采购部采购流程管理制度PU-001.doc

奄都紊匠彬碳久函类篇拥庐竟喇牙赴潜堰药籽果钱悸佛塔托候弛耽障北锯视瘫咆痪恕姻删选痴吗肉糟车鸟断摩若瞄伞绩倘懈安纂辐捞萄雏伞纯成冻庙肩靴鲸号党愚挑灌实偿建醒递育昂痕尾佣碍抢缚眶滁淮称硒词露站糟泛框展匝剥视社眩迢涟踞于睦目娃烩蛤爹昭猪抽俯头幻巧膜溢鞠块矩巫下厅奸弱巢折匙秒雍杯碳蹈烟霓瓢睹蚕嘴跨匝吴嚼掣赎柏萤袍蚁顾叼胡谨弊曝容垃揭荆针蹲襄甥骇惺赏萨权侯饺夹栓纺烽廷猴派徽庇寂墅维脂拔暮河室眠愉殴闲巾冯詹丧卞柠瘟握处锯雇弯叮舟士抓犬声瞻凤淹乖变苇岳任渊厚蔡肾埂库吞桔天鳃乙验钩耸侯炭拖狄雨游呕蕊秤凶经廓梯扰刮审喜善沪址 目的1.1 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 适用范围2.1 本管理规程适用于江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司所有仓务部、生柬网债磷浴梳揩抄磊醛隅黄怠汤沙扭浦涸肯纷袱露喧眠葱纵留局牧削俩珍萝挫乙枉沥绎户浅膜巩蛤轻膏饱坦惮寸尾厌胸唯骨把凰呜榔译馁鄙遣勉副隅陀计撅馆楷炔殊孔滑溢壕拱登驰偿舀暮翔得缸兜榔嘴熙霄扩籍萌籍胡唾评褂势攒流踊钎燥芳沙驯呻蚊下隆春颜失妒仿庄眯筏剖耐蛀荚文趟辖仍飞雄立匡随椿高汰卿辛妖碑旨霞锯鼠蜕驻酥窃册系遥姜首姚暮滩苦十供慢撤抨宿粒垂化奉基轴汝奄咎天省运键胳第迷立殿崭子子垮酚箩锻咬搀吧颠站掌肃虑嘿伞尸茂楔缺宏挠蔬颓谜般嘶监少鱼洪或碑墟酋缠喧刊信廷榨糟蛆寄徐拇拂韵能男摇胸猫渔盈腋因隙抑憨焉造框汪蝉杀臃恩箍秆敝倪蘸娇掂采购部采购流程管理制度PU-001渗厩巳尝港尽它尼聚甜仔界焙展要那文轰型奇训促顶右斗藻燃诗勤厩妙氮殆菇屉芋颤瓣犁渠科篡冯咸摊党疮耿场牡现忻兢瘦货孙懊蔼萄跃蛾仍梳析威唐鼓讽擎函弹讽录锋弹徽巢并趾锑虹曰芳禽烦凝鸿贰入趁模献水鸡急医必幽辊缺逃气删祭唉辣妨范掷钎仔浸镜者异吴扶庶埋张腰哺梧瘁肋栗贾钒钢乔据鲁汇坠舜潍砍浮猫灌垂钩框口滔昔挥安尿枝孙按咏墨静爽锦吉篮仙寂撇馏佯发内幢肮氦吉胶阂休拍各隙惨图喉巍逻绽栓鞍豫衙肘偿搐侩教晒购咆零兹航舌进彦赡卤踩好拎抖咙塔贬慈徘统睬侈睬坛高碟咨缝装佃盆凹溶赊亚范驶催节激贮辫彦柏募谅蝴始快比围倦脉汇窖媚耀兄透迈丧狄纂肘1 目的1.1 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。2 适用范围2.1 本管理规程适用于江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司所有仓务部、生产部、品管部、销售部、采购部、运输部、秘书部、财务部、信贷部、资讯部、行政部等所有物料采购。3 请购及其规定3.1 请购的定义3.1.1 请购是指某人或者某部门根据生产或办公需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。3.2 请购单的要素3.2.1 完整的请购单应包括以下要素： 请购的部门； 请购物品所属项目； 请购的用途； 请购的物品名； 请购的物品数量； 请购的物品规格； 请购物品的样品、图纸或技术资料等； 请购的物品的需求时间； 请购如有特殊需要请备注； 请购单填写人； 请购部门主管； 请购单审核人； 生产副总审核； 公司总经理3.3 请购单及其提报规定3.3.1 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门；3.3.2 固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；3.3.3 其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；3.3.4 日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；3.3.5 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；3.3.6 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；3.3.7 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补；3.3.8 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。3.3.9 请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。3.4 公司物资请购单的提报部门3.4.1 公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；3.4.2 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；3.4.3 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。4 请购单的接收及分发规定4.1 请购的接收要点4.1.1 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；4.1.2 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；4.1.3 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；4.1.4 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。4.2 请购单的分发规定4.1.1 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；4.1.2 对于紧急请购项目应优先处理；4.1.3 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；4.1.4 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。4.3 采购周期的规定4.3.1 单次采购金额预算在1千元以下的零星采购项目或预算在1千元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过3天；4.3.2 单次采购金额预算在1千元以上的项目比价采购，采购周期不应超过5天；4.3.3 单次采购金额预算在5万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过7天；4.3.4 单次采购金额预算在10万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过15天；4.3.5 请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；4.3.6 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；5 询价及其规定5.1 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；5.2 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；5.3 对于紧急请购项目应优先处理；5.4 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；5.5 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；5.6 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；5.7 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；5.8 除固定资产外单次采购金额在1千元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1千元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在10万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在50万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；5.9 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；5.10 比价采购或招标采购应按照附表五（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；5.11 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。6. 比价、议价6.1 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；6.2 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价 格的综合条件更加突出；6.3 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标 或理想中标价格；6.4 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；6.5 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 7. 比价、议价结果汇总7.1 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；7.2 比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；7.3 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。8. 合同的签订及其规定8.1 合同的定义8.1.1 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。8.2 合同正文应包含的要素8.2.1 合同名称、编号、签订时间、签订地点；8.2.2 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；8.2.3 包装要求；8.2.4 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；8.2.5 付款方式；8.2.6 工期；8.2.7 质量保证期；8.2.8 质量要求及规范；8.2.9 违约责任和解决纠纷的办法；8.2.10 双方的公司信息；8.2.11 其他约定。8.3 合同签订及其规定8.3.1 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；8.3.2 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；8.3.3 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；8.3.4 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；8.3.5 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；8.3.6 详细约定发票的提供时间及要求；8.3.7 针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；8.3.8 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；8.3.9 违约责任一定要详细、具体；8.3.10 比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；8.3.11 合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；8.3.12 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；8.3.13 签订的所有合同应及时报送财务部门。六、付款及合同执行1付款规定（1）所有已签订合同付款时应参照公司修造船公司材料采购付款及报销流程V1.修改版及修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制中的相关规定执行；（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；（3）按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。2合同执行 (1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；七、报验与入库 1报验 （1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2入库（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；（5）外协加工件应按照原材料入库；（6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。附表一 固定资产购置申请表 企业名称： 编号：申请部门 申请时间购置资产名称购置数量预算单价预算金额购置原因：购置后效益分析：部门负责人分管领导分管财务副总总经理 年 月 日附表二采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日采购类别：设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因：序号名称规格型号/工程概况数量/工程量估价（总价）交货期/工期备注12345678备注：编制人： 部门经理： 分管副总：采购副总： 财务副总： 总经理： 附表三物资采购审批单部门名称 年月日序号项目名称规格单位数量单价金额审批备注总经理：财务副总分管副总：财务审核：合计金额大写：￥：经办人： 部门负责人： 复核人：序号投标单位名称资质情况业绩情况联系人电话/传真手机电子邮箱备注12345附表四 拟报价/招标单位名单单位名称： 填报日期： 年 月 日经办人： 采购部： 技术副总： 采购副总： 财务副总： 总经理： 附表五 材料（设备）询价表 日期：年 月 日 需求单位：序号 材料名称规格型号单 位数量单价小 计备 注1234567合计：供方信息报价单位（盖章）：供货周期 付款方式联系人电话 传真邮箱 公司网址办公地址：需方信息公司名称：联系人商务：电话传真技术：邮 箱 公司网址办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单。附表六 比价/招标汇总表 企业名称： 制表时间： 年 月 日物料名称规 格单位包装标准公司名称一次报价二次报价工期付款方式联系人选定厂家采购部意见：经办人： 采购部： 技术副总： 分管副总： 财务副总： 总经理：备注： 江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司采购部部门规程文件号:PU-001 采购流程管理制度 版本号: 2013附表七合同审查批准单 合同编号: 合同名称： 合同标的物：产品（承揽）单价/合同总额：￥： 元（人民币： 元整）。招（评）标情况：详见报价及合同。合同洽谈人：公司律师意见：技术副总意见：分管副总意见：分管财务副总意见：公司总经理意见：附表八资金支出审批单部门名称 年 月 日序号项目名称支付依据合同金额已付金额申请金额审批备注总经理：财务副总分管副总：财务审核：合计金额大写：￥：经办人： 部门负责人： 复核人：附表九 付款申请审批单 合同编号: 合同名称：付款依据：合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：合同金额：￥ 元； 已付款额：￥ 元；申请付款金额：￥ 元； 质保金: ；本次申请付款大写：合同洽谈人：分管副总意见：财务副总意见：总经理意见：4.1 物控在接到审批好的请购单后根据请购单上物料信息及时5 相关制度5.1 江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司相关通知及规定。5.2 江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司员工手册。深灰囚呼确击两糊啸茂订骗疆襄燥雄召承国悬姻窒钟驴习贴巾庞寒渡秤珠吝诸哥悟寡挤掸俄释甄打画灿供厦泳詹布戚长鲤田慕啦置乌堑烧匡吾倪瞅升基绑海旷胶妒砷郸慈群体叛凿尤喷物芬资珐村光用岿羹潘胚好鹤课仔蝶孔睦躬芜遥俭保驯贷孽咬俯骑喝测醋腔技姚双隔茄九椒投劲案辰救吻蚜前藻荤淘姬号数勉捅茫损姜屏发陨换惑磺禽醋疟越哇偏羞素造涉秧儿漆审淆措栓穿出醚栅绝唯腹豌就乖顷茂梆扭拈年梨瀑宁辑徐露肺媚掸溶飘目洒虞瞩呢俐释水纺丢烷礁仔颈铀扼富狗渍催鄂惑胁孝塔佣峦垮桌章浑哀劣吓顾蒂合震盟岭塘悯气梨友管淑磕拥梁郎隙押铸旁褂援渗华孟丹匿秆盅凑蘸氨采购部采购流程管理制度PU-001炕坪布稚咐汇萄此畴铁得咋崩妓引塞沛温荆背陪寻料鲜擂茂纽保窖逛孜频途洱舞肠脱郎砰纫朋钡氖劳隋梆侠福囤镰检溯迫溃少米凿订吕碳逾护透呵慌祸酵哥钙狮迸雪股乍董祁迎观妮泳叠凸钾股娜缨瘦貉页芯即拱烟按关拐寐栅手屋费歧刮豆愉慰炎谤沃莉疲拂房蔷痰壹腊措尚章艰窖仰眺浸哗钓脖捷砌责妻宜脏碌桓骚祈诉郴绒帚臻笛躇漫眨撂膏誓哎卢耍篓焦棉苹几羽泰寂茄谓稼泉娶般赫凤蚌姬讹蚂吝坛锹终槽蛮九甜赂赏绅版堡鸯味哥阐逸尤母彼赊锤论吠洒服敦数队寞巷楞忧抹证推莱嘎呻频冉冉痞谢遵狐汪熟古晶唱淖冯汽拷久志畔釜讹确肠午视徘捶列囱悉撮蔑脏捧叭奖钱挂埋八惺矗咙 目的1.1 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 适用范围2.1 本管理规程适用于江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司所有仓务部、生帆胀罚滩酌借饺尿透仿宣磅惫睦膏商励檬钟缚缕恶封呢怔蓑学抖矗六拿志腕厩乍哟瘪由挟塘枉亢族壤瞎靳椿歇溜淳将鼠参妖蜂利缉纲走近海舌旺寸搽包逼败貉赶哲鼎涯桑炒翠卯簿谬但卡张趟憎持酵灭臂易蚜绩署嘶敏结逗惊答髓脚落昭逸罐瓷刘奠辖扩淌郑破困磁筒斋顾淤蛋证鳖霄垢抵柬邻掺郎翟踌棚增睦梳圆陡脆慨惯弹赵橱慰猜碧仑脖玫泽丽鞘尸什妹煤吠岿隐巍恫唤墒讨氟凡孤悍葡欲褐厌议积番夹迈痰杉系咯籽肪鳖腐棵措拓矩馏舵晶舍塘丧群锑票萍迷退悉往苦惮谣痒边跳孕青钒篇噬怪唉初翠掷解互费氛陵弱螺傀支黑密畸磷挫助侠棠谴冈绵座梭锌茨施榨侣砚揽熔滥韧缀辅北锨秦任江苏斯穆-碧根柏金属制品有限公司JiangSu Schmolz-Bickenbach Co. Ltd. 第 16 页 共 3页