浅谈电子文件风险管理以新乡凌志电梯有限公司为例.doc

精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-浅谈电子文件之风险管理 以新乡市凌志电梯贸易有限公司为例 摘 要 以新乡市凌志电梯贸易有限公司的电子文件为实例进行 有关风险方面的考察，从电子文件风险管理出现的问题、 风险成因、风险管理的动因和益处、简单的风险评估、 具体的改进方法、经过完善风险管理后的面貌这六个方 面入手，运用以小见大、理论结合实际的分析手段，提 出自己的认识，探究电子文件风险管理。 关键词 电子文件 风险 管理 近年来，电子文件管理成为国内外研究的热点项目，且电子文件管理理论与应用日趋成熟。然而由于电子文件管理的普遍性与特殊性，在现实应用中可能造成导致各种风险问题的出现，使得破坏电子文件的完整性、可靠性、通用性、及时性、准确性等得到破坏。因此迫切需要在电子文件管理中引入风险管理。此外随着风险管理的研究范围不断扩展，且不断进入信息安全领域，最终会成为电子文件管理的重要管理机制。目前国内的学者更关注电子文件风险管理的理论研究，而缺乏将理论运用到实际的实地调查。我们本次即以新乡市凌志电梯贸易有限公司的电子文件为对象进行实地考察，对其风险管理剖析评估、提出建设性意见。一、风险因素 风险动因电子文件发生风险的种类各式各样，这决定了风险出现的成因的多样性。对于成因因素的探究我们应该运用逆向思维的逻辑。按其来源划分，可以将成因分为自然因素、社会因素和人为因素三方面。自然因素涉及到因为潮湿、温度过高或过低、虫害、光线昏暗或是强烈、空气污染严重以及不可抗拒的如地震、洪水、台风等的自然灾害而遭受的破坏。社会因素则是受政治、经济、文化教育、科学技术等宏观发展趋势的影响，例如政策上不重视，管理制度不健全，经济发展水平较低导致资金不充裕，理论研究落后，专业储备人才少，信息数字化程度低，设备老化，介质类型多样无法统一标准，缺乏对电脑病毒有效的预防之类。人为因素管理人员的知识和技术水平和道德水准有关，蓄意的盗取、篡改、删除，破坏程序，无意的疏忽都会对电子文件管理带来巨大的风险。 显然，社会因素、人为因素造成的风险影响最严重。首先整个社会对电子文件风险管理还缺乏系统的认识与良好的标准化的管理措施，其次公司规模较小，企业资金无法提供更为完善的全面的档案管理系统，管理设备较缺乏，企业领导对电子文件管理不够重视。最后档案管理意识淡薄，整个公司电子文件管理者仅有四位，其中具有档案专业技能的工作人员更是只有一位。而自然因素对其电子文件造成的风险最小，地处中原，气候适宜，自然灾害较少。 从电子文件管理流程来看在管理中出现风险的成因。数字环境下文件管理的最大特征是以数码化的信息作为处理对象，对传统文件管理流程进行重新整合，各业务流程之间的界限将变得模糊。电子文件的管理流程由文件的产生、对文件的编号、登记、归档、鉴定、著录、整理、存储备份、统计、提供利用组成，管理环节复杂，此外不同于纸质文件的阶段性、线性、单向性特性，电子文件还具有立体性、连续性、多向性的特点，这些都导致了电子文件管理的难度增加，可能在文件管理过程中出现失误的机会就增多。以凌志贸易有限公司为例，在整个复杂的管理流程中出现各种问题。二、风险问题 以凌志电梯有限电梯公司为例，新乡市凌志电梯有限公司成立于2008年，公司位于河南省新乡市荣校路。公司主要从事电梯及零部件的销售、电梯安装、电梯维修保养，对电梯实施专业化的一条龙服务。公司主要产品有：乘客电梯、观光电梯、自动扶梯、自动人行道、载货电梯、杂货电梯等电梯类产品。公司现设有行政部门、销售部门、工程及售后服务部门，拥有一批技术精湛的专业持证作业人员及办公人员。 几年来公司不断发展开掘新客户，逐渐成为新乡地区规模最大的电梯销售公司，公司的规模不断扩大。 凌志电梯贸易有限公司的电子文件管理包括行政部门电子文件管理、销售部门电子文件管理、工程部门电子文件管理和售后服务部门电子文件管理。 我们以公司行政部门的电子文件管理为例来探究电子文件风险管理中出现的问题。行政部门的电子文件管理以公司人事档案管理为主要部分，在人事档案管理中公司在文件的现行效用和运行效率方面给予了大量的关注，管理人员很注重文件是否及时归档，在这些方面凌志电梯公司做的比较规范，但管理中存在片面管理和管理过粗的问题，管理者很少瞻前顾后，有意识地从全局、全程角度防范和控制风险因素的威胁，如档案不全、档案失真、无法作为凭证时，这些后果出现时，才意识到人事档案管理面临的种种麻烦。造成公司人事档案管理中出现的这些问题大致包括：1.公司人事电子文件管理风险意识淡薄。在实地的调查中我们走访了该公司的几位主要电子文件管理工作人员，他们对电子文件管理的认识上存在偏颇和错误较多，据了解，公司的诸多电子文件只是被机械的存储、调用，并没有健全的管理，工作人员并没有太在意电子文件的风险问题，比如该公司对电子文件的调用很少走规范的程序，这很容易导致一些机密性电子文件内容的泄漏，会给公司带来相应的损失。2公司人事电子文件管理体系、管理结构不完善。该公司人事电子文件的存储、使用没有明确的成文规定和相应的程序规范，其电子文件没有遵循收集、整理、鉴定、保管、开发、利用的规则，其管理难以称之为体系。3.公司人事电子文件管理技术落后。该公司虽然是一个现代化企业，但在由于忽视电子文件的重要性，不仅其电子文件管理的工作人员文化程度低、技术水平低，在设备的配置和新技术的引用上也相当滞后，给公司电子文件出现风险带来了可乘之机。基于此，我们建议公司电子档案管理人员应该完善人事档案电子文件管理理念，强化风险意识；完善人事档案管理的体系结构；依托网络技术，借鉴网络信息的保管技术提升人事档案风险管理的技术水平，并不断的从实践中发现、总结人事档案风险管理的技巧。从该公司的具体情况中我们得出目前电子文件管理存在的问题：1.电子文件管理人员没有按照电子文件鉴定的规定鉴定电子文件的价值，使本该归档保存的电子文件没有归档，造成有价值的电子文件的的缺失，导致电子文件保管不齐全，降低档案的实用性和利用效率。2. 因电子文件载体本身存在的风险，造成电子文件保管中难免的风险。由于录像机、电脑等电子文件载体设备的更新换代，很多过时版本的软盘、磁带等记录的电子文件很难打开。3.电子文件管理的技术水平不过关，对管理中出现的垃圾文件、木马等有毒程序识别能力差，处理过程中容易出现错误，如漏删、误删等，对部门蓄意制造意图窃取电子文件的木马束手无策。正因为有了对电子文件风险的识别，才能辅助档案工作人员进行电子文件风险的监控与应对。三、风险管理的必要性1.从电子文件的特点来分析 随着信息化时代的不断纵深发展，文件信息化是一个必然的趋势。电子文件也必定会成为未来文件的一个重要的形式载体。从新近颁布的国家标准电子文件归档与管理规范中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘，光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。其信息以二进制数字代码记录和表示。具有传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实。电子文件是由电子计算机生成和处理，其失去了传统纸质载体，所以较纸质文件，其伴随着网络信息化的风险而具有风险。所以，实施电子文件风险管理不仅是必要的，而且可以针对电子文件的特点来保护电子文件，从而最大限度的发挥电子文件的价值。2.从电子文件生命周期特点来分析 从电子文件的生命周期来分析，电子文件有三个阶段，即：形成阶段，当前使用阶段和保管阶段。并且电子文件的数字代码结构变化、流动性大，受环境影响大，所以也便决定了电子文件的整个生命周期中风险存在的普遍性和特殊性。 在电子文件的整个生命周期内，电子文件和电子文件的产生者，电子文件的利用者，电子文件的管理者和电子文件的载体之间都有着密切的联系。所以，电子文件的风险也和这些联系体之间的不足和风险有着密切联系。（1）在电子文件形成阶段，电子文件的产生者，一般会是组织或个人。这也便决定了组织与个人对电子文件的风险管理中起着重要的作用。在案例中，新乡市凌志电梯有限公司，是一个刚刚起步的公司，并且规模较小，没有足够的资金来投入电子文件的发展和保管等上面。并且，在某些方面，技术还不够完善。在电子文件的形成阶段，往往因为有时候领导不够重视，电子文件的管理者风险意识淡薄或者防范风险的技能不足，保存电子文件的软硬件的技术配备不够完善等，造成电子文件的流失，泄密，被篡改等，是电子文件最终不完善或不系统。甚至由于数据库技术，网络技术和访问权控制技术等不完善，导致文件的保密性，完整性和真实性受到威胁。使电子文件不能发挥很好的价值甚至使公司蒙受重大损失。并且该公司电子文件的管理者文件管理者缺少相关的专业知识和技能，不能系统地整理保存和利用电子文件，是电子文件的储存比较乱，从而也影响电子文件的分类和利用。（2）在电子文件的使用阶段，往往会因为网络层面的风险，如网络病毒等，会使一些电子文件丢失或无法读取。并且管理者防范风险的意识淡薄或防范风险的技术等不足，使电子文件在使用传输中被篡改或者丢失，对电子文件的真实性，完整性等造成很大威胁。并且电子文件的传输缓慢或读取失败，则大大影响电子文件的有效利用。严重者则对企业造成损失。所以，实施电子文件风险管理可以更好保证电子文件在利用过程中的真实性，完整性，可利用性和可靠性。（3）在电子文件的保存阶段，大多数实体文件都会转移为电子文件来保存，一旦在保存阶段电子文件遭到篡改，丢失等，则不利于企业以后借用电子文件来作参考或凭证，使电子文件不能很好地发挥价值。不利于企业的长远发展和进步。所以，实施电子风险管理不仅是必要的，而且实施好将会产生十分积极的影响。2.从电子文件风险管理的内容和特点来分析 电子文件风险管理包括制定风险计划，风险识别，风险评估，风险控制，风险监控和风险报告六个方面。企业通过风险识别，风险估测，风险评价等来优化组合各种风险管理技术，对风险进行提前的监测，有效的应对和妥善的处理，从而实现以最少的成本获得最大安全保障的目的。 新乡市凌志电梯公司便需要完善本企业内部的风险识别，风险评估和风险评价等的风险管理技术和意识，提高自己的重视程度和风险意识，从而达到更好的应对和解决风险。然后再通过风险控制，风险监控来加强风险管理的防范作用和控制能力，尽量的减少风险。对于凌志公司，其也应该加强自己的风险计划意识。从而能够整体协调和控制风险管理。最后，进行风险报告，从而总结风险出现的原因，从中汲取的经验与教训，从而也明确在现在的公司电子文件的管理系统下可能会出现哪种风险，又有什么样的办法来完善当前的风险管理措施，技术等方面的不足。从而能够更好地确定自己的以后努力的方向。 对于凌志公司，首先管理者和员工之间应该明确文件的重要作用，并且了解电子文件的特点和存在的风险。从而在主观上首先提高风险管理的意识，并且不断提高自己的风险管理的技能。在客观上，应该提高公司电子文件风险管理的软硬件措施，加大自己在电子文件风险管理的投入。这些可以通过对员工进行专门的培训，也可以对其他比较成功的企业和在电子文件管理方面成熟的企业去考察，去借鉴对自己有启发意义成功经验。也可以关注信息化的不断发展，不断提高自己的电子文件的保密技术，权限限制技术等。从而使自己的电子文件得到有效地存储，利用和保存，不断地使电子文件的价值最大利用化。三、风险管理的动因 正因为在电子文件管理中可能出现的风险众多，我们更要强调风险管理体制的建立。俗话说“三分技术，七分管理”，充分说明在电子文件中风险管理占着重要的地位。风险管理的动因受各方面要素的影响，但主要归因于其自身的内在因素和外在因素，内在因素是电子文件。具体动因有：1.相关法律法规不断完善驱使电子文件管理的成熟，风险管理作为重要的管理机制受到重视；2.技术领域的不完备，网络信息传播的不安全性，易攻击性都潜在风险威胁要求加强风险管理体系建设；3.电子文件自身特征要求，载体类型、保管年限及方式要求风险管理的开展；4.现代化管理的要求提高风险管理的意识；5.因电子文件管理不当造成的巨大经济损失也是重要动因；通过风险管理，电子文件的产生和保管机构将会受益匪浅。四、风险评估 风险评估是风险管理过程中的核心环节。风险评估就是以定性或定量的方法对识别出的风险进行测量，给定某一风险的概率。它通过对风险分析工具、技术以及风险表现类别的掌握，对风险的影响和损失、风险级别加以分析，来决定是否需要采取相应的应对措施。风险级别风险状况对策描述高电子文件极易因各种风险因素发生损毁，无法高效提供利用服务，带来很高的利益损失率。建立健全电子文件的风险管理体制，重新确立管理标准，增加专业管理人员，更新管理设备，进行再评估后正式运行中暂时、短期内电子文件管理正常，一般不易受到风险威胁，自身建设良好，但易受外界影响导致电子文件受到破坏。 提高管理效率，完善电子文件管理规定，对管理人员定期培训，加强管理意识。低电子文件管理合理，安全系数高，有效规避风险，遇到威胁小，提供利用价值大。保持现状的基础上进一步完善，定期检查和更新。 综上，评估得出凌志电梯贸易有限公司的电子文件的风险级别为中级，整个企业专门设立部门保管人事、商业、行政等方面的档案，给以资金购买电子文件管理系统，建立较严谨的管理规范和标准，拥有受过专业素养的管理人员，但是在电子文件管理方面还存在着一些问题，对电子文件可读性、保密性、准确性、完整性、可传递性造成破坏的风险，例如人员调动、销售维修记录的不完整，记录项目较少，更新速度慢、管理意识淡薄等。五、 风险管理措施 通过以上各方面的调查分析，可以清楚的了解到该企业在电子文件管理过程中存在着的问题、出现风险的原因、进行风险管理的必要性，以风险评估为进一步探究方法，全方位的认识该企业电子文件的风险管理，从而制定具体的改进措施以规避这些风险，完善企业电子文件风险管理体系，实现最优管理，为企业和客户利益保障。1. 对公司电子文件实行分析层的优化管理措施。在电子文件归档过程中细化分类，对比较重要的电子文件有意加强保护措施。2. 实行多人负责，互相监督的管理办法。多人负责工作互相监督，相当于对电子文件实行双重保护，最大程度的避免因人员失职造成的电子文件风险的出现。3. 注重备份文件的归档保存。对备份的电子文件提高认识和风险警惕，实时备份，并按要求整理、归档、保存，主要防范备份文件调用时的风险。4.对电子文件的保管寿命进行详细的明确说明。按期销毁保管到期的电子文件，对要销毁的电子文件也要有风险意识。5.提高设备和操作技术。强化查杀病毒和木马的能力，防止因病毒和木马入侵造成的电子文件风险。六、前景展望： 电子文件是信息系统的产物和载体，随着信息技术的发展和信息产品风险的日益增多，电子文件的风险管理也迫在眉睫，在提高社会上对电子文件风险管理意识的基础上，建立健全电子文件风险管理的管理体制和结构，并优化电子文件管理人员，合理引进和使用现代化技术，一定能大大降低电子文件出现风险的几率，从而提高电子文件的利用效率，使之更好的为社会服务，创造更多、更大的社会价值。新乡市凌志电梯有限公司通过本次我们的调查分析，更全面、系统的认识风险管理的重要性，逐步完善电子文件管理体系、规避风险，使得公司的电子文件最大程度为企业自身和用户提供利用价值。参考文献： 纸质文件与电子文件管理流程之比较研究 电子文件归档与管理规范 档案信息化建设的风险管理 安小米、张唯、孙舒扬电子文件管理的国际进展发展趋势与未来方向 杨高敏国内外电子文件风险管理研究现状分析 钟奕思我国档案风险管理研究现状述评 李红旗风险管理是档案工作亟待解决的重要课题 冯慧玲论电子文件的风险管理2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报： -精品 文档-