酒店工程付款管理办法.doc

XXX酒店
工程项目审批管理办法（暂行）
一、预算管理：
酒店工程项目实施预算管理，有利于进一步提高酒店工程项目管理和经济效益，能加强目标责任，实现经济效益和酒店效益的最大化。
相关步骤：
1、由项目组对酒店工程所需材料进行分析，确定工程相关目标，拟定所需材料，确定工程造价。
2、项目负责人编制工程预算和资金支出预算；
3、报项目总负责人审核；
4、报酒店总经理审核；
5、报管理公司总经理审核；
6、报董事会审批。
二、工程施工进度款支付及形象进度管理：
1、项目部按照项目工程总体控制计划，编制工程施工进度控制计划；提交项目总负责人及酒店总经理审核及审批；项目部根据审批后的《项目总体进度计划》《项目工程施工控制计划》落实总工期和节点计划控制措施。
2、施工单位在签订承包合同后，原则上在二周内根据工程施工进度控制计划编制具体施工计划包括总施工计划、月进度计划，报项目部审核。
3、项目部审核通过后将计划抄送财务部,报项目总负责人、酒店总经理批准。
4、施工单位应根据项目部审核批准的施工总进度计划编制各项配套措施计划；
5、各项配套措施计划经项目部、项目总负责人、酒店总经理审核后，组织实施。
6、项目部根据施工总进度计划、阶段性施工进度控制计划，检查月、旬的施工进度并记录；根据施工进度计划，负责对现场施工进度进行跟踪管理，对工程形象进度进行监控；并根据工程项目的实际完成情况审核《工程项目付款审批表》。工程款项必须严格按形象进度80%以内付款（扣除预付款、定金及备料款）。
7、项目部对没完成当月施工进度的，应向项目总负责人、酒店总经理、施工单位以工程通知单形式发出预警或召开工程协调会，分析影响进度的原因（如设计变更、报批报建、气候、材料供应、施工单位人力及物质资源等），采取补救措施及下一步相应的赶工方法，经项目部负责人审核后报项目总负责人、酒店总经理批准。
8、如设计变更、气候、材料供应等影响施工进度确需改变进度计划，由施工单位提出调整进度计划，报项目部审核，同意后报项目总负责人、酒店总经理批准。
三、物资申购、采购管理制度：
一）、申购：
①、正常申购：申请部门经办人详细填制《采购申请单》（注明：申请使用项目、物品名称、规格型号、计量单位、数量、预计单价、质量要求及到货期限等），所需物资由项目负责人确认和所属仓库确认无库存后，报送财务部审核后报项目总负责人、酒店总经理批准，超授权范围的物资及固定资产的采购，须上报到管理公司及董事会批准，审批完整后由采购部中心安排采购部进行采购。
②、经办人按《采购申请单》上注明的归属联分送到各相关部门存档以备物资的采购、入库、领用及款项报销核准的凭证。
（二）、采购计划安排：
①、采购部收到《采购申请单》后，按“货比三家、择优选购”的原则拟定供应商后进行采购。
②、供应商特殊供货时，必须提供政府职能部门、机构的相关证明书，如：大型工程设备设施必须提供产地的质量技术检验（监督）局的合格证。
③、紧急采购，使用部门需先报项目总负责人及总经理同意后，由项目总负责人或酒店总经理通知采购负责人先采购、后补办申购手续。超限额应电话请示管理公司总经理或董事会同意后方可采购。
3、采购合同签定注意事项：
（1）工程材料（设备）采购时，应与供应商签定采购合同；（适用合同管理）
（2）合同约定内容应注意事项：若是甲供材料（设备），采购单价应含税费，若是代购材料（设备），采购单价应不含税费；甲供或代购材料（设备）采购综合单价应包括运输、卸货等费用。
（3）施工合同内材料改为甲供的，采购单价是否含税应根据补充协议或批示另行确定。
四、验收及入库：
1、仓库应按使用部门质量要求及样品的标准进行验收，验收的主要内容包括质量、规格、数量及价格，在验货过程中发现数量、质量与规定不符时，应及时指出并拒绝签收；否则在使用过程中发现问题，将追究有关人员的责任。如果发现质次价高的应坚决予以退货。
2、设备、材料验货由机电、装修组负责验收，财务仓管协助验收工作。
3、合同约定无需安装的物品，合同对方根据合同供货完毕，项目组组织机电组、装修组和财务人员现场验收签字确认、开具验收清单。
4、合同约定需安装的物品（窗帘、地毯、厨房设备、家具等）合同对方根据合同约定安装完毕并具备验收条件的，项目组组织机电组、装修组和财务人员在设备调试合格后现场验收签字确认、开具工程材料验收单。
5、验收入库物品时，由仓管员填写《入库单》，返还一联给供应商，作为付款依据。
6、仓库保管员应将验收无误的物品按规定的位置分类、合理堆放，本着先进先出的原则，掌握每种物品的保管要求，合理库存，对易霉变的品种应妥善保管。
7、使用部门领货时，先填写《领料申请单》，注明领料部门领料人、物品名称、规格及数量，经主管和部门经理（项目负责人）签批后到仓库领货。
8、仓管员应根据申购单及时通知领货和发货，核对申领单审批手续完整后，按照先进先出的原则发货，发货时应当面与领料人清点，并在《领料单》上注明实发数量，签字后退还一联交领料人带回到领料部门登记备案。
五、付款财务管理：
（1）、采用“款项支付单”“预付款审批单”为支付款单据，根据项目分类加盖“晋太装修项目”或“晋太公寓项目”章进行项目区分。
（2）工程款支付应根据《工程项目付款审批表》进行付款安排。
（3）、采购付款必须由经办人填单，经项目负责人复核、财务经理审核、项目总负责人、酒店总经理审核，报管理公司总经理及董事会审批后付款。[根据授权额度确定最终审批人后方可执行]
（4）付款管理：工程款支付按施工单位报送进度，经项目部人员复核，项目总负责人审核、酒店总经理审核、（如若工程款数额较大需请造价部予以核实后），报管理公司总经理、董事会审批后方可付款。
（5）、财务经理在审核付款凭证时，应核对付款所依据的合同、付款审批表、申购单、预算表、各项验收证明、预付已付情况、保证金情况等各项要求的合规性。
（6）、财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明、相关付款审批等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。应建立预付账款和定金的台账管理，加强预付账款和定金的管理工作。
六、合同管理规定：
⊙合同应具备以下主要条款：
1、标的（指货物、劳务、工程项目等）
2、数量和质量（含具体技术经济指标）
3、价款及付款期限
4、履行的期限、地点和方式
5、违约责任
6、安全责任、上岗工人资质责任。
⊙合同经项目部、财务部、项目总负责人、酒店总经理审核通过后，均须报法务部审核后报管理公司总经理和董事会审批。合同一律盖酒店合同专用章方为有效。[详见合同审批表]
⊙合同的履行及管理：
1、合同签定后，即具有法律约束力，酒店各业务部门应积极自觉履行合同约定的义务，同时督促对方当事人履行合同。
2、对方当事人不能履行合同，且我方已掌握其确切资料，为维护酒店的利益可暂时中止履行合同，并立即以书面形式通知对方。
⊙合同价款支付办法应掌握如下原则：
1、签定合同时，原则上不考虑预付定金问题。如对方执意要求，而所订货物由是酒店工程特意订做或独供的，可预付不超过20%的定金，特殊情况需报管理公司批准，超授权的要报董事会批准。
2、货物到酒店经初步验收后，预留不低于5%的质量保证金，其余货款按付款期限予以支付。
3、付款方式以网上银行或转帐为主。
签定合同部门在货物到达时应会同验货人员认真组织验收，包括物资品种、数量、质量、规格及交货时间等，视其是否符合合同规定，如有违约情况，应向对方提出处理意见并及时上报相关情况。
4、酒店业务部门及有关人员应严格遵守本制度，对于违反上述规定，导致酒店经济利益受到损失的，将根据酒店奖惩制度的有关规定严肃处理。
⊙合同出现问题后的处理
1、合同的订立或履行过程中发生问题和纠纷的，酒店各业务部门应及时向总经理（项目总负责人）汇报，汇报应采用书面形式，情况特别紧急的，应先行采取紧急措施，保证财产不受损失。
2、对方当事人不履行合同或违约的，酒店应暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同，要求其承担因违约给酒店方造成的经济损失；通知或其他意思表示应采用书面并可留作依据的方式。
3、如通过协商方式不能解决纠纷，酒店业务部门应及时与法律顾问联系，听取法律顾问意见，以便通过法律程序妥善处理。
七、管理授权：
（1）、印章管理：
1、酒店主要的印章：公章、财务章、合同章统一由董事会委托专人保管，需用印时由董事会委托的专人根据审批完整后材料及“用印通知单”进行用印 ；
2、酒店业务用章：酒店内部专用章、票据专用章管理办法如下：酒店内部专用章，用于酒店内部行文盖章、公文处理及不涉及财务相关事项的业务办理；票据专用章，用于有价证券盖章、财务收据确认、往来账务确认用章。
（2）、费用管理：
1、原则上所有费用管理以预算计划为依据，由酒店总经理在预算计划内进行统筹控制，财务实行把关监督的方式；
2、若遇非正常性开支（如紧急维修、工程急需情况等）在叁仟元（3000元）范围内，由项目总负责人、酒店总经理报管理公司总经理或董事会同意后，先行签批后补报预算审批手续；[超5000元需报董事会审批同意]
3、个别离职的普通员工工资结算由酒店人力资源部造表审核、财务复核、酒店总经理审核批准发放，集团审计中心作事后监督（月度薪资发放结算需报审计中心审核后方可发放）。
（3）、在严格执行预算管理前提下相应授权金额暂定如下：
1、申购限额：在短期内逐步实现月度采购计划控制，采购月度计划须报送采购中心受理，日常申购单笔在壹仟元（1000元）以内由项目总负责人、酒店总经理签字后执行；
2、费用限额：单笔费用限额在壹仟元（1000元）以内并在月度预算计划内开支的由、项目总负责人、酒店总经理签字后执行；
3、暂借款限额：单笔暂借款在壹仟元（1000元）以内由项目总负责人、酒店总经理签字后执行；
4、工程款批付：在项目工程预算内。
5、实际操作中每笔经济业务必须真实反映，不得把一笔业务进行拆分、化整为零，并由总经理（项目总负责人）为责任人进行把关控制。
八、财务账务管理及操作：
1、财务部应建立合同台账、项目预算台账，用于记录登记所有合同签订情况及履约情况，并按月汇总台账报送项目总负责人予以确认。
2、月资金计划由项目组报送项目负责人，财务部予以整理汇总后送项目总负责及总经理确认后，于每月25日前将次月的资金支出预算上报管理公司后经董事会审批后方予实施，财务中心根据审批情况及支付时间计划保证安排拔付款。每月资金预算使用情况差异应予反馈,作为考虑管理人员工作完成情况的依据，同时也指导次月工程资金计划安排。
3、要求财务部务必严格出款流程，审批手续完整方可支付。不得越权审批先行支付,否则视情节予以严肃处理。
4、工程项目设“在建工程—太子一期装修改造工程”专项核算一期改造、装修所有投入；另设一专项“开发成本”科目用于核算公寓项目成本（二期工程）支出。
5、按月分项目编制财务报表，并对开发成本、在建工程改造项目成本投入情况作专项汇报。
九、执行日期：
本“工程项目支付审批管理办法”自2011年1月1日起执行。执行过程由管理公司、财务中心、审计中心全程进行监督、检查、管理。
XXX酒店
2011年1月1日

XXX酒店投资管理有限公司
POYAL PRINCE INTERNATIONAL HOTEL MANAGEMENT CO., LTD

合同审批表
合同名称

签订单位

合同性质

合同编号

合同金额
○单价合同 ○总额合同
联系人

联系电话

合同有效期
年 月 日 至 年 月 日
项目部意见:

签字: 年 月 日
财务部门审核意见:

签字: 年 月 日
项目总负责人审核意见:

签字: 年 月 日
酒店总经理审核意见:

签字: 年 月 日
法务专员审核意见:

签字: 年 月 日
管理公司总经理审批意见:

签字: 年 月 日
董事会审批意见:

签字: 年 月 日

申请部门

申请人

用印份数

印章名称

合同号

申请用印内容：

部门经理审核：
审批人：
用印审批表（用印通知单）
日期： 年 月 日

XXX酒店投资管理有限公司
POYAL PRINCE INTERNATIONAL HOTEL MANAGEMENT CO., LTD

工程项目付款审批表
项目名称

合同编号：
项目完成情况

收款单位

付款类别
○备料款 ○进度款 ○结算款
合同金额

合同性质
○单价合同 ○总额合同
上期累计已付金额

本次申请金额

本次应付金额
大写： （￥ 元）
本次支付后累计支付金额：

累计支付占合同价

收款单位经办人

联系电话

项目部意见:

签字: 年 月 日
财务部门审核意见:

签字: 年 月 日
项目总负责人审核意见:

签字: 年 月 日
酒店总经理审核意见:

签字: 年 月 日
造价部审核意见:

签字: 年 月 日
管理公司总经理审批意见:

签字: 年 月 日
董事会审批意见:

签字: 年 月 日
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责