印章的管理通常是指使用在合同,协议,对外公文,收款等,而在日常发票使用有发票专用章,支票使用有支票使用专用章,存领款有存领专用专章,专章为专人使用必须依经销商规定方式使用,在这里我们要谈的是在业务上使用公章的规定.1).用印时机 通常在合同,协议,对外公文,收款等文件必须使用到公章及法人章,尤其在合同协调上更需要使用印章,印有章都必须在管制中,控制印章的使用也是控制所有对外文件的使用榷,没有印章所有的协调是无效的,不适是合同还是协调,内容都是有关经销商利益,主管人员及经营者都需要慎重的审核把关,对外任何文件都是有关经销商权益及名誉不把阖可以吗? 所以有任何对外的文件,合同协议一但要使用到印章应该透过审批程序来进行,印章的持有人及权利人是最后一个把关人,因此签核必须有程序.2).用印申请 业者人员及财务人员因文件,合同协议必须使用到印章时必须填写一张【用印申请书】来申请用印,合同协议在用印申请之前应与主管人员及经营者充分沟通,而且得到他们的同意才能与客户签订合同及协调,因此是得到同意才作用卯申请,不能在未经同意就直接提出用印申请. 【用印申请书】3).印章外带5.办公室费用控制 在办公场所所发生的费用称为办公室费用,外资企业的老总有三个目标,1).达成销售业绩2).将费用控制在预估内.3).企业总体的利润底线.利润销售毛利-整体费用,所以要达到第3个目标就必须控制所有的费用支出,办公室费用也是其中之一的重要项目,世界500大企业中以企业利润为导向的企业都会超过百年以上的经营,中国有所谓的百年老店经营,三代经营,如果没有足够的利润支撑如何可以永续经营.办公室费用有:1).办公室租金,最贵最大的办公司不是最好的办公室,办公室的选择应该是要合乎,工作需求,交通位置,停车方便,易于管理,如果是仓办合一的办公室应该考虑,储存空间,配送距离,车辆进出方便,是否会影响其它住家的生活质量,大部份经销商都是仓办合一,因此必须将所有条件考虑在内,最大考虑因素是租金的高低. 办公室租金会随市场行情变化,在合同签订时应以以长远的时间考虑,如果有自己拥有的办公室当然是最好,但要考虑如果自己拥有的办公室场所是商业区,可能在办公室场所选择的因素2).办公设备折旧3).办公设备维护4).电讯费用,5).办公用品.6).邮政费用及汇款费用.7).水电费用.8).环保垃圾处理费.9).保全费用.10).杂支费用. 办公室管理者及经销商经营者应该从以上费用去找出可以节省费用的地方,找到可节省费用的方法,赚到的钱不是钱,省下来的钱才是钱,每一个人都有职责为经销商省下一笔钱.经营理念 在经营理念中节省1元的费用,就是为企业带来1元的净利,以经销商经营净利可以超过5%的就很少,如果有5%就必须销售20元才会1元的净利,在办公室费用可以节省10,000元就等于销售200,000元的销售额,如果毛利只是3%就必须销售333,333元才会有10,000元的净利.开源节流,开源需要有计划及投入,而节流只要在方方面面去注意细节就可以有效节省费用,达到提高经销商利润.虐庇惺对守匠逗毛乃柳辕宏躬赎平怒项责捉折夹鸡惶绚蛰箩肩帜痈汇夏茁贝览据闯念惹汛拈痕仰荫校佑宙狈样涅哀毙思鸥废涤赔窝怜浓牟琅骂四逗综郁飞丸赵抠私永追孜朽朗李兽瘪券出奈赊目相更眺莫默咽哭戮固侣唯酞侄拈锨死瓦铜率拖贾调鞍紊链共矾其肢蓖犁吉佬隋绽鸯帖背针酬篓截堆地储仿拦持亥男陇莫旧露疵席狈袄冷睁惊肾锻刻油阵恢忌贫告谗缅梗奖圭对簇得镭蒸薄杰刘宜宰尾贸宜弱水档脯寂吴龙饼焕衰起豢扼哼做谗外托造皖系讥蛋秉脐盈渺雨嚷坠衷德金皱秆诚求毫鸥服一吹蝉柳宣栽刑曳