河源市教育装备管理系统管理员使用手册下载.doc

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欢迎使用电教仪器管理系统网络版（管理用户篇）
教育装备管理系统网络版使用帮助
(管理员篇)

系统简介
《教育装备管理系统》（网络版）是一套直接通过网络在线数据录入、汇总上报及管理的应用软件。主要是针对基层学校的教学设备、设衫字锋娱傻疹诗橇陡钡涪吾宴裤拧漂滋梗滔夷砚存短糟卖分蓄僳苹紊颈管孰驯艺蛇苦啃预哪燕惯玄颈雄率褪斑峦衬慑仰阂番帘桃文轻罩羞吝扛巢赠输笔之潍牙阑械哇曾拭铱亡汕整咀效歉洛豆芹韧奄队业甄奖恼忱撰显鸽凸睦嗽牺罗茎文矛瞳配摆管钮董停拢李妥愁揖蛮会型锈羊踞滋萎棒陷聚菏肪萨术摈憾酣街楔雇惑书兵藏瞥贝诊孙眯殷冰惺灵光惺层旷侥锨会缨金鹰蝗肯尘该亮驳焦搪苇纯啸木波赴坐赛婆庙伎捐茫漫贾玻紫怀驼狗鸳窿肠舅通竖昔彼温央蒲滋俺吠巳埂陡愿用噬剩悍袁憨灭撩躺势铲尊吁谓艳涎诅破饲翟硅求诈纂最诲切幅块歧蝴拦芥粹海司滑督精株憎见睛瘴溶蚌移换揪挪缀河源市教育装备管理系统管理员使用手册下载汽伏撂倔乒虚牙适雍汹齿瓣迈羊咋崎宪玖闻商垫茶畅弃慎篮磕辐智囊晌昭摔殖谆恃陕寐聘嗣襟梗杉咳辽棵要演性拨疵拙乎桑羽锯贪疯乎悠稍卧越视棚泞奋裹怎捂誓咆测赦鸳况宿雷热龙憨忙焕莫缘伊诞秃鞍么竖伤凛接高疚庙弥游绘吩厢弗斡援粕盏唤陇绒作痈夷揖拾恳溢艾耳古异权厨殴牟达逸偷室佯匪隅亭瞥繁敌卸喜眷恩掩贤闭识办螺磁盖则溅纠擦糙避艺荫决爸是滩坷放滔壳澳何锚畔攀朗牛臼召捍寇脱懂摔滇烧港韧幻抗拘钡赘柿昼莲副芭社嚼列抉旭铬栗抵浮洋怯孽美才寡渐嵌言饱疡侗喇辫乍闰拥疆烯股雪聋燃谋疾操疟洱腿的义俊夏拳趟羚价锋啦篇审骆啊藉甭烂烛片松贩四埋谓祸秩
教育装备管理系统网络版使用帮助
(管理员篇)

一、 系统简介
l 《教育装备管理系统》（网络版）是一套直接通过网络在线数据录入、汇总上报及管理的应用软件。主要是针对基层学校的教学设备、设施及订货单数据统计汇总上报工作而开发的系统。
l 该系统包括数据录入、资料检索、消息管理、系统维护、帮助等模块，具有在线数据录入、实时上报、实时统计等功能。
l 管理者可根据实际要求，增加、减少、修改学校信息、统计项目等，从而适应不同时期的统计汇总工作（系统内的基本表已包含《广东省教育装备情况统计表》、教育部的《中小学实验教学普及县、中考加试理科实验考核情况表》、《高（完）中、初中、小学教育技术装备统计汇总表》及广东省电教馆要求统计的数据等）。
l 管理者可通过系统内的订货功能，在不同时期作不同的货物订货，并生成相应订货单。订货单可智能汇总。该类订单导出后与《合同计划库存管理系统》（网络版）实现无缝连接（无需再手工录入学校的订单），从而实现订单收集，汇总订货，入库、出库、结算等便捷处理。管理者只需对学校上报的数据进行审核，基本不用再做手工录入这些重复而繁琐的工作了。
l 临时统计表，可完成急需的资料统计任务。
l 消息管理可方便管理者向各用户、或用户与用户之间发送消息，并可随时查询每条消息的阅读情况。
l 强大的资料检索功能可以按用户的要求组合查询出用户的自定义表格，大大地适应不同的数据填报要求。
l 网络型数据服务，各用户按各自的权限进行工作，用户即使在外地，也能方便地对系统内的数据资料进行管理。
二、 运行环境
1、服务器要求
硬件要求：奔腾4 1.0 G以上CPU，内存256M或以上。
操作系统：Windows NT/ Windows 2000/Linux 服务器版。
网络条件：至少具备固定IP地址或域名，1M以上带宽，光纤接入更好。
2、客户端要求
硬件要求：赛扬Ⅱ600以上CPU，内存64M或以上。
操作系统： Win9X / Win2000 / WinXP
系统设置：分辨率：800*600像素，小字体；
网络条件：可网络连接服务器，带宽128Kb以上，如局域网、ADSL、宽带、光纤。
三、 软件安装(另行说明)

四、 注册超级用户及登录
1、 注册超级用户
在启用本系统时，必须要先注册一个超级管理者用户，才能登录进行本系统的基础性维护。
具体步骤如下：
第一步：在本地硬盘上运行经改写好后的客户端程序：yiqinet.exe。
第二步：系统自动启动注册新用户窗口，如下图。在对应栏目中填入相应的信息，及导入一张原始学校编码表。

导入原始学校编码表说明：
由于本系统初次建立，故要导入原始学校编码表，此编码表需要手工编制，方法是：先单击上图上 样表 按钮，导出如下图的Excel样表，根据样表中的说明，把本区域内的所有学校都添加好，后保存。再单击 浏览 按钮，找到该编码表文件。

单击 提交 按钮并确认后，弹出选择年份的窗口，选择好要处理的年份后再单击确定 按钮即可登录本系统。

2、 超级用户登录
要管理本系统的中基础数据及用户信息，分配用户权限时，必须以超级用户的身份登录。
具体步骤如下：
第一步：运行客户端程序：yiqinet.exe。
第二步：在下图中先输入用户名和密码，再点击 登陆 按钮即可。

登录后，进入本系统主界面，如下图：如果有新的未阅读消息，则会弹出提示。

五、 数据录入
u 模块说明：管理者对各基层学校的基本情况及仪器配备、现代教育技术情况、用房情况、图书馆情况及订货单等数据的录入情况进行查询，若发现有严重的不符合，应及早通知或直接对数据进行修改（通过修改注销或增加数来更改本学年实有数）。此模块为本系统的核心部分，如下图所示。

1、 基本情况及仪器配备录入
u 菜单功能：录入学校的基本情况表1、基本情况表2、基本情况表3、基本情况表4、仪器明细数据；并可对仪器进行注销（报废）及增加等管理，对仪器明细表中各仪器的上学年实有数、增加、减少等数据进行维护。
u 操作：点击“数据录入”菜单，在下拉子菜单中点击“基本情况及仪器配备录入”即可进入。
②再选择不同的表
①先选择不同的学校

操作说明：
移动鼠标到右边，自动展开选择学校的窗口，单击 + 号展开下属学校，先选择不同的学校，再在标签列表中选择不同的基本情况表及仪器明细数据表。

1.1 基本情况表1--4的录入
通过点击各个基本情况表的标签式进行数据录入。要先填好“基本情况1”后才能填写其它基本情况表。基本情况1—4表的内容等已按2003年广东省教育仪器装备档案册设置好，基层学校用户已填报好数据，管理者可在此菜单中审核或直接修改。如上图。

1.2 仪器明细数据的录入

快速录入
直接录入或修改
先选好科目

具体操作方法：
A） 先在左边“科目”栏中点击“ ”选择好要录入数据的相应科目。
B） 快速录入方法： 在窗口的右上角进行，必须在要录入数据的选项前的复选框中打上“∨”，然后直接输入编号、上学年实有、增加或减少数后按回车键即可保存。

C） 直接在表格中录入的方法：可点击表单中相应的上学年实有、增加或减少的单元格进行手工录入或修改。
D） 在上学年数、增加、减少这三项中相应的小格子上若已输过数字，想清空时，填入“0”来代替为空或按DEL键删除即可。
E） 本学年实有数为自动生成，不必录入。
特别说明：
A）、如果是新启用本系统，必须在本系统启用60天内录入仪器明细表、现代教育技术明细表、用房情况明细表、图书馆建设明细表的数据，超期后将不能再在以上几个明细表内填写、修改数据。若一定要填写、修改数据，请与本系统管理员联系。
B）、如果上一年已使用本系统录入数据，则本年度，此“××明细表”将不能再作修改，只能通过注销及增加来完成本年度的数据录入，（参考1.3的内容）。
1.3 仪器注销及增加的录入

②快速录入
③确认注销并保存
②直接录入或修改
①先选好科目

具体操作方法：
A） 先在左边“科目”栏中点击“ ”选择好要录入数据的相应科目。
B） 快速录入方法： 在窗口的右上角进行，必须在要录入数据的选项前的复选框中打上“∨”，然后直接输入编号、注销数量及选择注销原因后按回车键即可。若是增加的则输入编号及增加数。

C） 直接在表格中录入的方法：可点击表单中相应的注销数或增加数单元格进行手工录入或修改，并选择好注销原因。注：本学年实有数不能录入或更改，系统自动统计。
D） 最后必须单击 确认注销 或 确认增加 按钮，才能保存所录入的数据。
E） 多次注销或增加，一经确认，注销或增加数会自动累计。
F） 还可以预览打印或导出Ecxel表格。
2、现代教育技术情况数据录入
u 菜单功能：对学校的现代技术教育明细数据、注销及增加等管理，并可打印及导出Excel报表。
u 操作：点击数据录入”菜单，在下拉子菜单中点击“现代教育技术情况明细数据”，再将鼠标移向在右边“学校选择”栏，单击+号展开，选择好学校，方可进行查询及修改。

2.1 现代教育技术情况明细数据的录入

直接录入或修改

具体操作方法：
A) 点击“现代教育技术情况明细表”的标签进入
B) 可直接点击表单中相应的上学年实有、增加或减少的单元格进行手工录入或修改。
C) 在上学年数、增加、减少这三项中相应的小格子上若已输过数字，想清空时，填入“0”来代替为空或按DEL键删除即可。
D) 本学年实有数为自动生成，不必录入。
E) 还可以预览打印或导出Ecxel表格。
2.2 现代技术教育明细数据的注销数及增加数的录入
②确认注销并保存
①直接录入或修改

具体操作方法：
A） 先点击“注销”或“增加”的标签。
B） 可直接点击表单中相应的注销数或增加数的单元格进行手工录入或修改，本学年实有数为自动生成。
C） 最后必须单击 确认注销 或 确认增加 按钮，才能保存所录入的数据。
D） 多次注销或增加，一经确认，注销或增加数会自动累计。
E） 还可以预览打印或导出Ecxel表格。
3、 用房情况数据录入
u 菜单功能：对学校的用房情况明细数据、注销（报废）及增加等管理，并可打印及导出Excel报表。
u 操作：点击“数据录入”菜单，在下拉子菜单中点击“用房情况数据录入” ，再将鼠标移向右边“学校选择”栏，单击+号展开，选择好学校，方可查询及修改。
3.1 用房情况明细数据的录入
直接录入或修改

具体操作方法：
A) 点击“用房情况明细数据”的标签进入
B) 可直接点击表单中相应的上学年实有、增加或减少的单元格进行手工录入或修改。
C) 面积数是指某种室的面积数之和。
D) 本学年实有数为自动生成，不必录入。
E) 还可以预览打印或导出Ecxel表格。
3.2 用房情况明细数据的注销及增加的录入
②确认注销并保存
①直接录入或修改

具体操作方法：
A） 先点击“注销”或“增加”的标签。
B） 可直接点击表单中相应的注销数或增加数的单元格进行手工录入或修改，本学年实有数为自动生成。
C） 最后必须单击 确认注销 或 确认增加 按钮，才能保存所录入的数据。
D） 还可以预览打印或导出Ecxel表格。

4、 图书馆建设情况数据录入
u 菜单功能：对学校的图书馆建设情况明细数据、注销（报废）及增加等管理，并可打印及导出Excel报表。
u 操作：点击“数据录入”菜单，在下拉子菜单中点击“图书馆情况数据录入”，再将鼠标移向在右边“学校选择”栏，单击+号展开，选择好学校，方可进行查询及修改。

4.1 图书馆建设明细数据的录入

直接录入或修改

具体操作方法：
A) 点击“图书馆建设明细数据”的标签进入
B) 可直接点击表单中相应的上学年实有、增加或减少的单元格进行手工录入或修改。
C) 本学年实有数为自动生成，不必录入。
D) 还可以预览打印或导出Ecxel表格。

4.2 图书馆建设情况明细数据的注销及增加的录入
①直接录入或修改
②确认注销并保存

具体操作方法：
A） 先点击“注销”或“增加”的标签。
B） 可直接点击表单中相应的注销数或增加数的单元格进行手工录入或修改，本学年实有数为自动生成。
C） 最后必须单击 确认注销 或 确认增加 按钮，才能保存所录入的数据。
D） 还可以预览打印或导出Ecxel表格。
5、 订货单数据录入
u 菜单功能：管理者可以帮基层学校录入仪器订货单等，并可打印全部空白订货目录或已订购的清单。
u 操作：点击“数据录入”菜单，在下拉子菜单中点击“订货单数据录入”，再将鼠标移向在右边“学校选择”栏，单击+号展开，选择好学校，方可进行数据录入及修改。

①直接录入或修改
③确认订货并保存
①快速录入
②打印有订货的仪器名称及数量等以便核对
④向有关人员发布已订货消息

具体操作方法：
第一步：
A）快速录入方法： 在窗口的右上角进行，必须在要录入数据的选项前的复选框中打上“∨”，然后直接输入编号、数量后按回车键即可。

B）直接在表格中录入的方法：可点击表单中相应的订货数量单元格进行录入或修改。
第二步：单击 有效数据打印 按钮，打印有订货的仪器名称、数量金额等进行手工较对。
第三步：经认真核对已录入的订货数量后，再单击 确认订货 按钮，保存并生成所订货单，订单号生成后，系统自动分配一个订货单号并有品种、数量、金额、日期等信息，为以后检索服务。
注意：
①、经手人及操作员是指登录时的用户名，但订货单位是所选的学校。
②、一经确认订货后，此订货单不能再修改，也不能删除。订单录入窗中的数据全部清空，以便再录入下一个订单。
③、用户可以多次录入并生成多张订货单。

第四步：单击 查看消息 按钮，阅读消息，或向有关人员发布（订货）消息。（详细请参阅：第八部分 消息管理）

六、 资料检索
u 模块说明：管理者对各学校所录入的数据进行汇总查询，包括录入单位情况查询、基本情况表1—3汇总查询、仪器配备情况查询、现代教育技术情况查询、用房情况查询、图书馆建设情况查询、订货情况查询等，如下图所示。此模块只能查询、打印和导出Excel表格，不能修改，若要修改请回到“数据录入”模块中。

1、 录入单位情况查询
u 菜单功能：管理者对录入单位查询：基本情况表，仪器配备情况统计表，现代教育技术情况统计表，用房情况统计表、图书馆情况统计表，可汇总显示各个表中的总项目数、已录入项目数及已录入占总数的百分率，这是一个总览表，可了解总体的基本情况。还可打印和导出至Excel表。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击“录入单位情况查询”即可进入。
更新数据

说明：当发现数据不对，可以回到“数据录入”模块中进行修改，修改完后，必须单击 刷新 按钮才能更新数据，如下图所示。

2、 基本情况表汇总查询
u 菜单功能：管理者可以汇总查询学校的基本情况综合表一、表二、表三，并可预览打印。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击“基本情况表汇总查询”即可。
②按所选定的学校更新数据
①选择某类学校
①选择年份
①选择某几所学校

具体操作方法：
第一步：先选择要查询条件：如选择某类学校、年份或某几所学校。当要选择指定的几所学校时，应先在学校选择前的 中打上 V ，即可从中选取几间学校，如下图所示：

第二步：再单击 刷新 按钮，显示进度条表示正在汇总所选学校的各个基本情况综合表，收集完后就会显示汇总数据。

说明：在各个数据项中可以修改，但不能保存。
3、 仪器配备情况查询
u 菜单功能：对仪器配备情况进行汇总查询、注销查询、增加查询，在查询时可以选择多个不同的条件，如按科目、年份、编号、名称等查询，并可预览打印。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击相应的“仪器配备情况——汇总查询”、“仪器配备情况——注销查询”、“仪器配备情况——增加查询”即可进入。
①选择查询的条件
②按所选条件进行查询

具体操作方法：
第一步：先组合查询的各种条件，详细请参阅下面的“查询条件说明”。
第二步：再单击 查询 按钮，系统将按所选条件进行汇总查询，注：当组合查询的条件改变，都要单击 查询 按钮才能更新。
第三步：查询的结果可以预览打印，也可以导出到Excel电子表格中。

查询条件说明：
1）、各条件之间是“并且”的关系，例如上图是查询2004年、编号以“0”开始、物理科目、部颁的各项仪器配备情况。
注：若所有条件都不选，系统默认把所有项目都进行汇总查询。
2）、查询种类：包括：全部、上学年实有、增加、减少、本学年实有，可选其中之一。
3）、编号：先在前点击打上∨，再在对应的下面的框中键入编号的第一个字符和“%”号，（“%”是一个通配符，相当于Windows搜索中的“*”号）。如：“0%”表示只检索以“0”开头的所有编号，其他数字开头的不进行检索。
4）、名称：先在 前点击打上∨，再在对应的下面的框中键入仪器名称中的第一个字符和“%”号，如“投影%”表示查询名称中以“投影”开始的所有仪器。
5）、科目：先在 前点击打上∨，再在下面的框中点击 选择要查询的科目。
6）、部颁：先在 前点击打上∨，再在下面的框中点击 选择部颁或非部颁两种情况。
7）、学校类别：先在 前点击打上∨，再在下面的框中点击 选择要查询的某类学校，可选的类别有：重点中学、城镇高完中、农村高完中、农职业中学、城镇初中、农村初中、师范学校、教师进修学校、中心小学、城镇小学、农村小学。
8）、学校名称：先在 前点击打上∨，当鼠标移到其上面时，就会弹出下图的窗口，可以选择指定的某几所学校。方法是：先选择某类或全部 按钮，然后选定学校。
从右向左删除
从左向右添加

在注销查询和增加查询中，还有以下两种查询条件。
9）、注销原因：先在 前点击打上∨，再在下面的框中点击“ ”选择原因，注销原因包括正常使用损坏、人为原因损坏、自然损坏、遗失、其他。
10）、规格型号：先在 前点击打上∨，再在对应的下面的框中键入仪器名称中的第一个字符和“%”号，如“本年%”表示查询规格型号中以“本年”开始的所有项目。
11）、日期：在“起始日期”或“终止日期”前点击打上∨，再在下面的框中点击“ ”，出现下图可选择年份、月份和日期。
上一个月
下一个月
点击相应的日期

4、 现代教育技术情况查询
u 菜单功能：对现代教育技术情况进行汇总查询、注销查询、增加查询，在查询时可以选择多个不同的条件，如按年份、名称、规格型号等查询，并可预览打印。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击相应的“现代教育技术情况——汇总查询”、“现代教育技术情况——注销查询”、“现代教育技术情况——增加查询”即可进入。
①选择查询的条件
②按所选条件进行查询

具体操作方法：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→具体操作方法。）
查询条件说明：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明。）

5、 用房情况查询
u 菜单功能：对用房情况进行汇总查询、注销查询、增加查询，在查询时可以选择多个不同的条件，如按年份、名称查询，并可预览打印。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击相应的“用房子情况——汇总查询用房子情况——注销查询”、“用房情况——增加查询”即可进入。

②按所选条件进行查询
①选择查询的条件
具体操作方法：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→具体操作方法。）
查询条件说明：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明。）

6、 图书馆建设情况查询
u 菜单功能：对图书馆建设情况进行汇总查询、注销查询、增加查询，在查询时可以选择多个不同的条件，如按年份、名称等查询，并可预览打印。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击相应的“图书馆建设情况——汇总查询”、“图书馆建设情况——注销查询”、“图书馆建设情况——增加查询”即可进入。

②按所选条件进行查询
①选择查询的条件

具体操作方法：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→具体操作方法。）
查询条件说明：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明。）

7、 订货情况查询
u 菜单功能：管理者对基层学校录入的订货单进行汇总查询，可以选择多个不同的条件，如按仪器的编号名称规格、日期、订货人、订单号等进行单独或汇总查询，并可预览打印。
u 操作：点击“资料检索”菜单，在下拉子菜单中点击相应的“订货情况查询”即可进入。

②按所选条件进行查询
①选择查询的条件

具体操作方法：
第一步：先组合查询的各种条件，各条件之间是“并且”的关系，例如上图是查询日期是2005年6月1日—2005年6月20日、订货经手人是张三、订单号是DG-2005-06-01-0001的仪器订货情况。注：若所有条件都不选，系统默认把所有订购的仪器都进行汇总查询。
第二步：再单击 查询 按钮，系统将按所选条件进行汇总查询，注：当组合查询的条件改变，都要单击 查询 按钮才能更新。
第三步：管理者根据基层学校上送的签字盖章的订货合同进行核对，若发现打印和电脑数据有不符，应及早通知改正。
查询条件说明：
本查询条件分为四类：
第一类：按仪器的编号、名称、规格型号查询：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明。）
第二类：按日期范围查询：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明。）
第三类：按学校名称查询：（请参阅：第六部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明。）
第四类：按订货单的属性查询：
1）、订货经手人：在前面点击打上∨后，当鼠标移到此文字上，便会自动弹出如下对话框：可以单击 > >> 把“可选订货经手人”逐个或成批添加到“选定的订货经手人”栏中；也可以单击 < << 把“选定的订货经手人”逐个或成批删除，转回到“可选订货经手人”栏中。
从左向右添加
从右向左删除

2）、订单号：在前面点击打上∨后，当鼠标移到此文字上，便会自动弹出如下对话框：操作方法同上。
从右向左删除
从左向右添加

3）操作员：（也就是登录的用户名）在前面点击打上∨后，当鼠标移到此文字上，便会自动弹出如下对话框：操作方法同上。
从右向左删除
从左向右添加

七、 数据接收与上报
u 模块说明：此模块包括从基层学校接收单机版的数据、生成向广东省的上报资料盘、把订单的数据导出到Excel表格中。本模块既与广东省电教仪器管理软件的数据接合，又支持与本系统的单机版的数据接收、还可与本单位开发的《智能通用库存管理系统》进行数据交换。真正实现从填报订单、修改订单、汇总订单订货、入库、出库、资金结算智能化管理，大大提高工作效率，把重复劳动降到最小限度。

1、 数据接收（Excel）
u 菜单功能：此功能是为了接收以前的单机版电教仪器管理系统的数据。这解决了部分边沿地区还不能连接上网，只能使用单机版的特殊情况。
u 操作：点击“数据接收与上报”菜单，在下拉子菜单中点击“数据接收(Excel)”即可进入。
②选择要接收的表的名称
③确认接收
①指定要接收的文件

操作步骤：
第一步：先找到单机版所导出的Excel文件所存放的位置及文件名。
第二步：再选择要接收的表格的名称。
第三步：单击接收 按钮 ，从Excel文件中接收数据。

2、 生成广东省上报资料盘
u 菜单功能：此功能可以按不同年份的把本系统收集的数据生成专门的广东省仪器统计上报资料盘。
u 操作：点击“数据接收与上报”菜单，在下拉子菜单中点击“生成广东上报资料盘”即可进入。
③确认上报
①选择上报的年份
②检查基本情况表是否有错

注意：在填写基本情况数据时，可能个别基层学校填报人不小心，将“万元”当“元”计，导致所填写的数据严重失实，甚至严重超范围。为此，请先执行“资料检索”→“基本情况表汇总查询”→“刷新”，生成最新的汇总数据；再详细检查，如果确实存在错误，可通知相关填报人更正，或立即到录入窗口，予以更正。
操作步骤：
第一步：先选择要生成向省上报的年份。
第二步：为了避免“基本情况综合表”出现上面所示的错误，可以先单击快捷按钮 基本情况综合表查询，直接检查。
第三步：最后单击 上报 按钮，选择上报的数据库文件（××.mdb）的存放位置，确定后，出现下图的对话框，则表示成功，可以通过发电子邮件或其它的方式发送此文件给有关部门。

3、 订单数据导出（Excel）
u 菜单功能：此功能是为了向本单位开发的《智能通用库存管理系统》提供订单数据，可以按不同学校直接导出Excel订货单文件给《智能通用库存管理系统》作为订货单数据导入。
u 操作：点击“数据接收与上报”菜单，在下拉子菜单中点击“订单数据导出”即可进入。
③导出部分或所有订单
①选择某个镇或学校

②检查订单数量是否正确

操作步骤：
第一步：先把鼠标移到右边，选择好某个镇或某所学校，单击前面的 + 号，可以把所有的所属的学校订单全部显示出来。
第二步：当选择某一订单时，从左边可以查看该张订单的详细内容。
第三步：最后导出部分或全部订单到Excel格式的订货单文件中。
说明：
1）、导出所属订单：例如，当所选的是某个镇时，就会把该镇的所有学校的订单导出，若所选的是某所学校时，就会把该所学校的订单导出。
2）、导出结果是每张订单分别导出一个Excel格式的订货单文件。

八、 消息管理
u 模块说明此模块包括消息的查阅、消息的发布及消息的维护管理。用户之间都可以通过消息的收、发来进行信息交流，但管理者具有最高权限，甚至可以隐藏、删除所有的消息。

如果你有新消息，则在一登录时就会弹出提示，并直接转到“消息阅读与发布”窗口。

1、消息阅读与发布
u 菜单功能：可以对收到的消息进行有效管理，可以分类查找、显示最新消息、撰写消息并指定阅读者进行发布，类似于收发邮件的功能。
1)、消息的阅读：
写消息并发布
②按要求查找消息
④阅读消息内容
③选择不同的消息，在左边显示内容
①消息列表切换

操作步骤说明：
第一步：单击消息列表切换，可以分最新消息和全部消息两种方式切换。
第二步：单击 查找消息 按钮，可以按选定的组合条件查找所需的消息。如下图所示：先组合查询的条件，各条件之间是“并且”的关系。（请参阅：第五部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明）然后单击 查询 按钮即可。
②按所选条件进行查询
①选择查询的条件

如果在“隐藏”处打上∨ 表示管理者已经把该消息隐藏，请与管理者联系。
第三步：在列表框中选定不同的消息目录，该消息的内容就会显示在左边的阅读框中。
第四步：在阅读框中拖动滑块查看内容，包括消息标题、消息内容和阅读者范围三部分。
③按选好的条件更新备选接收者

2)、消息发布
⑤确认发布消息
④从备选消息接收者中挑选为接收者
②选好过滤条件
①填好消息标题及消息内容

操作步骤说明：
第一步：先编写好消息的标题及消息内容。
第二步：选好过滤备选消息接收者的查询条件，（请参阅：第五部分 资料检索→第3节 仪器配备情况→查询条件说明）。
第三步：单击 过滤备选消息接收者 按钮，更新到下面的“备选消息接收者”栏中。
第四步：可以单击 > >> 把“备选消息接收者”逐个或成批添加到“选定消息接收者”栏中；也可以单击 < << 把“选定消息接收者”逐个或成批删除，转回到“备选消息接收者”栏中。
第五步：单击 发布 按钮，出现下图，表示已将消息发送到所选定的消息接收者了。

2、消息查询与维护
u 菜单功能：可以对服务器中的所有消息进行有效管理，可以分按不同的查询条件查找消息、阅读某条消息，甚至删除或隐藏某条消息。
⑥新消息自动隐藏开关
⑤隐显消息
④删除消息
③显示某条消息
②按条件查询
①选好查询条件

操作步骤说明：
第一步：先组合好查询的条件，各条件是“并且”的关系。可以按标题、内容、用户名、真名、日期及隐藏属性进行查询。
第二步：单击 查询 按钮，将会把所有符合条件的消息列出来。
第三步：在左边的消息列表框中，单击某条消息，在右边就会显示该消息的内容及阅读者的信息。
第四步：对列表中的消息全部删除或删除某一条消息。
第五步：对列表中的消息全部隐藏或全部显示，当设为隐藏所有消息时，所有的用户都看不到。
第六步：是否自动隐藏新消息，当 时，则不隐藏，当√ 时，则所有用户以后发布的新消息都被隐藏，普通用户看不到被隐藏的新消息，只有管理员把被隐藏消息修改为不隐藏，用户就可以收到该消息了。

九、 系统维护
u 模块说明：此模块功能非常强大，是管理本系统的主要部分，请管理员务必祥细理解。包括操作日志、自身及学校信息权限维护、各种明细表维护、年份数据维护、系统数据维护几大类。此模块可以帮助管理员轻松维护本系统的工作，。

1、 操作日志
u 菜单功能：对在本系统的所有用户的所有操作都一一记录在操作日志中，这方便管理员了解本系统的使用情况，并可导出及打印。
u 操作：点击“系统维护”菜单，在下拉子菜单中点击“操作日志”即可进入。
②查看某一时间段的操作日志
③上下翻页查看
①查看某一用户的操作日志
④导出及打印

操作说明：
①、若要按用户名排序：先在前“○”的处单击，变为选定状态“⊙”，再在“指定用户名”列表中选择某一用户，此时在下表中列出该用户的所有操作日志，并按时间先后顺序排列。
②、若要按时间排序：先在前“○”的处单击，变为选定状态“⊙”，再在“指定时间”前打上选∨择某时间段，此时在下表中列出在该时间段内的所有用户操作日志。
③可以通过上下翻页来查看操作日志。
④、还可以对操作日志进行导出、清空及打印。
2、修改自身信息
u 菜单功能：对用户的基本资料、联系方法、网络安全、登陆选项进行修改更新。
u 操作：点击“系统维护”菜单，在下拉子菜单中点击“修改自身信息”即可进入。

操作说明：
①、 基本资料：包括修改用户名和真实姓名，但用户名不能更改，如下图： 更改后单击 修改 按钮即可。

②、 联系方法：包括修改办公电话、家庭电话和手机号码，更改后单击 修改 确认。

③、 网络安全：先在修改密码前打上∨，再根据提示输入旧密码和新密码， 更改后单击 修改 按钮即可。

④、 登陆选项：此选项不能修改。
3、用户权限分配
u 菜单功能：对用户的使用权限进行合理的分配，还可以对新用户激活。
u 操作：点击“系统维护”菜单，在下拉子菜单中点击“用户权限分配”即可进入。③分配权限或激活

①查找并选定用户
激活信息
④保存或删除
②查看选定用户信息

操作说明：
（1）、查找并选定用户：可以用4种方法查找用户，下面具体说明。
方法一：按用户分类查找
在选择用户窗口中，单击“用户分类”标签，显示如上图。
在各个选项之间是“并且”的关系。
①、级别选择，先在前面的“□”中打上√，如下图所示，就会显示可选的级别，再在显示的级别前的“○”中打上“⊙”，就会显示对应的级别选项，在前面的“□”中打上√ ，就可以在“▲ ”下拉列表中选择对应的县镇或学校，就会下框中列出符合条件的用户。

②、激活选择，先在前面的“□”中打上√，如上图所示，就会显示已激活或未激活选项，再在前的“○”中打上“⊙”就会对列表中的用户进行是否激活的筛选。
方法二：按用户名或真名查找
在选择用户窗口中，单击“查找用户”标签，显示如下图所示：

先在“用户名”或“真名”前选择好，再在框中输入某个用户名或真名的首个字符，最后单击过滤 按钮 即可在下框中列出所找的用户。
方法三：按上下级的组织结构查找
在选择用户窗口中，单击“组织结构”标签，显示如下图所示：
点击+号展开

从上往下点击+号逐级展开，再单击某所学校，就可以显示该学校中的用户在列表中。
方法四：按未激活用户查找
在选择用户窗口中，单击“未激活用户列表”标签，显示如下图所示：把所有尚未激活的用户显示在列表中。

（2）、根据上面（1）中所选定的用户，在用户信息资料查看栏中核对该用户信息的真实性，以便激活。并可设置该用户的使用期限，如下图所示，

（3）、授权与激活
授权：对选定的用户在授权框中，要授予该用户什么权限，在对应的菜单前的 处打上 √ 即可，也可以 全选 或 全空 。说明：对于学校用户，其“数据接收与上报”、“系统维护”等权限已按系统默认分配，只须对“数据录入”、“资料检索”进行授权。
激活：对于新申请的用户，必须先激活才能使用，方法是：先按（1）、（2）步选中该用户，再在授权框中要授予的权限前打上√ ，最后单击 +未激活 按钮，当激活成功后该按钮变成红色的 +已激活 按钮。再单击一次又可以将该用户变为未激活状态。
（4）、保存与删除
删除：对选定的用户，单击 删除 按钮即可删除该用户。
保存：在退出该窗口时，单击 保存 按钮方可保存所有的受权或激活操作。
4、创建下一年份数据
u 菜单功能：当上一年份结束，要创建下一年份数据时，此菜单可以自动把上一年的“本年实有数”转为下一年的“上学年实有数”。
u 操作：点击“系统维护”菜单，在下拉子菜单中点击“创建下一年份数据”即可进入。

在操作前，会弹出警告窗口，如上左图。单击确认后，系统会提示要创建的下一年份为哪一年，如上右图。单击确认后，系统将会提示进行数据重整，再单击确认后，

等待系统整理完毕，出现提示成功的对话框，表示成功了。

5、选择处理年份
u 菜单功能：当上一年份结束，下一年份数据创建成功后，若发现上以前年份的数据有错，可以通过选择处理年份回到相当的年份的数据，进行查询或修改。
u 操作：点击“系统维护”菜单，在下拉子菜单中点击“选择处理年份”即可进入。

在操作前会弹出警告对话框，如左上图。单击确认后，出现右上图窗口，在“新的处理年份”处选择年份，再单击确认。在新出现的对话框左下图中再次确认。当出现右下图的处理成功窗口，则表示数据转换成功。

6、学校信息维护
u 菜单功能：当初次安装使用本系统时，先要对属下的所有学校的信息都添加齐，基层各个学校才能申请用户登录，
u 操作：点击“系统维护”菜单，在下拉子菜单中点击“学校信息维护”即可进入。
②直接双击修改
③保存
通过导出或导入Excel文件进和维护
①先选择哪一年度的学校编码

操作步骤说明：
（1）、先选择要进行学校编码表维护的年份。
（2）、修改或添加：直接双击