宝来利来管理程序.doc

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　　　　　　　　　　　　　　文件编号：BL－CX－401

文件管理程序

　　　版　　次：　　　B　　　　　　
替代版次：　　　A　　　　　　
受控标识：　　　　　　　　　　

分发日期：2004年6月12日　　　　　　　　执行日期：2004年6月16日
山东宝来利来生物工程股份有限公司

山东宝来利来生物工程股份有限公司　　　　　　　　文件编号：BL－CX－401
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　版　　次：B
　　　　文件管理程序　　　　　　　　　 修改次数：0
页　　号：共7页　第1页
1引言
对文件的标准、评审、更新、更改、识别、发放、获取、作废等方面进行有效的控制。
2适用范围
　适用于公司所有文件。
3职责
3.1企业管理部负责管理手册、程序文件及通用性管理文件的组织编写和控制。
3.2人力资源部负责职位说明书的组织编写和控制。
3.3部门内部管理文件及作业指导文件由各部门组织编写和控制。
3.4各部门对文件应妥善保管。
4内容
4.1管理体系文件
――管理手册
――程序文件
――部门内部管理性文件
――作业指导类文件
――外来标准或图样
――公司的其他文件
――记录
4.2文件编号
4.2.1文件编号格式
BL－□□－□□□
　　　　　　　　　　　　　　　特征号
　　　　　　　　　　　　　　　文件性质代号
　　　　　　　　　　　　　　　公司名称缩写
注：管理体系相应的程序文件特征号：40□；管理职责相应的程序文件特征号：50□；
资源管理相应的程序文件特征号：60□；产品实现相应的程序文件特征号：70□
测量、分析和改进相应的程序文件特征号：80□
编制：李 霞　　　　 　　 审核：秘祖利　　　　　　　　批准：李桂杰
文件编号：BL－CX－401　　　　　　　　　　　　　　　　 共7页　第2页
4.2.2文件性质代号和办文部门
文件类别
性质代号
办文部门
管理手册
TM
企业管理部
程序文件
CX
企业管理部
通用性管理文件
TG
责任部门
职位说明书
ZS
人力资源部
经营类文件
JY
营销部门
作业指导类文件
ZD
责任部门
生产类文件
SC
生产部门
设备类文件
SB
生产部门
财务类文件
CW
财务中心
外来文件
采用自身编号和名称，按文件性质由责任部门办文
其它文件
由企业管理部确定性质代号，并交责任部门办文
4.2.3特征号
4.2.3.1由三位阿拉伯数字表示。
4.2.3.2部门可根据实际需要，采取更有效编号方式区分，但必须得到企业管理部批准。
4.3文件编制
4.3.1按文件的性质和相应的职责，由办文部门组织文件编写。
4.3.2文件式样
4.3.2.1文件封面：说明了文件编号、文件名称、版次、替代版次、受控标识、分发/执行日期、公司全称。
4.3.2.2第1页：说明了公司全称、文件名称、文件编号、版次、页号、修改次数、编制、审核、批准等信息。
4.3.2.3文件末页有“修改记录表”。
4.4文件审核
4.4.1文件编制完毕后，办理会签手续，交文件涉及部门主管审核，审核内容：涉及本部门的规定，接口关系，文字描述的确切性等。
4.4.2根据审核结果，办文部门对文件进行完善后，将文件、会签表、办文单报批准
文件编号：BL－CX－401　　　　　　　　　　　　　　　　 共7页　第3页
人批准。
4.5文件批准
4.5.1管理手册由董事长以董事长令的形式批准。
4.5.2程序文件和纲领性文件由管理者代表批准
4.5.3职位说明书由人力资源总监批准。
4.5.4经营类文件由总经理批准。
4.5.5其它文件按其性质、类别，由主职责部门的上级主管批准。
4.6文件收发
4.6.1与文件描述相关的部门均应得到该文件的有效版本，并确保有效文件的唯一性。
4.6.2公司主要领导由办文部门直接发放到个人，其他需要文件的场合，发放到部门。
4.6.3文件收发时应在“文件收发登记表”中记录。
4.6.4接到文件的部门，应指定专人对文件进行管理，并确保文件整洁、完整。
4.6.5文件的培训与执行都由主管领导负责。
4.6.6文件管理员调整时，应进行文件交接。
4.6.7文件回收时，持有部门/个人应按规定时间交给回收部门。
4.7文件执行
4.7.1文件自执行日期起，即具备法规效力，全员必须严格执行。
4.7.2文件实施前和修改后3天内，部门主管应组织相关人员进行培训。
4.7.3任何人不准在受控文件上乱涂乱改、加注任何文字、符号，但可以用荧光笔作记号。
4.7.4若文件发布后有修改要求时，应按规定进行修改。
4.7.5在文件修改通知单下发前，必须按原文件规定执行。
4.7.6除内外部审核，评审文件的符合性、有效性外，责任部门至少每年组织一次专门的文件适宜性、先进性、有效性的评审，并及时修改或补充。
4.7.7以通知、会议、实验、纠正和预防措施等方式确定的改进措施，应在措施评价有效后1月内，将措施内容补充到相应的文件中。
4.8文件管理与控制
4.8.1盖“K＋标识号”对普通文件进行控制；盖“KK＋标识号”对公司机密文件进
文件编号：BL－CX－401　　　　　　　　　　　　　　　　 共7页　第4页
行控制。
4.8.2办文部门至少保留一份备份文件，有条件部门可进行电子文件备份。
4.8.3文件的复制
4.8.3.1文件复制情况：
――新增部门/个人；
――文件破损需更换；
――文件丢失需补发；
――其它。
4.8.3.2填写“文件复制申请表”办理复制。
4.8.3.3新增文件时，按顺序号标识后发放并登记。
4.8.3.4因文件破损，需更换时，新印制的文件沿用原文件号发放，同时将原文件收回销毁，并记录。
4.8.3.5因文件丢失，需补发文件时，新印制的文件按顺序号标识后发放，并记录。
4.8.4文件借阅
4.8.4.1借阅文件，需填写“文件借阅申请表”办理借阅。
4.8.4.2机密的文件，除非有特殊要求，并经总经理批准后方可借阅，否则，不准借阅/复制。
4.8.5文件修改
4.8.5.1部门需要对文件提出修改时，应填写“文件修改申请表”。
4.8.5.2文件修改内容经批准后，办文部门以“文件修改通知单”的形式，在文件修改内容执行日期前，通知每个持有文件的部门或个人。
4.8.5.3文件持有人员接通知后，在修改处用校对符直接修改或作标记，并在“修改记录表”内记录，“文件修改通知单”附在末页。
4.8.5.4涉及产品标准、技术要求、参数控制范围的重大调整，必须有充分的证据，证明上述调整对产品质量不会造成任何影响。
4.8.5.5错别字、遗漏字、标点符号错误，办文部门直接以“文件修改通知单”的形式，
通知文件持有人修改。
4.8.6文件换版
文件编号：BL－CX－401　　　　　　　　　　　　　　 　　共7页　第5页
4.8.6.1文件修改达9次。
4.8.6.2文件修改内容较多或系统性修改。
4.8.6.3同一处进行第二次修改。
4.8.6.4文件审批人要求换版
4.8.6.5新版文件应在执行日期之前予以发放，原版文件在执行日期生效后全部收回。
4.8.7文件的留存归档
4.8.7.1文件批准发放时，发放部门应将定稿留存1份。
4.8.7.2对留存和承办完毕的文件，及时妥善保管。
4.8.8文件作废、销毁和保留
4.8.8.1文件作废情况
4.8.8.1.1已被新版文件替代。
4.8.8.1.2组织机构或职能权限作重大调整，以致原文件无修订价值。
4.8.8.1.3国家或行业主管部门废除的文件和资料，及以此为背景编制的文件。
4.8.8.1.4其它严重情况不能或无修订价值。
4.8.8.2填写“文件作废/销毁审批表”，办理作废/销毁。
4.8.8.3为防止文件脱节必须编制取代文件时，应在作废前进行。新文件的实施时间即原文件的作废时间。
4.8.8.4作废文件由办文部门收回后加盖“作废”章，并定期销毁。
4.8.8.5档案室可直接保留1－2册作废文件，其他部门和人员如保留时，必须填写“文件保留审批表”，办理保留。
4.8.8.6保留的作废文件，应在“文件收发登记表”中简记，办文部门另建一份保留清单予以登记。
4.8.9外来文件
4.8.9.1外来文件指对公司活动有指导、证实作用，或作为公司文件依据的文件和资料。
4.8.9.2外来文件根据性质由主职责部门进行控制，并跟踪最新版本。
4.8.9.3外来文件经审核和批准后，才能转化为公司文件。只有经办文部门统一标识和发放的外来文件，才能作为有效版本；未经标识和登记的外来文件，不能作为工作和解决问题的依据。
文件编号：BL－CX－401　　　　　　　　　　　　　　　　 共7页　第6页
4.8.10电子文件
4.8.10.1电子文件系指依赖光盘、硬盘、软盘、ROM、芯片等信息载体的各种电脑软件、执行文件、文档、数据和特性参数。
4.8.10.2电子文本文件
4.8.10.2.1办文部门对其进行标识、备份并记录。
4.8.10.2.2重要文件的属性应设为只读方式，并设定修改权限密码。
4.8.10.2.3电子文件名称显示其版本和修订状态，如：
CX401文件管理程序A0. doc　注：A代表版本，0代表修改次数，doc代表文件类型
4.8.10.2.4文件备份应在硬盘设立专用文件夹，标明文件类别、部门等信息，并对重要文件要进行备份，防止丢失。
4.8.10.2.5文件修改后，将电子文本的“文件修改通知单”和对应的文件放置在同一文件夹内，标明编号和修改状态。
4.8.10.2.6文件作废后，其电子文本删除。
4.8.10.2.7生产设备类电子文件
4.8.10.2.7.1设备安装、调试正常后，固定资产管理中心对其控制软件、程序及运行特性参数进行验收、备份并记录。
4.8.10.2.7.2根据文件大小、性质备份采用软盘或光盘方式，并标明盘序号、适用设备、文件名称、版本、文件大小及其他重要信息，说明信息较多时，编制Readme.txt文件。
4.8.10.2.7.3对设备控制程序规定操作权限，具备条件的设置权限口令，减少非法操作。
4.8.10.2.8应用类电子文件
4.8.10.2.8.1各部门购入的未经国家权威机构认证的软件，使用前，必须经综合部认可；购入的经国家相关部门认证的软件和已在软件市场应用多年的成熟的软件无须认可。
4.8.10.2.8.2购入的办公用信息设备的安装程序、保修卡等随机资料由使用部门保存。
4.810.2.8.3综合部每月对办公用微机查、杀毒一次，遇突发性病毒发作时，应通知各相关部门暂停使用，并立即组织杀毒；对因浏览不良网站造成微机感染病毒的，对部门领导予以处理。
4.8.10.2.8.4备份电子文件的载体，必须存放在适宜的环境里。保存部门每半年至少一
文件编号：BL－CX－401　　　　　　　　　　　　　　　 　共7页　第7页
次文件检查，如发现打不开、运行迟钝等异常时，应及时重新备份。
4.8.10.2.8.5 各部门所用台式微机，不准装游戏或利用台式机玩网络游戏。
5相关文件
　《记录管理程序》 《档案管理办法》
6记录
　应用软件试用报告
　病毒查、杀记录
　验收记录
　检查记录
　文件会签指示单　文件办文指示单 文件收发登记表 文件资料清单 培训记录表
　文件评审记录 文件复制申请表　文件修改申请表 文件交接记录 保留文件清单
　文件借阅申请表　文件修改通知单　文件作废销毁审批表　 文件保留审批表

7修改记录表　
序号
修改后内容
修改前内容
修改章节号
修改内容简述
通知单号
批准人

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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