投标报价及销售合同评审程序.doc

上海羿辉能源工程有限公司
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投标报价及销售合同评审程序
目的
规范公司投标工作，有效评审投标书/销售合同、防范风险，达成销售利润目标。
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投标报价及销售合同评审程序
1. 目的
规范公司投标工作，有效评审投标书/销售合同、防范风险，达成销售利润目标。
2. 范围
适用于本公司及所有分、子公司的竞投标、销售合同的评审。
3. 定义
无
4 职责
4.1 项目开发部负责组织投标书/合同的编制和评审；并负责对公司所有销售合同的签订、变更、履行跟踪、存档管理。
4.2 技术部负责制订系统技术方案和设计图纸，确定材料清单；协助项目开发部进行合同谈判。
4.3 工程建设部制订施工方案，确定工程量清单。
4.4 采购负责收集供应商（材料、分包）信息、询价和报价等，并且得到供应商的报价/标准交期期/最少订单量/付款要求等相关数据。
4.5 财务部负责审查投标单位财务状况、信用评估，审核报价，确定价格的合理浮动范围，协助商定商务条款等财务相关内容。
4.6 各相关部门参与投标书/合同的评审。
4.7 综合部负责合同盖章。
5 内容
5.1 获取客户信息
5.1.1 项目开发部及时整理统计“项目开发信息表”，项目管理部每周组织评审会，对所有项目信息评估，并汇报总经理，确定继续跟踪项目，以及回续行动计划。
5.1.2 项目开发部在得到明确的需求信息后，应及时获取客户书面的文件，如邀标书，准确了解客户的需求，汇报总经理。
5.2 评估客户的需求
5.2.1 项目开发人员对客户的需求进行评估，组织技术，工程部人员，包括通过现场勘查、咨询、客户沟通等手段初步了解项目的潜在利润。财务部负责调查客户的信用状况。
5.2.2 项目开发人员填写“光伏项目调查表”，向技术部门提供方案设计的基本数据、客户的基本信息，并确保信息的准确。该表送达技术部门后，由部门经理确认所有的输入信息已经清晰、充分，并安排项目技术经理负责该项目所有技术支持。
5.2.3 技术项目经理负责完成初步的技术方案，项目开发人员负责草拟初步报价策略（根据需要召开讨论会），由管理层决定是否参加竞标。项目开发部负责保管好客户需求评估的相关会议纪要和邮件、资料。
5.3 项目启动会
决定参与竞标且得到客户的书面招标书后，项目开发部立即组织销售、技术、工程、财务等部门，召开项目启动会，成立由项目负责人、项目技术经理、工程项目经理、成本经理、 客服主管等人员组成的投标小组，确定项目进度计划；研判招标书的内容，记录所有的问题和风险，积极主动联络客户，澄清所有疑问。
5.4 技术方案设计和评审
5.4.1 项目技术经理安排设计人员编制技术方案，完成项目的方案文本、设计图纸、BOM/SOW等。
5.4.2 设计方案完成后，项目技术经理组织项目负责任人、工程项目经理等投标小组的成员，对设计方案进行评审。技术部负责保留相关的评审记录。
5.5 成本预算
5.5.1 财务部成本经理组织采购、项目技术经理、工程项目经理完成项目的成本预算。
5.5.2 采购和项目技术经理协助完成材料成本清单；
5.5.3 工程项目经理和项目技术经理协助完成设计、土建、安装、人工等各项成本清单。
5.5.4 项目负责人将所有的报价清单汇总，制作“报价单”，成本经理初步审核最终的报价，根据approval matrix确定项目的目标利润、报价的合理浮动的范围。
5.6 评审投标文件
5.6.1 项目负责人组织编制投标书。投标书的编制必须对应客户招标书的要求，完整、清晰、准确，同时符合公司的要求。
5.6.2 投标书编制完毕后，项目负责人组织技术、工程、财务、采购、质量、销售等部门对标书的内容进行评审，填写“项目投标（合同）评审表”（附上“技术方案”、“项目成本预算及利润分析”、“报价单”“投标书”等），并根据approval matrix中的报价审批权限提交审批。
5.6.3 评审通过后，项目负责人安排投标书的打印、装订等事宜。

5.7 投标
5.7.1 项目负责任人负责根据审批的“项目投标（合同）评审表”申请盖章（必须是骑缝章、每页均盖），将投标书密封，在封口处盖章。在客户要求的时限内提交投标书。
5.7.2 投标谈判。根据需要，项目负责任人组织项目技术经理、成本经理等，就投标书内容相关事项与客户进行谈判、沟通。
5.7.3 开标后，无论中标与否，项目负责任人均须做出总结报告，就项目的得失进行分析、累积经验，向销售总监汇报，并与公司内相关人员分享。
5.8 合同谈判、评审及签署。
5.8.1 中标后，项目负责任人组织客服主管准备合同文件。合同文本应采尽量用由法务部审校后的公司标准格式。如非标准格式，需由法务部进行审校，可用邮件形式确认。
5.8.2 项目负责任人组织项目技术经理、工程项目经理、财务等，就合同内容与客户进行磋商、谈判。
5.8.3 项目负责任人负责组织相关部门进行合同评审，填写“项目投标（合同）评审表”。
a 商务条款：（包括：签约货币、开票要求、合同价格、销售毛利、付款条件、信用评估、质保期等）由销售人员、信用经理、销售经理评审。其中“信用评估”需由信用经理提供“信用评估报告”附后；
b 技术方案：（包括：技术风险、设备材料清单BOM及工程范围SOW的准确性等）由技术部评审；
c 施工组织：（包括：施工人员数量、工具设备、施工方案、外包组织、工期保障等）由工程建设部评审；
d 报价预算：（包括：风险及不确定性描述、设备及材料价格风险、成本合理性等）由成本经理评审。
合同审批签字权限参见Approval matrix。
5.8.4 凭审批签字后的“项目投标（合同）评审表”，合同方可加盖公章、由授权人签署。
5.9 项目移交
合同签署后，由项目负责任人组织技术部、工程建设部、质量部、财务等部门，召开项目的移交会议。前期团队负责介绍项目前期的信息、过程，明确项目工作范围、项目中所有可能的风险；工程项目经理应确定项目实施的进度计划、人员组织、资源安排等。会议应做好记录和资料交接。
5.10 合同的履行、跟踪和保管
5.10.1 项目开发部，在合同签订前，给合同编上连续的号码（由财务部发布）。
5.10.2 在合同签订后，将此合同号码及合同名称填入“销售合同登记表”。
5.10.3 销售回款的责任部门为项目开发部和工程建设部，财务部为支持部门，详见《应收帐款管理作业指导书》。
5.10.4 财务应收账款管理人员应定期与客户进行对账，每月必须同客户核对一次账目。财务部门应定期向项目开发部和工程建设部提供应收账款情况分析数据，对不正常的应收账款提示项目开发部和工程建设部予以关注，并由项目开发部、工程建设部和财务部共同讨论收款行动计划、更新“销售合同登记表”。
5.10.5 合同保管（包括前期投标等所有资料）的责任部门为项目开发部。签订的合同，原件应及时由项目开发部、财务部和综合部（档案管理）存档，并制作复印件给工程建设部指定专人保管。详细内容参见《销售合同管理作业指导书》
5.10.6 若有业务人员离职，财务部需查明该业务员负责的回款有无余额。若有余额，该业务员需将相关信息移交部门其他业务员负责后续跟踪。
5.11 合同的变更
5.11.1 如果因对方原因使本公司不得已同意变更的，变更协议应写明对方的责任，并对对方承担责任的方法、结果作出约定。
5.11.2 合同变更协议签订前，项目负责任人填写“销售合同变更评审表”，组织相关部门，按照原合同的评审流程进行审批。变更协议应与原合同一同保存。
5.12 合同的解除和终止：在合同的履行中，因对方或我方原因需要变更或解除合同，职能部门应及时向综合管理部说明情况，由综合管理部对变更、解除合同的相关条款进行审查，在必要时委托公司法律顾问审查。
5.13 合同的纠纷处理：合同发生纠纷应由直接履行合同的部门向综合管理部汇报，由综合管理部牵头或委托公司法律顾问处理。
5.14 责任追究：凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况、遗失合同有关资料、私自泄漏合同秘密给公司造成损失的，公司可追究相关职能部门或相关当事人的经济和行政责任。因故意或重大过失给公司造成重大损失的，公司可将当事人移送有关国家机关追究其法律责任。
6. 参考文件
61 中华人民共和国招标投标法
6.2 《销售合同管理作业指导书》
6.3 《应收帐款管理作业指导书》
7. 附录
7.1 光伏项目调查表
7.2 项目信息登记表
7.3 邀标书（客户文件）
7.4 招标文件（客户文件）
7.5 询标记录（客户文件）
7.6 中标通知书（客户文件）
7.7 未中标通知书（客户文件）
7.8 投标/合同评审流程图

附录 7.13投标/合同评审流程图

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投标报价及销售合同评审程序
目的
规范公司投标工作，有效评审投标书/销售合同、防范风险，达成销售利润目标。
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