用Excel制作商品销售清单.doc

用Excel制作商品销售清单
――Excel高级应用 作者 许兴权
也许有人认为Excel就是做电子表格罢了，没什么太强大的功能。读者如果也是这种看法的话，那就请您试试本附件中的excel文档吧。
图1是附件中Excel文档刚打开时的状态。

图1
图2是销售三条商品记录所开具的销售单。在销售清单数据录入过程中，“品名”是由“大类”、“小类”、“品名”三级下拉列表选定的，这有利于商店对商品名称的规范化管理，销售清单中的“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”是手动输入的数据，是每条销售记录“金额”的计算依据，其中“规格1”与“规格2”可以放空，当“规格1”、“规格2”为空时，将自动不参与“金额”计算， “单位”、“规格1单位”、“规格2单位”不但可以使用下拉列表框的形式选择，而且可以直接使用手工输入。

图2
图2中有三条销售记录，第一条记录直接按盒销售，金额由两个数据相乘获得，为15*2.8＝42元；第二条记录按件销售，每件中有48盒的牛奶，因此金额由三个数据相乘获得，为8*48*2.8＝1075.20元；而第三条记录则按每件中有6包，每包中有8盒的方式销售，因此金额由四个数据相乘获得，为8*6*8*2.8＝1075.2元。本表格支持对商品按不同种方式销售，销售金额将根据输入的数据自动计算，这样的设计基本能满足大部分的销售情况的要求。
如果您对它感兴趣，您可以试着用它，并将它存储为Excel模板，方便调用，或许将会改变您的看法哦。可您要知道，做出这样的表格模板仅用到Excel的常用功能和不多的函数而已，VBA还没派上用场呢。
本文仅介绍该文档的制作过程，方便读者能跟据自己的要求修改文档，能把文档转变为自己能用的东西，只要有时间“包学包会”哦。
下面将按步骤介绍文档的设计制作过程。
步骤一
打开Excel，把sheet1改名为“销售单”，把sheet2改名为“品名”，删除sheet3，在“品名”工作表中输入商品的大类、小类、和品名，如图3和图4所示。本文的实例大类设计为“食品”、“百货”、“五金”三种，食品有“蛋糕”、“牛奶”、“大米”三种小类，百货设计有“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”三种小类，五金设计有“刀具”、“螺丝”、“门锁”三种小类，读者在设计自己的表格时，可以自己定义大类、小类，本文实例中各小类中都包含着一些具体的商品，也就是具体的品名，品名就是所销售的各种商品的规范化的名称。

图3

图4
选定如图5所示内容，单击菜单“插入”à“名称”à“指定”，在弹出的对话框中按如图6设置，定义“食品”、“百货”、“五金”名称，为备后期引用。定义了“食品”名称后，今后在本工作薄引用的时候，就指向“蛋糕”、“牛奶”、 “大米”，同理，百货名称被引用时，就指向“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”，五金名称被引用时，就指向“刀具”、“螺丝”、“门锁”。

图5 图6
选定如图7所示内容，单击菜单“插入”à“名称”à“指定”，在弹出的对话框中按如图8设置，就定义了“蛋糕”、“牛奶”、“大米”、“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”、“刀具”、“螺丝”和“门锁”名称，方便后期对名称的引用。

图7 图8
通过上述的名称设定，本工作薄已有如图9中所示的名称，单击列表中的名称，再单击引用位置，可以适当修改所定义名称所引用的位置(数据，当然不改也可以，下拉框会出现空行等现象)。

图9
这样也就为“销售单”工表作的“大类”“小类”“品名”的下拉列表框做好了准备工作。
步骤二
编辑“销售单”工作表，输入如图10的数据，按图10设置表格的格式，选定隐藏不使用的行和列，把“销售单”工作表编辑为如图10的效果。

图10
在“销售单”工作表中选定A4:A13，单击“数据”菜单à“有效性”，分别按图11、12设置填写“设置”、“出错警告”选项卡的相应项。其中“设置”选项卡中“来源”填写的内容（食品,百货,五金），各大类名称在该位置列表，并用半角的“,”隔开。

图11 图12
选定B4:B13，单击“数据”菜单à“有效性”，分别按图13、14设置填写“设置”、“出错警告”选项卡的相应项。其中“设置”选项卡中“来源”填写的内容“=INDIRECT(A4) ”，INDIRECT(A4)表示该单元格下拉列表的内容来自以左边所选大类名称的引用(这个已经在“品名”工作表中定义过了，这里直接引用)。

图13 图14
上述步骤设定好了，单击“确定”命令按钮时，会弹出警告框如图15所示，这是因为左边单元格的大类为空，没有选定内容所导致的，没有关系，可以忽略，直接选择“是”就可以，千万不要选择“否”，否则就做不出“小类”的下拉列表。

图15
一样的方法，先选定C4:C13，再按如图16、17设置品名下拉列表。

图16 图17
“数量”的数据有效性如图18、19所示

图18 图19
“单位”、“规格1单位”、“规格2单位” 的数据有效性如图20、21所示。

图20 图21
“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”，根据实际情况设置如图22、23所示。

图22 图23
通过以上的设置，销售清单的设置就差“金额”和“合计”的还没计算。
步骤三
设置K4单元格(金额)的运算公式，在金额的计算中G4(规格1)、I4(规格2)参加计算时，先判断它是否为空，若为空则默认以1参与乘法计算，非空则以实际数据参与计算，如果整个乘法公式的积为0，则K4为空，否则显示计算结果，所以在公式中使用二层的if嵌套，外层主要作用是修饰K4单元格，以防止计算结果为0时，在K4单元格中显示“0”，内层的if的作用是判断“规格1”、“规格2”是否为空。K4的计算表达式：
=IF(D4*F4*IF(G4="",1,G4)*IF(I4="",1,I4)=0,"",D4*F4*IF(G4="",1,G4)*IF(I4="",1,I4))
K4编辑好了后，拖动填充句柄到K13，完成“金额”的计算，并把“金额”列定义为2位小数右对齐的显示方式。
“合计”单元格的内容是 =IF(SUM(K4:K13)=0,"",SUM(K4:K13))，使用if的作用是当合计为“0”时，隐藏0。
步骤四
选定A4:J13和J2，设置“单元格格式”中的“保护”选项卡，去掉“锁定”选项，如图24所示。

图24
选择“工具”菜单à“保护工作表”，密码123，保护“销售单”工作表
单击“品名”工作表，选择“工具”菜单à“保护工作表”，密码123
选择“工具”菜单à“保护工作薄”，密码456，保护整个工作薄的格式。
选择“文件”菜单的“另存为”，选择保存位置、输入文件名、选择文档类型，完成保存。至此大功告成。
小结，上述Excel文档的制作的主要重点是名称的定义、三级下拉列表的设计、数据有效性的设计、indirect()与if()函数的应用，难点是名称引用的理解和数据有效性的灵活运用。通过上文的学习，能快速的提高Excel的应用水平，让Excel发挥更大的作用。本文的实例中，商品的单价是手工输入的，读者可以研究一下，当选定商品名称后，它的销售单价是否可以自动生成，如果可行的话，该销售单的意义将更加突出。还有其它改进的地方，请读者自行探索。
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