人事文员工作职责.doc

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人事文员工作职责
一、 员工面试：
1. 配合经理或主管电话通知面试者过来面试；
2. 初次面试：填“应聘登记表”，（告知面试者的应聘登记表的“联系号码和邮箱地址、现住地址、户籍地址必须填写详细等一些注意事项）然后测试打字，然后在“字速”处记录测试的结果，并询问应聘者的“招聘渠道”和“简历投递性质”分别是哪里，并将公司的产品手册给面试者大概浏览，然后再带到经理或主管处面试；
3. 入职培训：合格后，周五周六电话通知其入职，并在“初试评语”里注明“已通知”，并通知本人带“一寸照片和身份证及毕业证复印件各一张，笔和笔记本各一个”（因为培训部8:45分要开始签到，所以规定培训者要8:30-8:45分到，否则算迟到），若有人放弃或离开，要致电给本人，并咨询放弃或离开的原因.

二、 招聘系统：
1. 要及时输入应聘者资料和更新（面试合格者的资料输入“全职资料明细”，淘汰者的资料输入“面试淘汰人员资料”）
2. 如有员工离职、培训期淘汰、自动离职、离职日期、原因、转正日期、转正评语、培训评语都要在招聘系统里体现出来

三、 签发合同
1. 新员工入职的第四天开始就要签“合同”；(新员工的应聘登记表必须填完整，合同的乙方地址也必须要填详细，如不知道详细地址，可以填写公司地址或公司宿舍地址：东莞市东城区海联大厦C座502/603/703)，将合同填好给孙老师发放，收回合同时要检查“通讯地址”和“姓名、身份证号、日期”有没有错误。
注：合同的基本工资结构：电话接线员、客服专员——1100元基本工资+450元常规加班费+30元全勤奖+工龄工资+提成
跟单文员、售后专员——1100元基本工资+450元常规加班费+30元全勤奖+工龄
试用期300元绩效奖金
工资+
转正后500元绩效奖金

2. 老员工工作满一年后签合同——基本工资结构：1100元基本工资+450元常规加班费+30元全勤奖+工龄工资
（第一年30元，第二年60元）+提成/500元绩效奖金

注：基本员工的合同由人事文员填写，主管级、经理级由朱经理填写

四、 员工转正
1. 新员工转正前10天将“转正申请表”交给所在部门经理，由部门经理发放，并在“员工转正申请领取一览表”处登记签名。
2. 转正期的前一两天到部门经理处收回“转正申请表”，并交到朱经理处

五、 员工离职
1. 如有员工申请离职，将“离职申请表”、“离职程序表”和“委托书”给到本人，
2. 其中离职程序表是由我们文员填写，告知离职者将“柜子钥匙”和“培训资料”归还，并由文员签字填写
3. 告知离职者将委托书的“姓名”、“身份证号码”、“开户行”、“账号”和“联系方式”填写完整，并签名盖手印，其中见证人是由文员填写。

六、 年假单
需注意的事项：如：XXX的入职时间为2011年6月15日
①将本人的姓名、部门填写完整
②在“年假□”打“√” 壹 天
③有效期就是：2012年6月15日至2012年6月14日

七、 关于员工购买社保的通知——每个月发放给转正后的员工，并在“员工购买社保领取一览表”登记
需注意事项：①告知本人社保只可以在广东省这边，不可以转到外地；
②如购买社保了，每个月从工资里面扣社保款110多，公司帮我们出200多
③如之前已买过社保的，只需交“身份证复印件”即可，如之前未购买过的，就准备“通知上所需资料”

八、申请表：用于新员工申请住宿、物品维修等用途

九、每个月要做的表单：（在“文员每月必须做表单”文件夹里）
1. 员工在职、离职表——要随时更新（包括公司入职、离职员工的资料）。
2. 员工银行账号、入职、离职一览表——每月在总表做及时将新员工的基本资料输入，同时在培训期间通知
其月底前把建设银行卡账号和电话号码告诉人事文员
3. 内部通知人员变动表——要和“员工银行账号、入职、离职一览表”里面的资料相同 （员工的入职时间必须按顺序）
4. 考勤表：各部门的考勤表一并交给人事文员打印；（人事行政部、网络管理部、策划部和培训部的考勤表都是人事文员做考勤）
5. 员工绩效表：（每月月底通知人事行政部员工填表）再将其添到总表里再让人事经理做最后总结。
6. 员工工龄工资表——要每月更新。
7. 通讯表：（每月在总表检查或更新，如有更换，用红色字体注明）
8. 需扣社保人员的名单：

注：以上的表格要每月的10日前一并上交给人事经理检查，如无误，再统一交给财务经理计算工资，（各部门的考勤卡、调休单、请假单一并上交），注：考勤卡要表明请假、休息和调休等字样
全公司相关考勤——入职离职表、安顺通通讯录

十、员工报餐
1. 报餐单：（每星期更新报餐人数，一式两份，每天早上9点之前将报餐单给厨房阿姨，另一份人事文员留底，方便月底汇总）
2. 每月订餐汇总表——每月月底汇总

十一 、培训
1. 每次有新员工培训之前，都必须把培训资料准备好，并咨询新员工是否报餐，到部门工作的时候并派发柜钥匙给新员工放置私人物品，而且还要在“IC卡及柜门锁领取一览表”登记；
2. 有新产品的时候，要听广告，并打新产品“广告说辞”，而且要排好版和复印，并发放到员工和经理手上，必须每人人手一份
3. 每个星期一有新员工入职的时候都发放产品资料，下午将“培训心得”给培训部孙老师
4. 每个星期三早上询问孙老师“考试试卷”是否有变，如未变，按原件复印；
5. 每个星期四新员工到部门实习，将柜子钥匙和门卡给孙老师发放，并且下午收回；还有将“电话中心销售话术”和“客服中心销售话术”、“部门工作观后感”给孙老师发放

十二、 日常工作：
1. 及时完成上司交代的工作，如打印书面通知，及时送交领导并发给各部门
2. 负责总经办的清洁卫生（有人在就打扫）：每天要清洗茶具，并要抹桌子、扫地和拖地
3. 订购日常办公用品、文具
4. 做好日常电话接待工作
5. 接听客户来电，在自己工作范围之外，接给负责人
6. 礼貌接待来访客户，并做好招待工作
7. 完成其他临时交代
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