采购物资质量索赔管理办法.doc

采购物资质量索赔管理办法

1、总则
1.1 为了认真贯彻“质量第一、用户至上”的方针，严格执行质量责任制，保证组织、供方和顾客三方的共同利益，实现最大效益和对顾客的承诺，特制定本办法。
1.2 本办法适用于各供方供应的外协外购产品，在进厂检验、生产、使用中发生质量问题，由组织向供方实施经济损失索赔的管理。
1.3 本办法系统规定了质量索赔的范围、管理程序、工序考核等。
2、质量索赔范围
供方外协外购产品在以下情况发生质量问题均属于质量索赔的范围。
2.1 外协外购产品进厂检验时发现的不合格品。
2.2 外协外购产品进厂后，在加工、装配过程中发现的不合格品。
2.3 成品在使用中，由于外协外购产品质量差发生的产品故障。
3、质量索赔规定
3.1 进厂检验发现不合格品的索赔规定。
3.1.1 进厂检验发现可让步接收的产品，其产品价格按降低10%执行。
3.1.2 对于进厂需我方返工、返修的外协外购产品，供方应承担返工返修费用，返工返修费用按产品价格的5-20%计算。
3.1.3 进厂验收时对供应物品拒收，按拒收物品价格的5%对供方进行索赔。
3.1.4 进厂不合格品需100%挑选，供方应承担检测费用，按本批零部件价格的10%计算。查出的不合格品作拒收处理。
注：进厂检验一般采用抽查检验方式。
3.2 在加工装配中发生不合格品的索赔规定。
3.2.1 加工、装配过程中发现零部件废品，供方除承担原价外，还应承担由于废品造成的过程损失，按该件价格的100%计算。
3.2.2 加工、装配过程中发现零件不合格，需要返工返修，则供方应承担产品价格的50%。
3.2.3 在装配环节中发现部件不合格，其返修返工费用按部件价格的5-20%计算。
3.2.4 加工、装配过程中发现让步接收的产品，如果无需返工、返修。按价格降低10%计算。
3.3 产品在使用中发生产品故障的索赔规定
3.3.1 在用户使用中，由于外协外购产品发生故障，其零件三包费用（直接费用）以及相关的维修服务人员的差旅费、服务费、三包件的运输费用等间接费用，应由责任供方承担。三包零件直接费用供方应承担产品价格的100-150%，间接费用按实际发生额，并由销售服务部核定。
3.3.2 对于外协外购产品出现故障造成其它损坏，其它件的费用全部由责任供方承担。
3.3.3 由于外协外购产品出现严重质量问题，造成给顾客索赔、退机事件以及相应的法律责任，供方应承担责任和相应经济赔偿。
3.3.4 厂内整机试车时发生故障的索赔，参照用户使用中发生故障的索赔规定。
4、管理程序
外协外购产品的质量索赔工作，必须遵循以下程序：
4.1 质量问题的确认与索赔的提出。
4.1.1 外协外购产品进厂检验、加工和装配过程中的质量状况由质保部确定，实施索赔由物资部和生产部办理索赔手续。
4.1.1.1 出现废品，检查员开据《外协外购物资产品通知单》，及时通知相关单位。
4.1.1.2 出现返工品、返修品和让步接收口若悬河，检查员开据《外协外购物资过程不合格品通知单》，通知相关单位。
4.1.2 外协外购产品在用户使用中发生故障由销售售后服务部确定并提出索赔。
4.1.2.1 产品在质保期内，非用户使用责任出现故障，属于外协外购产品责任，销售服务部提出索赔，并及时填写《外协外购质保索赔通知单》报有关单位。
4.1.3 对于特殊情况或较大问题，可由质管部提出索赔决定，物资部和生产部给予办理索赔手续。
4.2 质量索赔的确认与实施
4.2.1 外协外购产品进厂检验和生产过程中出现不合格品的确认与索赔的实施。
4.2.1.1 在公司内部，物资部、生产部接到质保部的不合格品通知单后，一星期内通知责任供方确认，通知可采用函件、电传、电话等形式。
4.2.1.2 供方接到通知后，不同意我方的质量索赔意见，有疑义或异议时，要立即与我方物资部或生产部联系，如果接到通知后十日内无回音，由按同意我方索赔意见执行。
4.2.1.3供应部门或工程处每月月底前将《外协外购物资过程不合格品索赔通知单》、《外协外购物资废品通知单》或《外协外购物资过程不合格品通知单》，经质管部签署意见后一并报财务部。财务部则对责任供方进行扣款结算。
4.2.2 用户使用中，外协外购产品出现不合格的确认与索赔的实施。
4.2.2.1 负责产品售后服务的各部门，接到用户反馈后，立即派人到用户使用现场排除故障。
4.2.2.2 对于各供方配套的外协外购产品，因质量差造成了质量损失，销售服务部立即填写《外协外购件质保索赔通知单》，报质管部签署意见后，送物资部或生产部。
4.2.2.3 物资部或生产部接到通知单后，一星期内通知责任供方。供方接到通知后，不同意我方的索赔处理，有疑义或异议时，要立即与我方物资或生产部联系，如果接到通知后十日内无回音，由按同意我方质保索赔处理意见执行。
4.2.2.4 物资部门或生产部每月月底前将《外协外购件质保索赔通知单》报财务部。财务部对责任供方进行扣款结算。
4.3 质量索赔发生争议的处理
4.3.1 实施索赔中，如果供方有意见应及时与我方联系，必要时可派人到我方共同分析，协商解决，也可组成调查组到生产或使用现场分析认可，需要进行理化检测的可进行检测，确定最终结论。检测费用由责任方承担。
4.3.2 为了便于索赔工作的顺利开展和供方对不合格品的确认，对于我方公司内发现的废品保存期为一个月。公司以外使用中更换下的损坏件，销售各省办、分公司应保存一个月（保存期从我公司通知单供方时间算起）。如果在保存期内供方不确认，可视为同意我方处理意见，废品或损坏件可以处理。
4.3.3 发生废品或使用更换的损坏件如果供方需要返回，可以将废品件退回供方，供方及时与物资部或生产部联系，退回方式可采取供方自提或由我方发运，但我方运输该件所需费用应由责任供方承担。
4.3.4 供方应积极配合我方质量索赔管理工作，加强内部管理。要求各供方加工的零部件必须要有供方自己的唯一标识或标记，具体标识方法经我方技术部和企质处会签认可后实施。如果不做唯一性标识，凡无法判定的均按供方的产品处理。
5、工作考核
5.1 质量索赔工作是一项非常严肃的工作，从事该项管理的工作人员必须树立良好的职业道德，做到坚持原则，实事求是，认真负责。
5.2 在工作中凡是发现瞒报、谎报、弄虚作假，经查实后给予工作人员经济处罚，严重的则追加行政处分，必要时要追究领导的责任。
5.3 质量索赔工作由企质处负责监督考核。
6、附则
6.1 本办法中所述采购物资，包括原材料、辅料、毛坯、半成品和成品等，但不包括试验件。
6.2 本着双方互惠互利原则，凡我方责任造成外协外购件不合格，供方可向我方进行索赔。
6.3 本办法从2004年3月1日起执行，公司原下发的有关规定与本办法不一致处，按本办法执行。
6.4 本办法，由潍坊恒安散热器有限公司企质处负责解释。
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