科荣OA基础操作手册实例篇.doc

OA基础操作手册

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一、 OA安装与启动 1
(一) 进入登录主页面 1
(二) 安装报表和其它本地控件 2
二、 邮件使用 6
(一) OA中的两种类型的邮件 6
(二) OA内部邮件的发送和接受 7
1. 进入邮件收发的功能页面 7
2. 进入写信页面 8
3. 选择收件人（个人） 10
4. 选择收件人（部门） 12
5. 输入邮件标题和内容，上传附件，发送邮件 16
(三) OA内部邮件的接受 17
(四) OA外部邮件的配置 18
(五) OA外部邮件的收取 21
(六) OA外部邮件的写信和发送 22
(七) 公共通讯录与个人通讯录管理 24
三、 使用工作流 25
(一) 工作流的两种模式 26
(二) 平常工作流的填制新增、提交 26
(三) 平常工作流的审核、提交、结束 28
(四) 文献流模板的创建与授权 30
(五) 数据流模板的创建与授权 30
四、 公共信息（告知通告新闻等）的发布与浏览 30
(一) 公共信息的浏览 31
(二) 公共信息的添加 32
(三) 公共信息的删除 33
五、 公司论坛 33
(一) 进入论坛 33
(二) 查看论坛贴子和发布新贴 34

一、 OA安装与启动
公司的OA软件，是一个WEB型网站程序，主程序无须安装，只须直接输入公司OA网站地址，即可登录和使用大部分的功能，另有部分细节性功能，必须在登录软件后，下载和安装OA的报表和功能控件，才干正常使用。

(一) 进入登录主页面
在公司的局域网范围内（含豪鹏、曙鹏和新能源），在浏览器中输入以下网址
:9000
进入OA登录主页面（推荐使用微软的IE浏览器，其它浏览器也许会有一些功能细节不正常），效果图如下

按照信息科技部提供应你的的登录OA的账户和密码，输入信息后，点击“登录”按钮，进入OA主工作页面，整个登录工作就算完毕了。效果图如下

(二) 安装报表和其它本地控件
接下来，是要安装OA的客户端报表和功能组件，有了这些组件，邮件、报表、工作流定义等功能才干正常使用。
值得注意的是，客户端组件，通常只需要安装一次即可，但是在软件升级的情况下，也许需要卸载本来已经安装的客户端组件，重新下载和安装新的客户端组件。
注意看OA主界面中的右下角，有一个“下载控件”的链接，点击它，提醒下载或者运营客户端组件程序，选择“运营”此程序，参见以下效果图

注意，一些用户的电脑也许由于使用其它浏览器、迅雷拦截等因素，不会弹出上面这个对话框，可以先把程序下载到本地，然后再运营此程序
安装过程效果图类似如下

（出现这个对话框时，为了保证安装过程正常，把所有打开的浏览器页面关闭，连同OA主工作页面也关闭，安装完毕后，再重新登录OA）

在接下来的环节中，按照默认值，一直按“下一步”即可完毕安装。

一些WINDOWS7和VISTA等操作系统，在安装完毕后，组件注册时也许会弹出2个类似如下的错误提醒，选择“忽略”跳过它。

至此，组件安装过程完毕，在WINDOWS系统的“开始”程序菜单中，应当会看到多余一组新的程序菜单项（如下图），暂时不用理它，只有等到下一次，我们需要升级客户端组件时，再运用这个卸载功能，把它卸载后再重新安装

现在，我们可以重新打开浏览器，再次输入 :9000 ，重新登录系统

小技巧：如何在桌面上快速登录OA系统
在浏览器中输入 :9000 登录OA后，选择浏览器中的“添加到收藏夹”菜单，然后再从浏览器快捷菜单中找到刚才添加上去的快捷方式，拖到你的桌面上，然后把拖出来的快捷方式改名为你喜欢的名称，就可以从桌面上直接登录OA了。

二、 邮件使用
使用OA的邮件功能之前，先来了解一下OA中邮件的概念，和通常我们说的OUTLOOK和FOXMAIL中的邮件，有一些什么区别
(一) OA中的两种类型的邮件
OA中共有两种邮件：OA内部邮件和OA外部邮件。

OA内部邮件，发邮件和收邮件的双方，无须有邮箱地址和邮箱服务器，只要双方都是OA用户，即可互发邮件。优点是集成了OA的部门和用户身份标记，很容易实现发邮件给特定部门和组织，特定用户群。

OA外部邮件，和我们通常在OUTLOOK和FOXMAIL中使用的邮件基本同样的，双方都需要有邮件服务器和邮箱地址。

注意这里的OA内部邮件，不要和公司内部邮件概念混淆，OA内部邮件是指只能在OA软件内使用的邮件，这种邮件收发的双方都只能在OA软件内部使用，用其它邮箱软件无法接受这种邮件。
而公司内部邮件，也许还涉及了公司自备邮件服务器，但是无法和公司外部联系的邮箱。

OA邮件与OUTLOOK和FOXMAIL等邮箱软件区别
1、收发的邮件，都存放在OA的服务器和数据库中，并不存放在本地电脑上。不占用本地电脑硬盘资源，但是占用服务器资源。
2、在OA中收到的邮件，只能OA可以使用的环境中，才干查看和管理。由于公司的OA目前还没有开通外网接入功能， 一些用户在家中，也许就无法查看和管理以前收到的OA邮件。未来也许视具体情况，开通OA的外网接入功能。

(二) OA内部邮件的发送和接受
先来看看OA中，最简朴的OA内部邮件的收发。
1. 进入邮件收发的功能页面
登录OA主页面后，在右边的菜单栏中，找到“我的邮件”，点击它，进入邮件收发页面。效果图如下

2. 进入写信页面
点击页面中的“写信”按钮，可以开始写新的邮件

3. 选择收件人（个人）
在写邮件页面中，可以选择按部门发送，也可以选择按个人发送点击其中的“选择个人”，效果图如下

在弹出来的对话框中，支持一次选定多个收件人，可以假如只是一个收件人，可以直接输入对方姓名，
假如需要选择多个人员，可以按不同特性过滤出相关人员，
A、 在“关键字搜索”中，输入对方的姓或姓名，来快速过滤人员，比如输入 王，按回车或者点击右上方的“查询”按钮，将过滤所有名字中带有 王 字的人员。
B、部门全称中，输入对方部门名称中的关键字，比如输入 研发 ，点击右上方的“查询”按钮，过滤出所有部门名称中带有研发两字的人员。
C、按职务过滤，目前已经设立职务的名称的副经理以上人员，可以使用这个规则。比如在职务一栏中，选择“部门经理”，点击右上方的“查询”按钮，过滤出所有职务是部门经理的人员。效果图如下

选择完人员后，点击右上方的“拟定”按钮，退出当前对话框

4. 选择收件人（部门）
在写信页面中，也可以按部门发送，点击右边的“选择部门”，

在弹出来的集团链接中，选择右边的“显示下级”链接，进入下一层部门选择（假如此时不进入下一层部门，而直接勾选此项，邮件将会发送给集团所有OA用户。

勾选要发送的部门，注意下图范例中，勾选了发送给两个部门

点击右上方的“拟定”按钮，退出当前选择窗，可以按人员和部门混合的方式发送，如下图中

5. 输入邮件标题和内容，上传附件，发送邮件
在相应的文本框中，输入邮件主题和邮件内容，点击页面下方的“浏览”按钮，可以选择上传的附件，
选择“立即发送”，可以将邮件发出去。

(三) OA内部邮件的接受
在邮件页面中，选择左上方的“收信”按钮，可以收取信件，

假如有新的未读邮件，收件箱中会有相应的数字提醒，点击右边相应的链接，可以打开邮件查看

(四) OA外部邮件的配置
OA中使用外部邮箱地址，和OUTLOOK同样，需要先设立邮箱地址，邮件服务器，用户，密码等，然后才干进行邮件收发。
在邮件页面中，点击“邮件账户设立”链接，进入邮件账户设立

点击右上方的“添加”，添加新的邮件账户，在弹出窗口中，输入邮箱和服务器相应资料，完毕后点击右上方的“保存”按钮，保存和关闭对话框。类似如下效果图

保存后，刚才配置的新邮箱，并不会立即显示出来，可以先关闭邮件操作页面，然后再次打开它，就可以看到新的邮箱配置。参考操作方法，参见以下画面
先点击页面下方，关闭我的邮件页面，然后在左边菜单中点击打开“我的邮件”

注意看邮件上现在多了一栏新邮件，

可以点击并打开它，接下来我们用它来发送和接受外部邮件

(五) OA外部邮件的收取
当点击公司邮箱（或者外部邮箱）时，注意右上方出现一个新的按钮“收信”，点击它，假如邮箱服务器已经对的配置，并且有新的外来邮件，你会收到有新邮件的提醒

点击相应的邮件主题，可以打开邮件查看

(六) OA外部邮件的写信和发送
选择了“公司邮箱”（或者外部邮箱）后，点击上方的“写信”按钮，可以出现OA外部邮件书写界面，注意它和内部邮件的界面稍有不同，少了一个选择按部门发送功能

点击“选择通讯录”后，出现一个和OUTLOOK等软件类似的联系人选择画面
比如在关键字中输入一个“王”字，点击右上方的“查询”按钮，可以过滤出所有姓名和组名中具有“王”字的人员。

勾选上需要的人员后（可以多选），点击右上方的“拟定”，返回写信页面。
注意页面下方的“浏览”和“立即发送”按钮，可以添加附件，和把邮件发送出去。

(七) 公共通讯录与个人通讯录管理
在菜单“公共信息－通讯录”中，可以添加公共通讯录，和自己的私人邮件通讯录
选中“个人通讯录”，可以添加和管理个人专用的邮件通讯录
选中“公共通讯录”，可以添加公司人员共用的邮件通讯录（一般由OA管理员添加即可）

三、 使用工作流
OA中的工作流，重要是指公司平常事务中，一些文书、表单等，需要通过多个人员或者多个部门审批阅览等。
(一) 工作流的两种模式
科荣OA系统提供了两种模式的工作流，文献流和数据流
文献流，是管理员先做好一份OFFICE文档模板并定义好审批流程，一般用户按这些模板创建新的文档，并输入文书和表单信息，然后将些文档按预定义流程，转发给不同的人员审批。
数据流，是管理员先做好一份项目表单并定义好审批流程，一般用户在这些表单中输入各种数字信息,然后将此表单转发给不同的人员审批。
文献流和数据流最大的不同，是数据流具有不同表单间的数据汇总和记录能力，文献流就象一份OFFICE文档，要实现不同文档间的汇总，只能靠手工去做。但文献流可以实现丰富多彩的页面自定义效果，数据流则无法实现。
文献流和数据流，重要是程序底层的实现方式不同，一般用户在填单、提交、审核时，操作流程和操作试是同样的，并不同感觉到有太大的不同。

(二) 平常工作流的填制新增、提交
点击顶部菜单“协同办公－工作流－新建工作”，弹出需要新增的工作流类型画面

这里试着选择“采购申请单”，弹出申请单填写界面

填完后，点击页面顶部的“提交”按钮，弹出提交人选择页面，如下图，选完后，点击“提交”按钮，完毕填单和提交审核工作

记得将“消息提醒”、“待办提醒”勾上，这样审批人将会收到消息提醒，由于软件的当前版本并不能自动勾选这两项，所以此步操作需要手动进行

(三) 平常工作流的审核、提交、结束
假如单据提交人，选择了消息提醒，则审核人的OA界面将会出现一个提醒框，类似如下效果，点击可以进入审核界面

假如没有出现此对话框，也可以点击顶部菜单“协同办公－工作流－查询工作流”，在弹出来的页面中，选择需要审批的工作流。

在弹出来的对话框中，可以查看页面内容，
点击“审批记录”按钮，可以查看以前审批人员的审核情况和意见
点击“退回”按钮，可以拒绝审核，并将单据退出前一环节或者制单人，重新填写审核。
点击“审批通过”，将审核通过，并规定选择下一审核环节人员。如下图

其它审核环节效果与上面类似，
在上面的单据中，假如金额较小，无须公司领导审核，可以在选择框中，跳过公司领导审核，直接跳到下一个审核人
如下图中的选择

(四) 文献流模板的创建与授权

(五) 数据流模板的创建与授权

四、 公共信息（告知通告新闻等）的发布与浏览
点击上方菜单“公共信息”，可以进入新闻中心，告知通告，知识中心，规章制度等公共信息的浏览和发布。

这些公共信息的浏览和发布都基本相同，下面以告知通告为例，示范如何使用这些功能

(一) 公共信息的浏览
点击菜单“公共信息－告知通告”，进入管理界面，点击左边的链接，可以查看相应的消息通告，
效果图如下

下面是阅读的实际效果图

(二) 公共信息的添加
在告知通告管理界面的右上方，有一个“添加”按钮，点击它，可以添加新的公告

在公告新增页面中，输入标题，类型，内容，提醒方式一般选择“消息提醒”，如下图
是否发布一栏中，选择“立即发布”，假如选择了“以后发布”，则在公告完毕后，需要在公告管理页面中，此外选择“发布”按钮，发布此公告
是否单独授权一栏中，假如是发布给所有人，则选择“否”，假如要发布给指定人员，选择“是”，会提醒选择发布给哪些人

配置完毕后，按页面下方的“保存”按钮，完毕新页面的发布，

(三) 公共信息的删除
在公告管理页面中，在左边选择要删除的公告，然后点击右上方的“删除”按钮，完毕此公告的删除

五、 公司论坛
公司论坛是公司文化建设的一个部分，提供应员工在平常事务性工作之外的知识、技能和文化交流。
(一) 进入论坛
点击顶部菜单“公司文化－内部论坛”，可以进入公司论坛

(二) 查看论坛贴子和发布新贴
点击左边的论坛名称，进入相应的论坛版块管理，（删除、置顶、加精华等功能需要版主身份才可见到）

点击左边的标题链接，可以查看各个论坛贴，也可以在关键字搜索中，查看需要的主题
假如要发新贴，可以点击界面右上方的“发贴”按钮，进入发贴页面