安易版架构财务软件操作说明书.doc

安易版架构财务软件操作说明书452020年4月19日文档仅供参考V8总账一、 系统设置1、 科目代码设置打开科目代码设置后,左边是科目代码及科目名称,右边是核算类别,科目性质,账户格式等。科目级别为XXXX,XX,XX,XX意思是一级代码为4位数,2级代码多两位,三级代码再多两位。例如要在一行存款下面设置2级科目农行盐河路支行,可点新增,输入代码100201名称设为农行盐河路支行,保存就能够了。如图2、初始余额装入该功能是一个初始化过程,根据建账的月份不同会出现不同的画面。当你建账时选择从年初也就是一月份建账时,你只需要输入本年的年初余额就能够了。如图当你是从其它月份建立帐套的时候,你不但需要输入年初余额,还要在最后1个月输入几个月的累计发生额,或者在每月中填入每月发生额。如图3、外汇汇率输入首先是对外币代码的设置,两位、三位代码都能够,然后输入外币名称,最后输入汇率,保存。如图4、外币余额装入该功能的使用是需要现在科目代码中设置的,科目代码右边,账户格式,首先要设为复币式,然后保存,如图然后再根据上面设置的录入初始余额,如图5、数量余额装入该功能和上面的功能一样,都是要先在科目代码设置中设置,在科目代码设置的右边,账户格式,选择是数量金额式,然后保存。如图然后进入数量余额装入填入数量就能够了,可能有人会问那金额呢,金额在初始余额录入的时候就已经装入,这个步骤就是装入数量,系统会自动算出单价。6、凭证类型设置该功能的设置,默认为记账。可根据自己的需求增加凭证类型。如图7、常见摘要定义这个能够从字面上看出,是摘要的一个常见设置,如图8、会计期间设置该功能是限制时间的功能,默认是为每月的第一天到月底最后1天,也可根据自己的需求来设定最后1天,例如你设置最后1天位16号,那么做凭证的时候选择17或者以后的书记兼的话,会提示出错。如图4月为16号截止,现在我录入21日的凭证保存时提示9、核算参数设置该功能用的最多的就是第一个,其它能够根据自己的需求选择。如图二、 凭证处理1、 凭证输入修改该功能算是一个大的步骤,上一个大功能输入一个前期的设置,该功能是每月用的最多的,首先介绍下界面,界面上面是凭证号(默认自动下一号)如果选择前面的序号,则跳入选择的那张凭证,查询、修改很方便。凭证号的右边是日期和附件张数,这些填完后进入一个凭证的录入。首先是摘要的填写,如果有常见摘要,可经过双击摘要,或者在摘要栏按F2键,来选择常见摘要。代码栏也是,可经过双击或者F2来选择代码。也可经过打字来搜索科目,比如输入费用,软件会根据2字搜索所有带管理2字的科目代码。如图录入凭证的里面还有个功能,期末结转功能,该功能是把损益类科目结转为本年利润,该功能的使用步骤是,先录入正常凭证,然偶审核那些凭证,记账,回到凭证录入里面点期末结转功能,保存,审核、记账,就能够出报表了。2、 凭证审核该功能就是对录入的凭证进行审核,有四个常见的按钮,审核,消审,全审,全消。审核过的凭证才能记账,反过来,想要修改凭证的时候,就要先反记账,再消审,然后才能修改凭证。如图3、 凭证整理该功能是使已作废凭证删除,有凭证做错或者想要删除的,方法是先作废,保存凭证,然后进入凭证整理里面进行删除,删除完凭证,后面的凭证自动前移,凭证号自动改变,不会出现错误。如图4、 凭证插入该功能是在你漏输凭证时使用,可插入凭证,首先选择月份,然后输入你想要插入的凭证号,比如插入5号凭证,原5号凭证自动后退为6号凭证,后面凭证依次后推。如图5、 综合查询该功能是一个查询功能,能够根据自己的需求来查询,选项挺多如图选择好后进入查询界面,然后能够查看本月的数据,双击想要看的那一栏,能够跳出凭证三、 记账结账1、 记账该功能为正常做凭证的最后1步,在我们软件里也是,当凭证记账以后,就能够出报表了。审核和记账的凭证不能修改,想要修改凭证,必须先反记账再消审才可进入录入界面修改凭证。2、 结账该功能表示该月的任务已完成,在我们的软件中,这个功能的作用为把本年度的年末余额结转到现年度的年初余额。能够每月结账,也能够每年年末结账一次。四、 帐证输出1、 凭证查询汇总该功能是对已输入的凭证进行查询、打印、汇总。可选择查询、打印、汇总凭证的范围。您能够查询任何年月的任何类型的凭证,而且能够指定某类凭证的序号范围。选择好凭证范围后,计算机会逐张显示此范围内的凭证。凭证汇总是对本次所选记账凭证做记账凭证汇总表。2、 日记账该功能是对现金和银行存款每日余额的查询。3、 明细账该功能是显示及打印会计科目在一定期间的明记账。支持三栏式、复币式、数量式三种格式。选择窗口操作: 1. 输入日期。年、月已被默认赋值,用户可进行修改,年份月份指会计期间,而不是指日历日期。 2. 输入要查询的科目代码。可按F2键或鼠标左键双击,屏幕上出现科目代码选择窗口,用户可经过移动光标进行选择。如果科目是外币核算,则外币账的选项变为可用,选中时的明细账为复币式,不选中的为三栏式。4、 多栏账凡是下带明细科目的总账科目,均能够将明细科目作为栏目,用多栏账格式输出。显示、打印多栏账。如果栏目太多自动拆开分成多页打印。多栏账显示不受栏目限制,但打印最多99栏,每页打印的栏目数根据用户所选纸张及缩放比例自动排列。用户可根据需要输入有关信息。带有明细科目的总账科目,才能够产生多栏账。该科目的每一下属明细科目将成为多栏账的一栏。若为非明细科目,系统将提示不能展开多栏账。注:该功能现在用的很少,打印的纸张是A3,因此用的比较少。5、 总账及余额表功能与作用显示及打印所有科目的期初余额、期末余额、借方贷方发生额及累计发生额。显示及打印总账。显示及打印某个科目从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额。操作说明用户应先输入查询哪年哪月的总账(会计期间)。有三个选项,一级科目打勾时只显示一级科目的总账,有发生的科目打勾时只显示有一年内有发生的科目。可选择科目范围。含本年度未记账凭证勾打上,是年度未记账凭证的模拟记账。6、 总分类账功能与作用显示及打印会计科目从一月至指定月份的的总分类账。操作说明输入日期。年、月已被默认赋值,用户可进行修改,年份月份指会计期间,而不是指日历日期。输入要查询的科目代码。可按F2键或者鼠标左键双击,屏幕上出现科目代码选择窗口,用户可经过移动光标进行选择。7、 明细账打印该功能就是对明细账科目的一个连续打印。用户能够根据公司需求来打印明细账图8、 总分类账打印该功能是对总分类帐的一个打印。五、 往来核算1、 往来代码设置对往来账处理方法,方法如下: 比如”1122应收账款”和”2202应付账款”两个科目设置为往来科目。则在”1122应收账款”科目下能够设置若干往来客户,例如:A客户、B客户。在”2202应付账款”科目下也能够设置若干往来客户,例如:甲客户、乙客户。某一个客户如果既有应收账款又有应付账款,则需分别在两个科目下设置客户代码,这个代码既可相同,也可不同。反之,在上述两个科目下,客户代码相同并不意味着是同一客户。因此,此时,科目代码和往来客户代码保持严格的对应关系。 可是上述方法的缺点是显而易见的,它不利于统计分析真正相同的同一客户所有应收、应付业务的情况。 客户代码设置不再依赖于往来科目,而是采用统一设置往来客户代码,一个往来客户代码可与任意往来科目发生对应关系,或者说,一个往来科目可对应所有往来客户。在往来账表查询及输出时,既能够以往来科目为主线进行该科目的所对应往来客户的有关内容输出,也能够以客户为主线,输出该客户涉及的所有往来科目的有关内容。建立往来科目与往来客户的交叉关系,解决了同一核算单位中存在的不同往来科目下同一往来客户的数据汇总及数据统计问题,是以客户为中心的核算管理方法。根据用户往来核算要求的不同进行了两个层次考虑:只有少量往来业务的单位,可将往来客户作为科目设置。往来单位较多且变化频繁的,可作为往来客户在此处管理。往来客户代码采用与科目代码相同的编码方式,即分级编码方式,往来客户代码分几级,每级的长度在建立核算单位时确定。 由此可见,往来客户代码象科目代码一样也有汇总代码和明细代码之分(或者说上级代码下级代码),汇总代码相当于总帐科目,可总括反映一批往来客户情况,明细代码相当于明细科目。在往来代码中,只能够用数字。如图 2、 往来业务输入功能与作用刚开始使用本软件时,应将启用日期前有关未核销往来业务在此输入计算机。本功能用于输入、修改某往来客户的初始往来业务。正式使用后,记账时会自动将凭证中的往来业务转换过来,无需用户在此输入往来业务。选择往来代码的时候能够按住CTRL键选择多个客户,也能够按住shift键选择所有客户。3、 往来业务明细账功能与作用输出某一时间段内某客户的某一个或全部往来科目的明细账。输出某一时间段内某往来科目的某一个或全部客户的明细账。如果是外币核算客户或科目,则系统输出相应币种的外币往来明细账。往来明细账输出方式有三种:一个科目对应一个客户(往来科目/往来明细帐)、一个科目对应全部客户(往来科目明细账)及一个客户对应全部科目(往来客户明细账)。往来明细账的输出格式有两种:三栏式、外币式。往来明细账中列示所有业务,包括已核销的往来业务。已核销的往来数据参予本月合计、期末余额的计算。操作说明进入本功能后,用户可根据需要输入有关信息。使用、键选择科目明细、往来明细、科目往来三种明细账方式。选”科目明细”则将显示某科目的所有往来业务;选”往来明细”则显示某客户的所有业务;选”科目往来”则将显示指定科目和指定客户的业务。4、 往来业务汇总账功能与作用显示及打印所有客户借方贷方的期初、本期、期末、累计发生额。显示及打印往来总账或往来明细汇总表。显示及打印某客户或某客户和某往来科目从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额(三栏式总帐)。操作说明根据需求选择查询方式,分为按科目,按往来。按总账。按科目选择时以科目代码为主选择具体的往来客户,如图按往来选择时以往来客户为主,选择具体的科目代码,如图选择按总账时直接查询往来汇总帐。5、 往来明细账连打根据科目代码来选择需要连续打印的公司。6、 部门项目余额功能与作用刚开始使用本软件时,应将启用日期前有部门项目业务(余额)在此输入计算机。本功能用于输入、修改某往来部门项目的初始余额。7、 部门项目明细账输出某一时间段内某部门的项目明细账或全部部门的项目科目明细账。输出某一时间段内某部门科目的某一个项目或全部部门的项目明细账。8、 部门项目总账分部门项目核算的科目六、 部门核算部门核算当我们需要以部门为对象考核其收支情况时,就能够分部门核算。 分部门核算是责任会计的一种具体表现形式,按照责任会计的原理,每一个部门都能够是一个责任中心,单独记录与其相关的经济业务,并进行计划和控制。 会计科目反映经济业务的性质,每一笔业务发生后,总要记入某一个会计科目,但与有些会计科目相关的业务不需要再分解到部门,而与有些会计科目相关的业务必须细分到部门,因此,在设置会计科目时,一定要界定清楚哪些会计科目需要分部门核算。 一些小型企业和事业单位不需要使用分部门核算功能,但中大型企事业单位我们推荐使用分部门核算功能,以提高其管理水平。1、 部门代码设置功能与作用如果需要分部门核算,或者说已在会计科目设置中将有些会计科目设置成分部门核算的会计科目,则必须在输入凭证、装入初始余额前用此功能定义本单位的部门代码、名称。部门代码共二十位,只可用数字,不允许重码。部门代码的分级关系在核算单位设置时定义。此处按已经定义的级数关系设置部门代码。本功能用于增加、修改、删除部门代码和名称,打印部门代码对照表。2、 部门余额装入功能与作用刚开始使用本软件时,应将启用日期前有部门业务(余额)在此输入计算机。本功能用于输入、修改某往来部门的初始余额。3、 部门明细账功能与作用输出某一时间段内某部门的或全部部门科目的明细账。输出某一时间段内某部门科目的某一个或全部部门的明细账。部门明细账输出方式有三种:一个科目对应一个客户(部门科目/部门明细帐)、一个科目对应全部客户(部门科目明细账)及一个客户对应全部科目(部门客户明细账)。操作说明进入本功能后,用户可根据需要输入有关信息。使用、键选择科目明细、部门明细、科目部门三种明细账方式。选”科目明细”则将显示某科目的所有部门业务;选”部门明细”则显示某客户的所有业务;选”科目部门”则将显示指定科目和指定客户的业务。4、 部门多栏账功能与作用部门多栏账是指用部门所属科目作为栏目而将某一部门所有业务集中在一个账页上的明细账。显示、打印部门多栏账,如查询栏目太多可拆开多页打印。但最多可打印99栏、操作说明用户可根据需要输入有关信息,计算机将以部门下属科目作为栏目进行展开,每个科目下分借贷两小栏。有下属科目代码的部门才能查询部门多栏账。确定后选择部门5、 部门汇总账功能与作用显示及打印所有部门借方贷方的期初、本期、期末、累计发生额。显示及打印部门总账或部门明细汇总表。显示及打印某部门从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额(三栏式总帐)。操作说明根据需求选择查询方式,分为按科目,按部门。按总账。按科目选择时以科目代码为主选择具体的部门,如图按部门选择时以部门代码为主选择具体的科目,如图按总账选择时则是直接打开部门汇总帐。6、 部门总分类账按部门科目核算7、 部门明细账连打部门连续打印的功能,选择需要打印的部门代码在前方的方框内打钩即可8、 部门往来余额录入刚开始使用本软件时,应将启用日期前有部门往来业务(余额)在此输入计算机。本功能用于输入、修改某往来部门往来的初始余额。9、 部门往来明细账输出某一时间段内某部门的往来明细账或全部部门的往来科目明细账。输出某一时间段内某部门科目的某一个往来或全部部门的往来明细账。10、 部门往来汇总账分部门往来核算的科目七、 项目核算项目管理概述项目的概念项目是指企业、事业单位中一个专门的生产任务或一个产出对象。项目的特点项目是能够独立考核和计算收支的对象,并可根据考核计算的结果进行企业管理的经营与决策。项目的核算具有时效性。当一个项目完成后,对该项目的核算也就终止。这有别于诸如部门核算和大多数会计科目核算具有的持久性。项目具有多变性。项目的个数和种类允许也能够频繁变化,而部门和科目的设置及核算则要求相对稳定。项目核算在不同会计年度、月度之间的连续性不但需要用余额指标,而且更注重用发生额指标,甚至要保存曾经发生的每笔业务,这点与往来核算有相似之处,与部门和科目核算有很大差别。责任会计的责任对象分责任事件和责任人两种情况,项目核算实际上是将责任事件作责任对象,而部门核算实际上是将责任人(部门)作责任对象。1、 项目代码管理功能与作用本功能用于设置项目代码,即对各个项目进行编码, 从而方便各个项目的录入和查询。项目代码一共20位,是每一个项目的唯一标识。项目代码由用户自行设计,应根据企业实际情况,按照在核算单位设置时规定的项目级数关系原则而设计。在录入初始项目数据和输入凭证之前,必须先设置好项目代码。操作说明项目代码:每一项目允许有一个唯一的代码,不同项目的代码不允许重复。代码只可采用数字。已经装入余额或已经使用过的项目代码将不允许修改、删除。项目代码和科目代码一样是能够分级的,只有最明细的项目代码才具体对应一个项目。 项目开始日期:指项目的开工日期。项目结束日期:一般是指计划完工日期。相关科目:指与该项目有关系的科目,或者说在产生项目多栏帐时,哪些科目将作为该项目的栏目。2、 项目余额装入功能与作用刚开始使用本软件时,应将启用日期前有项目业务(余额)在此输入计算机。本功能用于输入、修改某往来项目的初始余额。操作说明选择科目代码和项目代码,然后录入初始余额3、 项目明细账功能与作用输出某一时间段内某项目的或全部项目科目的明细账。输出某一时间段内某项目科目的某一个或全部项目的明细账。项目明细账输出方式有三种:一个科目对应一个客户(项目科目/项目明细帐)、一个科目对应全部客户(项目科目明细账)及一个客户对应全部科目(项目客户明细账)。操作说明进入本功能后,用户可根据需要输入有关信息。使用、键选择科目明细、项目明细、科目项目三种明细账方式。选”科目明细”则将显示某科目的所有项目业务;选”项目明细”则显示某客户的所有业务;选”科目项目”则将显示指定科目和指定客户的业务。4、 项目多栏账功能与作用项目多栏账是指用项目所属科目作为栏目而将某一项目所有业务集中在一个账页上的明细账。显示、打印项目多栏账,如查询栏目太多可拆开多页打印。但最多可打印99栏。操作说明用户可根据需要输入有关信息,计算机将以项目下属科目作为栏目进行展开,每个科目下分借贷两小栏。有下属科目代码的项目才能查询项目多栏账。项目选择完毕,按下”确认”钮后,系统会要求选择要展开的科目,默认为该项目下的所有有业务发生的科目,用鼠标进行选择。5、 项目汇总账功能与作用显示及打印所有项目借方贷方的期初、本期、期末、累计发生额。显示及打印项目总账或项目明细汇总表。显示及打印某项目从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额(三栏式总帐)。操作说明用户应先输入查询哪个期间的总账。选择要查询的科目或者项目。6、 项目明细账连打部门连续打印的功能,选择需要打印的部门代码在前方的方框内打钩即可7、 项目往来余额装入刚开始使用本软件时,应将启用日期前有项目往来业务(余额)在此输入计算机。本功能用于输入、修改某往来项目往来的初始余额。8、 项目往来明细账输出某一时间段内某项目的往来明细账或全部项目的往来科目明细账。输出某一时间段内某项目科目的某一个往来或全部项目的往来明细账。9、 项目往来汇总账分项目往来核算的科目