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操作手册:采购入库.doc

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4、织货源,药品运输有在途时间。在企业的GSP流程中,采购在经历“收货”和“验收”后,才能到入库环节。如下图的红箭头: 【药天下】系统使用导航与单据自动流转的方式,让教条的GSP变得简单明了。所谓单据自动流转就是:一个环节处理完,单据自动退出该环节,进入下一个环节,以此类推,直到流程走完。如上图,“采购申请”确认后,单据自动到“收货通知”;“收货”后单据自动到“质量验收”;“质量验收”后自动到“入库凭证”。下面介绍各流程:1、 采购申请 如下图标注的操作。(1)输入助记码,回车,选择供货商,回车确认,如果供货商档案中设定了业务员会自动关联出业务员,如果有多个业务员可以选择相应的业务员。如果业务员有

5、授权品种设定,那么在单据制作时仅能选择授权关联的商品,系统开关56默认按业务员授权;勾选开关成为按企业授权,可以忽略业务员,选择供货商已经授权到本企业的全部商品。(1.1)如果需要经办管理的,需要在下面输入经办,如果设置的经办和货位关联管理的,系统会自动调出关联货位。(2)输入品名的助记码,回车,选择具体的商品,回车,这时商品就会被添加到界面。(3)商品选取后,光标自动跳转到数量,输入具体的数量,回车确认,输入价格,回车,(按新GSP要求批号、有效期等信息在验收时录入)光标跳转到下一行。用户可以继续录入其他的商品。(4)录入完毕,点击“存为采购申请”或“直接生成采购订单”;“存为采购申请”需要

6、到采购审批页面,点击“采购审批”按钮后才生成采购订单。生成采购订单后就能在采购记录中查询,同时单据会在收货页面呈现。2、收货通知(1)药品送到仓库,收货人员点击“收货通知”进入收货页面,在该页面的左侧会显示所有采购未收货的单据,选中到货单据(新版支持勾选多单),这时可以点击上面的按钮“查看采购记录”查看单据的品种明细,“核对供货商票据印章”核对来货的单据及印章是否和备案一致。(2)如果是新的采购定单,还未在当前界面显示,可以点击刷新图标,刷新显示采购单列表。(3)如果到货的是销售退货单据,需先点击单选框“销售退货”,销售退货申请单才会显示在界面。(4)如果质检要求销售退货在收货前必须前置审批,

7、就必须先点击按钮“销售退货审批”,这时系统会关联word模板生成审批表。(5)如果是冷藏、冷冻药品,可以点击“冷藏冷冻药品记录”标签,系统会辅助生成冷藏、冷冻药品需填的项目,温控方式可填:车载制冷、冷藏箱、保温箱等;温控状况填写实际出库温度。运输方式:铁路、公路、航空、水路等(6)填写无误后,点击“收货确认”,这个单据从左侧消失,流转到“质量验收”,同时生成收货记录。3、质量验收验收员(质管部门派住仓库)点击“质量验收”进入来货验收页面。已收货的待验单据都显示在上面单据列表中。(1)选择对应的单据,点击“载入待验”,会在列表显示单据的品种明细。(2)点击调用缺省,系统会根据现有数据生成缺省值,

8、如果实际值和默认值不相符,再逐个修改。(注意:调用缺省会改写你的修改,因此你应该先调用缺省再修改)。(3)到货数量如果小于采购数量,可以直接改写实际到货数量,如果到货数量大于采购数量,建议补做采购计划;如果有不合格品,改写实际的验收合格数量,当“到货数量”大于“验收合格数量”时自动生成不合格品记录。(4)如果到货有一品多批次,选择该条记录,点击“追加批次”,系统会复制添加一条新的验收记录,供填写。(5)一切填写无误后,点击“验收完毕”。单据从当前页面消失,保存到验收记录,同时流转到“入库凭证”。4、入库凭证仓库保管员点击“入库凭证”页面,系统显示所有已经验收但未入库的单据。(1) 选择单据,点

9、击“验收导入”,下面会显示商品明细(2) 点击“入库记账”,完成入库过程。入库后单据就从当前页面消失,流转到入库单据。“入库凭证”的过程比较简单,因为在采购时录入了品种明细,在验收时录入了批号等信息,入库只是确认的过程。(3) 如果在生成入库凭证时对价格信息模糊,可以点击“入库草稿”,这样生成的凭证就放在草稿中,可以草稿修改价格(这里只能修改价格,如果批号等信息有误,必须重新验收)。草稿没问题后,在草稿列表点击“入库交接”完成入库工作。四、 采购入库的恢复操作智者千虑必有一失,每个人为的操作都有可能出现差错,【药天下】为了确保数据的完整性和一致性,系统大多数流程在一定条件下都支持恢复操作。恢复

10、操作的前提是不能越级(在下一个流程没有执行前)。比如:采购订单可以取消审批,前提是未收货前;收货单据可以“重新收货”,前提是没有验收;验收单据可以重新验收,前提是在没有入库的情况下。如果已经执行过下一流程,仍然需要恢复操作,必须先请示下一流程的相关人员先恢复其相关操作。比如:已经验收的采购单需要重新收货,就必须由验收人员先点“取消验收”,单据才能被“重新收货”。如果单据已经形成了采购记录,发现单据有误,可以在“入库记录”找到相应单据,点击“取消记账”,让单据回到验收状态,重新验收入库(该功能可能会导致负库存谨慎使用)。(部分先前的版本在做过取消记账后会出现,批号栏明细库存翻倍的情况,这时可以通

11、过重新月结修复正确)。五、 采购入库记录的查询采购草稿采购审批在没有通过审批前。审批后形成采购记录。采购记录采购审批通过审批后。采购记录可查看到所有的采购单据(除草稿)及单据所在的流程环节。(收货状态、验收状态、以及入库状态),看采购单走到哪一步了,通常在这里看。收货记录采购记录收货后。验收记录验收后的记录。入库草稿入库凭证生成时选择“存入入库草稿”,“入库草稿”在“入库交接”后形成采购记录。入库记录入库凭证生成时,直接选择“入库记账”后。 注意:不是每个地方都能查到全部数据:采购草稿 + 采购记录 = 全部采购计划入库草稿 + 入库记录 = 全部入库单据因紊镭越缅翁斥硒幽扦校蜒哟稚刹讣乔集心

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