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办公自动化现代化试析

　　编者按：本文主要从办公自动化给秘书工作方式和制度带来了新的变革；办公处动化要求秘书工作做到科学化、规范化、标准化；办公自动化要求秘书人员必须具备的素质与技能；办公自动化的目标发展，对办公自动化现代化进行讲述。其中，主要包括：办公自动化是现代科技在办公领域中兴起的一次新的改革,它给传统的办公工作带来了极大的冲击,它展示了以手工操作和纸笔为主的办公方式,已经被先进的计算机技术和通信技术等先进设备的办公方式逐步取代,是当今实现科技现代化的一个远大目标和发展方向.、科学化、规范化、标准化、基本技能，如速记，打印，较对，使用各种先进的数码产品，复印机，投影设备等技能、电子计算机应用技术，秘书人员必须懂得一定的计算机硬件和软件知识，能进行文字编辑、表格处理、图片和图形处理，并能编写基本程序、通讯技术、较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿、较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才、准确的判断能力、敏捷的应变能力、广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要、辅助领导作决策,辅助决策是秘书工作的重要内容、进行各种公文处理、保守国家机密是秘书人员肩负的重要职责和义务，具体材料请详见：
　　内容摘要：
　　办公自动化是现代科技在办公领域中兴趣的一次革命.这次革命对传统的办公活动带来了极大的冲击,它昭示着以手工操作和纸笔为主的办公方式,即将被以应用计算机技术和通信技术为核心的办公设备等先进的办公方式所代替.办公自动化的实施及其影响,首当其冲的就是秘书工作.
　　关键字：办公自动化；秘书；现代化；
　　一.办公自动化给秘书工作方式和制度带来了新的变革
　　办公自动化是现代科技在办公领域中兴起的一次新的改革,它给传统的办公工作带来了极大的冲击,它展示了以手工操作和纸笔为主的办公方式,已经被先进的计算机技术和通信技术等先进设备的办公方式逐步取代,是当今实现科技现代化的一个远大目标和发展方向.办公自动化的实施和影响,给秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理,实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理，大大地提高了工作速度和效率。在新的办公方式下，秘书人员必须适应这种快节奏和高准确度的工作，并要熟练操作电脑等一系列办公软件，如：word、excel等常用办公软件。这样才能把部分业务工作进行有序化的管理，为领导进行决策服务。
　　办公自动化是一种高效率的人机系统，秘书工作制度改革必须与新建立的人机系统相适应。因此，秘书人员及其工作质量应符合办公设备提出的要求，充分发挥办公自动化系统的效率，否则，将会被变成使用者的沉重工作负担。
　　二.办公处动化要求秘书工作做到科学化、规范化、标准化
　　1.科学化
　　秘书工作可以看作是一种信息处理为主要特征的办公活动，因此，秘书工作的科学化是以计算机为核心的办公设备使用的必要条件。科学化即是把秘书工作尽可能总结得有条理、有顺序、按某程序进行，把秘书工作编成机器系统能接受的程序。具体包括：工作制度的建立、公文、表格、数据的标准化，日常活动的程序化，只有这样，才符合科学的自动化管理。
　　2.规范化
　　办公业务规范化主要包括公文管理，办公事务处理，信息管理，决策服务，会议管理及机关事务管理等的规范化。实现办公业务流程的计算机控制和管理，提高工作效率和管理水平，有利于软件的开发和利用。
　　3.标准化
　　办公信息处理的标准化主要包括文档格式、文档管理编码、信息交换格式、各词术语等标准化，做到这些方面的标准化，有利于实现信息交换，扩大资源共享，提高系统效率，减少差别，有效地保证信息的完整性与安全性。以便公司的基础业务工作能正常动作。
　　三.办公自动化要求秘书人员必须具备的素质与技能
　　实现办公自动化，运用新的办公手段，则要求秘书人员必须具备相应的素质与技能，秘书人员应掌握的技术技能有：
　　第一，基本技能，如速记，打印，较对，使用各种先进的数码产品，复印机，投影设备等技能。
　　每二，电子计算机应用技术，秘书人员必须懂得一定的计算机硬件和软件知识，能进行文字编辑、表格处理、图片和图形处理，并能编写基本程序。
　　第三，通讯技术。秘书人员要适应信息社会对秘书工作高速度、高效率、高准确性的要求，能掌握操作通信设备的基本技能，能熟练使用电子邮件系统，进行信息的传递和交换。
　　此外,秘书人员还应具备专业的能力,秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。
　　较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。
　　较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。
　　准确的判断能力。
　　敏捷的应变能力。
　　广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径克服阻力，提高办事效率。
　　秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。
　　四.办公自动化的目标发展
　　在办公自动化代替手工操作实现后,秘书工作便随着办公设备的不断运用,朝着办公自动化的目标发展,呈现出秘书工作现代化的趋势.秘书工作逐渐由手工操作转变为多数内容由先进的计算机自动完成,具体表现为如下几个方面:
　　1.辅助领导作决策,辅助决策是秘书工作的重要内容.在这项工作中,秘书人员的职责主要有两方面:一方面是进行有关辅助决策信息的收集、处理；二是向领导决策者提供决策方案。实现办公自动化以后，秘书人员可利用办公自动化的信息系统功能，先进行原始信息输入、存贮和加工，建立起自己的数据库，然后再采取各种多形式的上传下，同时可随时进行系统的查询和检索功能。在提供决策方案服务中，秘书人员可随时调用有关数据库、模型库的内容，为领导提供最佳的决策途径和最优的决策方案。
　　2.进行各种公文处理。公文处理包括公文的撰制、传递及立卷归档等环节，传统手工操作和管理中，重复劳动多、工作效率低，已跟不上形势发展的需要。如今在办公自动化的系统中，公文处理成了最彻底的自动化管理领域。一份文件一旦输入电脑后，秘书人员可以任意进行编辑、修改、增补或者删节，还可以借助计算机网络，建立集中式网络、局域网或广域网，进行对点之间或者多点之间公文信息传递。秘书人员还可以利用计算机的文档管理系统来完成文书立卷和档案管理工作。在归档时，由于所有收发的文件都实行计算机登录，年终可由打印机按公文顺序打印出各处室承办的文件清单，再根据清单核对归档文件，立卷后由计算机根据原有文件的内容和特征，进行处动编目，实行文件和档案的一体化管理。
　　3.会务工作的安排。会务工作也可以利用办公自动化系统来辅助完成。秘书人员安排一个会议经常会牵涉到许多方面，有时打电话通知有关人员参加，有时接电话，有时与参加的会议人员的日程安排有冲突，那么缺席者对会议进程有重大的关系。面对这种情况，传统的会务组会感到颇为麻烦，而利用办公自动化系统的电子日程表安排会议仅需几分钟就能了解到领导的日程安排，确定好会议时间，妥善地安排好会议室、交通工具、声像设备等，并能做好会议记录，编辑会议简报，自动检索会议主题，归集会议提案，统计会议讨论或者选举结果等等。
　　4.信仿的处理。
　　信仿工作是各级党政机关和企事业单位的一项重要的经常性工作，也是秘书部门和秘书人员的重要职责之一，全过程的信仿处理工作的程序与制度可以简单的概括为：登记--呈阅--交办--转办--催办--回告--审查结果--复信--信仿--归档。这种程序或制度可以在计算机系统中得到数字化的体现。在许多办公自动化的软件中都有信仿的功能，可进行信件的登记、阅读、分类并注明主送领导，自办或转办标识，还有自动示警催办，处理完毕还可以根据计算机登录内容进行自动归卷，这样就大大减少了人工操作繁杂的事务，有效地提高了工作效率。另外，办公自动化系统还可以处理来信来函、进行处动阅读、鉴别信件内容，还可以自动执笔复信，模仿部门负责人签名，把大量的信件在较短时间内处理完毕。
　　5.机要保密。
　　保守国家机密是秘书人员肩负的重要职责和义务。在办公处动化的系统中，秘书人员的保密工作呈现出新的特点，啬了保密的难度。其原因有两方面：一是秘书信息传播渠道多，使秘密信息载体存在多种方式和多样化，比如传真系统、计算机通信系统、可视数据系统等。还有各种贮存介质，如磁盘、光盘、录音录像等。这些新型载体的出现，不仅给保密和登记等静止的管理带来难度，而且还使保密文件的传递和管理等由于动态环节常常失控。二是一些秘密载体极易复制或者易受电磁影响，导致隐蔽性失密。另外，文件、磁盘、光盘等轻易地复印和拷贝，也使公文常常泄秘，这些都给秘书工作保密带来一定的难度。因此，在办公自动化环境下作好保密工作，除采用安装电子干扰器、电子门锁等新的设备性保密措施外，还要对秘书人员进行保密思想和保密手段的教育和培训。秘书人员要了解办公自动化设备的基本性能和工作原理，了解办公自动化窃密和反窃密的要求，加强计算机、传真机，复印机和其它办公设备在处理、传递秘密信息上的管理，提高在保密工作中的自觉性和技术水平。
　　五.秘书办公自动化的好处
　　秘书办公自动化的发展是一个不断进化的过程,随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段:办公电脑化,单位有了电脑,可以打印文件,保存数据,用一些单机版软件等.办公网络化,单位的电脑有了局域网并连上了互联网,实现了资源共享,但内部缺乏秩序和安全.网络程序化,在办公网络化的基础上,有了网络办公软件的办公平台,实现了轻松有序的管理.将来还可能有网络办公的智能化,办公变得越来越轻松.无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定.拥有一套智能化,信息化的办公系统,对办公人员和企业决策者来说,工作效率上的提高是显而易见的.
　　首先能极大地提高工作效率,不用拿着各种文件,申请,单据在各部门跑来跑去,等候审批,签字,盖章.这些都可在网络上进行.
　　其次是节省运营成本:包括时间和纸张.
　　第三是规范单位管理:把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签,计划日志,用款报销等工作流程审批都可在网上进行.
　　第四是提高企业竞争力,凝聚力:员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台.无疑,企事业的单位的内部的凝聚力将大大增强.第五是使决策变得迅速科学:高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策.
　　众所周知,我们绝大多数企业和非赢利单位,都采用层层授权的金字塔式的管理模式,从控制论的角度看,这种模式的好处是容易控制全局,但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通,高层了解底层的信息除了通过的直接下属外,就是自己亲自了解,亲自了解往往很累;通过中层管理人员,则有一个信息反馈的效率和成本问题,无疑,单位的信息化能提高效率节省成本.
　　参考文献：
　　1.黄海.办公自动化的变迁当代秘书
　　2.傅荣校，论办公自动化环境中的秘书工作秘书
　　3.沈士光，秘书专业学生能力的培养
　　4.宋斌，跨世纪秘书专业管理人才立体培训机制的探讨
　　新晨范文网办公自动化现代化试析