费用报销及财务管理制度(征求意见稿).doc

*公司财务管理制度及报销制度和流程第一章 总则第二章 财务机构与会计人员第三章 会计核算原则及科目第四章 资金管理制度第五章 借支管理规定及借支流程第六章 日常费用报销制度及流程第七章 工薪福利及相关费用支出制度及流程第八章 车辆费用报销制度及流程第九章 资产的购置与管理第十章 其它事项第一章 总则为了加强公司内部财务管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，根据国家有关法律、法规及企事业财务制度，并结合本公司具体情况，在公司原财务制度的基础上修订而成。第二章 财务机构与会计人员1.1公司设财务部，财务部经理协助总经理管理好财务会计工作。1.2出纳员不得兼管、会计档案保管和债权债务账目的登记工作。1.3财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、近期报账。1.4财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。1.5财会人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由上一级财务人员监交。第三章 会计核算原则及科目1.1公司严格执行中华人民共和国会计法、会计人员职权条例、会计人员工作规则等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。1.2记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制，以人民币为记账本位币。1.3一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。每年年末必须将本年度的电子版的报表及账薄以纸质打印并装订成册。1.4公司以单价2000元以上、使用年限一年以上的资产为固定资产，分为五大类：(1)房屋及其他建筑物；(2)机器设备；(3)电子设备（如微机、复印机、传真机等）；(4)运输工具；(5)其他设备。1.5各类固定资产折旧年限为：(1)房屋及建筑物35年；(2)机器设备10年；(3)电子设备、运输工具5年；(4)其他设备5年。1.6固定资产以不计留残值提取折旧。固定资产提完折旧后仍可继续使用的，不再计提折旧；提前报废的固定资产要补提足折旧。1.7购入的固定资产，以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为原则。需安装的固定资产，还应包括安装费用。作为投资的固定资产应以投资协议约定的价格为原价。1.8固定资产必须由财务部会同办公室每半年盘点一次，对盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价，必须严格审查，按规定经批准后，于年度决算时处理完毕。1.8.1盘盈的固定资产，以重置完全价值作为原价，按新旧的程度估算累计折旧入账，原价累计折旧后的差额转入公积金。1.8.2盘亏的固定资产，应冲减原价和累计折旧，原价减累计折旧后的差额作营业外支出处理。1.8.3报废的固定资产的变价收入（减除清理费用后的净额）与固定资产净值的差额，其收益转入公积金，其损失作营业外支出处理。1.8.4公司对固定资产的购入、出售、清理、报废都要办理会计手续，并设置固定资产明细账进行核算。第四章 资金管理1.1财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。1.2银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。1.3银行账户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人代表和会计私章由会计保管，不准由一人统一保管使用。印鉴保管人临时出差由其委托他人代管。1.4银行账户往来应逐笔登记入账，不准多笔汇总高收，也不准以收抵支记账。按月与银行对账单核对，未达收支，应作出调节逐笔调节平衡。1.5库存现金不得超过限额，不得以白条抵作现金。现金收支做到日清月结，确保库存现金的账面余款与实际库存额相符，银行存款余款与银行对账单相符，现金、银行日记账数额分别与现金、银行存款总账数额相符。1.6因公出差、经总经理批准借支公款，应在回单位后七天内交清，不得拖欠。非因公事并经总经理批准，任何人不得借支公款。1.7严格现金收支管理，公司可在下列范围内使用现金外，其余投资、工程支出都必须通过银行办理转账结算，不得直接兑付现金。1.7.1员工工资、临时工工资及个人劳务报酬1.7.2各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其它支出；1.7.3 出差人员必须随身携带的差旅费及应报销的出差补助费用；1.7.4结算起点1000元以下的零星开支；1.8除以上规定外，确需全额支付现金的，经财务部审核，总经理批准后方可支付现金。1.9领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并报总经理报批。所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内，严禁空白支票在使用前先盖上印章。1.10未经董事会批准，严禁为外单位或个人担保贷款。1.11严格资金使用审批手续。会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。第五章 借支管理规定及借支流程1、借款管理规定1.1 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号1.2 其他临时借款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项，主要是指招待费及其他一些结算点以下的零星支出。1.3 购置借款，是指因公务需要、以个人名义向公司借支的需通过银行转帐方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、物资采购、日常维修、房屋租赁等支出。借款人员应及时报帐，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。1.4 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。（3）借款未还者原则上不得再次借款，借款人应及时到财务部办理报销还款手续，财务部应严格坚持“前帐不清，后帐不借”的原则，对逾期不报帐的借款人，财务部有权从本人工资收入中扣还借款。长期备用金的借用及前帐未清的再次借款，必须经总经理审批。（4）试用人员因工作需要确需借支差旅费或业务费，一律由总经理批准。且借支金额不得超过按实际考勤计算的工资数。（5）借支人报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，借款未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别用，借款单如果当月未能还清，经说明理由，总经理同意后由会计计入当月凭证，还清借款时由财务另开具收具。业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号2、借款流程2.1 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。借款必须专款专用，不允许一款多用或多笔借款交叉使用。 对于未按要求填写的借款单，财务部门不予受理。2.2 审批权限：公司各部门员工借款，由各部门负责人审核，财务部负责人审批后报公司总经理审批同意。2.3 审批流程：借款人主管部门负责人审核签字总经理审批财务部2.4 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第六章 日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费等。如果实现预算管理，则在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。1、费用报销的一般规定1.1 报销人必须取得相应的票据。1.2 填写报销单应注意:根据费用类别填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致,不得涂改；简述费用内容或事由。1.3 费用报销流程: 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字总经理审批财务经理复核到出纳处报销。1.4 公司外部人员来公司办理收款业务，应持有效票据由公司相关负责人员协助按照以上报销流程办理。1.5 需由公司直接支付的款项，由经办人填写付款申请单，注明预先付款的理由或原因及金额，报公司领导审批后由财务支付。2、差旅费报销制度及流程 2.1 住宿费报销标准，见下表职务直辖市及经济特区省会城市县级或以上级别地区公司董事长实报实销实报实销实报实销公司执行董事/总经理、副总经理实报实销实报实销实报实销各部门经理1009080其他人员8070602.1.1 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到公司规定的住宿标准金额，节约归己；超出住宿标准部分由员工自行承担。2.1.2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。2.2 伙食费报销标准，见下表：职务省会以下城市省会及以上城市一般职员20元30元部门经理30元40元总经理、副总经理、执行董事据 实 报 销董事长据 实 报 销2.2.1 伙食报销有标准限额的实行包干制，依据实际出差天数结算，采用额度内据实报销形式。2.2.2 出差时间在四小时以内的不发放伙食补助，在四小时至六小时之间的按半天发放。2.3 交通费报销标准；出差人员乘坐交通工具标准参考如下：职务交通工具汽 车火 车飞 机公司董事长实报实销实报实销实报实销公司执行董事/总经理/副总经理实报实销软席座经济舱各部门经理实报实销软席座各部其他人员实报实销硬席座2.3.1 乘坐火车在晚8点至早7点之间、乘车时间在六小时以上或一天内连续乘车在12小时以上的，可以乘坐硬卧铺。2.3.2 员工出差无紧急或特殊情况禁止乘坐高铁、火车动车组或豪华汽车，确需乘坐上述车辆的需征得所在部门领导同意。公司派车随同的，不再报销交通费用。2.3.3 出差人员乘坐火车的茶座费用一律自理，财务部门不予报销。2.3.4 出差人员在出差地发生的市内交通费实行定额包干，每人每天20元，用于补助市内交通。（需凭有效车票或凭据）。2.4 报销流程:2.4.1 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，一式两份详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由本部门负责人和财务经理审核后报总经理审核批准。附出差申请单如下： 年 月 日 出差部门：申请人 出差时间出差地点预计费用项目金额出差事由乘坐工具飞机票火车票轮船票部门领导意见公司领导意见汽车票住宿费伙食补助其他本单用途：用于差旅费借款依据；差旅费实际报销附件合计2.4.2 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。2.4.3 返回报销：出差人员应在回公司五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，公司总经理审核，财务经理签字 ，出纳审核报账。3、电话费报销制度及流程3.1 费用标准3.1.1 董事长、总经理当月话费报销不得超过500元，副总经理当月话费报销不得超过300元，部门经理话费当月报销不得超过200元，话费由财务部根据话费情况负责缴纳，并按上述标准执行。3.1.2 各部门副经理、部门主管、司机当月话费标准为100元/月，不足100元的实报实销。超出100元的按超出部分的50%报销。凭当月话费单报销。3.1.3 员工每人每月30元话费补助，直接计入当月工资。出差按每人每天5元话费补助。3.1.4 所有享受通讯费补助的人员，需保证联络方式的畅通，如发现工作时间关机的行为，每次扣除50元。市场信息收集人员每天要发信息上报当天信息收集情况和行程，遗漏一次扣除20元；市场部信息收集人员每天要向公司领导发送信息收集情况及行程，遗漏一次罚款50元。3.2 报销流程3.2.1 按日常费用审批程序审批。4、市内交通费报销制度及流程4.1 费用标准：(1) 公司提供公交卡。公交卡由行政部统一保管，员工外出时到行政部办理公交卡领用手续。（2）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，原则上不允许乘坐出租车，特殊情况下经部门负责人同意后可以乘坐出租车，报销时应写明原因（需在票据上注明乘车时间、起始地点和原因）。4.2 报销流程：员工整理交通车票（含公交车票），在车票背面签经办人名字，按规定填好报销单后按日常费用审批程序审批。5、办公费、低值易耗品等报销制度及流程5.1 管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。5.2 报销流程5.2.1 购置申请: 公司综合部每月根据各部门申购需求及库存情况编制购置申请，报公司综合部领导审批。5.2.2 报销程序：综合部可以实行定点购买办公用品，月底集中开具发票，统一结账。报销人先填写费用报销单(附出入库单或购买清单、购置申请单)，按日常费用审批程序报批。6、招待费报销制度及流程6.1 就餐费用标准，见下表：客户级别陪同标准午餐标准（元/人）晚餐标准（元/人）陪同人数客户总经理或以上级别公司总经理或以上级别实报实销实报实销1-3客户部门经理公司对应部门经理50701-3客户一般人员公司对应工作人员30501-36.2 住宿费用标准，见下表。客户级别房费标准备 注客户总经理或以上级别150-200元/房/人以内1、住宿人数为同性两人的按一人标准执行，同性三人的原则上安排三人间，因等级原因可安排2间房。2、住宿地为公司签约酒店地点，业务活动的接待由行政部按来人身份及住宿费用的规定来安排办理入住；客户部门经理100-150元/房/人以内；一般人员50-80元/房/人以内6.3 招待费及住宿费应注明招待时间、招待原因或用于何种项目，超额招待费需要由批准的相关领导签字确认。6.4 报销流程：按照日常费用报销流程报销。第七章 工薪福利及相关费用支出制度及流程1、工薪福利等支出包括工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照相关规定执行。2、公司员工工资分为绩效工资和固定工资，员工工资定级、调整由公司综合部负责。公司根据实际情况考虑在国家规定的节假日期间给员工发放福利。3、工薪支付流程3.1 每月5日以前由行政部将上月员工考勤表及各种行政通知、绩效考核成绩单等相关资料经公司总经理审核后报送财务部。3.2 财务部根据公司薪酬管理制度准编制工资表。3.3 财务部编制好工资表后报公司总经理审批。3.4 每月10日由财务部通过银行代发形式支付工资。3.5 司机当月实际行程超过3000公里以上的，按每公里0.20元的标准给以补助，直接发放到工资中。 第八章 车辆费用报销制度及流程1、车辆费用包括汽油费、保险费、路桥费、停车费及维修保养费等。此类费用按公司相关规定执行。2、报销制度：2.1 司机每次报销油费时，在汽油费发票背面填写本次加油时的车号、里程数及签名确认，财务部根据每百公里耗油量的标准在合理范围内进行审核。2.2 汽车保险费按公司执行董事审核后的项目进行投保，财务部通过转账方式予以支付。2.3 路桥费、及停车费等其他费用凭正式发票报销。2.4 汽车保养费事先应由公司总经理进行审批，审批同意后到指定的定点修理厂进行保养维修，公司根据与修理厂签订的合同约定办理结账手续。3、报销流程：3.1 员工整理各种汽车费用有效票据，按规定填好报销单。3.2 审批:按日常费用审批程序审批。第九章 资产的购置与管理1.1所有办公用具、用品的购置各部门提出申请，统一由综合部造计划、报经总经理批准后方可购置。1.2所有用具必须统一由办公室专人管理。办理登记领用手续，办公机具要编号，管理要责任到人，综合部定期进行检查核对，并定期盘点。1.3个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。第十章 其它事项1.1按照上级主管部门的要求，及时报送财务会计报表和其它财务资料。1.2积极参与工程建设资金的筹措工作，通过筹集资金的活动，尽量使资金结构趋于合理，以期达到最优化。1.3配合公司业务部门对项目工程的竣工、财务决算进行监督管理，并负责工程决算后工程尾款的催收工作。1.4做好财务预测与市场分析，需要对公司的业务流程、资金动作以及相关的国家信贷、税务等政策十分熟悉，能够灵活运用。1.5参与公司投资行为以及重要经营活动等方面的分析与决策，参与重大经济合同或协议的研究、审查。做好项目前期预算，税收筹划，进行成本分析。1.6自觉接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度、改进工作。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责