外贸托运单填写要求.docx

托运单（SHIPPING ORDER）：

托运单是出口企业在报关前向船公司方或船方代理申请租船订舱的一张单据，是日后制作提单的主要背景材料。托运单虽然不是出口结汇的正式单据，但其作用是不可轻视的。
托运单包括23个栏目。可归成收货人、货物说明、装运条件、相关事项和特殊条款5类。
托运单中的收货人包括两个栏目：收货人和被通知人。在信用证支付条件下，这两项内容的填写严格依照信用证的有关规定；在托收或其它方式支付的条件下．填写这两项内容的依据是买卖合同。

一、收货人（CONSIGNEE)
二、被通知人（NOTIFY）
三、运输标志（SHIPPING MARKS)
四、重量（GROSS WEIGHT / NET WEIGHT)
五、货物说明（DESCRIPTION OF GOODS)
六、数量（QUANTITY)
七、尺码（MEASUREMENT)
八、分批（PARTIAL SHIPMENT)
九、转船（TRANSHIPMENT)
十、装运期（TIME OF SHIIPMENT)
十一、期满日（EXPIRY DATE)
十二、运费
十三、存活地点
十四、托运单号码
十五、托运单日期
十六、船名
十七、提单号码
十八、目的地
十九、提单正本份数
二十、提单副本份数
二十一、签字
二十二、运费交付方式
二十三、买方提出的特别条款
二十四、由卖方提出的特别条款

一、收货人（CONSIGNEE）
在信用证支付的条件下，对收货人的规定常用以下两种表示方法。
（一）记名收货人
记名收货人是直接将收货人的名称、地址完整地表示出来的方法。这一方法简单明了，收货人就是合同的买方。但这一方法给单据的买卖流通设下障碍，填有记名收货人的单据不能直接转让。因此，记名收货人的表示方法不常使用。
（二）指示收货人
指示收货人是将收货人以广义的形式表示出来。常用空白指示和记名指示两种表达法。指示收货人掩饰了具体的收货人的名称和地址，使单据可以转让。在空白指示（不记名指示、空白抬头）情况下，单据的持有人可自由转让单据。在记名指示情况下，记名人有权控制和转让单据。
指示收货人的方法弥补了记名收货人方法的缺陷．但也使船方通知货方提货带来了麻烦。对此被通知人栏目做出补充。
二、被通知人（NOTIFY）
这一栏中应填写接受船方发出货到通知的人的名称与地址。
被通知人的选择与确定的权利是合同的买方或买方代理人。有时买方确定本人为被通知人，有时将自己的代理人或其他与买方联系较密切的人确定为被通知人。被通知人的职责是及时地接受船方发出的到货通知并将该通知转告真实的收货人。被通知人无权提货。
在托收支付的条件下，一般合同不规定收货人和被通知人。这时可以有两种填写方法：
l、空白收货人栏目，被通知人栏填买方名称与地址。
2、收货人栏中空白抬头，被通知人栏目填买方的名称与地址。
在托收或其它支付方式下，也可能出现与信用证规定内容相同情况，在这时，填写方法可参照信用证情况下的填写方法。
在极少数的交易中，可能出现要求空白收货人栏目和被通知人栏目。这是因为提出要求的一方准备买卖在途货物。制作单据时要在副本单据的被通知人栏中填写买方或开证申请人的名称与地址。承运该批货的船方将承担货物实际卖出前的风险。
货物说明（PESCRIPTION OF GooDS）类包括运输标志、重量、货物说明、数量和尺码5部分内容。
三、运输标志（SHIPPING MARKS）
一般，买卖合同或是信用证均规定了噎头。填写这一栏目时，要求填写内容和形式与所规定的完全一致。现举例如下。
规定唛头不能写成
A B C ABC
NEW YORK NEWYORK
NO.l——UP NO.l——UP
但如果规定：
ABC／NEW YORK／NO.1—UP则可以填上述两种格式中的任何一种。
有时买卖合同和信用证中没有规定噎头，这时，卖方可以不制作唛头，也可自行选择一个合适的唛头。在选择唛头时，要充分考虑买方提货方便、买方利益和买方所在国的特别要求，包括商业习惯、港口规定、文化传统以及政府的有关政策。
四、重量（GROSS WEIGHT／NET WEIGHT）
重量应分别计算毛重和净重。
毛重指包括包装材料在内的货物重量。
净重指扣除包装材料的货物实际重量。
如果一次装运的货物中有几种不同的包装材料或完全不同的货物，那么在填写这一栏目时，应先分别计算并填写每一种包装材料或每一种货物毛重或净重，然后合计全部的毛重和净重。在计算重量时，要求使用统一的计量单位。常用的计量单位是公吨或公斤。
五、货物说明（DESCRIPTION OF GOODS）
对这一栏内容的填写允许只写统称。例如出口各种用途的化工颜料。无须逐一列出颜料的成份、用途、而只写“化工颜料”。例如出口尺寸不一、用途各异的竹制品。只须填写“竹制品”，而无须列出该批货的明细尺码与品名。
但是。如果同时出口化工颜料和竹制品，则应分别填写“化工颜料”、“竹制品”，而不允许只填写其中一种数量较多或金额较大的商品。
六、数量（QUANTITY）
托运单中的数量指最大包装的件数。例如出口 10万码花布，分别用粗坯布捆成 100捆。填写这个栏目应填写100捆而不是10万码。如果出口货物有着若干种，包装方式和材料完全不同，则应先填写每种货物的最大包装件数。例如: 20个托盘，10个集装袋， 25个捆包布匹。然后合计总件数： 55件。
七、尺码（MEASUREMENT）
在这个栏目中填写一批货的尺码总数。一般使用立方米。总尺码不仅包括各件货物尺码之和，还应包括件与件之间堆放时的合理空隙所占的体积。因此总尺码都略大于货物的尺码数。
在货物说明类中，毛重、净重和尺码三个栏目将作为填写装箱单（PACKING LIST）重量单（WEIGHT NOTE）的重要依据，因此不能疏忽大意。
装运条件（SHIPPING CONDITIONS）类包括分批、转船、装运期、期满日、运费和存货地点6个栏目。
八、分批（PARTIAL SHIPMENT）
这一内容应严格按照合同或信用证条款填写。填写的内容限在“允许”、“不允许”两者中取一。如果合同或信用证规定分若干批，或对分批有进一步说明，不要将这些说明填入本栏目，而应将这些说明填入“特别条款类”的栏目中。
九、转船（TRANSHIPMENT）
本栏目的填写要求与“分批”栏目一致。只能“允许和“不允许”中取一。如果合同和信用证中对这一内容有其它说明。应在特别条款栏目中做出补充说明。
十、装运期（TIME OF SHIPMENT）
在信用证支付条件下，装运期是最重要的期限之一。要求严格遵守。
装运期的表示可以全部使用阿拉伯数字，也可以使用英文与阿拉伯数字一起表示。例如：1985年5月6日可表示为： 6／5／1989，最好用MAY 6， 1989。但不要写成5／6／1989，以免引起混乱。
装运期还可以表示为一段时间。例如1989年9—10月。有时表示为：不早于 X月X日，不迟于 X月 X日（NOT EARLIER…AND NOT LATER THAN…）。
装运期不迟于…（SHIPMENT NOT LATER THAN…），最迟装运期为X年X月 X日（LAT－EST SHIPMENT…）。
十一、期满日（EXPIRY DATE）
期满日指信用证的期满日或信用证有效期。在信用证支付条件下，有效期和装运期有着较密切的关系，因此这两个项目往往先后出现在同一张单据中，以引起各环节经办人员的高度重视和严格执行。
这一栏目的填写一般按信用证规定，但如果装运期空白不填的话，这一栏也可相应空白。空白的原因主要是托运时间距离装运期限、信用证期满日很长。如果填写了，船方可能认为可以不立即安排装运，从而使托运人原订及早装运的目的落空。
十二、运费
这一栏目托运人不填，留给船公司或其代理人填写。船公司或船代理是在计算运费之后，将应收运费总额填入这一栏中。
作为出口企业在得知运费总额以后，应有专人核算运费。如果能将不同船公司、不同时期的运费进行对比并探究原因，不仅能直接帮助出口企业更恰当地选择船公司，同时还是把握进行成本核算，提高利润的一个重要环节。
十三、存货地点
这一栏内容用中文填写。填写将出口的货物出口前最后一个存放仓库的名称与地点。相关事项类包括：托运单号码、托运单日期、船名、提单号码、目的地、提单正本份数、提单副本份数和签署等百个项目。
十四、托运单号码
填写托运单一般要填写与发票号码一致的内容。一是为了使发票填写的内容与实际装货的情况完全一致；二是为了便于查寻、核对。
在信用证支付条件下，有时来证规定了号码，对此，在填写托运单时，就应把来证规定的发票号码填入这一栏。
十五、托运单日期
与托运单号码处理方法一样，托运单日期填写与发票日期一样的内容，即开立发票的日期。但也可以早于发票日期，按实际开立托运单的日期填写。
十六、船名
这一栏内容由船方或其代理人填写。填写运载将承运货物的船舶名称。当船方或其代理人将填有船名的托运单退还出口企业时，证明配船工作完成。
十七、提单号码
这一栏内容仍然留给船方或其代理人填写。提单是由承运人签发的正式确定与托运人分清责任、义务的法定文件。当提单号码和船名被填写在托运单上后，承运人、托运人之间的法律关系即被确定。同时更进一步证明船方或其代理经办的配船工作完成。
一旦出现原定配载船舶无法适航、适货，需要更换配载船舶时，船方或其代理应及时通知托运人。托运人将根据通知修改托运单中的有关栏目，包括船名和提单号码。但有时更换配出船舶后，船方或其代理人只通知托运人修改船名。
正是由于托运单上反映了提单号码，载明了承运人和托运人工作往来的原始记录，出口企业不仅应认真填写，而且还应保存好托运单，直至货款安全收回、货物如数到达、法定索赔期限结束。托运单是托运人与承运人之间发生纠纷、诉之法律解决时的最重要凭证之一。
十八、目的地
这一栏内容由出口企业按信用证规定的目的港填写。填写时注意世界上重名港口现象，往往要求将目的港所在的国家名称填写在这一栏中。如果目的地是一内陆城市，应该在这一栏内填写货物卸下最后一艘海轮时的港口名称。在船方或其代理人计算运费时，是根据托运单的本项内容计算航程的。
十九、提单正本份数
信用证中一般都会用各种方式表示对提单正本份数的要求。例如：
来证要求：“3 original Bills of Lading”，指3份正本提单；
来证要求：“orghnal Bill of Ladins in 3”，指要求3份正本提单；
来证要求：“Full set of Bill Of loding”，指全套提单。按照惯例解释指2份正本提单。
二十、提单副本份数
提单副本究竟应提供多少份，在一部份信用证中会明确规定，但在另一部份来证中则不做出明确规定。在后一种情况下，提单副本份数根据下列公式计算：
提单副本份数一出口企业留底份数十寄单
所需份数十信用证对正本
提单要求的份数
其中，出口企业留底份数指业务部门留存份数。寄单需要份数在信用证中，一般都做出明确规定。
二十一、签字
在托运单的右下角由经办人签字，出口企业盖章，以表明出票人的身份。
二十二、运费缴付方式
运费缴付方式栏目的填写“运费到付”或“运费预付／已付”。填写两者中的哪一个取决于买卖合同中价格术语，在常见的“F．O． B， F． R． C， C&F， C. I. FD. C.P.，和C.I．P”价格中，F．0．B.，于．R.C．价格的买卖合同往往与“运费到付”相结合，而C＆F，C．I． F.， D. C． P．和 C． I． P．价格的买卖合同往往与“运费预付／已付”相结合。
二十三、买方提出的特别条款
买方提出的特别条款来源于信用证有关装运的内容。如：允许分三批装运（Partial Shitrments allowed in 3 lots）；允许分三批，等量（Pwtial shipments allowed in 3 equal quantity）装分5
由广州黄埔经香港转至伦敦 shipment from HuangPu GuangZhou To London Via Hong Kons）；转运必须装 A． P. L．船TranshiPment must be made by A． P． L．乞 Vessels）；货物不允许置于甲板上（Cargo on deck not allowed）。
象这类的由买方提出的特别条款应该一字不漏地填在托运单的这个栏目中。其目的是要求承运人严格履行。
二十四、由卖方提出的特别条款
卖方提出的特另条款针对船方或其代理人的装运行为，旨在保护受载货物。因此，这些特别条款无需征得买方同意或确认。
这类特别条款的内容包括：要求用集装箱装运；要求不与其它货物混杂，要求不被其它重物挤压；要求货物的装卸和放过不倒置。
在目前对外出口业务中，卖方提出的特别条款大都用中文填写。不仅可以引人注意，也可以避免语言障碍造成的延误和损失。