新华制药完善采购管理有绝招.doc

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新华制药完善采购管理有绝招
来源：山东新华制药股份有限公司 采购物控部 晁华民
随着市场竞争的不断升级和生产成本的不断上升，企业的利润空间逐渐被压缩，采购管理的重要性逐渐突显。加强采购管理、降低采购成本、向采购要效益逐渐成为企业生存和发展的必然选择。
在2006之前，公司的采购职能是分散的，化工原料、制剂原辅料、包装材料、辅助材料、五金、电器采购隶属于供销储运处（制剂原辅料的采购于2004年由医药贸易部划归），仪器仪表采购隶属于计量管理部，定型设备采购隶属于机动工程部。公司原来的采购管理体制存在一些问题：
1、 采购职能分散，本位主义突出，不利于采购的集中管理；
2、 采购业务分散，难以发挥集中采购的优势，不利于降低采购成本；
3、 采购流程封闭，难以避免暗箱操作，不能做到采购的公开、公正、公平，质次价高的现象较为普遍；
4、 监督职能缺位难以实现对采购的监督控制。
为加强采购管理，规范采购流程，充分发挥采购作为第三利润源的作用，公司于2005年12月成立了采购物控部，将分散的采购职能整合到采购物控部进行统一管理，包括化工原料、制剂原辅料、设备及仪表、辅助材料四大类物资，采购物控部成为公司生产类物资的专业采购部门。
采购物控部成立以后，采取了一系列的措施，大力进行改革和创新，包括组织机构的变革、采购流程的再造、供应商管理的完善、招标比价的规范、市场信息的收集和利用、完善付款管理、实行电子采购、加强采购监控、采购人员的轮换和招聘上岗等，收到了明显的效果。具体表现在以下几个方面：
1、 规范了采购流程，提高了采购工作的效率；
2、 采购计划实现了集体决策，引入了监督制约机制，实现了采购的公开公正和公平，有效避免了人情采购和暗箱操作；
3、 加强了市场信息的指导，确保了采购价格的市场符合性；
4、 电子采购增加了供应商报价的保密性，营造了良好的竞争环境；
5、 实现了采购工作的全程监控，避免了不良采购操作；
6、 提高了采购物资的质量，降低采购成本取得了明显成效，为公司产品质量的提升、生产过程的稳定和经济效益的大幅提升发挥了重要作用。
1. 流程再造，集中采购
公司于2006年对传统的采购管理体制和采购流程进行了改革。
（1）按照分权管理，即计划、执行、控制三权分离的原则，确立了由计划、决策、执行、监督与考核四大模块组成的新的采购管理运行机制。
（2）在组织机构的设计上，突出采购计划的管理，强化定价、定源、定量三项计划职能，成立招标比价小组，对采购数量、价格、供应商等采取集中决策、统一管理。
（3）在决策、监督环节，由公司多个部门包括财务资产部、审计部、法纪部、专业部门、使用单位等共同参与完成，最大限度地避免了个人行为，确保了采购工作的公开、公平、公正。
（4）在采购流程方面，打破了原来由采购人员负责若干品种、包揽整个采购过程的封闭模式，将原来封闭的采购流程分段执行，将采购流程分为采购计划和采购业务两个环节，加强了相互之间的监督和制约。
改革后的采购流程：采购计划人员收集物资采购需求，形成需求计划，通过必联网进行招标询价，供应商投标报价后，价格决策小组进行开标比价，共同讨论确定供应商数量和价格，采购计划人员根据讨论情况形成正式的采购计划表，下达采购业务人员执行，业务人员完成合同签订、进货手续办理等具体的物资采购业务。为避免不良采购操作及工作失误，在物资采购全过程进行监控。变革后的采购流程如下图。
采购计划
采购业务
仓储运输
过程监控

2. 招标比价，程序管理
集体决策是避免个人行为的有效方式。为实现采购的集体决策，公司对招标比价制定了具体规定，设置招标比价小组，由采购部物控部有关人员、有关职能部门的人员、随机抽取的专家库人员、使用单位的代表和职工代表等组成，对供应商的投标和报价进行集中讨论，综合考虑价格、质量、服务、交货期、使用单位的使用要求等因素，选择最适合的供应商。
公司制定了采购管理程序和采购管理标准，采购物控部内部制定了采购管理规定，明确了对采购计划、招标比价、合同、业务执行、付款、验收、新增供应商等环节的具体要求，使采购工作进一步规范化、标准化、流程化。

计 划
决 策
执 行
监 督
采购经理、采购计划人员
采购部经理及采购计划人员，财务资产部、审计部、人力资源部、机动工程部、计量部、QA、QC、专家库等部门有着人员
采购业务人员
部门级及公司级有关人员

3. 电子采购，规范高效
2006年，公司通过必联采购网搭建了公司网上采购平台，实现网上招标报价和电子采购，并借助该平台提高了采购管理水平。网上采购的施行，新华在全国医药行业是第一家。
传统的采购方式存在很多弊端，比如，手工操作、效率低下、容易泄漏报价情况等。电子采购的应用在规范采购操作、减少采购计划员手工工作量、提高采购计划的效率、减少商业秘密的泄漏、确保采购的公开公正公平、维护良好的竞争环境、进一步降低采购成本和费用等方面取得明显成效，实现了对传统采购手段、方式、方法的改革创新。
电子采购的流程如下：
（1）发布招标比价信息。采购计划员按照公司下达的月度产品产量计划，利用公司ERP系统计算出每种原料的需求量，制作采购需求计划，在新华制药采购网上制作采购项目并发布招标或报价公告，新华采购网自动以短信的方式通知供应商招标或报价。
（2）供应商进行投标或报价。供应商接到短信通知后，即可进行网上投标报价，可直接上传投标文件或提交报价表，完成报价过程。在投标报价截止前，供应商可随时调整价格，除本供应商外，任何人将无法得到该供应商的报价资料，投标截止后，任何人将无法再调整报价。
（3）开标、比价、议价。到了既定的截止时间，由专人截标并解密，此时所有供应商的投标或报价情况处于可见状态。采购计划员将自动形成的供应商投标报价表打印，公司决策小组召开开标比价会进行开标、比价、议价。
（4）项目归档。采购计划人员将开标比价会的讨论结果录入必联新华采购网，并将该采购项目归档，采购网自动以短信的方式通知供应商采购价格和数量，供应商即可准备供货。
（5）监督检查。项目归档后，招标报价情况和比价结果将长期存储，可随时进行检查核实、追踪和价格查询。
（6）合同、协议管理。可以手工录入合同在采购网上传递，也可以根据采购定价项目的中标结果直接生成合同。
（7）订单协同。必联新华采购网提供了一整套订单协同的功能，包括订单、收货、退货等的流程，可在网上向供应商下订单，并跟踪订单的执行情况。
（8）采购统计。通过新华采购网，可以对供应商报价的历史纪录、订单响应、送货及时率、货物合格率、交易数据等进行自动统计，为采购决策提供强有力支持。2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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