房地产公司印章管理办法.doc

印章管理办法（2015年修订版）编号：XXX字行政（2013）第001号-01编制部门：综合管理中心 编制日期：二0一五年七月印章管理办法第一章：总则为使广东建华置地投资有限公司的各类印章管理和使用规范化、制度化，保证用章严肃性，切实防范风险，提高工作效率，结合公司总部实际情况，制定本办法。 本办法所称的公司印章是指公司行政章（下称公章）、法人章、财务专用章、合同专用章、各部门印章等各类印章。公司的印章是公司行政合法性、权威性的标志，直接代表公司的权力和责任，因此必须严格管理、严防风险。第二章：管理印章的责任1、公司总部及相关管理部门需按照此印章管理办法执行且负责印章和用章等事项。2、各类印章由专人领用和管理，印章专管员是印章安全保管和合规使用的直接责任人。除印章专管员外，任何人不得保管、持有和使用印章。3、印章专管员必须忠于职守，坚持原则，对印章使用程序的规范性、完备性负责，对违反本办法规定的行为要坚决予以拒绝，并有义务和责任及时向上级领导报告。第三章：印章的种类与刻制1、印章的种类： （1）、公司总部印章：广东建华置地投资有限公司公章、广东建华置地投资有限公司法人章、广东建华置地投资有限公司财务专用章、广东建华置地投资有限公司合同专用章、公司劳动合同专用章及公司总部各部门的印章。（2）、各级人员名章：财务人员名章、个人工作使用的名章；2、印章的刻制：（1）、所有印章的刻制，必须先提出申请，经中心负责人及主管领导签署意见，由公司的综合管理中心负责刻制。（2）、公司法人及相关领导个人公用名章，须经本人书面同意后，由综合管理中心统一刻制。（3）、任何部门和个人不得私自刻制公司或部门印章，如有发现，移交公安机关处理，并对所造成的后果及损失负全部责任。（4）、各类印章正式启用时，必须先到公司综合管理中心留存原始印模，并将相关的印模报公司总部归档（需填写广东建华置地投资有限公司印章启用（废止）登记表），未经留样备案的，一律不得擅自使用。 第四章：印章的使用范围1、公司总部印章使用范围：（1）发送正式公文、电函、传真件等。（2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。（3）授权委托书、劳动合同、对外介绍函等。（4）签订重要业务合同、协议等。（5）先进集体和个人荣誉证书等。（6）需要代表本企业加盖公章的其他批件、文本、凭证、材料等。2、公司各职能部门印章使用范围（1）部门或个人印章使用需在其职权范围内，与企业内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系。（2）部门或个人印章可用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。第五章：印章的使用规定1、与企业经营有重大关联，或以企业名义对政府行政、税务、金融等机构行文时，以公司名义对外的公文、文件、资料等，由总裁签字，盖章。2、以公司行政或人力资源部门名义向公司各部门下发的公文、文件、资料等由综合管理中心总经理签字，盖章。3、公司各部门以部门名义发出的公文、文件、资料或于授权范围内的对厂商、客户发文及公司内部制度的行文等由各部门总经理签字，经综合管理总经理和总裁签字，盖章。4、印章使用：（1）用章前，经办人先填写广东建华置地投资有限公司用章审批单，经相关领导核准后，连同经审核的文件文稿等交印章专管员用章。（2）印章专管员用章后，应将广东建华置地投资有限公司用章审批单和用章文件、资料、图纸等资料扫描归档、备案，按年进行用章统计。5、各类印章由印章专管员保管，印章专管员必须严格控制用章范围，仔细检查广东建华置地投资有限公司用章审批单上是否有各相关批准人的签批。6、公司印章的使用必须严格履行审批、用章手续。除最后批准人直接签发的文件和有存根的证明信、介绍信外，其余用章必须履行登记手续，登记内容包括：用章时间、事由、需盖章份数、用何种章、用章单位、用章人、批准人。印章专管员在用章时，必须核对广东建华置地投资有限公司用章审批单和所需用章的文件是否相符，如发现不符，专管员有权拒绝用章； 7、需与外单位签订的协议书、合同等，必须填写和签审广东建华置地投资有限公司用章审批单，报请公司相关领导审批签字后，方可用章;8、凡属部门日常业务工作范围的，经部门负责人签字后，报分管领导批准方可加盖部门印章；9、上报的统计报表、有关证件、函件、报告等需加盖公司或部门印章的，应经呈报部门领导审阅签名，经分管领导签字同意后方可办理。 10、所有介绍信、说明、证明等一般往来信函，应一式两联，统一编号，方可加盖印章，底联应存档备查。11、属常规性工作，成批办理的证书、证件等（如培训、车辆年审表、各类报表等），需盖公司印章的，由主管部门确定一人负责办理。每次盖章须凭列有所需办证人员名单、编号和部门负责人签名的同意函，到综合管理中心登记并盖章。12、一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经综合管理中心审批、总裁审签后方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向综合管理中心汇报其介绍信的用途，未使用的必须借用当天交回。 13、印章一般情况下要在印章专管员办公室内使用，除特别批准印章不得离开印章专管员。第六章：用章审批流程1、公司签署对外投资、股权转让、资产重组、对外担保的合同、协议，所有经济合同、协议，公司向法院递交的法律文书及涉及法律事项的工作联系单、认质、认价单的用章审批流程如下： 经办人填表中心负责人审核相关部门负责人审核报总裁批准综合管理中心负责人核对印章专管员用章2、公司内部所有制度类文件、对外发出的公文及函件用章审批流程如下： 经办人填表中心负责人审核报总裁批准综合管理中心负责人核对印章专管员用章 3、属财务会计业务需加盖财务印章，公司财务部每月向税务等部门报送的常规报表用章审批流程如下： 经办人填表财务中心负责人审核报总裁批准综合管理中心负责人核对印章专管员用章4、公司向政府职能部门提交的报建、报审文件、材料,公司与员工签订的劳动合同，员工因个人需要对外出具的个人证明，公司内部下发通知文件，工程项目的一般工作联系单，属部门业务需加盖部门印章的用章审批流程如下：由经办人填表中心负责人审核相关部门负责人审核综合管理中心负责人核对印章专管员用章 5、如因工作需要对外开出具介绍信需申请用章审批流程如下： 经办人填表中心负责人审核相关部门负责人审核综合管理中心负责人审批印章专管员用章第七章：印章保管1、各部门必须设立印章专管员负责保管类印章，印章必须存放在绝对安全的地方；财务专用章和法人名章必须分开存放，防止被盗；类印章如有遗失或误用，由印章专管员负全责。2、印章遗失时应立即向上级报告，且应依法公告作废。3、印章在一般情况下不得携带外出使用，如因工作所需要将印章携带外出使用的，应事先填写印章借用审批登记表，且必须经公司总裁批准，由印章专管员陪同申请人携带外出。第八章：附则 1、各部门印章因管理不善而造成损失的，直接追究印章专管员的责任。2、本办法自颁布之日起实施使用。 3、本办法由公司综合管理中心负责解释。4、各项目公司业务范围的用章审批流程，请参照此印章管理办法制定具体方案报公司总部备案。附件：各类印章相关表XX投资有限公司印章启用（废止）登记表XX投资有限公司印章借用审批登记表XX投资有限公司用章审批单XX投资有限公司印章启用（废止）登记表编号：启用章原因启用章文字内容使用部门启用日期领用人（签字）启用文号启用章 共计 枚印章存放地点批准人印 模印 模废止原因废止印章文字内容废止日期收缴人（签字）废止文号废止印章 共计 枚印章存放地点批准人（签字）审批流程：申请人或申请部门填写副总裁审核，综合管理中心行政部存档。XX投资有限公司印章借用审批登记表编号：兹 （部门）于 年 月 日，借 章 共 枚，用于 ，拟借用 天，于 年 月 日前归还。本人保证借用期间印章不挪作他用。 借用人（签名） ： 年 月 日 印 模印章外借相关部门负责人意见申请人部门负责人申请人中心负责人分管副总裁总裁-归还注销-以上印章已于 年 月 日 正常归还，印章无误。印章归还人： 印章管理员签收审批流程：申请人或申请部门填写申请部门负责人审批申请中心负责人审批-副总裁审批总裁审批-审批完结-印章管理员执行。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责11