海南泛洋船务代理有限公司(企业财务制度).doc

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海南泛洋船务代理有限公司
企业财务制度（草案）
第一章 总    则
一  为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。
二  公司财务部门的职能是：
(一)认真贯彻执行国家有关的财务管理制度和税收制度，执行公司统一的财务制度。
(二)建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律的执行情况。
(三)积极为经营管理服务，通过财务监督发现问题，提出改进意见，促进公司取得较好的经济效益。
(四)厉行节约，合理使用资金。
(五)合理分配公司收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。
(六)积极主动与有关机构及财政、税务、银行部门沟通，及时掌握相关法律法规的变化，有效规范财务工作，及时提供财务报表和有关资料。
(七)完成公司交给的其他工作。
三公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。
第二章  财务工作岗位职责
一  财务经理负责组织本公司的下列工作：
(一)编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；
(二)进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益；
(三)建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析，及时向总经理提出合理化建议。
(四)组织领导财务部门的工作，分配和监督其他人员的工作任务，制定考核奖惩指标；
(五)负责建立和完善公司已有的财务核算体系，生产管理控制流程，成本归集分配制度；
(六)承办公司领导交办的其他工作。
二  会计的主要工作职责是：
(一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。
(二)按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，当好公司参谋。
(三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。
(四)完成总经理或财务经理交付的其他工作。
三  出纳的主要工作职责是：
(一)认真执行现金管理制度。
(二)严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。
(三)建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付凭证。
(四)严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签字后，方可生效。 
(五)积极配合银行做好对账、报账工作。
(六)配合会计做好各种账务处理。
(七)完成总经理或财务经理交付的其他工作。
第三章 货币资金管理办法
一 现 金 管 理
（一） 现金付款适用范围
1 购买零星生产物资及非生产性物资1000元人民币以下。
2 各种金额较小的劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出（如 医药费等）。
3 差旅费。
4 因紧急情况而发生的借款（如住院，购物，差旅费借款等）。
5 各种其他零星支出及总经理批准的开支
（二） 库存现金管理
1 每日库存现金结存金额限额为30,000（可修改）元满足3-5天现金开销，超过部分及时送存银行，以保证现金的管理安全。
2 库存现金出纳每日清点,及时库存保险柜。
（三） 现金收入管理
收款时核实其理由及金额，并签发收据。现金收入必须及时存入银行。空白收据和、已签发的存根一起妥善保管。
（四） 现金支出管理
1 审核其支出内容是否合理。
2 审核其单据填写是否正确，审批手续是否完备。
3 支付现金时需收款人签字确认。
4 凡能以支票或其他票据支付的款项不得支付现金，不得代外单位或私人转账套现或大额度（10000元人民币以上）支付往来或贸易现金。
二 银 行 存 款 管 理
（一） 银行账户管理
1 银行账户必须按国家规定开设和使用,银行账户只供本单位经营业务收支结算使用,严禁出借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。
2 银行账户的账号必须保密,非因业务需要不准外泄。公司各职能部门不许开设银行账号。
3 银行账户印鉴的使用实行分管并用制;即：财务章由财务负责人保管,法人章由总经理或法定代表人保管。印鉴保管人临时出差时由其职务代理人代管。
（二） 银行结算种类：本公司可通用于票据法规定立结算形式。
1 银行收入管理

① 根据银行的收账单，会计按会计法和会计制度进行账务处理。凭证需注明收款的理由及付款单位的名称等。
② 业务人员收到票据应及时到财务课出纳处办理入账手续,未审批信用客户一般应先确认收到款项后才能提供为其提供相应服务。业务人员悉知客户以现金付款的如方便可以要求客户以现金解入银行我方提供的公司账号。
2 银行支出管理
① 审核其支出内容是否合理。
② 审核其单据填写是否正确，审批手续是否完备。
③ 确定结算方式,以免混淆。认真填写票据，并注意出票时间、大小写金额、账号、开户银行的准确无误，盖预留印鉴。
④ 对银行票据实行分别保管，防止各银行之间账号别、票据别的混淆。对作废的票据应盖「作废」章后妥善保管。
⑤ 财务人员应严格按合同付款期限付款，不得无故早付，也不得改变支付方式和用途。未经收款单位正式书面委托，不得改变收款单位。
⑥ 对各银行票据分别设立登记簿，对各项信息进行详细登记。
（三） 银行结算纪律
1 严格按照票据法和国家外汇管理条例执行外汇管理。
2 不能出租出借银行账户。
（四） 账务处理
1 对已收讫、付讫的原始凭证，需及时编制凭证，并对凭证定期装订，认真保管。
2 每月打印现金日记账，并且必须确认其金额与库存现金金额的一致，并编制每日现金盘存表，交财务权责主管确认盖章，做到日结月清。
3 每日对各币种现金结出可用余额,各帐户银行存款结出可用余额防止透支情况发生。
4 每周（可修改）编制银行余额确认表，交财务权责主管确认盖章。
5 次月月初编制银行存款余额调节表，发现未达账款应及时查明原因。
6 每月末25日前，各权责部门需将本部门下月之资金需求（按周分期）报财务课编制资金需求计划。
第四章 请款作业管理办法
（一） 请款除符合「预借款项管理办法」之项目使用内部凭证请款外,其它均须使用相关内部凭证及外来凭证始可办理请款,相关凭证如附件一(请款单据一览表)所示。
（三） 请款作业流程如下：
请款单位(请款单据) 权责部门主管 稽核单位 总经理 请款单位 出纳 财务主管 出纳 付款
预付(借)款项待获得必须之单据后须送会计冲账,其作业流程如下:
请款单位(单据) 权责主管签核 稽核部 总经理 财务冲账
（四） 请款时请款单位须将请款凭证排列整齐依序(见附件二)粘贴于「签贴单」上(部门须填写完整)，先会稽核单位部门是否符合规章规定及单据之有效性，审核无误后呈总经理核准。财务单位接到经核准之请款单据后，需对单据作再次复核，确认无误后付款。
请款单据如不符合规定时，稽核单位应连同请款单据退回请款单位，请款单位处理后需经重签核的按流程请款,不需签核的送稽核单位重审。
（五） 为确认已付款并避免重复付款,出纳应于付款后在发票、收据或「签贴单」等内部凭证上加盖<付讫章>，单据经送回财务单位后，会计单位应予检查，如发现漏盖时，应送出纳处查明后补盖;如为转账凭证(先以内部凭证「付款凭证」付款后,取得外来凭证之冲账凭证，例如：预付款项予付款后，取得单据之冲账作业)，由会计在发票、收据等外来凭证及转账凭证上盖<付讫章>。
（六） 月结性支出原则上每月安排两次付款，分别于每月10日及月末，如需紧急付款应在单据上注明。月结性支出勿须请款单位再次请款流程如：
会计 财务主管 总经理 出纳 付款
（七） 名词解释：
（1） 外来凭证:
指向本公司以外所取得者,而足以证明经济事项之发生与经过之各种单据、文件、收据、厂商送货单、缴款通知单等相关证明文件。
（2）内部凭证：指经本公司权责主管核准后自制单据。
① 费用发生之前事先核准凭证(例如签呈、请购及采购单等)。
② 证明事实发生之凭证(例如:出差请示/旅费报销单、车票等)。
（3） 月结性付款:
经与供应商协议先信用赊购至少一个月后付款。原则上赊购时间以会计立帐时间为起算点。
请款单据一览表 附件一
请款别
适用范围
所需单据及装订顺序
货 款
适用于购置之商品
1发票
2 请购及采购单、订单或合同
3入库单（须相关权责人员签名）
4 需称重的要地磅单
设备工程款

1 发票
2请款及采购单、工程合同
3 工程劳务验收单或进度表
劳务款

1 请购及采购单或签呈
2 临时工资表
3 考勤表
薪 资 款

1薪资总表 2 薪资项目说明附表
佣 金

1.出口报关：
出口副报单 报关明细表 发票(或收据)
2.进口报关： 发票、收据 相关单据凭证
3.一般佣金： 合约书或签呈 结汇证明或其它相关单据凭证 INVOICE、发票
预 借 款
详见预借款管理办法之适用范围
 预借款报销清单(详见 预借款管理办法)
预付款项
不以发票、收据等外部凭证请款并实际付款
预付款项申请书(详见 预付款管理办法) 相关证明文件(签呈、请购及采购单、缴款通知书、水费、电费、税款、利息、捐赠款…等)
招聘费

1发票、相关费用凭证(车资、餐费)
差旅费

1发票、车票票根或证明文件、收据 2 旅费报支汇总表
3出差请示/旅费报销单
伙食费

1 发票
2伙食费用分摊明细表
水费

1发票。
2水费分摊明细表。
电费

1发票。
2电费分摊明细表。
用气费
蒸汽、LPG、CO2、氮气等
此只作生产辅助用
1发票。
2用气费分摊明细表。
维修费

1发票
2请购及采购单、签呈
3厂商交货凭证、维修费用分摊表等
邮电费

1发票
2签呈
3邮电费用分摊表。
广告费

1、广告样本 2、发票或收据 3、核准文件4、合同
交际费

1发票
2交际费用申请单。
运费

1发票。
2产品分类或层次分摊表。
福利费

1发票。
2福利费分摊表。
训练费

1发票
2教育训练申请单3部门分摊明细表
其他

相关发票、政府部门合法收据或凭证必要时要分摊表
凭 证 粘 贴 顺 序 附件二
1、签贴单
2、发票、政府部门合法收据、invoice<增值税专用发票不可用胶水粘贴也不可污渍或破损可认证通过>
3、借款单、薪资计息表
4、税单、利息单等
5、请采购单、验收单（含工程、劳务验收、工程进度请款单）、送货证明单
6、合同
7、费用分摊表
8、签呈<费用申请单>
9、汇价折算证明
10、其他证明文件等
以上较小的单据如：定额发票、交通取得的发票需用胶水粘贴。

第五章 预借款管理办法

一 申请设置:
预借款申请手续：各申请单位或个人，都应填具「借款申请单」，详述预借付款理由、借款用途、拟借付款金额、需求币种、借款与还款方式、借款人名称(属转账的预借款项应标明单位名称及银行名称与银行账号)，呈请权责主管核准后交予会计或出纳办理（需现金者可直接到出纳处办理）。预借款申请人只限于公司内部个人。
二 账务处理:
预借款借付完毕后，会计部门应做账务处理，并负责到期收回或据票据报销预借款项，使公司资金做到最优化。
三 预借款使用:
（一） 请款：各单位零星、紧急小额开支，凡需预借款者 ，都应详细填具「借款申请单」，按《请款作业流程》向财务部借支；并于10天内（差旅费预支除外）取得统一发票或收据及验收单据附粘于「签粘单」上经权责主管签核后连同购物余额交与会计做冲账等事宜处理。
（二） 报销：凡属附单据结报者必须注意所用票据的真伪，所报销之金额是否符合可报销之范围（按「请款作业管理办法」之规定）;现金退还者交由出纳缴交到银行账户；属在薪资中扣除者在借款的由会计部门征得当事人同意后通知人事单位在本月工资中扣回。
（三）预借款核准权限设定：
（1） 请款金额在RMB50，000元(含)以下：总经理（可修改）
（2）请款金额在RMB50，000以上：董事长（可修改）
（四） 预借款报销原则：
1 零星杂项费用。
2 紧急小额支付费用。
3 可事先合理计划之采购项目如物料、设备备品、工具、仪器等，不可用预借款采购支付，原则上采购不可用预借款支付（垄断行业或政府行政事项除外）。厂商有特别要求或合同有特别规定的（如垄断行业或政府行政事项除外）应适用「预付款管理办法」。
（五）预借款报销范围:
1差旅费：员工出差原则上按先自行垫付，后现金结报；但必要时可预借支，后冲账（依「出差管理办法」）。出差结束10日内必须结清;否则从当月工资中扣除所借款项。
2交际费：凡因公宴客，招待来宾之费用，应依「交际费管理办法」申请，但必要时也可先行预支，然后报销或冲账。
3误餐费：限用于因公出差、加班、加点等误餐或特别重大事故、紧急抢修等便餐点心之报销，其它伙食费用花费不得以预借款报销。
4事务文具：凡各部门所用之事务文具用品、胶卷、相片冲洗、影印费用及资料装订费用等花费，规定统一由行政部总务课报销,各部门有急需相应用品时,请先洽行政部总务课办理。
5 慰问金：凡员工喜庆丧吊之礼金、礼品一律由人事课按有关规定统筹报销，其余各部门均不得以预借款报销。
6 培训费：参加外界之讲习培训之报名缴费，按公司制度统一在财务部预借报销。
7 福利费:凡各部门福利费用需要预支付者,可先在财务部预借款，尔后经批准给予报销冲账。
8 工具零件：凡各单位急需使用之工具、零件、物料、紧急且无法透过采购单位而拟自行购置者，应填「紧急小额请购验收单」，经权责主管核准后（依请采购管理办法），始可购置，为事后需补送采购单位签注后，方可连同单据报销。
9 邮电费：包括邮费、快递费、电话费等之支付，应统一由总务报销。
10 水电费：由总务课负责可以用预借款报销。
11 修理修缮费：因公司非生产设备类修理修缮发生费用由总务课负责报销。
12 交通费：如因使用公车而发生油费、通行费、停车费等应向财务部申请，得以预借款报销；每月定期油单费用应统由总务申请，不得以预借款报销。
14 其它费用：凡因特殊情况需要借款之款项，经相应权责主管批准后可以在财务部予办理。
（六） 报销规定:
1 以上规定之报销费用按需要填具相应单据并呈总经理核准后，到出纳处做相应处理。
2 差旅费报销应详细填具「出差旅费报支汇总表」。
3 交际费用报销需填具业务招待费用申请单。
4 福利费用报销需填具福利费用申请单。
5 慰问金报销需附签呈及相关证明文件影本。
（七） 出纳应编制「预借款账簿」，记录每笔预借款支出、结存金额，并于每月5、20日对「预借款账簿」进行检查，有逾期未清者应催促借款人及时办理报销手续。
（八） 员工离职时，财务部门应检查是否有借款未清偿之状况及其他财务款项的善后处理后方可在离职单上签字。

第六章 预付款管理办法
一 预付款项之申请报销按「请款作业管理办法」的作业流程须使用「预付款项申请单」，预付款只适用于外部厂商，对流程再进行说明。
二 预付款项之申请除下列款项外，皆须附内部核准凭证(如签呈或「请购及采购单」或合约书复印件)，否则不得申请。
1 水电、电话费、伙食费。
2 规费、税捐、港口装卸费、报关费用。
三 预付款项之申请时，须填具「预付款项申请单」附相关证明资料，呈权责主管核准后，送财务单位办理请款。
1 申请预付款项时应照实际之需要注明需付款日期及预计报销日期，预付期间除因特殊情形详细说明理由外，报销期限最长不得超过30天。
2 预付款项申请人于取得单据后，应即办理报销手续，所需单据如下：
(1) 凭证单据(粘于「签贴单」上)。
(2) 缴款书(预付款项若有余额时适用，应先填缴款书后再汇总报销)。
3 预付款项之报销时，「签贴单」须签核至总经理。
4报销异常状况之处理原则如下：
(1) 申请人如因故未能于「预计报销日期」前向财务单位办理报销者，应于原「预计报销日期」前填具「预付款项延期报销申请单」通知财务单位，并说明原因及延期后之「预计报销日期」，财务单位如认为延期有异常时，应主动向上呈报。
(2) 财务单位配合每月结帐对于逾期尚未报销者，由财务单位填具「预付款项逾期未报销通知单」通知该部门经(副)理级主管责成申请人于三日内办理报销或申请延期，如经通知仍未办理报销或申请延期，财务单位得依相关管理办法进行处理。
(3) 预付款项报销方式不得以单据先行申请付款再办理缴还预付款。
第七章 有待补充完善的财务规章制度

本规定自发布之日起生效执行

2009-10-1
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