忻州师范学院食堂财务管理系统的设计与实现-论文.doc

编号：106忻 州 师 范 学 院计算机系本科毕业（设计）论文课题名称忻州师范学院食堂财务管理系统的设计与实现专 业计 算 机 科 学 与 技 术姓 名蒋锋学 号2 0 0 3 0 8 1 1 1 0 2 1指导教师郑志荣二零零七年六月目 录1 引 言12 需求分析32.1 需求描述32.2 业务分析32.3 数据分析32.4 数据字典33 系统设计93.1 系统功能模块设计93.2 数据库设计113.2.1 概念模型的设计113.2.2 数据库逻辑结构的设计123.3 系统详细设计153.3.1 凭证处理模块的设计153.3.2 帐簿处理模块的设计183.3.3 科目维护模块的设计214 系统实现224.1系统开发平台介绍224.2系统功能模块介绍224.3凭证处理模块的实现234.4 帐簿记帐模块的实现254.5 帐簿查询模块的实现275 系统测试305.1 测试环境305.2 测试步骤305.3 测试结果306 结束语31致谢32参考文献33忻州师范学院食堂财务管理系统的设计与实现 摘要：通过对忻州师范学院食堂财务管理部门财务管理的需求调查和需求分析,为忻州师范学院食堂财务管理部门设计了“食堂财务管理系统”。该系统包括凭证管理、帐簿记帐、帐簿查询、报表管理、系统维护五个功能模块。其中凭证管理模块提供凭证的填制、查询和汇总功能；帐簿记帐模块提供按照记帐凭证登记帐簿的功能，包括日记帐记帐、明细帐记帐和总帐记帐；帐簿查询模块提供按月查询帐簿的功能，包括日记帐查询、明细帐查询和总帐查询；报表管理模块提供按照帐簿记录生成财务报表的功能；系统维护模块包括用户管理、科目维护和数据备份功能。并用Microsoft Visual Basic 6.0实现了该系统。关键字：信息系统财务管理会计电算化Abstract：This article investigates and analyzes the needs of the canteens financial management in Xinzhou Teachers College and designs the canteens financial management system for the canteens financial management. The system consists of five functional sections: voucher management, account register, account auditing, form management, system maintenance. The voucher management offers the functions of filling out, checking accounts and gathering the vouchers. The account register functions the registering of accounts according to vouchers, which includes journaling accounts, detailed accounts and overall accounts. The account auditing provides the function of auditing accounts monthly including the auditing of journaling accounts, detailed accounts and overall accounts. The form management gives the functions of making accounts statement forms in accordance with the record in account books. The system maintenance includes functions of user management, subjects maintenance and data saving and run this system with Microsoft Visual Basic 6.0. Keywords：Information systems financing administration account computer calculation1 引 言忻州师范学院食堂财务管理现在所采取的方式是传统的手工管理方式。忻州师范学院食堂财务管理所涉及的会计档案包括原始凭证、记帐凭证、日记帐、明细帐、总帐和会计报表等。每个会计期间的会计档案都要按一定的要求排列并连同各种附件装订成册，耗费了大量的时间，查找不便，易于损坏。随着科学技术的飞速发展，以及数据库技术的日益成熟，使用计算机来代替手工会计也成为了必然趋势。会计电算化是以计算机为工具，按照会计特有的方法，反映企业的经营情况，是提供以财务信息为主的信息系统。本论文就是对忻州师范学院食堂财务管理的实际状况，进行了全面的需求分析,详细设计了该系统，并用Microsoft Visual Basic 6.0实现了该系统。2 需求分析2.1 需求描述忻州师范学院食堂财务的具体管理过程是：根据发生的经济业务填制会计凭证，根据会计凭证登记会计帐簿，根据会计帐簿的记录编制会计报表。这个顺序必须依次进行，不允许也不可能任意颠倒。忻州师范学院食堂财务管理所采取的具体步骤是：收集有关经济业务的数据、分析经济业务、编制会计分录、过入有关帐簿、编制调整前试算表、编制调整分录并过入分类帐、编制调整后试算表、编制结帐分录并过入分类帐，编制结帐后试算表、根据有关帐表资料编制会计报表。2.2 业务分析根据需求调查，对忻州师范学院食堂财务处理的业务处理过程进行分析。其业务处理流程如图2.1所示。2.3 数据分析根据忻州师范学院食堂财务管理的业务流程图，分析得出忻州师范学院食堂财务管理系统的数据流图如图2.2、图2.3、图2.4、图2.5、图2.6所示。2.4 数据字典记帐凭证日期凭证编号+摘要科目编号科目名称贷方金额借方金额贷方金额合计借方金额合计审核人制单人出纳附件张数日期年份月份日期凭证编号=年份+月份+日期+顺序号顺序号= * 长度为3的数字串 *摘要= * 任意长度的字符串 *科目编号=一级科目编号+二级科目编号+三级科目编号一级科目编号= * 长度为3的有序数字串 *二级科目编号= * 长度为2的有序数字串 *三级科目编号= * 长度为2的有序数字串 *科目名称= * 任意长度的字符串 *贷方金额=1数字9借方金额=1数字9 借方金额合计=1数字9贷方金额合计=1数字9审核人= * 任意长度字符串 *制单人= * 任意长度字符串 *出纳= * 任意长度字符串 *附件张数=1数字3 科目类别= 资产|负债|所有者权益|成本|利润|费用 日记帐=日期+凭证编号+科目编号+科目名称+摘要+借方金额+贷方金额+余额 明细帐=日期+凭证编号+科目编号+科目名称+摘要+借方金额+贷方金额+余额+余额方向 总帐=日期+凭证编号+科目编号+科目名称+摘要+借方金额+贷方金额+余额+余额方向 余额=1数字9 余额方向= 借|贷 会计报表=科目名称+期初余额+本期借方发生额+本期贷方发生额+期末余额期初余额=1数字9本期借方发生额=1数字9本期贷方发生额=1数字9期末余额=1数字9用户名=1数字4密码=1数字|字符4 科目性质=银行|外币|数量|往来|部门|个人|项目会计人员原始凭证填制凭证记帐凭证原始凭证审核凭证记帐凭证原始凭证记日记帐记明细帐汇总凭证记帐凭证原始凭证记总帐日记帐总帐明细帐编制报表会计报表会计人员帐目核对帐目核对图2.1忻州师范学院食堂财务管理业务流程图财务管理系统图2.2 忻州师范学院食堂财务管理系统顶级数据流图会计人员会计人员1 帐务准备2 凭证编辑科目代码、属性记帐凭证3 日记帐核算4 明细帐核算5 汇总凭证记帐凭证记帐凭证科目代码、属性科目代码、属性记帐凭证记帐凭证6 总帐核算记帐凭证记帐凭证记帐凭证记帐凭证凭证汇总记帐凭证记帐凭证7 编制报表日记帐会计报表总帐明细帐日记帐会计报表总帐会计报表总帐明细帐日记帐明细帐图2.3 忻州师范学院食堂财务管理系统一级数据流图会计会计 记帐凭证凭证汇总3.1 日记帐建帐3.1 日记帐记帐3.1 日记帐结帐日记帐4.1 明细帐建帐4.2 明细帐记帐4.3 明细帐结帐明细帐6.1 总帐建帐6.2 总帐记帐6.3 总帐结帐总 帐8 帐簿查询查询结果记帐凭证日记帐记帐凭证日记帐日记帐明细帐明细帐明细帐总帐总帐总帐日记帐总帐明细帐图2.5 忻州师范学院食堂财务管理系统帐簿处理二级数据流图5 汇总凭证2.2 凭证审核记帐凭证2.3 凭证查询记帐凭证记帐凭证记帐凭证未通过审核的记帐凭证记帐凭证记帐凭证汇总凭证记帐凭证记帐凭证审核后的记帐凭证查询结果2.1 凭证录入科目代码、属性图2.4 忻州师范学院食堂财务管理系统凭证编辑二级数据流图日记帐明细帐总帐报表参数报表数据报表目录报表格式7.1 报表设置7.2 报表编制9 报表查询日记帐明细帐报表格式报表目录报表数据报表参数总帐明细帐日记帐会计报表查询结果会计报表查询结果会计报表会计报表图2.6 忻州师范学院食堂财务管理系统报表处理二级数据流图会计 3 系统设计3.1 系统功能模块设计财务管理系统帐务准备凭证处理帐簿处理报表处理系统维护凭证审核凭证汇总凭证查询帐簿核算日记帐核算明细帐核算总帐核算结帐记帐建帐帐簿查询报表查询报表编制报表设置图3.1 忻州师范学院食堂财务管理系统功能模块图凭证填制科目维护用户管理数据备份根据数据流图，设计系统功能模块如图3.1所示。系统各功能模块简介：一、 帐务准备帐务准备模块的功能是完成对忻州师范学院食堂财务管理系统的初始化工作，通常包括：科目编码规则的设置、科目属性的设置、凭证类别的设置、帐套属性的设置、会计期间的选择、和数据库参数的设置。二、凭证处理凭证处理模块的功能是完成对凭证的日常处理，通常包括：凭证填制、凭证审核、凭证汇总和凭证查询。1、凭证填制凭证填制的功能是完成对日常凭证的录入工作，基本过程是：通过凭证填制窗口，财务人员输入一张记帐凭证的数据。录入完成后进行检查：若录入正确，则保存凭证，等待下一张凭证的录入；否则，不予保存，等待财务人员修改。2、凭证审核凭证审核所提供的功能是对录入的记帐凭证进行正确性、合法性和有效性审核；对审核无误的凭证作审核通过标记。审核人与制单人不能是同一人；凭证一经审核通过，在未取消审核之前不能删除或修改；取消审核只能由审核人自己完成。3、凭证汇总凭证汇总所提供的功能是将记帐凭证按照指定的范围和条件，汇总凭证中会计科目所对应的一级科目的借方发生额和贷方发生额，并将汇总后的数据送入科目项数据库文件的对应会计科目中。4、凭证查询凭证查询所提供的功能是按照一定的查询条件对各种记帐凭证包含未审核的记帐凭证和已审核的记帐凭证进行查询并将查询结果显示在屏幕上。三、帐簿处理帐簿处理模块所提供的功能包括帐簿核算功能和帐簿查询功能，其具体功能介绍如下：1、帐簿核算帐簿核算的功能是根据记帐凭证数据库文件中已通过审核的凭证，自动更新帐务数据库文件，得到帐簿和报表所需的汇总信息和明细信息。帐簿核算包括日记帐的核算、明细帐的核算和总帐的核算，帐簿核算的具体处理过程如下：(1) 检查记帐凭证是否平衡。(2) 对记帐前的所有数据进行备份。(3) 打开相关文件开始记帐。(4) 关闭所有文件结束记帐。2、帐簿查询帐簿查询所提供的功能是按照一定的查询条件对日记帐、明细帐和总帐进行查询并将查询结果显示在屏幕上。四、报表处理报表处理模块所提供的功能包括报表的设置、报表的编制和报表的查询，其具体功能介绍如下：1、 报表设置报表设置所提供的功能是设置财务报表的各项参数，为财务报表的自动生成做准备，通常包括：报表格式的设置、报表目录的设置、报表数据的设置和报表参数的设置。2、报表编制报表编制所提供的功能是根据帐簿资料，按月自动生成财务报表，通常包括：资产负债表、利润表和现金流量表。3、报表查询报表查询所提供的功能是按照一定的查询条件对财务报表进行查询，并将查询的结果显示在屏幕上。五、系统维护系统维护模块所提供的功能有科目维护、用户管理和数据备份1、科目维护科目维护的功能是使财务人员可以根据需要设置适合自身业务特点的会计科目体系。2、用户管理用户管理提供的功能是实现对财务人员分工的设置和管理3、数据备份数据备份所提供的功能是定期为该财务管理系统的数据库文件做备份，确保系统使用的安全。3.2 数据库设计3.2.1 概念模型的设计根据数据流图，设计概念模型(E-R图)如图3.2所示。明细帐记帐凭证日记帐科目项总帐记帐记帐汇总记帐核对核对1n1nnn111nn图3.2 概念模型m图中各实体和联系的属性如下所示：明细帐(会计年，月份，日期，凭证编号，科目代码，摘要，科目名称，借方金额，贷方金额，余额方向，余额)日记帐（会计年，月份，日期，凭证编号，科目代码，摘要，科目名称，借方金额，贷方金额，余额）记帐凭证（日期，凭证编号，摘要，附件张数，科目代码，科目名称，部门，项目，记帐，出纳，审核，制单，借方金额，贷方金额，借方合计，贷方合计）科目项（科目代码，科目名称，科目类别，科目性质，期初余额，余额方向）汇总（会计年，月份，日期，凭证编号，科目代码，摘要，科目名称，借方金额，贷方金额，余额方向，余额）3.2.2 数据库逻辑结构的设计根据概念模型，按照概念模型向逻辑结构转换的相关规则并结合规范化理论设计数据库逻辑结构如表3.1、表3.2、表3.3、表3.4、表3.5、表3.6、表3.7所示。 表3.1 用户记录字段名称字段类型长度备注用户ID文本 3主键密码文本 4不为空表3.2 凭证记录字段名称字段类型长度备注日期日期/时间 8不为空凭证编号文本11主键过帐否逻辑 2不为空附件张数整型 3可为空制单人文本 4不为空审核人文本 4不为空记帐人文本 4不为空表3.3 凭证明细字段名称字段类型长度备注日期时间/日期 8不为空凭证编号文本11主键科目编号文本 7不为空科目名称文本 6不为空摘要文本10不为空对方科目备注 6可为空借方金额货币 9不为零贷方金额货币 9不为零借方合计货币 9不为零贷方合计货币 9不为零表3.4 日记帐字段名称字段类型长度备注日期时间/日期 8不为空凭证编号文本11主键科目编号文本 7主键科目名称文本 6不为空摘要文本10不为空借方金额货币 9不为零贷方金额货币 9不为零余额 货币 9可为零表3.5 明细帐字段名称字段类型长度备注日期时间/日期 8不为空凭证编号文本11主键科目编号文本 7主键科目名称文本 6不为空摘要文本10不为空借方金额货币 9不为零贷方金额货币 9不为零余额方向文本 1借、贷、平余额货币 9可为零表3.6 总帐字段名称字段类型长度备注日期时间/日期 8不为空凭证编号文本11主键科目编号文本 7主键科目名称文本 6不为空摘要文本10不为空借方金额货币 9不为零贷方金额货币 9不为零表3.7 科目项字段名类型长度备注字段名类型长度备注科目编号文本 7主键LJ06货币 96月借方发生额科目名称文本 6不为空LD06货币 96月贷方发生额科目性质文本 4不为空Ye06货币 96月余额科目类别文本 4不为空LJ07货币 97月借方发生额末级逻辑 1是否LD07货币 97月贷方发生额过帐逻辑 1是否Ye07货币 97月余额余额方向文本 1借、贷、平LJ08货币 98月借方发生额Ye00货币 9年初余额LD08货币 98月贷方发生额LJ00货币 9年初借方金额Ye08货币 98月余额LD00货币 9年初贷方金额LJ09货币 99月借方发生额LJ01货币 91月借方发生额LD09货币 99月贷方发生额LD01货币 91月贷方发生额Ye09货币 99月余额Ye01货币 91月余额LJ10货币 910月借方发生额LJ02货币 92月借方发生额LD10货币 910月贷方发生额LD02货币 92月贷方发生额Ye10货币 910月余额Ye02货币 92月余额LJ11货币 911月借方发生额LJ03货币 93月借方发生额LD11货币 911月贷方发生额LD03货币 93月贷方发生额Ye11货币 911月余额Ye03货币 93月余额LJ12货币 912月借方发生额LJ04货币 94月借方发生额LD12货币 912月贷方发生额LD04货币 94月贷方发生额Ye12货币 912月余额Ye04货币 94月余额QCye货币 9期初余额LJ05货币 95月借方发生额BQjf货币 9本期借方发生额LD05货币 95月贷方发生额BQdf货币 9本期贷方发生额Ye05货币 95月余额3.3 系统详细设计3.3.1 凭证处理模块的设计一、 增加凭证增加凭证记录过程流程图如图3.3所示。开始权限检测打开凭证记录库表退出？显示凭证填制界面输入凭证编号编号正确？输入凭证日期日期正确？输入附件张数保存凭证结束显示编号错显示凭证日期错误YNYNYN图3.3 增加凭证记录过程流程图 开始权限检测打开凭证明细库表显示凭证填制界面退出？N输入科目编码是否存在？有下级科目？输入金额金额0？追加空记录更新记录凭证刷新显示结束显示无此科目不是末级科目金额不能为零NNNYYYY图3.4 增加凭证明细过程流程图输入摘要增加凭证明细过程流程图如图3.4所示。 显示凭证填制界面获得未记帐的凭证的编号范围产生凭证编号编号越界？显示凭证审核通过？加审核标志返回删除审核标志YYNN开始图3.5 凭证审核过程流程图二、凭证审核凭证审核过程流程图如图3.5所示。3.3.2 帐簿处理模块的设计一、 记帐记帐过程流程图如图3.6所示。开始打开凭证明细库表输入记帐月份月份非法有该月凭证？有未审核凭证？上月已结帐是否记帐记帐对记帐凭证按科目进行汇总用汇总数据更新底层科目发生额向上级科目逐级汇总返回提示无该月凭证提示有未审核凭证提示上月未结帐YNNYYNNYNY图3.6 记帐过程流程图二、帐簿输出帐簿输出过程流程图如图3.7所示。 开始输入月份打开科目汇总库表表输入会计科目找到该科目？计算月初余额打开帐簿库表写入期初数据及内容打开记帐凭证库表库中记录是否为空？是指定科目？打开帐簿库表将指定科目的有关内容加到帐簿中计算余额并确定方向记帐凭证库表记录指针加1输出帐簿结束YNYNNY图3.7 帐簿输出过程流程图3.3.3 科目维护模块的设计科目增加过程流程图如图3.8所示。开始权限检测打开科目汇总库文件打开科目维护界面退出 ？类型正确位数正确重复吗？输入科目名称等数据项更新数据库结束显示类型错误显示位数错误显示编码重复NYNYNYYN图3.8 科目增加过程流程图输入科目代码4 系统实现4.1系统开发平台介绍开发工具：Microsoft Visual Basic 6.0 中文企业版数据库管理系统(DBMS)：Microsoft Access 20024.2系统功能模块介绍系统登录界面如图4.1所示。图4.1 系统登陆输入用户名、密码，点击“确定”按钮，进入系统主界面如图4.2所示。图4.2 系统主界面4.3凭证处理模块的实现在系统主界面中点击“凭证填制”按钮，进入如图4.3所示的凭证填制界面。图4.3凭证填制界面向凭证填制界面的各栏内填入相应内容，点击“凭证审核”按钮，系统将执行审核程序。系统将审核通过的记帐凭证保存到凭证明细库文件和凭证记录库文件中。凭证处理模块的实现代码如下： Private Sub Command1_Click() Dim Conn As New ADODB.Connection 设置ADODB连接对象的变量 Dim Rs As New ADODB.Recordset 设置ADODB记录集对象的变量 Dim strDSN As String Dim strSQL As String strDSN = DSN=XzSystcw ADODB数据源 If Text1.Text = Then 凭证编号不为空 MsgBox 凭证编号不可为空！, vbCritical Text1.SetFocus Exit Sub End If If Text27.Text = Then 审核人不为空 MsgBox 审核人不可为空！, vbCritical Text27.SetFocus Exit Sub End If If Text28.Text = Then 记帐人不为空 MsgBox 记帐人不可为空！, vbCritical Text28.SetFocus Exit Sub End If If Text29.Text = Then 制单人不为空 MsgBox 制单人不可为空！, vbCritical Text29.SetFocus Exit Sub End If 构建查询语句，建立连接 Conn.Open strDSN strSQL = select * from pzjl Rs.Filter = Rs.Open strSQL, Conn, adOpenDynamic, adLockPessimistic Rs.AddNew 增加新记录 Rs(rq) = Form2.DTPicker1.Value 凭证填写日期 Rs(pzbh) = Text1.Text 凭证编号 Rs(fjzs) = Text4.Text 附件张数 Rs(shr) = Text27.Text 审核人签字 Rs(jzr) = Text28.Text 记帐人签字 Rs(zdr) = Text29.Text 制单人签字 Rs(Gz) = CBool(Text28.Text) 判断是否过帐 Rs.Update释放资源 Rs.Close Conn.Close MsgBox 凭证通过审核！End Sub Private Sub Command4_Click() Dim Conn As New ADODB.Connection 定义一个connection对象 Dim Rs As New ADODB.Recordset 定义一个recordset 对象 Dim strDSN As String Dim strSQL As String strDSN = DSN=XzSystcw ADODB数据源 If Text1.Text = Then 凭证编号不为空 MsgBox 凭证编号不可为空！, vbCritical Text1.SetFocus Exit Sub End If 构建查询语句，建立连接 Conn.Open strDSN strSQL = select * from pzmxRs.Filter = Rs.Open strSQL, Conn, adOpenDynamic, adLockPessimistic Rs.AddNew 增加新记录 Rs(rq) = Form2.DTPicker1.Value 凭证日期 Rs(pzbh) = Text1.Text 凭证编号 Rs(kmbh) = Text3.Text 科目编号 Rs(kmmc) = Text5.Text 科目名称 Rs(zy) = Text2.Text 摘要 Rs(dfje) = Text6.Text 贷方金额 Rs(jfje) = Text7.Text 借方金额 Rs(hzdje) = Text6.Text 贷方今额汇总 Rs(hzJje) = Text7.Text 借方金额汇总 Rs.Update 更新完毕，释放资源 Rs.Close Conn.Close MsgBox 记录添加成功！End Sub4.4 帐簿记帐模块的实现帐簿记帐模块包括日记帐记帐、明细帐记帐和总帐记帐。记帐程序的设计思想基本相同，这里只例举明细帐记帐程序的实现。在系统主界面帐簿记帐模块中点击“明细帐”按钮，进入如图4.4所示的明细帐记帐界面。图4.4明细帐记帐在界面中选中起始日期和截止日期，然后点击“记帐”按钮，系统可自动完成记帐过程。明细帐记帐程序代码如下：Private Sub Command1_Click() Dim initial As Currency 定义一个货币变量用于标识余额 Dim Conn1 As New ADODB.Connection 定义第一个connection对象 Dim Conn2 As New ADODB.Connection 定义第二个connection对象 Dim Rs1 As New ADODB.Recordset 定义第一个recordset对象 Dim Rs2 As New ADODB.Recordset 定义第二个recordset对象 Dim strSQL1 As String Dim strSQL2 As String Dim strDSN As String strDSN = DSN=XzSystcw 从凭证明细表中找出符合时间要求的记帐科目 Conn1.Open strDSN strSQL1 = select * from pzmx & where & Form13.DTPicker1.Value & rq and rq 0 Rs2.Fields(fx).Value = 借 Rs2(ye) = initial Case Is 0 Rs2.Fields(fx).Value = 贷 R