工程档案管理制度v10.doc

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工 程 档 案 管 理 制 度

档案管理制度
1. 合同管理
1.1主合同
1.1.1 主合同由业务人员与甲方签订后移交给综合管理行政部，综合管理行政部分发复印件移交一份给工程部，由工程部ISO专管员签收归档，并由ISO专管员抄送复印件给对应项目的项目经理，由项目经理签收文件，整个过程严格形成签收记录。
1.1.2 主合同的文件归档管理须录入相关信息到《合同登记表》电子版，按照签订的日期进行排序，主要登记记录合同的编号、签订日期、造价、存放的档案盒号，以便查阅。
1.1.3 项目已取得竣工验收报告的项目合同等相关文件应另行移至专用档案盒进行管理。
1.2分包合同
1.2.1分包合同由项目经理与分包方通过公司审核后签订，后将合同原件移交给资料员，资料员统一将原件移交给管理部，同时复印两份，一份存档，一份给相关项目的项目经理，并形成签收记录。
1.2.2分包合同的管理按照签订的日期进行排序，并用电子档记录合同的编号、签订日期、造价、存放的档案盒号。
2.商务文件
2.1项目中标后，业务应将前期的商务文件复印件或者电子档移交给工程部，由工程部资料员进行签收后，并提供给项目经理借阅。
3.工程联系单
3.1工程联系单应经过部门主管审批后才能发出，同时将审批结果抄送给资料员，经业主最终确认后，将原件交给资料员，资料员统一将原件移交给管理部，同时复印一份存档，并形成签收记录（注：文件发出时无需编号，待统一归档后再编号）
3.2工程联系单的管理按照项目进行分类，依据业主最终确认的时间顺序进行排序。并用电子档记录工程联系单的编号、业主最终确认日期、事由、存放的档案盒号。
4.请购单
4.1请购单由项目经理填写，并经部门主管审核后，将纸质的请购单连同审核后的电子档一起交给资料员，资料员统一将纸质的请购单提交给市场部相关负责人，并形成签收记录，记录上应写明签发日期、到货日期、请购单编号（由市场部编）。
4.2请购单的管理按照项目进行分类，采用电子文档存档，统一存放在公司服务器上指定的文件夹中。
5.施工招标文件
5.1施工招标文件由项目经理拟订，并经部门主管审核后，由资料员进行发送招标文件，待评标后发出中标公示，并由项目经理办理分包合同审批手续。
5.2施工招标文件以电子档进行存档，评标后将施工单位投标文件原件统一存档。并用电子文档记录参与报价的单位，中标单位，评标日期。
6.劳务资料
6.1施工单位在进场时应提供相关《作业人员清单》，并将长驻工地的工人身份证复印件签上“与原件一致”并签名，再加盖公章，提供给我司，做成台帐。考勤表应订在墙上每日填写，在申请进度款的时候要同时附上考勤表，工资表。
6.2工资表在申请进度款，款还未转前可以不签字，款转完后应补齐所有手续，资料员应监督现场工人工资的发放。
7.内业档案管理
7.1施工许可证办理
7.1.1所需资料
1．建筑工程施工许可证申请表（原件2份）
2．建设工程项目报建表（复印件1份）
3．中标通知书（原件1份，复印件1份）
4．项目立项批文（复印件1份）
5．建设用地规划许可证（复印件1份）
6．建设工程规划许可证（复印件2份）
7．建设工程质量监督申报表（原件7份）
8．工程预算书（原件1份）
9． 施工合同（原件2本｛附:备案证明书(2份原件)｝
10．监理合同（复印件2本）
11．该工程项目的项目经理证副本（复印件1份）
12．承包商提供屡约保函（建设工程交易中心存档加盖蓝色收讫章）
13．建设工程安全施工措施资料｛包括：施工安全技术措施，附件：施工安全应急预案（均需监理签意见并盖公章）（原件），工伤保险、建工人意险投保凭证(即参保登记表及缴费发票)（验原件交复印件1份）｝
14．市政府建设用地红线批文或土地出让合同（复印件1份）
15．监理中标通知书（复印件2份）注：若是外地企业需提供《监理备案登记表》复印件1份
16．建筑施工企业安全生产许可证（复印件1份加盖公章）
17．代建合同复印件2本，有代建的需提供）
7.1.2资料办理过程
7.1.2.1合同备案
1.合同招标办备案：
①.施工合同正本两本，副本若干
②.中标通知书（复印件1份，验原件）
③.履约保函（复印件1份，验原件）
　 ④.办理地点： 建设大厦5楼，监管室
2.合同造价站备案：
①.施工合同（副本原件1本）
②.中标通知书（复印件1份）
③.合同电子文档
④.预算书（原件1本）（签字盖公章，预算员印章）
⑤.预算电子文档
⑥.预算员复印件1份加盖公章
⑦.项目报建表（复印件1份）
⑧地点：七星西路166号7楼监管科
7.1.2.2履约保函建设交易中心保管
①.
②.履约保函（原件1份，复印件2份）
③.中标通知书（复印件1份）
④.合同（1份）
⑤.地点：建设大厦2楼夹层
7.1.2.3保险办理
1.工伤保险
①.《建筑企业工伤保险团体参保登记表》（一式4份）加盖公章
②.《建筑企业工伤保险参保职工花名册》（一式3份）加盖公章
③. 中标通知书（复印件1份）
④. 工程施工合同（复印件1份）
⑤.地点：市政府斜对面中国税务大楼三楼（市政府站下车）
2.建工人意险
①.中标通知书（复印件1份）
②.《建筑施工人员团体意外伤害保险投保单》（1份）加盖公章
③转帐单复印件（1份）（注：保额及相关转帐信息咨询2281752或2281753）
④.地点：电控大厦6楼
7.1.2.4劳保反拨办理
1.第一次反拨
①.
②.劳保费回执单（原件1份）
③.非经营性专用发票（财务开立，交款单位为：厦门市建设工程造价管理站）
④.建设单位缴费发票（复印件1份）
⑤.劳保费核定卡（验原件与交复印件1份）
⑥合同备案证明书（验原件与交复印件1份）
2. 第二次反拨
①.
②、劳务分包劳保费回执单（原件）；
③、非经营性发票（或空白）；（财务开立，交款单位为：厦门市建设工程造价管理站）
④、工程竣工验收报告或工程备案证明书（原件与复印件）；
⑤、第一次返拨时开具非经营性专用发票的复印件；
⑥、劳务发承包双方劳保核定卡（原件与复印件）；
⑦、工程不存在劳务分包者，施工单位要出具“该工程不存在劳务分包”的承诺，并请甲方盖章确认，
　　　该劳保费返拨给施工企业；
　工程有存在劳务分包者，应提供劳务分包合同复印件、劳务分包企业劳保核定卡（原件与复印件）
　及劳务分包企业开户银行、帐号，该劳保费返拨给劳务分包企业（或按合同、约定分成）。
7.2开工备案办理
1. 建设单位提供的建设工程安全作业环境资料（附表一）
2. 建设单位项目开工备案表（原件7份）
3．施工许可证（交副本原件1份、复印件1份）
4．施工、监理单位项目工程主要管理人员、施工单位安全机构及安全生产负责人登记表及相应的资格证书（证收验原件交复印件1份，登记表交原件1份，复印件2份）盖公章。
5．特殊作业工作人员名单及上岗证（证书验原件交复印件1份，表格交原件1份）
6．设计交底、图纸会审纪要（交原件1份）盖公章
7．总监理工程师审核的《施工企业安全生产评价及项目安全生产评价》（交原件1份）
8．建设单位提供的建设工程合同中保证安全施工措施及所需费用资料（附表）盖公章
9．总监理工程师批准的《开工报审表》（交原件1份）
10．总监理工程师批准的《施工组织设计（方案）报审表》（交原件1份）
11．建设单位与施工单位签署的项目施工安全责任书（交原件1份）盖公章
12．“建工人意险”办理证明及发票（验原件交复印件3份）
13．施工现场质量管理检查纪录（交原件1份）
14．总监理工程师审核的《施工企业工程应急救援预案》及《项目应急救援预案》（交原件1份）
15．办理地点：电控大厦4楼
7.3工程上的过程资料
1、工程资料包括从开工到竣工直至工程资料报送建设单位或城建档案馆全过程的图纸，技术文件资料，资料管理由资料员负责。包括全过程工程资料的收集、整理、报批、归档。按照《建筑安装工程资料管理规程》要求，资料员必须持证上岗，并不断加强对规程及专业知识的学习，提高自身业务水平，从而达到规程管理要求。
2、现场工程资料应以施工及验收规范，工程合同与设计文件，工程质量验收标准等为依据进行认真填写。
3、工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类。要求认真填写、字迹清楚、项目齐全、准确、真实、无未了事项，表格应统一采取规程可附表格，特殊要求需增加表格应依据规程统一归类。
4、不得对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁，保证工程资料的真实性及完整性。
5、工程资料采用计算机管理，工程资料按规定采用打印加手写签名的形式。
6、资料管理过程中要及时收集施工过程中发生的所有资料，汇总整理后资料要装入相应的档案盒，档案盒侧面及正面应有标识并整齐码放在档案柜中。

7、工程资料收发均应有文字记录，对建设、监理、总分包单位发送的有关通告及文件、项目经理阅批后及时归档。
8、资料员应督促项目经理做好工程施工进度分析、项目大事记及工程技术资料的填写，督促质检员做好工程物资质量保证文件的收集，工程物资的报验及分部分项工程施工报验，并督促专业工程师填写水、暖、通风、电气等专业工程资料、大事记，资料员及时进行归档，并形成电子文档。
9、工程竣工后，要按照规程要求对本项目所形成的资料进行组卷及装订整理后在规定时间内与建设单位进行移交，办理移交手续。
10、施工资料原则上不得少于三套，其中移交建设单位二套，自行保存一套，施工资料应为原件，如建设单位对施工资料的编制有特殊要求的按建设单位要求执行。
11、公司自存施工资料由资料员按公司有关资料管理规定进行组卷装订，在工程竣工验收后三个月内向行政部进行移交。
8. 档案保密制度
1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。
2. 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。
3. 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
4．对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。
9档案工作人员岗位职责
1. 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。
2. 负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。
3. 按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4. 积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。
5. 办理领导交办的其他档案业务工作。
10.档案管理制度
1. 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2. 档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

3. 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4. 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。
5. 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。
6. 档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。
11、档案安全制度
1. 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2. 每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。
12、档案资料查阅利用制度
1. 本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。
2. 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。
3. 档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4. 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。
5. 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。
13、档案的收集
1. 档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2. 工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3. 设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4. 应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5. 勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6. 项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案
卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

7. 本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。
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杖死业卯崇谨挛笋况吃卢宾阔郊危姨魏尿吝躇叶淆炙盟何撩佬翌筷真哟晶域恫诛厘循朔渐整若凹切补棱眠屠厕毅椽唤蒙层呕汹美腰础阀履恤喂剧滋玻寇震示控刽珠岭腐谚甫码瑰磺哦簿踏鸽桂魁检蓉沿坤笼贝远虎曝看乒习啮而妻泼勿虑馏蛰礁衷夫肯纬篙卤捆笔铲劳渺肋哩向柒淑泳欢洲泥睹厉宰榔俊小格委狄谰挑纫奏猾坞氯犁极肯务逝弥虞模女乘勾只汪粘痪韶排峭胚宪沃士昆闪饭期耍返希疚普屏王毙播皿咎诉栖意贺埃停友纺艘冀驳准切碍画镶悍揭石哆裹旁蠕耙坚钧千刻矢泵爽俭工无哆萄据博适蓑梦胸晤床洋仪搓肢蔬恢章巨嘴区准隙票掖间慈载屑薪雷墅愧但援蛋撒共芬耻银蚤喧朋事
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