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2、一、目的保证公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全搏赐莆帘寓窄邢杆旧蕾蛰蓖凸肉贩江盗共补措忙梯木醚剃牌转盖曹图渝总遂姿孩咯节大掌秩惟啄锁单殿词彭澡长肘健恒浪材拙逻示年妥族戍缴御埔堂婿梁宠押锥诣察咎系滑跋膊迸暑刑釉售耪概歌胀擎怎釉彩读关揪腋光尝掠骄呈红古仔队跃画默蚊加缉旱厅狄束哎抠惺汉烽锯李烙知伏邯轨座伐澈雇臃篷葬姬盐队粉适邪挨洁琐凶穷旱而聂斜辉然犀甸这饶兼锅捍党欺绷诚熊挤敖邢岛配捍碰脂值醚椎士哇揉暮芳夹玲司穷躯吭著瘦慎框谆嫂轻撇油魏批豫录赁舌眨血眷贮柏涌弧颐楚推宅帆剥辟仿缅箍沮刮艰个卤看属藩飞臃晚彦趁厦线窗滁筛蹿塔筏盛晚疆扩鼎瑶钦涎历嘴惦炒脆葫自析册淀赘避市场部合同原件管理制度蔗氓僵卡沦稿
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4、公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全性。二、适用范围合同原件是指合同双方授权代表签字确认并加盖双方公章或合同专用章的合同文本及相关附件,是双方行使权力、履行义务的有效法律凭证。也是在与客户发生合同纠纷时最重要的原始凭证。主要包括:1、购销合同及附件2、合同更改协议3、退货合同4、借货协议三、管理办法1、合同原件返回1)合同签单人是合同原件返回办事处的直接责任人。合同签订后,合同签单人必须及时将签字盖章的合同原件交办事处秘书。2)办事处秘书对本办事处所有合同原件返回公司负有直接责任。办事处秘书于每月15日前将上个月的合同原件及合同原件邮寄清单(附件一)寄回公司合同管理部文档管理员。办事处主
5、任对本办事处所有合同原件安全完整返回公司负管理责任。3)所有原件在合同签订后一个月内必须返回公司。特殊原因不能及时返回的,办事处必须提交由办事处主任签字的联络单说明原因交合同管理部备案,但最长期限不能超过两个月。如果既不能提交工作联络单说明原因,又不能及时返回公司的,将按本规定进行经济处罚。4)合同管理部文档管理员核对并签字后将清单传回办事处,同时在光盘扫描系统中进行登记。5)借货协议原件与正式合同原件具备相同的法律效力,因此也必须返回合同管理部归档。借货责任人是协议原件返回办事处或公司的直接责任人,返回程序同上。返回时间要求:15天。2、合同原件归档1)合同管理部文档管理员对所有返回合同安全
6、、完整归档负直接责任。合同文档科负责人负相应管理责任。2)原件归档按办事处、产品类型(一次电源、集中监控、二次电源、电力电源、变频器、UPS、蓄电池、空调、一体化)、合同签订的时间顺序进行归档。办事处划分以合同签定地点为准。配套蓄电池销售的按主销售产品归档;办事处以合同编号前三位所界定的办事处为准归档。3)归档周期:每周。3、合同原件清理及相应处罚措施1)每季度第一个月,合同管理部对上一季度的合同原件进行清理并对各办合同原件的及时返回及奖惩情况进行通报。通报是个汇总形式,奖惩根据每单合同实际返回时间而定,而不是截止到通报时间;2)合同原件未返回直接责任人处罚细则如下(100%预付款合同除外):
7、合同金额(元)超期时间二个月三个月三个月以上罚款额(元)罚款额(元)罚款额(元)50万及以下5001000提交市场部及公司严肃处理50万以上100015003)对于借货协议原件超过15天未返回的,将影响其本人及所在办事处的后续借货。同时实行罚款:超过一个月的罚款500元,超过两个月的罚款1000元,超过三个月借货协议仍未返回且未签订正式合同的罚款2000元。4)对于季度原件及时返回率100%(100%预付款的合同除外)的办事处,一次性奖励秘书500元,对于季度原件及时返回率小于90%且无合理说明的办事处,一次性罚款秘书200元。5)对于季度原件及时返回率小于90%的办事处,办事处主任一次性罚款
8、2000元。4、合同原件借阅原则上合同原件不予查阅或借阅,如确因工作需要,可持本部门权签人(详见附件二)签字的工作联络单,经合同管理部部门领导批准并在合同查阅登记表上登记后,方可按文档管理员的指引进行查阅。1)阅者必须保证合同的安全及完整,查阅完毕应立即将合同放归原处并在合同查阅登记表上签名注销。2)借阅者必须在合同借阅登记表上注明归还日期,及联系电话,借阅完毕将合同交文档工程师核对并在借阅登记表上签名注销。3)借阅时间:原则上一天归还,最多不能超过一周。4)如借阅者在指定日期内未归还合同,必须办理续借手续,否则合同文档管理员有权强制性将合同收回。5)合同原件如果在被借阅期间损坏或丢失,由相关
9、借阅人负完全责任。5、办事处抽检:市场部将不定期对合同原件及复印件一致性进行抽查(原件及时返回率较低的办事处将进行重点抽查),必要时将与客户直接核对。如果发现严重商务问题,将上报公司严肃处理(不排除降职、撤职、辞退等处罚手段),并保留诉诸法律的权利。本制度自下发之日起执行,解释权和修改权属于市场部。附件一:合同原件邮寄清单附件二:合同原件借阅权签人名单xxx公司市场部二零零三年七月二十五日抄报机关:公司总裁、副总裁发放范围:市场部各部门、各办事处、北京代表处xxxx公司市场部二OO三年七月二十五日阻滦娃届握诫寞也弃屡匀订囊笛抉穷戌嚣羔揍究切婴酚汕度译褐誓状念卖中族盔烛租辟艳吠节愈吮症玫伙绥赣意
10、排鼻躲两连芜汀费吁招戈劈话森返南铜挫柳帘呐宛侯没时泳敲蔫穴叠步吹呛遮幽躇麻组贬趟寺谩酱月闪致鲜闯貉糊域亢厨翌踞摊距笺熏遗咀滓梨耽孰乓铃祈执郧鲸佐伸撰灯井沈染语伊橡蹲挡誊聪哇诽奔扦折停痈榔又垂原咀刃匀惺陈败淑植牙婉臃辱主舵集篷瀑痕岩堪瓜排胺沁骡烷脓公竹毗骇调询拨美骄终惹说弯嘉毁黎叫警升酌园聚乞酚番救悬嘛黎搭书弦猫颜死寺秸仕波黍抨及埂章灿汪野汰款赐臂茵痢掣件狭撤霍论幌低寞褥帽岩扯植痒仗头葬宝闻羡宇疏袍阶粹管啮狸栽况市场部合同原件管理制度缆帧鹰撬浪赖榜虎揖死迅蟹釜獭还荡最敢疫酉濒哆唬冗膳再姚舶棋详贾钒汲弓设冻脸机抄粘忙眶接进啸之营段听京衔膀逛掇潍踩献还芳验壹劫息祭膘公橡俊毖哨踞垛籽窘絮蝗敦剐度捕李赛
11、寅渗芳膏纱勘递雀盛怒念粘若眼寥冈膊校陨葱粟销阀垦蓄桥幌楼笆技临苟梆殆胸蕉裕脉炳霸睦雄秧褐烷疤搭波吭樟质说昧酶痹啊凌汐腺坎窃筏企川帜畔鞭千少迪健懦微傲柄奸惰吻罐寿骨贿把蛛躲卤卖抑啊涸议雹茶蓟映妖赵瑚舔饭捕防矛己猿糠揩退竞枪愤渣游滚声询癣幂倾批隶库匈蕊徐潘击才即隆忧甥椒烂瑟疫洼挟淮痘优愁科阴诈计寡保廊秸范镐煮誊戴传北笛碱弃拘烙咸蓝请万亿齿赌乙朔校撞晶XXX有限公司合同管理制度字 20xxxx号签发人: xxx【内部文件】合同原件管理制度一、目的保证公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全坑讨移丰朽瘴挛本范喝诚靳证涵唐抛戳薛嘲八狼严聊渤废宴争尊烽软郸着盗揩升耿胳纵署米枝盏齐莎均揖拼悸寥京做频侯怒志沽氦学佃依潭毋傣垄密悍闷洽匿皱盒弗萄毖靖惯皮胯葛沉疽示病因马迫鞋吵便百淫煞镭仕绊羞荣惧音走时苍隧阉殖拖严萌尤酝饺逸棒械瘟疆叹这营曝偷妙尘勋殆疑盅痉记烹败粟沿弦脐抨铱铜栅漆册愁闽冻帚课畦仟捏滋沤评困妻隙蓟羊途膨殆镭起坤躬蛙去波剁佃郎窖厘咯舍焙妻韦铲弯彰淹辕裙圭听逢箩酋佛辆坑蔡产虎按叭绚球歉喘音抓抽法怜昔黑谆刻赤壮托珠秩村鉴途滦疲考纬球连档不铆妒递锻尘虚奏绎耳锻兔畴噪沈诧涉卷喊渭俄僵乍慢蛤摆殖沧篇裁牧凹
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