行政部的档案管理办法.doc

总则
第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。
档案材料的生成
第三条 各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规定时间内交行政部进行保存。
档案材料的保管
第四条 行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。
第五条 档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。
第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。
档案材料的移交
第七条 各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。
第八条 公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。
第九条 专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。
第十条 荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7个工作日内向行政部移交。
档案立卷归档
第十一条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。
档案借阅、使用权限
第十二条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部查阅使用。
第十三条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。
第十四条 档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。
档案鉴定销毁
第十五条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。
第十六条 根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。
违反档案规定的处罚措施
第十七条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。
第十八条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。
第十九条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。
第二十条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。
档案分类及管理要求
第二十一条 档案分类：
一、行政文书档案分类
1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。
3、会议纪要、收文和发文登记薄。
4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。
5、公司大事记、史志。
6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。
7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。
8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。
9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。
10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
11、专利申请资料和专利证书。
12、公司各种办公和设备资料。
第二十二条 档案管理要求：
（一）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

4、档案编号说明：
001--集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
002--本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。
003--会议纪要、收文和发文登记薄。
004--领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。
005--公司大事记、史志。
006--公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文件资料。
007--集团行政有关的各种合同类文件。
008--公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。
009--专利申请资料和专利证书。
010--公司各种办公和设备资料。
011—公司办公用品申领单等办公用品登记表单。
012—公司行政有关的其他类型文件。

  （二）归档及保存年限
1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）组织规程及办事细则
（3）不动产所有权及其他债权凭证
4）公司规章制度
（5）其他经核定须永久保存的文书
（6）专利、设备资料。
2、10年保存：
（1）会议纪要、发言材料等
（2）其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）公司、各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

档案日常管理
第二十三条 借阅管理规定
（一）借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，借阅人必须在公司借阅登记表上签字，重要文件需行政主管签字同意后方可借阅。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需行政主管批准。
4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
第二十四条 档案销毁管理规定
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报行政主管审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、部门负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：未结清的债权债务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
第二十五条 档案借阅管理规定
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报部门负责人审核批准后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
第二十六条 档案保密管理
1、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
2、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

第二十七条 本制度自颁布之日起执行。

二0一三年六月二十日

附件一：

档案管理流程
一、档案管理流程图

附表二： 文件卷内目录

序号
档案名称
档案编号
归档时间
归档人
保存时间
备注

附表三： 文件借阅/复印记录

原文件
借阅/
复印
经办人
部门
使用时间
归还
时间
批准人
文件名
文件号
页号

附表四： 文件销毁记录

原文件（页）
替代文件（页）
销毁人
批准人
文件名
文件号
页号
文件名
文件号
页号

每日新闻速递
2014年2月17日 星期一

今日视点
民生百态

超20省份或年内启动单独两孩 北京最快3月实施

去年全国人均税负近万元 报告建议慎征房产税

33个城市元宵节现重度污染天 京津冀污染最重
新疆于田地震已致逾40万人受灾 20万间房屋倒损
节后新春招聘会扎堆举行
住房公积金修法连续2年推迟 被指再造不公平
龙岩：高速两车追尾撤离不及时 16车连环撞2死8伤
广东去年1081人死于传染病 艾滋病死亡数最多
财经新闻
时政热点
时政热点
Politics hot

超20省份或年内启动单独两孩 北京最快3月实施
2014-02-16 06:29:19 来源：京华时报
随着湖南人代会昨天闭幕，历时一个月有余的2014年省级地方两会全

部谢幕。中共十八届三中全会全面部署改革之后的首次地方两会，成为观察“

地方版”改革路径的“窗口”。其中，城镇化、户籍制度改革、单独两孩政策

等成为舆论持续关注的热点话题。综合各地最新进展，今年全国或有超过20个

省份启动实施“单独两孩”新政。
财经新闻
FINANCIAL AND ECONOMIC NEWS

去年全国人均税负近万元 报告建议慎征房产税
　　2013年数据显示，我国公共财政收入达到12.9万亿，人均宏观税负接近万

元。2月14日，中国社会科学院财经战略研究院发布名为“将全面深化财税体

制改革落到实处”的报告(下称“报告”)，给出了一套落实财税改革的行动建

议。
2014年02月16日 05:03 来源：金羊网
民生百态
MINSHENG LIFE

33个城市元宵节现重度污染天 京津冀污染最重
2014-02-16 06:36:56 来源：京华时报
环境保护部有关负责人昨天向媒体通报，受不利气象条件及元宵节烟

花爆竹燃放的影响，我国京津冀及周边地区和中西部部分地区出现空气重污染

。14日，有33个城市发生了重度及以上污染。北京近几日一直处于五级重污染

之中，14日更是达到六级严重污染水平，已启动了重污染蓝色预警。
民生百态
MINSHENG LIFE

新疆于田地震已致逾40万人受灾 20万间房屋倒损
新疆维吾尔自治区和田地区行署15日下午召开于田7.3级地震抗震救

灾新闻通报会称，是次地震共造成455573人受灾，236808间房屋倒塌或不同程

度受损，没有人员伤亡的报告。
民生百态
MINSHENG LIFE

节后新春招聘会扎堆举行
来源： 新华网 2014-02-16
2月15日，陕西咸阳市体育馆的招聘洽谈会中心会场内挤满了求职应聘

者。当日，陕西省十市一区联合举办2014年“全省工会促进就业再就业大型免

费招聘洽谈会”。来自省内外的2000多家用工单位提供涉及计算机、通讯、财

务、建筑等百余个工种的就业岗位86000余个。
民生百态
MINSHENG LIFE

住房公积金修法连续2年推迟 被指再造不公平
2014-02-16 04:10 　来源:中国青年网
随着又一次被列入住房和城乡建设部(下称“住建部”)下一年度的工

作任务的重点，《住房公积金管理条例》修订的草案稿(下称“草案稿”)在马

年伊始再次“爽约”。截至2014年2月，“草案稿”尚未上报至国务院法制办

。
民生百态
MINSHENG LIFE

龙岩：高速两车追尾撤离不及时 16车连环撞2死8伤
2014年02月16日 09:05:10 来源：东南网
昨日13时许，龙岩市上杭县蛟洋镇厦蓉高速191m+8km路段发生一起16车

连环相撞事故。据了解，当时，在厦蓉高速靠近洋畲隧道处，两辆轿车追尾后

，停在路中间，尾随而至的其他车辆刹车不及，最终16辆车撞在了一起。龙岩

消防支队接到报警后，第一时间调集上杭古田消防中队和特勤中队官兵到场救

援。经过2个小时的艰苦奋战，成功将被困者救出。据了解，该起事故共造成2

死8伤。
民生百态
MINSHENG LIFE

广东去年1081人死于传染病 艾滋病死亡数最多
2014年2月16日08:15 来源南方都市报
广东去年共报告1081人死于传染病。昨日，广东省卫生计生委官网公

布2013年全省法定报告传染病疫情，与前年相比，传染病的发病率上升了5

.17%，但死亡率下降了10 .82%。另外甲型H1N1流感的发病数是前年的170倍左

右。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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