行政部的档案管理办法.doc

总则 第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。档案材料的生成 第三条 各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规定时间内交行政部进行保存。档案材料的保管第四条 行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条 档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。 第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。档案材料的移交 第七条 各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。第八条 公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。 第九条 专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。第十条 荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7个工作日内向行政部移交。 档案立卷归档 第十一条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。档案借阅、使用权限 第十二条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部查阅使用。第十三条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。第十四条 档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。档案鉴定销毁 第十五条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。 第十六条 根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。违反档案规定的处罚措施 第十七条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。 第十八条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。 第十九条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。档案分类及管理要求第二十一条 档案分类：一、行政文书档案分类1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。3、会议纪要、收文和发文登记薄。4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。5、公司大事记、史志。6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。11、专利申请资料和专利证书。12、公司各种办公和设备资料。 第二十二条 档案管理要求：（一）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。4、档案编号说明：001-集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。002-本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。003-会议纪要、收文和发文登记薄。004-领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。005-公司大事记、史志。006-公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文件资料。007-集团行政有关的各种合同类文件。008-公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。009-专利申请资料和专利证书。010-公司各种办公和设备资料。011公司办公用品申领单等办公用品登记表单。012公司行政有关的其他类型文件。 （二）归档及保存年限1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）组织规程及办事细则（3）不动产所有权及其他债权凭证（4）公司规章制度（5）其他经核定须永久保存的文书（6）专利、设备资料。2、10年保存：（1）会议纪要、发言材料等（2）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存： （1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要者。（三）公司、各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。档案日常管理第二十三条 借阅管理规定（一）借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，借阅人必须在公司借阅登记表上签字，重要文件需行政主管签字同意后方可借阅。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3 、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需行政主管批准。4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第二十四条 档案销毁管理规定1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报行政主管审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、部门负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。档案销毁清册需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：未结清的债权债务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。第二十五条 档案借阅管理规定1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报部门负责人审核批准后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第二十六条 档案保密管理1、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。2、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。 第二十七条 本制度自颁布之日起执行。 二0一三年六月二十日附件一：档案管理流程一、档案管理流程图附表二： 文件卷内目录序号档案名称档案编号归档时间归档人保存时间备注 附表三： 文件借阅/复印记录原文件借阅/复印经办人部门使用时间归还时间批准人文件名文件号页号附表四： 文件销毁记录原文件（页）替代文件（页）销毁人批准人文件名文件号页号文件名文件号页号每日新闻速递2014年2月17日 星期一今日视点民生百态超20省份或年内启动单独两孩 北京最快3月实施去年全国人均税负近万元 报告建议慎征房产税33个城市元宵节现重度污染天 京津冀污染最重新疆于田地震已致逾40万人受灾 20万间房屋倒损节后新春招聘会扎堆举行住房公积金修法连续2年推迟 被指再造不公平龙岩：高速两车追尾撤离不及时 16车连环撞2死8伤 广东去年1081人死于传染病 艾滋病死亡数最多财经新闻时政热点时政热点Politics hot超20省份或年内启动单独两孩 北京最快3月实施2014-02-16 06:29:19 来源：京华时报 随着湖南人代会昨天闭幕，历时一个月有余的2014年省级地方两会全部谢幕。中共十八届三中全会全面部署改革之后的首次地方两会，成为观察“地方版”改革路径的“窗口”。其中，城镇化、户籍制度改革、单独两孩政策等成为舆论持续关注的热点话题。综合各地最新进展，今年全国或有超过20个省份启动实施“单独两孩”新政。财经新闻FINANCIAL AND ECONOMIC NEWS去年全国人均税负近万元 报告建议慎征房产税2013年数据显示，我国公共财政收入达到12.9万亿，人均宏观税负接近万元。2月14日，中国社会科学院财经战略研究院发布名为“将全面深化财税体制改革落到实处”的报告(下称“报告”)，给出了一套落实财税改革的行动建议。2014年02月16日 05:03 来源：金羊网民生百态MINSHENG LIFE33个城市元宵节现重度污染天 京津冀污染最重2014-02-16 06:36:56 来源：京华时报 环境保护部有关负责人昨天向媒体通报，受不利气象条件及元宵节烟花爆竹燃放的影响，我国京津冀及周边地区和中西部部分地区出现空气重污染。14日，有33个城市发生了重度及以上污染。北京近几日一直处于五级重污染之中，14日更是达到六级严重污染水平，已启动了重污染蓝色预警。 民生百态MINSHENG LIFE新疆于田地震已致逾40万人受灾 20万间房屋倒损 新疆维吾尔自治区和田地区行署15日下午召开于田7.3级地震抗震救灾新闻通报会称，是次地震共造成455573人受灾，236808间房屋倒塌或不同程度受损，没有人员伤亡的报告。民生百态MINSHENG LIFE节后新春招聘会扎堆举行来源： 新华网 2014-02-16 2月15日，陕西咸阳市体育馆的招聘洽谈会中心会场内挤满了求职应聘者。当日，陕西省十市一区联合举办2014年“全省工会促进就业再就业大型免费招聘洽谈会”。来自省内外的2000多家用工单位提供涉及计算机、通讯、财务、建筑等百余个工种的就业岗位86000余个。民生百态MINSHENG LIFE住房公积金修法连续2年推迟 被指再造不公平2014-02-16 04:10 来源:中国青年网 随着又一次被列入住房和城乡建设部(下称“住建部”)下一年度的工作任务的重点，住房公积金管理条例修订的草案稿(下称“草案稿”)在马年伊始再次“爽约”。截至2014年2月，“草案稿”尚未上报至国务院法制办。民生百态MINSHENG LIFE龙岩：高速两车追尾撤离不及时 16车连环撞2死8伤 2014年02月16日 09:05:10 来源：东南网 昨日13时许，龙岩市上杭县蛟洋镇厦蓉高速191m+8km路段发生一起16车连环相撞事故。据了解，当时，在厦蓉高速靠近洋畲隧道处，两辆轿车追尾后，停在路中间，尾随而至的其他车辆刹车不及，最终16辆车撞在了一起。龙岩消防支队接到报警后，第一时间调集上杭古田消防中队和特勤中队官兵到场救援。经过2个小时的艰苦奋战，成功将被困者救出。据了解，该起事故共造成2死8伤。民生百态MINSHENG LIFE广东去年1081人死于传染病 艾滋病死亡数最多2014年2月16日08:15 来源;南方都市报 广东去年共报告1081人死于传染病。昨日，广东省卫生计生委官网公布2013年全省法定报告传染病疫情，与前年相比，传染病的发病率上升了5 .17%，但死亡率下降了10 .82%。另外甲型H1N1流感的发病数是前年的170倍左右。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责25