(一)组织架构、职责、制度篇11839612.doc

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第 13 页 共 32 页

东莞市盈丰房地产开发有限公司

设计中心管理中心

管 理 手 册

之

（一）架构、职责、制度篇

2012年0 6月

编 制： 日期：
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东莞市盈丰房地产开发有限公司

设计中心管理中心

管 理 手 册

之

（一）架构、职责、制度篇

2012年0 6月

编 制： 日期：
审 核： 日期：
批 准： 日期：

目 录

第1节 设计管理中心组织架构、人员编制……………………………………………………3
第2节 设计管理中心部门主要职责说明………………………………………………………4
第3节 设计管理中心岗位说明、职业生涯规划工作责任、工作权力、任职要求…………5-11
第4节 设计管理中心管理审批权限……………………………………………………………12-13
第5节 设计管理中心管理制度…………………………………………………………………14

5.1、文件资料管理制度…………………………………………………………………14-22
5.2、材料样板管理制度…………………………………………………………………23-29
第6节 设计管理中心应用表格……………………………………………………………………30
6.1、设计评审表……………………………………………………………………………30
6.2、设计单位信息记录表样板……………………………………………………………31
6.3、设计变更单样板………………………………………………………………………32

第1节 设计管理中心组织架构、人员编制
设计管理中心经理
效果组主管
技术组副经理
规划
、
建筑设计师计
室内装修设计师

结构设计师

水电、通风设计师
园林景观设计师
总经理办公室
设计管理中心文员

设计部人员编制：根据公司目前现状，设计部人员设置如下图所示：
序号
职务
人员编制
备注
1
设计部经理
1

2
设计部技术组副经理（兼水电通风设计师）
1

3
设计部效果组主管兼（园林景观设计师）
1

4
设计部文员

1

5
室内装修设计师
1
暂时空缺
6
规划、建筑设计师
1
暂时空缺
7
结构设计师
1
暂时空缺
注：其人员配置可根据公司经营发展状况进行调整和增设。
第2节 设计管理中心部门主要职责说明：
一级职能
二级职能
设计管理
参加设计单位的考察、资格审查、技术标书编制、招标、邀标与合同谈判工作；
负责各专业设计任务书的编制工作；
负责与设计单位的协作、联络、绩效评估等工作。
在方案设计阶段：与方案设计院对接小区的总平面规划方案，确定建筑单体的平、立面效果（即确定建筑的外观效果和各户型的平面），确定园林设计方案和室内装修方案，控制各专业方案设计的出图时间，对设计公司的工作进行评估，确定设备和材料的样板和选型；
在施工图设计阶段：与施工图设计院对接，控制钢筋和混凝土的含量以及控制各专业的设计概算以控制工程成本（包括土建、安装和园林、装修），控制各专业施工图的出图时间，控制施工图的出图质量，对设计公司的工作进行评估；
在施工过程中，及时处理各专业的设计变更，并做好图纸和设计变更的交底工作；

部门接口管理
在公司进行项目投资的选择阶段，对项目投资的可行性分析提供技术支持，参与项目定位
与业务开发部对接立项、规划、消防、人防、防雷、施工、市政（给水、排水、供电、天然气、电信、电视等）等报建和各专项工程的验收工作；
为合约部提供各种招投标工程的图纸和技术要求以及协助进行各专业的成本控制（对于装修施工图和园林施工图需先和项目部审核图纸后再交给合约部进行招投标）；
协助项目经理部进行施工现场技术配合工作，监督工程施工过程中的质量问题，以确保工程质量达到设计的质量要求和效果，在施工过程中，建立设计师巡视制度，每个项目每周至少二次项目巡视，集中（各个专业工程师共同参与）、及时解决现场出现的问题；
协助采购部确定各专业的材料样板和设备选型；
给营销部做各种销售资料，并对营销部进行专业知识的介绍（包括小区规划、园林设计和户型优点的介绍等）；
在建筑安装正式施工和与总包签定合同前：知会各个部门现场施工时图纸与报建图纸有哪些地方对不上（特别是知会工程部、业务部、销售部、合约部等），指出对不上的地方对以后的施工、销售、各项验收、成本等有哪些影响，以及明确本项目的交楼标准；
产品研发
确定产品研发课题，组织产品研发工作
负责建立健全公司产品研发和标准化体系及其推广、落实工作，监督和检查产品标准执行情况。
负责跟进市场动态（包括市场需求、竞争对手楼盘、政策导向等），开展专题设计研究
研究并掌握行业内的新技术、新材料、新工艺的应用，在公司内部进行推广
制定产品标准化实施方案并组织实施
从各个途径收集和分析产品设计资料，研究产品发展趋势，开展各类产品的研究。

第3节 设计管理中心岗位职责说明、职业生涯规划
工作责任、工作权力、任职要求
◇设计管理中心经理岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制
1名
部门负责人职务
设计管理中心经理
直接上级
总经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
部门建设
1、负责建立各专业方案设计和施工图设计以及与公司各部门对接的管理体系，健全各项管理流程、制度与标准，并组织实施；
2、指导、考核、激励、培训部门员工；
3、正确给下属安排工作和岗位、引导下属的职业规划，培育人才（技术+管理型）。
对部门工作的监控与协调
1、 根据公司的项目开发计划，制定、实施部门各专业工作计划，并监控各个专业、各阶段的设计计划是否按照部门制定的计划进行，对于可能出现偏离计划的，及时进行修正；
2、对选择的参与设计投标的设计公司进行审核、确认；
3、审核各专业的设计招标文件；
4、审核各专业的设计任务书；
5、对规划、建筑、园林、室内设计方案进行初审后，再召开方案设计汇报会；
6、对各专业的施工图的质量进行检查，严禁错、漏等错误较多的不合格施工图发放；
7、督促设计师进行施工现场的跟进，积极处理现场出现的问题；
8、协调部门设计师与各设计院的工作，保证设计按时、按质量的完成各专业、各阶段的图纸；
9、协调部门员工与公司内部各部门之间的工作，积极提供公司各部门需要的各种资料和技术支持，保证设计管理中心和公司各部门的工作和谐、有序、顺利的进行。
日常工作职责
1、协调部门内外部工作关系；
2、负责部门资料和档案管理工作；
3、对工作中发现的管理上或技术上的问题及时进行总结、归档；
4、对于公司的各种指示、精神等，及时传达给部门员工；
5、会议管理（会前准备、会后落实）。
工作权力
1、对下属职员的工作有监督、检查、绩效考核和工作指导权；
2、有编制本部门经费预算的建议权；
3、对本部门的工作有岗位设置与取消，有本部门下属人员工作任命权和罢免权；
4、对公司各部门岗位的设置有建议权。
任职要求
建筑学或工民建专业，本科毕业八年以上，或优秀的专科生毕业十年以上
办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品
4．名片

◇设计管理中心技术组副经理岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制
1名
部门负责人职务
设计部技术组副经理（兼水电通风设计师）
直接上级
设计管理中心经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
岗位说明
1、在方案设计阶段：提交给方案设计院各管道井和设备房等房间的尺寸和位置，提交管道（雨、污、粪水等）的位置给方案设计公司，避免以后管道布置对平面方案造成较大的影响。
2、在初步设计和施工图设计阶段：
a、编制设备专业的设计任务书（设备专业的成本控制、设备施工图设计时需注意的事项等），控制设备施工图的出图时间节点；
b、编制土建和设备专业的交楼标准；
3、 在前期配合业务部做好市政（给水、排水、供电、天然气、电信、电视等）报批报建的工作，提供需要的有关水、电专业的资料，确保相应工作及时完成，在施工前做好本专业的图纸会审和设计交底工作；
4、 配合合约部进行消防、电梯、配电房、智能化、发电机、水泵房等设备工程的招投标工作；
5、 在施工阶段：在主体施工过程中，在基础施工、非标准层、标准层两层、屋面层楼板施工时，需参与隐蔽验收，此阶段相当于为后面楼层的施工做样板，对于存在的问题（如防雷的施工管道的预埋等）及时解决，在后面楼层施工时改正过来，避免以后造成较大的返工，及时处理施工现场的设计变更，协调与其它专业的施工矛盾；
6、 平时的工作中收集整理各大地产公司所使用的设备材料的品牌、等级，根据项目的营销定位，对于不同档次的楼盘给出不同的品牌建议，对于那些经常坏，或坏掉时造成很大影响的设备和水电材料，在材料品牌选择时尤其注意；
工作权力
1、对技术组职员的工作有监督、检查、绩效考核和工作指导权；
2、对本部门岗位设置的建议权；

任职要求
给排水或电气专业，本科毕业五年以上，或优秀的专科生毕业七年以上
办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品
4．名片
◇设计管理中心效果组主管岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制
1名
部门负责人职务
设计管理中心效果组主管（兼园林景观设计师）
直接上级
设计管理中心经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
岗位说明
1、在项目景观设计前期阶段进行环境资源分析，并协助做好概念性总平面规划设计；
2、在景观设计前期制定《景观设计任务书》；
3、组织景观设计单位筛选工作；
4、组织景观设计单位进行设计，监控其各个阶段的设计工作质量及进度；
5、负责组织园林方案的汇报和评审工作；
6、协助建筑设计师完成各阶段的景观设计计划；
7、向合约部提供《项目成本估算书》中与景观工程相关的技术参数；
8、配合相关部门完成景观工程采购、招标工作；
9、根据景观施工图纸制作完整的《景观材料清单》，并协助设计单位做好各材料的样板；
10、负责检查各阶段中设计不足与遗漏，提出调整与整改意见，协调各个专业和部门对图纸进行审核；
11、配合建筑设计师编写《销售资料》中景观设计方面的相关内容；
12、协助项目经理部进行施工现场技术配合工作，监督工程施工过程中的质量问题，以确保工程质量达到设计效果要求，施工前做好本专业的图纸会审和设计交底工作；
13、负责监督、指导开盘区域（销售中心和参观通道）的园林施工效果，与策划部对接销售中心和参观通道园林小品和标志牌的效果，确保开盘时销售现场和参观路线的整体环境效果；
14、负责反馈因建筑设计调整而影响景观施工的现场情况，协助景观设计师进行设计调整工作，及时处理施工现场的设计变更；
15、配合项目部、物业公司进行景观工程竣工验收；
16、了解现有房地产市场主流的园林设计风格，了解各种园林设计风格和各种建筑设计风格的融合性，了解各种园林设计风格大致的造价范围，并对以后房地产园林设计的流行趋势做出判断。
17、建立园林优秀作品资料库；
18、建立优秀园林设计单位和施工单位资料库；
工作权力
1、对本部门岗位设置的建议权；

任职要求
环境艺术或园林设计专业，本科毕业四年以上，或优秀的专科生毕业六年以上

办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品
4．名 片
◇设计管理中心规划、建筑设计师岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制
1名
部门负责人职务
规划、建筑设计师
直接上级
设计管理中心经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
岗位说明
1、 根据项目设计工作的总体计划和实施方案阶段的设计流程，控制规划总平面和建筑单体方案（建筑外立面及其深化设计（包括外墙材料和灯光设计）和户型）的设计质量和进度；
2、编写《规划方案设计任务书》、《设计招标书》、《建筑方案设计任务书》，并组织设计单位招投标工作；
3、组织规划和建筑方案的专家评审；
4、向景观设计师提供景观设计所需的图纸，并及时反馈相关信息；
5、向室内设计师提供装饰设计所需的图纸，并及时反馈建相关信息；
6、向技术组提供工程设计所需的图纸，并及时反馈相关信息；
7、向合约部提交有效的设计技术经济指标和设计方案（做成本测算），配合合约部做铝合金门窗、栏杆、防火门窗等的招投标工作；
8、配合业务部完成项目的报批报建工作；
9、向采购部提供方案阶段材料清单，并与设计单位一起确定各材料的样板；
10、向营销部做各种销售资料，并协助确定建筑模型和广告书样板；
11、控制规划和建筑施工图的质量（包括外立面分色图）；
12、土建交楼标准的制作和各部位防水节点设计审核；
13、施工前做好本专业的图纸会审和设计交底工作，及时处理施工现场的设计变更；
14、动态了解城乡规划局关于面积计算的规定，了解现有房地产市场主流的规划布局理念、户型设计、建筑风格，并对以后户型设计和建筑风格的流行趋势做出判断；
15、 建立公共建筑和住宅小区优秀作品资料库；
16、建立优秀的设计单位和设计师资料库。
工作权力
1、对本部门岗位设置的建议权；

任职要求
建筑学专业，本科毕业五年以上，或优秀的专科生毕业七年以上

办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品
4．名 片

◇设计管理中心室内设计师岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制
1名
部门负责人职务
室内设计师
直接上级
设计管理中心经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
岗位说明
1、制定室内设计《设计任务书》；
2、组织室内设计单位筛选工作；
3、组织室内设计单位进行设计，监控其各个阶段的设计工作质量及进度；
4、负责组织室内设计方案的汇报和评审工作；
5、协助建筑设计师完成各阶段的室内设计计划；
6、负责检查各阶段中设计不足与遗漏，提出调整与整改意见，协调各个专业和部门对图纸进行审核，施工前做好本专业的图纸会审和设计交底工作；
7、负责监督、指导开盘区域（销售中心、参观通道和样板房）的装修施工效果，与策划部对接销售中心和样板房装饰品摆放的效果，确保开盘时销售中心和样板房的整体效果；
8、根据装修施工图纸制作完整的《室内材料清单》，并协助设计单位做好各材料的样板；
9、配合相关部门完成室内装修工程采购、招标工作；
10、协助项目经理部进行施工现场技术配合工作，监督工程施工过程中的质量问题，以确保工程质量达到设计效果要求，及时处理施工现场的设计变更；
11、了解现有房地产市场主流的装修设计风格，了解各项目的目标客户所喜欢的装修设计风格，并对以后房地产室内装修设计的流行趋势做出判断；
12、建立优秀室内作品资料库；
13、建立优秀室内设计单位和施工单位资料库；
工作权力
1、对本部门岗位设置的建议权；
任职要求
环境艺术或室内设计专业，本科毕业四年以上，或优秀的专科生毕业六年以上

办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品
4．名 片

◇ 设计管理中心结构设计师岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制
1名
部门负责人职务
结构设计师
直接上级
设计管理中心经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
岗位说明
1、在方案设计阶段：复核方案设计公司提供建筑方案图中，其结构墙、柱的布置是否合理，避免以后在做结构施工图时，把结构墙、柱布置在建筑方案图中，对建筑方案造成很大的影响。
2、在初步设计和施工图设计阶段：
a、与设计院探讨建筑合理的基础形式，考虑安全和经济的原则，选择最优的基础形式；
b、编制结构专业设计任务书（钢筋、混凝土的含量控制、结构设计需注意的事项等），控制结构施工图的出图时间节点；
c、协助设计部副经理做好土建的交楼标准。
3、 在施工前做好本专业的图纸会审和设计交底工作；
4、 在施工阶段：在主体施工过程中，在基础施工、非标准层、标准层两层、屋面层楼板施工时，需参与隐蔽验收，此阶段相当于为后面楼层的施工做样板，对于存在的问题（如模板支撑、钢筋绑扎、管道预埋等）及时解决，在后面楼层施工时改正过来，避免以后造成较大的返工，及时处理施工现场的设计变更；
5、 在平常的工作中， 多参加一些建设局组织的与结构设计、建筑材料、成本控制等相关的会议，注意总结对于合适的基础形式、钢筋和混凝土含量的控制。

工作权力
1、对本部门岗位设置的建议权；
任职要求
建筑结构设计专业，本科毕业五年以上，或优秀的专科生毕业七年以上

办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品
4．名 片

◇ 设计管理中心文员岗位职责：
部门名称
设计管理中心
部门岗位编制

1名
部门负责人职务
文员
直接上级
设计管理中心经理
部门主要职责及岗位规划说明
一级职能
二级职能
岗位说明
1. 1处理好部门日常事务；
2. 负责本部门文件的起草、归档、打印、传递和资料、档案管理工作；
3. 协助各专业设计公司的接待及资料收集整理工作；
4. 作好新技术、新材料的收集整理工作，负责设计图纸的收发、归档及各专业图纸的对接工作；周六上交本周工作完成情况 ，下周工作计划及部门例会会议记录；
5. 熟悉使用WORD、EXCEL、PHOTOSHOP、PPT、CAD等软件运用；
协助设计管理中心经理进行设计部日常管理工作；
工作权力
2、对本部门资料管理和档案管理的建议权；
任职要求
行政管理或文秘专业，大专毕业两年以上，或优秀的中专生毕业四年以上

办公配备
1．办公桌、椅
2．电脑、电话、文件柜、文件夹
3．办公日常消耗品

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第4节 设计管理中心管理审批权限
设计管理类权限表
序号
业务内容
大中集团
盈丰房地产开发有限公司
模块
工作事项
董事长
集团总经理
总经理
副总经理
总经办
营销策划部
业务部
合约部
工程部
采购部
设计部
备注
1
设计公司选择

●
○2
※

○1

▲

2
规划方案设计
概规、详规
★
※
●
○2
※
○1
○1

▲

3
建筑单体方案设计
建筑外立面、户型
★
※
●
○2
※
○1
○1

▲

4
园林方案设计
概念方案、扩初方案
★
※
●
○2
※
○1

▲

5
室内装修方案设计
概念方案、扩初方案
★
※
●
○2
※
○1

▲

6
各专业施工图设计
建筑、结构、水电、通风、园林、装修等

●
○2
※

○1

▲

7
各专项施工图设计
门窗、幕墙、钢结构、高低压配电房、智能化、空调、消防、人防等

●
※

○1

○1

▲
人防、消防、配电房设计由业务部配合审图
8
材料定板及设备选型
建筑立面材料、装修饰面材料、大树
★
※
●
○1
※

△
▲

9
设计变更管理
0万＜金额≤5万

●
※

△
设计变更可由设计管理中心、项目部、设计院、监理单位、施工单位、销售部等发起，设计管理中心经办
5万＜金额≤20万

●
○1
※

△
金额＞20万
★
※
●
○1
※

△
10
图纸管理
向报建部门提供图纸

●
○2
※

○1

▲

向合约部提供图纸

●
※

○1
○1

▲

向项目部提供图纸

●
※

○1

▲

向营销部提供资料

●

※
○1

▲

备注：1、“★”表示汇报；“●”表示终审；“○”表示审核；“※”表示备案；“▲”表示发起(一般情况下，单项发起表示由该部门发起并由该部门经办)；“△”表示经办。

2、同级别的审核用同一数字序号表示。

第5节 设计管理中心管理制度

5.1、 文件、资料管理制度
一、目 的：`
为规范公司设计部的资料和文件管理，加强本部门的文件管理工作，有效地保护和利用资料，增强本部门资料的实用性和有效性，现针对我部门各类文件的进行规范整合，特制定本办法。
二、设计部文件规范管理职责：
设计部是房地产的一个核心部门，针对各类的文件管理掌控上，也应该加大重视管理，为满足文件的价值，特对涉及到内、外部的文件收发、存档、借阅、销毁、电子文档以及各阶段图纸上严格把控管理，保证对文件的永久保存做到分类清析、明确、一目了然和规范化。
1、制定或参与制定档案工作的规章制度。
2、对本部门所在文件资料的归档工作进行指导和监督、管理。
3、做好对本部门文件和有关资料的收集、整理、分类、保管、保护等工作。
4、做好文件、各类资料、图纸、借阅的登记和利用的工作。
5、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
6、指定专人负责档案管理工作。
三、管理原则
1、统一管理原则：部门档案实行统一管理，任何人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
四、档案管理员管理职责
1、 严格执行公司制定的档案管理制度。
2、 负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。
3、 采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。
4、 做好档案的保密工作。
5、 每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。
6、 每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。
五、档案归档
1、 各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。
2、 合同类档案应于盖章后1个工作日归档。
3、 经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。
4、 部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。
六、档案保管
1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
2、认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。
3、档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。
4、档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。
七、档案的借阅、查阅、使用
1、设计管理中心档案、书籍借阅查阅范围：公司高层、相关员工。
2、借阅、查阅需办理相关登记手续，经设计管理中心部门负责人同意，可办理借阅、查阅手续。
3、重要档案及机密档案不借阅，可查阅，由设计管理中心经理批准，查阅档案应于设计管理中心管辖内查阅，不予携带出设计管理中心管辖范围。
4、档案借阅时间为2天，如需延长，须向设计中心档案管理员办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。
5、申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。
6、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。
八、图纸资料的管理规定
1、 图纸资料指设计图、施工图（包括底图、晒后蓝图、方案文本、电子档案设计图）。
2 纸质施工图按公司及部门相关人员审核后，由设计管事中心文员负责登记、保管、分发图纸，电子档案设计图由设计人员统一电脑档案保管。
3、 施工图按照设计师出图纸要求进行分发至相关部门。
九、文件夹管理规范：
1. 每个项目设一个文件夹，文件夹内头两页为目录指索。
2. 每个文件夹的按设计部各文件种类进行统一标题命名存档（文件标签参考《标签1.1》所示）。
十、电子存档规范：
1、电子存档规范适用于设计部所有专业工程师及资料员。
2、公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑管理工作。
3、电子文档须定期储存，并按文件类别设立相应的子目录，分类保管文件，重要文件须加密，且以软件备份，并指定专人保管。
十一、档案的销毁
1、在文件修改之前，必须严格按照现有管理文件执行。新版文件开始生效后，旧版文件自动失效。档案管事员每个季度统一对失效的档案进行整理，由档案管理员申请销毁，经部门经理同意后方可销毁。
2、对过程设计图纸、施工中由于变版而作废的图纸，各使用部门资料员或施工部门人员及时交回设计部门，回收的作废图纸后经部门负责人批准后及时清理销毁，销毁档案必须在指定地点进行，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
十二、设计部文件、资料（样板）的规范种类：
序号
文件名
序号
文件名
1
内部备忘录
2
外部备忘录
3
图纸会审记录
4
施工图纸（水电、建施、结施、园林、装修）
5
设计合同
6
设计变更通知
7
工作联系函
8
方案文本
9
初步设计文本
10
盖规划局的建筑施工图
11
园林、装修方案文本
12
园林、装修初步设计文本
13
设计结算审核意见书
14
施工单位及其它作品资料
15
材料、设备供应单位及其它产品介绍材料
16
楼盘考察资料
17
设计单位及前期策划公司资料
18
参考书籍
19
政府资料复印件
20
施工图审查意见书
21
公司所发各项制度文件
22
设计任务书、招标文件资料
23

专业二次设计公司资料
24
地质勘查报告
25
呈总经理文件
26
呈集团董事长文件
27
材料样板展示存放区
28
过程设计图存放区

十三、文件保存规范说明：
1、内部备忘录：
内部备忘录由本部门相关工程师负责编制撰写，由部门经理、副总、总经理汇签完比后，发往各相关部门，本部门纸质存档一份，按编制编号、项目负责人保存到制定的文件夹内度做好文件的查找指引目录。
2、外部备忘录：
外部备忘录由各设计单位、集团物业等发文，收到类似纸质文件时，资料员必须按文件编号统一备份归档，并做好文件查找指引目录。
3、图纸会审记录：
图纸会记录，完成后会审后交由资料员进行保存，按图纸类型存档备份，并做好施工图纸文件目录指引。。
4、施工图纸（水电、建施、结施、园林、装修）：
按图纸出图类型、时间进行分类存档，必须保证图纸存档的长久、清晰易找规范性，并做好施工图纸文件目录指引。
5、设计合同：
与设计单位签订设计合同、合同汇签单签定完结后，按合同类型纸质存档一备份，合同编号不可出现重复、错乱，避免出现合同编号的重复性，并做好施工图纸文件目录指引。
6、设计变更单：
设计部自行完成或组织设计院完成设计变更单，由项目设计师发文后，交由资料员统一传递给领导签批，按文件编号进行存档备份，并做好文件目录指引。
7、工作联系函：
工作联系函由施工单位、监理单位、项目部发文，本部门按类型存档，相应的保存到指定文件夹中，并做好施工图纸文件目录指引。
8、方案文本：
由规划局盖章后的方案文本，统一交由资料员进行保存工作，并做好施工图纸文件目录指引。
9、初步设计文本：
由建设局盖备案章后的初步设计文本，统一交由资料员进行保存工作，并做好施工图纸文件目录指引。
10、盖规划局的建筑施工图：
含规划验收、面积预测图、方案实测图等资料盖规划局章后的文件备案一份，统一由资料员保存管理，并做好施工图纸文件目录指引。。
11、园林、装修方案文本、园林装修初步设计文本：
此类文件由本部门经理审核后盖设计部章统一发放给施工部门，本部门备案存档一份，并做好施工图纸文件目录指引。
12：设计结算审核意见书：
设计结算审核意见书备案存档，做好相关的保存工作，并做好施工图纸文件目录指引。
13、施工单位及其它作品资料：
对一些施工单位联系方式以及作品资料应有序的整合与保管，须对有价值性的商家资料、样品资料册进行收集，规范管理，同时资料员对此类的资料清析规范的存放到制定的文件柜中。
14、材料、设备供应单位及其它产品介绍材料：
供应商送来的商品由设计师筛选后直接送到样品摆放室，并对材料、设备样版贴明标题，整齐有序摆放，待选定某类材料、设备样版后，对一些没定版的材料、设备及时清出仓库。（请参设计设计管理中心材料/设备管理制度）
15、楼盘考察资料：
对各年度考察回来的楼盘资料进行收集整理，资料员须对收集回来的楼盘考察资料标明考察年份并进行保存。
16、设计单位及前期策划公司资料：
对各设计单位及前期的策划公司资料进行收集整理，做好相关的保存工作。
17、参考书籍：
资料员须对购买回来的园林、装修、建筑、技术、效果等各类设计参考书籍盖设计部印章后分类进行存放，定时对书籍进行盘点，其它部门借阅的必须做好借阅登记工作。（详见（表4.1）《设计管理中心书籍借阅登记表》）
18、政府资料复印件：
对政府所发的建设用地国土证、建筑规划许可证、施工许可证、批准书进行复印备份，并用文件盒装好，标注名称，有序存放。
19、施工图审查意见书：
对各类施工图审查意见书存档备份，并做好保存工作。
20、公司所发制度的存档：
对一些相关的集团、行政、财务等内部所发的一些制度文件，为方便日后查阅，资料员需对该类文件复印留底，并做好保存工作。
21、设计任务书、招标文件资料：
对各类的设计任务书复印留底备份，并做好保存工作。
22、专业二次设计公司资料：
对钢结构、幕墙、门窗、灯光等专业二次设计公司各信息、资料的收集保管工作。
23、地质勘查报告：
对地质勘查报告复印留底备份，并做好保存工作。
24、呈报总经理文件、呈报集团董事长文件：
对发文给总经理的文件，需做好存档备份。
十四、以上文件的规范管理必须利用较大的空间建立文件存放柜、过程设计图存放柜、参考书籍存放柜、材料样板展示存放区，需在每个存放区外用A4纸明标明文件索引目录的各大类，具体划分为几大类：
A类存放区：
内部备忘录、外部备忘录、设计合同、设计变更通知、工作联系函、设计结算审核意见书、图纸会审记录、施工图审查意见书、公司所发各项制度文件、设计任务书、招标文件资料、方案文本、初步设计文本、园林/装修方案文本、园林/装修方案初步设计文本、呈总经理文件、呈集团董事长文件
B类存放区：
施工单位及其它作品资料、楼盘考察资料、设计单位及前期策划公司资料、材料/设备供应单位及其它产品介绍材料、政府资料复印件、专业二次设计公司资料、地质勘查报告
C类存放区：
施工图纸（含：水电、建施、结施、园林、装修）、盖规划局的建筑施工图、其它设计图纸类文件
D类存放区：
参考书籍
E类存放区：
过程设计图存放区
F类存放区：专立材料样板展示存放室

十五、立档须知、
1.1文档结构
部 门
行
政
部
财
务
部
合
约
部
工
程
部
设
计
部
业
务
部
销
售
部
策
划
部
物
业
部
范围
项目
编号
C
V
P
S
R
Y
M
A
T
标
准
化
制度
Z

资料
I

结构
S

表格
L

序
列
化
流程
N

报告
B

备忘录
M

批文
A

网
络
化
计划
P

传真
F

合同
C

会议纪录
R

2.1文件编号：