合同、档案、资料管理.doc

合同、档案、资料管理

1. 目的
为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。
2. 范围
适用于公司各类档案管理。
3. 定义
无
4. 职责
4.1. 法务监察部
4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。
4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。
4.2. 行政人事部
4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。
4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。
4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。
4.2.4. 负责合同预警的工作。
4.3. 总经办
4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。
5. 工作程序
5.1. 档案分级管理
5.1.1. Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。
5.1.2. Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案目录结构及归档范围》。
5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。
5.2. 重要档案管理
5.2.1. 证照保管
5.2.1.1 公司证照由总部行政人事部保管存档。
5.2.1.2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至6月公司证照年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责检查备案。
5.2.2. 合同及档案资料管理
A. 合同管理
a. 需要签定合同的项目
a）. 收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。
b). 付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。
B. 合同的草拟
a. 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。
b. 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。
c. 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。
d. 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。
e. 合同联办按流程审批完成后方可签订。
C. 合同签订
a. 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。
b. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，并落款个人身份证号、联系方式。
d. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。
e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章手续办理工作。
f. 合同签订部门负责合同的传递。合同双方签字盖章完毕后，合同签订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。
D. 合同执行
a. 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。合同内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要求合同签订部门进行支撑。负责管理合同的部门，要定期了解、检查合同执行情况，协调解决执行中的问题。根据需要，重要的经济、零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价。
b. 各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，各级领导审批业务时，必须以合同为依据。
c. 各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。
d. 总部综合管理部、品质部负责对合同执行情况的监督指导。
e. 财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查，所有经济合同收支必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。
f. 财务管理部应建立收款合同管理台账，并下发各相关部门执行。财务管理部负责对台账登记人员进行定期培训，对台账登记的准确性、完整性、及时性进行监督检查，对应收未收款项及时预警、及时催收。
g. 台账的主要内容应包括但不限于：序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的、标的额、合同收款日期、实际收款金额、实际收款日期、备注等。
h. 合同执行过程中，凡涉及到合同条款变更的，必须按合同签订流程签订合同变更补充协议。如遇合同对方无任何告知强行终止合同的，必须于终止合同2日内提交合同终止情况说明，与合同一起归档。
i. 总部合同终止情况说明需经部门第一负责人、财务管理部第一负责人品质部负责人签字确认并报总部行政人事部备案。
E. 员工合同及档案
a. 包含内容：管理人员人事档案及劳动合同、基层员工人事档案及劳 务派遣合同（返聘）。
b. 保管责任人：基层员工人事档案及劳务派遣（返聘）合同原件以各管理处为单位保管，合同保管责任人为人事管理员或行政内勤；合同一式三份，员工本人、所在管理处、公司总部各存档一份。管理人员人事档案及劳动合同原件以公司总部为单位保管，合同保管责任人为公司行政人事部负责人。
c. 保管要求：员工劳务派遣（返聘）合同和员工劳动合同原件集中存放，并将信息记录在《员工花名册》中。《员工花名册》信息每周更新。行政人事部提前二个月做劳动合同到期预警, 各项目负责跟踪落实合同签订。
F. 服务经营类合同
a. 包含内容：物业服务合同、电梯、消防、垃圾清运分包合同、供热交换站管理合同、房屋含机站租赁合同、用电协议、多种经营合同、工程维修、设备采购、对应合同的招标文件。
b. 保管责任人：服务经营类合同的所有原件以公司为单位保存（合同签订时一式三份，行政人事部、财务部保存一份原件），对应的招标文件与合同一并保存，品质部、合同涉及的管理处负责保存相关合同复印件。
c. 保管要求：公司行政人事部负责合同存放保管，建立更新《合同明细台账》。每月1日前行政人事部对各项目合同台账进行集中整理分类。行政人事部提前三个月做合同到期预警，相关职能部门相关部门做合同履约及续签的跟踪落实。
G. 工程类资料
a. 包含内容：工程移交资料、质保合同、工程质保金、业主入住的有关资料。
b. 保管责任人：所有工程资料原件以所涉及的管理处为单位保存。
c. 保管要求：各管理处的行政内勤负责资料保管，建立目录明细，建立《业主花名册》，和业主分户档案。公司品质部设备负责人对工程资料的分类存档给予指导。项目第一负责人负责资料借阅的批准，行政内勤负责借出资料的回收。
H. 法律诉讼类资料
a. 包含内容：寄发施工单位的工程质量（维修）函件、寄发给合同关系单位的函件、寄发给业主催费函、律师函、风险提示函（法务监察部下发）、项目撤场资料、重要声像档案、人民调解协议书、主要声像档案等。
b. 保管责任人：寄发施工单位的工程质量（维修）函件、寄发给合同关系单位的函件及邮寄单据原件、风险提示函（法务监察部下发）由相关项目保存；项目撤场资料原件由公司保存；主要声像档案由公司保存，行政人事部备份；寄发给业主催费函、律师函、人民调解协议书及邮寄单据原件由项目存在业主档案中，公司保存复印件。
c. 保管要求：所有寄发给单位的函件、风险提示函（法务监察部下发）由项目行政内勤负责保管，建专用档案盒及目录台账；寄发给业主催费函、律师函、人民调解协议书由客服主管收集分别存放至业主档案中，建立目录明细并交行政内勤，行政内勤负责将相关资料复印件及目录整理后提交公司行政人事部负责人。项目撤场资料、主要声像档案由公司行政人事部负责人保管，建立目录。
5.2.3. 日常服务质量记录的管理
A. 日常服务质量记录的管理按照公司体系文件的要求进行填写、装订、归档，按体系文件要求的年限存贮。
5.2.4. 档案管理人员要求
A. 档案管理责任人必须按要求及时保存档案，并跟踪档案的借阅回收。
B. 按要求提交档案的复印件和目录台账。
C. 档案管理人员出现工作异动情况，人事部门应将档案移交作为重要事项作好监交。对于没有按照规定进行归档的，应在完成后，方能离岗、离职。
5.2.5. 档案管理检查要求
A. 对于重要档案：各项目第一负责人每周覆盖检查一次；公司行政人事部负责人每月覆盖检查一次。
B. 对于质量记录：各项目第一负责人每月覆盖检查一次；公司行政人事部负责人每季度覆盖检查一次。
5.2.6. 档案室的要求
A. 档案室位置：档案室远离易燃、易爆，空气污染区。
B. 档案室的防护设施：档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗等要求。
C. 各类档案管理人员要有专门的档案管理柜并进行编码，按照归档清单，准确、及时、完整归档；存放目录要清晰、备查。
5.2.7. 档案借阅与鉴定销毁
A. 档案借阅，重要档案借出时，需由借阅人填写《文件资料借阅登记表》报主管领导及区域总经理同意批准后方可借阅，必须当日归还，其他档案资料借阅时间不得超过七天。
B. 档案鉴定销毁，档案管理员应定期做好档案的鉴定工作，对超过保管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，审批完毕后方可进行销毁，需继续保存的应重新划定保管期限。未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。档案销毁时必须实行2人以上监销。《档案销毁申请表》需要永久保存。

表单及模板
《公司类档案目录汇总》
《项目档案目录结构及归档范围》
《档案责任管理人》
《档案销毁申请表》
《员工花名册》
《证照备案明细表》
《合同明细台账》
《业主花名册》
《文件资料借阅登记表》